Share
Când proiectul sa terminat, într-adevăr nu este.
S-ar putea să respiri puțin, dar mai sunt multe de făcut. Am auzit multe despre cum să aterizeze clienții, să evalueze și să gestioneze proiectele, dar urmărirea pare să fie uitată și asta este despre toate acestea.
În următoarele câteva postări, mă voi adresa organizării pentru urmărirea dvs., întâlnirea de urmărire, facturarea și câteva tehnici de colectare a recomandărilor și a mărturiilor. Acest lucru vă va oferi câteva idei, astfel încât să nu vă găsiți trăgând părul afară.
Urmărirea proiectului începe cu începerea proiectului. Sperăm că aveți un sistem de numere de locuri de muncă. De exemplu, numărul meu de locuri de muncă este configurat, așa că știu data la care proiectul a început, unde a căzut în lista lunii și pe client.
Un număr tipic de proiect pentru munca mea ar fi 1110-12 AB. Primele două numere sunt anul. Mai vine luna. După aceasta este numărul de registru urmat de client. Deci 1110-12 AB îmi spune că slujba a fost începută în octombrie 2011 și a fost al doisprezecelea proiect din acea lună. În plus, știu că a fost făcut pentru Acme Bells & Whistles.
Cu un sistem, tot ce trebuie să faci este să aprinzi foaia de calcul a proiectului, să găsești numărul jobului și să tragi dosarul din dulapul de fișiere. Totul e acolo.
Când un proiect vine și este confirmat, acesta este adăugat la lista mea de proiecte, care este o foaie de calcul simplă. Apoi, se creează un dosar de activitate fizică cu o etichetă imprimată. Acesta are numarul de locuri de munca, client si titlul de proiect emblazoned pe ea.
Folosesc folderele de buzunar de la biroul local, dar nu doar un dosar de buzunar. Cei pe care-i folosesc au o mulțime de informații tipărite pe ele - titlu de proiect, descriere, listă de sarcini cu un loc pentru date, o zonă pentru contacte client, numere de telefon, adrese de e-mail, note și ce documente sunt anexate. Sigur, sunt puțin mai scumpe, dar merită. Mi-au salvat potențialele dureri de cap pe drum.
În dosarul proiectului mergeți toți biți de hârtie legați de lucrare. Acestea includ formularul de estimare, propunerea sau estimarea, contractul, formularele de aprobare, jurnalele de timp, facturile, chitanțele și altele asemenea. Am un rack de fișiere pentru proiecte active. Proiectele finalizate sunt introduse în cabina de depozitare a uleiului, cronologic.
De ce aveți nevoie de un sistem? Iată ce se întâmplă adesea. Peste câțiva ani treceți și clientul vă dă un telefon. Ei au o întrebare despre concert, au nevoie de un fel de schimbare sau au un proiect similar. Fără un sistem în loc, poți să-ți dai un pic de nebunie, încercând să te inginerie retro și să-ți dai seama ce ai făcut.
Cu un sistem, tot ce trebuie să faci este să aprinzi foaia de calcul a proiectului, să găsești numărul jobului și să tragi dosarul din dulapul de fișiere. Totul e acolo. Desigur, a mea Departamentul Departamentului de Redundanță impune și păstrarea unui dosar digital, precum și o copie de rezervă.
Un alt motiv pentru a avea un sistem este că, pe parcursul timpului, veți avea cereri pentru proiecte similare. Un sistem bine păstrat vă oferă posibilitatea de a căuta proiecte anterioare cu specificații similare. Puteți vedea cu ușurință cât timp a fost implicat, ce facturați și alte specificații. Acest lucru vă oferă posibilitatea de a lua măsuri bazate pe fapte și nu trageți numere din aer.
Am făcut acest lucru mult timp, așa că am o mulțime de date pe care să le folosesc pentru o varietate de tipuri de proiecte. Estimările mele sunt în mod rezonabil la fața locului. Și a ta va fi.
Cu sistemul dvs. de numere de proiect în loc, este timpul să ieși acolo și să găsească ceva de lucru pentru a umple toate aceste foldere cu contracte, comenzi de cumpărare și alte informații despre proiect. Când proiectul este finalizat și clientul dvs. face dansul fericit, este timpul să începeți urmărirea. Aceasta începe cu o întâlnire de urmărire, fie offline pentru clienții locali, fie online pentru clienți la distanță.
Manipularea reuniunii de urmărire este subiectul următoarei tranșe din această serie.
Accentsconagua