Share
"Noi mergem fără hârtie!" pare a fi declarația timpului nostru. Băncile și companiile de telefonie ne reamintesc acest lucru, adăugând o taxă suplimentară pentru declarațiile de hârtie în același timp. Întreprinderile postulează memorii interne despre faptul că nu au documente de hârtie și probabil că ați decis să faceți acest lucru singur când vedeți prețurile dulapurilor de fișiere pentru biroul de acasă.
Să mergem fără hârtie sună ca o idee grozavă pe hârtie - nici un cuvânt de spus. Dar ce face de fapt implica? Ce aspecte ale vieții tale poți să faci fără hârtie și ce instrumente trebuie să faci? Și ce beneficii veți vedea?
În acest tutorial, vă voi arăta cum puteți merge fără hârtie, pentru adevărat și vă puteți simplifica viața în acest proces. Iată modalitățile prin care puteți începe să reduceți cantitatea de hârtie pe care o utilizați și asigurați-vă că puteți găsi cu ușurință documentele de care aveți nevoie în același timp.
Ai prea multă hârtie? Iată cum să opriți risipirea copacilor.Sunetele fără hârtie intimidă. Este o declarație strălucitoare care alungă hârtie din viața ta pentru totdeauna. Cu excepția cazului în care nu trebuie să întrerupeți utilizarea hârtiei în întregime pentru a începe să mergeți fără hârtie. Puteți obține cea mai mare parte a avantajelor de a merge fără hârtie în timp ce păstrați încă pe hârtie copii ale documentelor pe care le găsiți cele mai importante.
Deci ce se face fără hârtie? În general, este pur și simplu folosind documente digitale în loc de documente pe suport de hârtie. Asta ar putea însemna scanarea fiecărei bucăți de hârtie pe care o aveți, dar ar putea însemna pur și simplu niște pași mai de bază - unii pe care probabil că deja îl faceți chiar acum. Iată două modalități simple pe care le puteți "merge fără hârtie" astăzi:
Astăzi majoritatea băncilor oferă declarații electronice - versiuni electronice ale declarațiilor dvs. de cont. Ceea ce anterior ar fi luat foi de hârtie poate fi acum descărcat și citit electronic, de obicei în format PDF.
În trecut, va trebui să vă păstrați declarațiile pe hârtie undeva, poate într-un dulap de depozitare sau într-un sertar. După câteva luni treceți, sau chiar un an întreg, ați terminat cu un teanc mare de hârtie care trebuie să meargă undeva. Și apoi, sunt întrebările inevitabile: Cât timp stocați documentele și nu se va termina totul în cele din urmă? Pur și simplu se simte inutil și risipitor.
În loc de toate acestea, uita-te la cât de simplu poți cataloga și stoca declarații digitale în formă PDF. Tot ce trebuie să faceți este să descărcați declarația electronică de pe site-ul băncii dvs. și să o trimiteți într-un dosar de pe hard disk-ul dvs. sau, eventual, să-l trimiteți automat în căsuța poștală de e-mail. Simplu, ușor, eficient.
Pur și simplu organizați-vă declarațiile electronice pe computerul dvs. și nu trebuie să vă îngrijorați niciodată hârtia.Datorită faptului că mergem fără hârtie, avem o metodă mult mai durabilă pentru a aborda informații cum ar fi acest termen lung. E-declarațiile dvs. se pot "strânge" ca și cum ar fi fost de zeci de ani pe hard disk și vă va provoca puțin pentru a nu hassle sau frustrare. Oh, și să nu uitați că e-declarațiile sunt într-adevăr ușor de căutat, de asemenea. Puteți utiliza funcția de căutare încorporată a computerului, ajutându-vă să vizați rapid declarațiile individuale. Pariez că e mai ușor decât să cauți cabinetul de fișiere.
În timp ce declarațiile electronice reprezintă o economie fantastică, combinați-le cu plățile facturii online și începeți cu adevărat să mergeți fără hârtie. În loc să primiți câte o legiune de facturi de hârtie în corespondență în fiecare lună, declarațiile electronice de facturare ajung în e-mailul dvs. de poștă electronică și de obicei se plătesc direct de pe site-ul băncii. Înscrierea pentru plata facturilor online vă ajută să eliminați un alt teanc de hârtie din viața dvs..
Împreună cu facturile electronice, probabil că ați eliminat cecurile - o altă utilizare a hârtiei - de la rutina dvs. lunară? În loc să scrieți un cec pentru fiecare factură, puteți plăti facturile online numai după primirea unei declarații de e-mail și nu mai sunt necesare două bucăți de hârtie și plicurile care le însoțesc. Data viitoare când ai nevoie de cineva care să-ți plătească, poate la o vânzare în garaj sau în afacerea ta mică, poți să-i păstrezi de la hârtie prin acceptarea plăților cu cărți de credit cu Square și chiar prin e-mail cu chitanța lor,.
