Share
În orice companie, o comunicare clară sau clară între angajați este critică. Toată lumea lucrează la lucruri diferite și este vital să vă puteți actualiza reciproc cu privire la starea proiectelor dvs..
Aplicațiile de gestionare a proiectelor precum Trello și Basecamp o ușurează, însă uneori trebuie să scrieți un simplu raport de stare. Poate că șeful tău ți-a cerut unul, poate încerci să obțini sprijin sau finanțare pentru proiectul tău sau poate vrei doar să-ți păstrezi un coleg în buclă.
În acest tutorial veți învăța cum să scrieți un raport de stare eficient. Ele pot lua multe forme, bineînțeles, totul de la o actualizare rapidă, informală prin e-mail la un raport formal, după un șablon prescris. Deci, ceea ce veți învăța în acest tutorial va fi aplicabil pentru multe tipuri diferite de rapoarte.
Veți afla ce trebuie să faceți pentru a vă organiza ideile cheie și pentru a le comunica în mod clar și pentru a afla despre greșelile obișnuite de evitat. De asemenea, vă voi da un exemplu de raport pe care îl puteți vedea sau descărca, astfel încât să îl puteți utiliza ca șablon pentru propriile rapoarte.
Până la sfârșit, veți putea să scrieți un raport clar, convingător care să vă ajute pe șeful dvs. sau pe oricine altcineva să înțeleagă exact unde vă aflați în proiect.
Ar putea părea ciudat să începeți prin a pune întrebări - la urma urmei, este de datoria unui raport de stare furniza informații, nu o solicitați. Dar este un prim pas crucial.
Dacă doriți ca raportul dvs. să aibă un impact maxim, trebuie să înțelegeți publicul și care sunt prioritățile acestuia. Acest lucru vă poate ajuta să evitați greșeala comună a "listei de spălătorii", pe care o vom acoperi în secțiunea următoare și în loc să vă concentrați asupra lucrurilor interesante și relevante pentru cititorul dorit.
De exemplu, să presupunem că raportați managerului dvs. despre starea unei funcții noi pe care o adăugați pe site-ul companiei. Înainte de a lansa o listă a tuturor lucrurilor pe care le-ați realizat, trebuie să începeți prin înțelegerea așteptărilor managerului.
De ce este noua funcție importantă? Ce rezultate doriți să arătați? Cât de mult trebuie să primești într-adevăr șeful tău? Există aspecte particulare ale proiectului care sunt importante pentru ea, iar alții nu îi pasă prea mult?
Ar putea fi interesată de modul în care această nouă caracteristică poate îmbunătăți vânzările, de exemplu, dar nu prea pasă de tehnologia din spatele ei. Ar putea să vadă acest lucru ca prima etapă într-un proiect mult mai amplu sau ca parte a unei inițiative separate care implică alte părți ale companiei. Este important să înțelegeți toate fundalul.
Probabil știți deja unele dintre aceste detalii, dar dacă nu, întrebați direct. Cu cât mai multă claritate puteți obține la început, cu atât va fi mai ușoară procesul.
Merită, de asemenea, să solicitați câteva sfaturi privind ce lungime sau nivel de detaliu se așteaptă și dacă există un anumit format pe care ar trebui să îl utilizați. Unele companii au șabloane standard sau utilizează software special de raportare, cum ar fi StatusPath sau Reportify. Dacă nu, obțineți cel puțin o idee grosolană despre dacă trebuie să produceți câteva puncte de glonț sau un raport de zece pagini.
Când ați terminat culegerea de informații, este timpul să mergeți mai departe și să începeți să scrieți. Vom începe cu câteva puncte generale și apoi vom găsi câteva detalii despre punerea împreună a acestora.
Când scrieți un raport de stare, lucrurile naturale de făcut sunt să vă gândiți la ceea ce ați făcut și să scrieți totul. Din păcate, acesta este ultimul lucru pe care ar trebui să-l faceți.
Această abordare duce la o "listă de spălare" plictisitoare de activități, multe dintre ele fără relevanță pentru cititorul dvs. Ele pot părea importante pentru dvs., deoarece ați petrecut atât de mult timp pe ele, dar cititorul dvs. nu are nevoie să știe fiecare pas pe care l-ați luat.
De exemplu, dacă ați lansat o nouă funcție pe site-ul companiei, s-ar putea să fiți tentat să includeți tot ceea ce a condus la aceasta, toată munca grea și întâlnirile și negocierile, provocările tehnice pe care le-ați depășit și aprobările legale pe care le-ați obținut.
Toate aceste lucruri au fost pași importanți în finalizarea proiectului, dar șeful dvs. nu are nevoie să știe despre ele în vreun detaliu, iar unele dintre ele poate nici măcar nu merită să fie menționate deloc.
Deci, în loc să listați sarcinile finalizate, concentrați-vă pe afișarea rezultatelor. Acest lucru poate necesita o gândire mai profundă. Rezultatele, la urma urmei, sunt mai mult decât "lansarea noii caracteristici a site-ului". Care sunt rezultatele mai largi ale acestui fapt? Ce impact are proiectul dvs.??
