Share
În cele din urmă se întâmplă - ați lansat noua dvs. afacere sau o afacere independentă și în final ați aterizat primul client! Rezumatul proiectului este în, ideile sună grozav, iar lucrurile merg pe jos - dar cum rămâne cu plata? Indiferent dacă ați fost de acord cu un preț fix sau cu o rată orară, va trebui să solicitați în mod oficial o plată pentru munca dvs. după finalizarea proiectului dvs., cu o factură. Și în timp ce gândul de a crea facturi ar putea părea descurajant pentru prima dată, este de fapt destul de simplu și ai nevoie doar de un desktop de bază sau procesor de text pe bază de web pentru a începe.
La fel cum vă așteptați la o factură după cumpărarea unui element la un magazin, tot așa clientul se așteaptă la o factură detaliată a serviciilor furnizate după ce a lucrat cu dvs. Acest document nu numai că permite clienților să vă plătească, ci vă ajută să vă păstrați ordinele în conturi. În plus, odată ce ați creat prima factură, puteți să re-utilizați documentul de bază ca șablon pentru toate proiectele viitoare.
În acest tutorial, vă vom arăta ce nevoie de factură și cum să creați facturi personalizate profesionale care să impresioneze clienții și să vă ajute rapid la plăți - folosind doar Word sau orice alt procesor de texte pe care îl aveți deja.
O factură detaliază serviciile prestate sau produsele livrate de o parte la alta și indică plata datorată furnizorului. Fără aceasta, banii care schimbă mâinile între furnizor și client nu pot fi luați în considerare - și contabilizarea acestuia este importantă atunci când trebuie să determinați cât de mulți bani aduce afacerea dvs. și cât veți fi impozitați. În plus, clienții dvs. pot avea echipe de contabilitate pe care probabil că nu le interacționați direct și trebuie să știe la ce să plătească, pe care le datorează și cât de mult.
Cu o factură, toate aceste informații sunt disponibile, făcând tranzacțiile mai rapide și mai ușoare. Acestea sunt una dintre puținele necesități ale vieții de afaceri.
Să ne uităm la o factură de probă - prezentată de un serviciu de fotografie unei firme de îmbrăcăminte pentru fotografii - și să înțelegem toate informațiile pe care le include:
O factură de exemplu.1) Identitatea companiei
Acest lucru facilitează identificarea facturii și vă permite să vă prezentați profesional atunci când solicitați o plată.
2) Adresa firmei și informațiile de contact ale acesteia
Acest lucru permite clientului dvs. să știe unde să trimită cecuri și corespondență și unde să facă întrebări și feedback.
3) Titlul facturii, numărul de referință și data facturii
Titlul facturii indică pentru ce proiect se facturează clientul și facilitează diferențierea între alte facturi primite de la compania dvs. Numărul de referință face factura ușor de găsit mai târziu atât în bazele de date ale clientului, cât și ale furnizorului. Data de emitere a facturii este deosebit de importantă, deoarece ajută la determinarea momentului în care se așteaptă efectuarea plății.
4) Numele și adresa companiei clientului
Aceasta permite clientului să cunoască sucursala sau biroul la care se adresează factura.
5) Data scadenței plății
Această dată se bazează pe acordul dintre furnizor și client și permite contabililor să știe cât de curând trebuie programată plata. Plățile sunt, în general, solicitate la primirea facturii, în termen de o săptămână sau într-o lună, iar acest câmp poate reflecta acest lucru.
6) Note
Puteți utiliza acest câmp pentru a descrie pe scurt proiectul, pentru a menționa orice persoană de contact din cadrul companiei client sau pentru a include orice termeni legați de proiect. În acest exemplu de factură pentru o fotografie, notele menționează că fișierele foto digitale vor fi livrate online în diverse formate potrivite pentru imprimare și utilizare web.
7) Elemente rând
Aici puteți prezenta o detaliere detaliată a facturilor pe care le facturați clientului dvs. și să includeți detalii cum ar fi cantitatea de produse livrabile, costurile de proiect suportate, orele facturabile sau chiar plățile de referință pentru proiectele cu termene mai lungi. Este important ca aceste elemente să fie descriptive și întocmite astfel încât să fie ușor de citit (în special suma totală datorată), astfel încât clienții dvs. să aibă probleme minime în procesarea plății.
