Share
Deși aplicațiile Google Docs și Microsoft Office.com au preluat o bună parte din industria cloud office suite, există câteva alternative minunate de la dezvoltatorii de aplicații independenți, cum ar fi Zoho, o companie populară de aplicații web care dispune de o vastă bibliotecă de aplicații web: de la client apartamente de sprijin pentru apartamente de birou.
Suita de birouri cloud din Zoho, numită în mod corespunzător Zoho Docs, a fost un concurent susținut de oferte de la Google și Microsoft de ceva timp și nu a obținut lumina reflectoarelor pe care le merită. În acest tutorial, vă voi arăta cum să utilizați Zoho Docs ca magazin de zi cu zi, pentru editarea și crearea documentelor.
Pentru a utiliza Zoho Docs, trebuie să aveți un cont Zoho. Acest cont poate fi folosit în toate aplicațiile și serviciile web ale lui Zoho. Aveți posibilitatea să creați un cont Zoho prin înscrierea pe site-ul web Zoho Docs și urmărind spre roșu Inscrie-te acum buton situat în centrul paginii. Completați informațiile de înscriere și faceți clic pe verde Inscrie-te care este situat în partea de jos a ferestrei.
Veți fi redirecționat acum la pagina de pornire a lui Zoho Doc. De aici, puteți să vizualizați (în viitor) toate documentele salvate, să încărcați documente și să creați documente noi.
Crearea unui nou document în Zoho Office. Pentru a începe, priviți spre colțul din stânga sus al ferestrei și faceți clic pe verde Crea buton. Un meniu derulant va apărea acum. Din acest meniu, veți avea posibilitatea de a crea un nou document, o foaie de calcul sau o prezentare. Încep să vă arăt cum să folosiți Zoho Docs pentru a crea documente.
Denumirea noului dvs. document. După ce faceți clic pe Document buton, veți fi adus la o fereastră Zoho Writer. De aici, puteți să vă numiți documentul făcând clic pe Document fara titlu caseta de text care se află în partea dreaptă a pictogramei Zoho Writer. Pentru a salva noul titlu, atingeți ușor Întoarcere cheie de pe tastatură.
Adăugați textul în document prin simpla apăsare în noul document text spre mijlocul paginii și începeți să tastați ca și în cazul oricărei alte aplicații de editare a documentelor.
Zoho Docs este destul de limitat în ceea ce privește opțiunile de formatare pentru Zoho Writer. Cu toate acestea, aplicația furnizează suficiente opțiuni de formatare pentru majoritatea documentelor, cum ar fi eseuri și litere. Puteți accesa aceste opțiuni de formatare prin intermediul barei de instrumente care se află în partea de sus a aplicației. Există un număr de file pe această bara de instrumente și vă voi arăta cum să utilizați elementele de bază ale tuturor.
Folosind fila Acasă în Zoho Writer. Prima filă din stânga, Acasă este locul în care veți găsi toate instrumentele de bază pentru formatarea textului. De exemplu, puteți copia, lipi și tăia text, precum și a schimba stilul fontului, culoarea fontului și dimensiunea fontului din această filă. În plus, toate opțiunile pentru bullet sunt disponibile din fila Pagina principală.
Deși această filă poate părea destul de simplă, există două caracteristici pe care aș vrea să le acordez în detaliu. Dacă priviți direct la dreapta opțiunilor pentru fonturi, veți vedea un buton care are forma de două litere "A" cu o perie de vopsea pe partea de sus a acestora. daca tu clic în acest buton, va apărea un meniu drop-down care vă oferă trei opțiuni: "Vizualizați / editați stilul documentului curent", "Salvați stilul actual al documentului ca", și "Resetați stilul documentului".