Nu numai în domeniul bancar se fac deja progrese fără hârtie. Uită-te la popularitatea de cărți electronice. Amazonul larg de dispozitive Kindle, Barnes și Noble's Nook, și chiar iPad-ul Apple, cu o gamă largă de aplicații ereading au fost toate succesele în a lua mainstream eBooks. În cele mai multe cazuri, cărțile electronice sunt mai convenabile și accesibile decât colegii lor de hârtie. Puteți să transportați fiecare carte din Lista celor mai bune vânzări din New York Times fără a vă rupe spatele și puteți căuta în cărți pentru a găsi acel pasaj pe care doriți să-l citați - ambele avantaje ale economisirii spațiului și timpului de căutare pe care îl veți găsi drept principal avantajul de a merge fără hârtie în orice mod.
Citirea este o zonă în care este posibil să fi trecut fără documente în mod inadecvat. Încă mai aveți un ziar livrat la ușa din față în fiecare dimineață sau citiți știrile online? Încă mai aveți reviste prin poștă sau vă abonați la ele prin aplicații pe care le citiți pe o tabletă? Sau aveți bloguri, Twitter, Pintrest și alte exemple on-line luate în locul revistelor din viața dvs.? Ce zici de benzi desenate? Dacă ești un fan de hardcore, poți să-ți dorești în continuare să-ți păstrezi colecțiile de pe hârtie. Dar acum atât benzi de masă și indie benzi desene pot fi citite digital. Tot ce am citit pe hârtie este acum mai ușor de citit pe ecran.
Trecerea la o lume fără hârtie se întâmplă fără ca noi să încercăm, se pare.
Mersul fără hârtie nu trebuie să fie înfricoșător. Dar, după cum se spune, "cunoașterea este putere". Deci, pentru a vă oferi puterea de a merge fără hârtie, iată termenii pe care îi veți găsi cel mai adesea atunci când mergeți fără hârtie și ce înseamnă pentru dvs.:
Chiar de pe liliac trebuie să discutăm fișiere PDF. Vor apărea din nou și din nou. Multe instrumente create pentru a ajuta la un stil de viață fără hârtie vor vorbi despre gestionarea și manipularea fișierelor PDF. Deci, ce sunt ei??
PDF-ul este reprezentat Formatul documentului portabil. PDF, ca format de fișier, a fost proiectat pentru a fi utilizat independent de orice hardware, software sau chiar de sistemul de operare. Este autonom. Tot ce este necesar pentru a afișa conținutul fișierului PDF este încorporat în acesta, inclusiv textul, fonturile și grafica. Rezultatul final este cel mai apropiat lucru pe care îl veți obține la o reprezentare digitală a unui document pe hârtie anterior. Pentru documentele în care aspectul paginii este deosebit de important, PDF-ul este cel mai bun mod de a merge.
Fișierele PDF sunt un standard deschis și sunt susținute de numeroasele aplicații pe care le utilizați deja, de la aplicațiile Microsoft Office și Apple iWork la aplicația implicită a scanerului. Adobe Acrobat este cea mai cunoscută aplicație pentru crearea și citirea fișierelor PDF, dar este departe de singura aplicație care citește fișiere PDF. În general, aproape fiecare dispozitiv de calcul ar trebui să poată afișa un fișier PDF, iar fișierele PDF vor arăta mereu exact la fel, indiferent unde le vedeți. Acest lucru face PDF exact ceea ce se intenționează a fi: un format de document cu adevărat portabil.
Acesta este un alt lucru care pare complicat și scump, dar în realitate nu este deloc. În forma sa cea mai simplă, o arhivă digitală este ceva ce deja aveți: un sistem care vă permite să stocați fișierele digitale în folderele digitale. Fiecare sistem de operare modern are acest built-in, se numește adesea un sistem de fișiere. Probabil că ați folosit-o fără să vă gândiți la ele în acest context înainte.
Amintiți-vă, instrumentele noastre digitale de astăzi sunt modelate după omologii lor analogici de ieri. Puteți utiliza sistemul de fișiere al computerului în același mod în care utilizați dulapurile de fișiere fizice: pentru a stoca fișierele digitale în dosarele digitale. Acesta este locul unde fișierele PDF vin într-adevăr la îndemână. Desigur, nu vă limitați doar la stocarea fișierelor PDF în aceste foldere digitale. Este un computer, care are efectul. Aveți posibilitatea să stocați fișiere de imagine, fișiere audio, chiar fișiere video în aceleași foldere ca și documentele PDF. E greu să faci asta cu un dulap de depozitare, nu-i așa??
Dacă gândirea de a crea o arhivă digitală este încă intimidantă, aruncăm o privire la unele dintre celelalte articole de aici de pe Computertuts +. Acestea vă vor ajuta să înțelegeți cum să gestionați fișierele pe un Mac și cum să obțineți cele mai multe rezultate folosind Finder.