8) Observații
Acestea includ detalii despre modul în care doriți să primiți plăți, precum și informații precum numărul dvs. de înregistrare fiscală. În unele jurisdicții, va trebui să aveți numărul imediat alături de suma taxei, deci asigurați-vă că ați verificat la biroul local înainte de a vă proiecta factura.
9) Mulțumesc
Doar pentru că faci afaceri nu înseamnă că trebuie să fii clinic. Mulțumim clienților pentru afacerea lor - este suficientă o propoziție în subsolul facturii!
Simplu, nu-i așa? Puteți pune împreună această factură de la zero în doar cinci minute sau puteți accelera lucrurile utilizând un șablon.
În loc să creați o factură completă de fiecare dată, este mult mai bine să construiți un șablon pe care îl puteți reutiliza doar prin schimbarea numelui clientului și completarea elementelor rând. Să începem prin crearea unui nou document și să adăugăm elementele necesare afișate în factura noastră de eșantion, începând de sus:
O factură de eșantion în Word.Asigurați-vă că utilizați în factură o tipografie consistentă și culori profesionale complementare, astfel încât să pară un document continuu și nu un aranjament aleatoriu de elemente diferite.
Asta e! Salvați acest document ca șablon de factură și faceți copii ale acestuia pentru a crea facturi proaspete de fiecare dată, modificând detaliile necesare (numele companiei clientului, titlul facturii, data facturii, numărul de referință al facturii și data scadenței plății) pentru noile dvs. proiecte. Când se termină noua dvs. factură, salvați-o ca PDF pentru citire numai prin alegerea acesteia Fişier > Salvează ca și selectarea PDF în tipul de fișier (Microsoft Word) sau Fişier > Descărcați ca > PDF (Documente Google). Tot ce a mai rămas este să-l atașați unui e-mail curat clientului tău.
Dacă doriți să vă salvați ceva timp, puteți continua și utilizați șabloanele de factură gratuite și ușor de personalizat pentru Microsoft Word sau Google Docs, disponibile în caseta de atașament din partea dreaptă sus de mai sus, doar modificați detaliile necesare și ești bine să pleci!
Acum, că ați învățat să creați o factură, puteți crea o estimare la fel de ușor, deoarece utilizează același aspect. Singura diferență este că o estimare include cuvântul "Estimare" în titlu și poate avea mai multe condiții în secțiunea Note, explicând că costurile incluse sunt orientative și nu finale.
Deși este destul de ușor să creați o factură utilizând ghidul sau șabloanele noastre, puteți alege de asemenea să utilizați o aplicație web pentru sarcină - iar facturarea este o alegere excelentă, ușor de utilizat, care include o combinație de caracteristici. Înscrieți-vă, adăugați detaliile companiei și logo-ul dvs., adăugați detaliile clientului și începeți să creați facturi doar prin completarea câtorva câmpuri care sunt deja stabilite pentru dvs. Aplicația vă permite, de asemenea, să creați estimări, să convertiți estimările în facturi cu un singur clic, să urmăriți veniturile companiilor prin intermediul unor diagrame simple și să păstrați o bază de date cu contactele clientului, să descărcați fișiere PDF ale facturilor și chiar să le trimiteți direct din aplicație clienți.
Incorporarea facturării în fluxul de lucru vă ajută clienții să vă plătească la timp, să vă păstreze conturile ordonate și ordonate și să vă păstrați conturile și să faceți o modalitate profesionistă de a închide bucla atunci când finalizați un proiect - și este simplu și simplu mort, indiferent dacă alegeți să utilizați o aplicație sau propriile șabloane personalizate. Mai degrabă decât să vă faceți griji cu privire la găsirea aplicației perfecte de facturare, puteți utiliza doar un șablon personalizat prin pașii din acest tutorial, utilizând procesorul de text pe care îl utilizați deja.
.
Accentsconagua