Editarea stilurilor de fonturi în Zoho Writer. Dacă faceți clic pe prima opțiune, "Vizualizați / Editați stilul actual al documentului", vă permite să faceți exact ceea ce se spune: editați stilul actual al documentului. Când faceți clic pe această opțiune, va apărea o fereastră pop-up care vă permite să editați cu ușurință stilul și dimensiunile fonturilor textului și titlurilor documentului. Puteți să vă salvați noul stil de text, bifând Salvează ca în partea inferioară a meniului pop-up. Apoi, puteți da stilului dvs. un nume în caseta text din dreapta casetei respective. Pentru a salva stilul nou, faceți clic pe O.K buton situat în partea de jos a ferestrei Vizualizare / Editare.
Pentru a aplica stilul nou creat, faceți clic pe Previzualizați / aplicați stilurile salvate din partea de sus a meniului drop-down. Puteți să vizualizați toate stilurile salvate făcând clic pe Numele stilului drop-down din mijlocul meniului. După ce selectați stilul pe care doriți să îl utilizați, faceți clic pe aplica din partea de jos a meniului pentru a, ați ghicit-o, aplicați stilul selectat pe documentul dvs..
Salvarea setărilor curente ale fontului ca stil nou. Dacă ați editat stilul unui document și doriți să îl salvați ca presetat, faceți clic pe Salvați stilul actual al documentelor buton. Apoi vi se va cere să vă dați stilului nou un nume. Salvați-l făcând clic pe O.K din partea de jos a pop-up-ului.
Modificarea spațiilor liniare în Zoho Writer. O altă caracteristică pe care aș vrea să o subliniez este distanța. Dacă doriți să schimbați documentul dintr-un document cu un singur spațiu într-un document dublu-așezat, căutați în partea dreaptă a barei de instrumente și faceți clic pe butonul care arată ca un paragraf cu o săgeată verticală în stânga aceasta.
Când faceți clic pe acest buton, va apărea un meniu derulant. Din acest meniu derulant, puteți alege spațiul dintre documente (1.0, 1.2, 1.5 sau 2.0). În plus, din acest meniu puteți adăuga spațiu înainte sau după paragraful selectat, utilizând Adăugați spațiu înainte de paragraf sau Adăugați spațiu după paragraf din meniul drop-down.
În cele din urmă, din meniul derulant de spațiu, puteți modifica mai precis spațierea și indentarea folosind Spațierea și indentarea din partea de jos a meniului drop-down. Când faceți acest lucru, va apărea o fereastră pop-up în care puteți introduce informațiile respective. Când sunteți gata să salvați informațiile despre spațiere și indentare, faceți clic pe O.K din partea de jos a meniului.
Utilizarea pieselor rapide pentru a adăuga informații în documentul dvs.. În partea dreaptă a filei Pagina principală este fila Inserare. Din această filă puteți adăuga fotografii, forme și pauze de pagină folosind butoanele respective din partea stângă a meniului. Cu toate acestea, una dintre caracteristicile mele favorite din fila Insert este Piese rapide buton.
Acest buton vă permite să introduceți cu ușurință informații despre dvs. și documentul pe care îl editați. De exemplu, dacă faceți clic pe primul buton din stânga, numele dvs. va fi introdus automat în document. Dacă faceți clic pe butonul pentru dată, va fi introdusă data de astăzi. În plus, dacă faceți clic pe butonul cel mai din stânga, vi se va solicita să inserați un link YouTube. Apoi videoclipul va fi inserat în documentul dvs..
Adăugarea de tabele la documentul dvs.. În sfârșit, puteți utiliza și fila Inserare pentru a adăuga tabele în document. Pentru aceasta, faceți clic pe Masa și utilizați fereastra pop-up pentru a alege câte coloane și rânduri doriți în tabel. Tabela dvs. va fi apoi adăugată la documentul dvs. și gata de editare.
Fila de dispunere a paginii este destul de simplă: găzduiește toate opțiunile de formatare a layout-ului de bază. De exemplu, din această filă puteți schimba mărimea paginii, orientarea paginii, marginile, editați anteturile și subsolurile și chiar adăugați filigrane și modificați culoarea paginii.
Fiecare dintre aceste opțiuni poate fi editată făcând clic pe butonul respectiv. Când se face clic, un meniu derulant va apărea de sub butonul respectiv. Din meniul derulant, puteți schimba rapid opțiunile printr-un clic al mouse-ului.