La fel ca "PDF", OCR este un acronim bandit pentru el în domeniul fără hârtie. Veți vedea pe listele de caracteristici, veți găsi că este încurajat în tutoriale ca acesta. Dar ce este? OCR înseamnă Recunoaștere optică a caracterelor. Este un tip de software care permite calculatorului să "citească" documentele de imprimare și să le convertească în textul calculatorului. În locul pixelilor statice, scanarea în documente poate deveni text de calculator editabil. Acest lucru extinde cu adevărat utilitatea și flexibilitatea sistemului dvs. fără hârtie. Aceasta înseamnă că orice documente importante pe care le aveți deja, pot avea un viitor digital.
Dacă doriți să aflați mai multe despre software-ul OCR și pentru a vă face să funcționeze pentru dvs., verificați aspectul celor mai bune aplicații pentru documentele OCR și tutorialul însoțitor cu privire la utilizarea noului scanner Doxie și a aplicației pentru nevoile OCR.
Acești termeni sunt adesea prezentați ca avantaje cheie atunci când înlocuiesc soluțiile de hârtie cu cele digitale, dar fiecare dintre aceste caracteristici poate fi puțin confuză fără o introducere corectă. "Colaborarea", "partajarea", chiar "sincronizarea" înseamnă toate lucrurile similare. Acestea subliniază flexibilitatea pe care o au fișierele digitale asupra omologilor lor de hârtie.
Când este ceva colaborare înseamnă că mai multe persoane o pot edita, adesea în același timp. O caracteristică asemănătoare este utilă în special în mediile de birouri unde mai mult de un angajat trebuie să editeze același document sau set de documente. Partajarea este similară, dar de obicei nu include funcțiile de editare în timp real pe care software-ul de colaborare le are. Când puteți partaja un document, acesta oferă pur și simplu portabilitatea documentelor, iar software-ul care include capabilități de partajare ajută la facilitarea deplasării documentelor și fișierelor în mișcare. Când ceva include sincronizare deși înseamnă că portabilitatea documentelor se face automat. Fișierele și documentele sunt copiate automat într-o destinație diferită. Destinația poate fi în altă parte pe propriul computer sau ar putea fi pe alt computer în întregime. Ar putea fi chiar pe un server undeva accesibil prin Internet.
De exemplu, când editați un document în același timp cu altcineva în Google Docs, asta e colaborare. Trimiterea prin e-mail a fișierului, astfel încât să poată vedea sau edita el însuși este partajare. Și salvarea fișierului într-un folder partajat în Dropbox este sincronizare deoarece fișierul va fi salvat automat la toate dispozitivele pe care le utilizați fiecare.
Colaborarea, sincronizarea și partajarea documentelor dvs., împreună cu posibilitatea de a le căuta și de a le depune cu ușurință fără a fi nevoie să cumpărați un nou cabinet de fișiere, sunt avantaje importante pentru a merge fără hârtie. Dar asta este doar vârful aisbergului.
Există, de asemenea, avantajele ecologice ale tăierii copacilor - deși computerele și deșeurile electronice nu sunt cele mai bune contrapartide. Cel puțin, există economii de spațiu în biroul dvs. și economiile de costuri de a nu fi nevoie să tipăriți totul, deoarece aveți deja un computer. Apoi, există avantajul de a fi capabil să copiați toate documentele cu ușurință și automat, ceea ce nu ar fi posibil cu documentele pe suport de hârtie dacă nu faceți fotocopii ale fiecărui document pe care îl aveți.
Și, poate, cel mai bun beneficiu este că pentru a merge fără hârtie, nu trebuie să opriți utilizarea hârtiei 100%. Puteți începe să utilizați declarații electronice, cărți electronice și copii scanate PDF ale documentelor vechi, păstrând în același timp cele mai importante copii pe suport de hârtie pe care nu vă simțiți confortabil să renunțe. Odată ce vă obișnuiți să găsiți cu ușurință orice document pe hârtie și căutați prin el pe computerul dvs., veți găsi rapid că vă vrei să renunți la păstrarea totului pe hârtie.
Ți-am dat o explicație cu privire la ceea ce înseamnă să "mergi fără hârtie", te-ai urmărit prin tehnologiile folosite pentru a merge fără hârtie, ți-ai arătat niște modalități ușoare de a începe și ți-ai dat câteva avantaje pentru a merge fără hârtie. Acum, depinde de tine. Faceți primul pas și, pe măsură ce vă pregătiți impozitele în acest an și eliberați documentele de anul trecut, încercați să începeți să vă luați unele dintre documentele dvs. informatizat. În acest an, anul viitor, care dorește să păstreze copii pe hârtie, va fi o memorie îndepărtată.
Apoi, pentru a obține mai mult din noul dvs. stil de viață fără hârtie, verificați celelalte tutoriale Tuts + care vă vor ajuta să mergeți fără hârtie:
Resurse
Graphic Credit: icoana fără hârtie proiectată de Baruch Moskovits din Proiectul Noun.
Accentsconagua