Filigrane de text în Zoho Writer. Cu toate acestea, acest lucru nu este valabil pentru butonul de filigran și opțiuni file. Pentru a adăuga un filigran în documentul dvs., faceți clic pe filigran , va apărea un meniu pop-up. Din fereastra de tip pop-up, puteți alege dacă doriți să inserați un filigran text sau imagine.
Dacă alegeți să adăugați un filigran de text, puteți introduce textul respectiv din Introduceți text și apoi editați tipul, dimensiunea și culoarea fontului de la butoanele sale de mai jos. În cele din urmă, selectați dacă filigranul dvs. este un filigran vertical sau orizontal. Apasă pe previzualizare butonul de sub această opțiune pentru a previzualiza noul dvs. filigran, iar când sunteți gata să îl adăugați, apăsați pe aplica din partea de jos a meniului.
Dacă adăugați un filigran de imagine, încărcați o fotografie folosind Fișier imagine din mijlocul meniului. Sub acest buton, puteți utiliza funcția Marimea imaginii pentru a modifica dimensiunea filigranului și a folosi neomogene meniu pentru a controla decolorarea imaginii.
Schimbarea setărilor fila în Zoho Writer. În cele din urmă, dacă faceți clic pe Setări tab , puteți edita pozițiile dvs. de oprire din tabel. Fila Pozițiile de oprire sunt, în esență, în cazul în care mișcarea cursorului de text este oprită atunci când apăsați tasta tab sau, cu alte cuvinte, este setările dvs. de indentare. Puteți adăuga liniuțe suplimentare utilizând funcția Adăuga care este situat în colțul din dreapta jos al ferestrei pop-up. Când sunteți pregătit să utilizați noua dvs. indentați, selectați-l din Setări tab fereastră.
Fila Vizualizare vă permite să ajustați vizualizarea documentului pe care îl editați. În plus, puteți să intrați în modul ecran complet și chiar să vă ascundeți conducătorul și comentariile de pe pagină pentru o experiență de scriere mai curată.
Fișierul Revizuire numit în mod corespunzător vă permite să acordați un aspect final documentului nou creat înainte de a vă publica sau trimite la colaboratori. Puteți utiliza această filă pentru a găsi și a înlocui cuvintele din document, a adăuga comentarii, a verifica ortografia, a adăuga cuvinte personalizate în dicționarul Zoho Docs, a vizualiza un tezaur, a verifica un număr de cuvinte sau chiar a crea și vizualiza versiuni ale documentului.
Adăugarea de comentarii în documentul dvs.. Adăugarea de comentarii în documentul dvs. este esențială dacă intenționați să partajați documentul cu colaboratorii (mai târziu, mai târziu). Acest lucru este simplu: asigurați-vă că cursorul de text este localizat în locul în care doriți să adăugați comentariul dvs. și căutați în partea stângă a filei Revizuire. Faceți clic pe Comentarii , și din meniul derulant, faceți clic pe Comentariu nou buton. În partea dreaptă a ferestrei Zoho Writer, va apărea un meniu al barei laterale.
Din această bara laterală, adăugați un nou comentariu la document utilizând caseta de chat. Când sunteți pregătit să postați comentariul în document, apăsați pe Adăuga care este situat în partea de jos a meniului de comentarii.
Odată ce ați adăugat un comentariu în document, îl puteți vizualiza privindu-vă în partea dreaptă a documentului. Comentariul dvs. va apărea lângă documentul dvs., în apropierea locului în care a apărut cursorul dvs. atunci când adăugați comentariul.
Din meniul derulant pentru comentarii, puteți șterge comentariile de la Administra buton. Puteți alege să ștergeți comentariul selectat, toate comentariile sau comentariile de la un anumit autor.
În cele din urmă, dacă doriți doar să vizualizați comentarii nerezolvate, puteți alege să afișați numai acele comentarii din partea de jos a meniului de comentarii.
Crearea unei versiuni a documentului. Crearea de versiuni ale unui document vă poate ajuta să urmăriți modificările majore și alte modificări ale unui document. Puteți crea o nouă versiune a documentului făcând clic pe Creați versiunea care este localizat în partea dreaptă a filei de examinare. Din fereastra pop-up, puteți numi versiunea dvs. și faceți clic pe Crea pentru a crea versiunea.
Merită remarcat faptul că Zoho va crea automat versiuni ale documentului pentru dvs., pe măsură ce vă veți edita în continuare documentul. Aceste cazuri sunt utile dacă vreodată trebuie să corectați sau să vizualizați o modificare importantă a documentului.
Vizualizarea versiunilor și revizuirilor în Zoho Writer. Pentru a încărca o versiune a documentului, priviți spre colțul din dreapta al filei Review și faceți clic pe butonul etichetat Vizualizați istoricul versiunilor. De aici puteți vedea toate versiunile create. Pentru a încărca unul, trebuie doar să faceți clic pe el.
Dacă doriți să comparați două versiuni, bifați casetele de selectare din partea stângă a numelui versiunilor și vedeți în partea de sus a ecranului Zoho Writer. Faceți clic pe Comparaţie butonul și tot textul modificat vor fi evidențiate.
Adăugarea de colaboratori în documentul dvs. în Zoho Writer. Una dintre cele mai bune părți de utilizare a Zoho Writer pe o suită de birouri offline este faptul că puteți utiliza Zoho Writer pentru a colabora cu prietenii, membrii familiei și colegii. Pentru a adăuga colaboratori în document, faceți clic pe Acțiune și arătați spre extrema stângă a filei și faceți clic pe butonul etichetat Opțiuni de distribuire.
Din fereastra Partajare setări, puteți adăuga colaboratori la document introducând adresa lor de e-mail și făcând clic pe Acțiune buton. Colaboratorul va primi prin e-mail un link pentru a se alătura documentului. Când colaboratorul dvs. introduce documentul, acesta va putea să editeze documentul după cum doriți.
Modificarea setărilor de notificare în Zoho Writer. Dacă doriți să primiți notificări prin e-mail la momentul editării documentului dvs., căutați în partea dreaptă a paginii Opțiuni de distribuire și faceți clic pe Notificare buton.
Din fereastra pop-up Notificare, veți putea alege când doriți să primiți notificări prin e-mail. Există destul de multe opțiuni de frecvență pentru a alege: de la un e-mail pentru fiecare editare la un e-mail pentru răspunsuri la comentarii.
În cele din urmă, o altă caracteristică notabilă a Zoho Writer este integrarea EchoSign. Dacă aveți nevoie să digiți un document, faceți clic pe DigiSign butonul care se află în extrema stângă a ferestrei. Din fereastra pop-up, conectați-vă la contul dvs. EchoSign și începeți să semnați documente.
Export de documente în Zoho Writer. Dacă doriți să exportați documentul Zoho nou creat, uitați-vă la colțul din stânga sus al ecranului Zoho Writer și plasați cursorul peste Fişier buton. Din meniul derulant, faceți clic pe formatul de fișier în care doriți să exportați documentul.
Importul documentelor în Zoho Writer este simplu, de asemenea. Uită-te spre partea de sus a Fişier meniu și faceți clic pe Fișier de import… buton. Apoi vi se va solicita să încărcați documentul existent de pe unitatea dvs. sau, dacă fișierul dvs. este găzduit online, îl puteți importa dintr-o adresă URL făcând clic pe De la adresa URL caseta din partea de sus a ferestrei. Apoi puteți introduce adresa URL.
În plus, din fereastra Fișier, puteți efectua o serie de alte activități pe care le-am acoperit în acest articol.
Asta incheie prima sectiune din tutorialul meu Zoho Docs. Acum sunteți pregătit să utilizați Zoho Writer în fluxul zilnic de lucru pentru crearea și editarea documentelor. Rămâi acordat pentru partea a doua, unde vei învăța cum să folosești Zoho Sheet pentru a crea foi de calcul în nor.
Accentsconagua