Poate doriți să includeți statistici, de exemplu, cu privire la numărul de clienți care au utilizat noua funcție și la ce le-a folosit. Dacă aceasta conduce la creșterea vânzărilor sau la scăderea costurilor sau dacă rezolvă probleme pentru clienți, listați cu siguranță toate aceste rezultate ca rezultate pozitive.
Deși companiile pot avea propriile formate pentru rapoartele de stare, există anumite elemente cheie pe care ar trebui să le includeți în orice raport eficient. Iată o listă de verificare pentru dvs.:
Nu trebuie sa-i numiti un rezumat, dar cu siguranta ar trebui sa aveti o sectiune rapida chiar in partea de sus, nu mai mult de doua sau trei propozitii sau puncte bullet, rezumand starea generala a proiectului.
Unde ești tu, ce urmează, ești în program și te confrunți cu probleme majore? Imaginați-vă că șeful dvs. nu va citi pe lângă această secțiune (care poate fi de fapt cazul) și vă asigura că primește toate informațiile esențiale aici.
Dacă ați planificat cu atenție proiectul, probabil că l-ați rupt într-o serie de sarcini și obiective individuale, cu date scadente pe fiecare dintre ele. Raportul dvs. de stare trebuie să conțină actualizări privind progresele înregistrate în îndeplinirea acestor date. În cazul sarcinilor parțial finalizate, puteți atribui un procent pentru a arăta cât de aproape sunteți la finalizare.
În funcție de nivelul de detaliu pe care l-ați introdus în planul proiectului, este posibil să nu fie valabilă listarea fiecărei sarcini. Amintiți-vă că proiectați un raport bazat pe ce vrea să știe cititorul dvs., nu pe baza înregistrării tot ce ați făcut. Deci, probabil, doar alegeți câteva repere-cheie ale proiectului și raportați-vă progresul în întâlnirea cu aceștia.
Chiar și cu o planificare atentă, majoritatea proiectelor au lovit unele obstacole de-a lungul drumului. S-ar putea să fiți tentați să le minimalizați, mai ales dacă raportați unei persoane care are un interes puternic în succesul proiectului. Dar este vital să le dezvăluiți cât mai curând posibil, din două motive:
Nimănui nu îi place să se spună despre probleme fără a li se oferi o soluție. Pentru fiecare problemă pe care ați identificat-o, trebuie să precizați ce pași intenționați să faceți. Dacă aveți nevoie de mai mult ajutor, cereți-o, dar ar trebui să aveți cel puțin un plan propriu.
Descrieți, de asemenea, pașii următori pentru proiect în general. Care sunt lucrurile esențiale pe care o să lucrați între acum și următoarea actualizare a statutului? Care sunt următoarele repere majore, când vă așteptați să le atingeți și cine este responsabil pentru ele? Dați cititorului o idee despre ceea ce se întâmplă, pentru a avea o idee clară despre direcția în care se îndreaptă proiectul.
O diagramă simplă poate comunica starea unui proiect mult mai eficient decât paginile de text. Luați în considerare unele dintre următoarele opțiuni:
Iată un exemplu despre cum ar putea arăta graficul procentual:
Dacă vi sa spus să urmați un anumit șablon sau să scrieți la o anumită lungime, atunci bineînțeles că faceți asta. În caz contrar, regula este să o păstrați cât mai scurtă posibil.
Puneți-vă în pantofii cititorului. Dacă citiți un raport de stare, doriți să aflați ce se întâmplă cu proiectul cât mai rapid și mai ușor posibil. Mai degrabă ați citi mai mult un rezumat convingător de o pagină decât o broșură detaliată care vă spune mai mult decât chiar trebuie să știți. Deci, dacă asta ați vrea să citiți, atunci ar trebui să încercați să produceți.
Într-un astfel de raport scurt, desigur, nu veți putea include totul. Asta e ok. Dacă managerul dvs. dorește informații suplimentare, ea o va cere. Este mult mai bine pentru ea să înțeleagă în mod clar starea generală a proiectului decât să nu fi putut găsi informațiile esențiale pe o mulțime de detalii.
Dacă apar întrebări, ar trebui să fiți gata să le răspundeți imediat. Prin urmare, alături de raportul de sinteză pe o singură pagină, ar trebui să pregătiți materiale suplimentare pentru a răspunde la toate întrebările pe care le anticipați.
Adesea, rapoartele de stare merg împreună cu o întâlnire pentru a discuta despre proiect. Dacă este cazul, acesta oferă un forum natural pentru a răspunde la întrebări suplimentare. Pentru a vă asigura că sunteți gata, luați toate informațiile care nu au făcut tăietura pentru raportul în sine și asamblați-o într-un dosar bine organizat, astfel încât să îl puteți accesa cu ușurință ori de câte ori este necesar.
Când am lucrat în sectorul bancar corporativ, am numit acest lucru "având lucruri în buzunarul din spate". Aș încerca să anticipăm orice întrebare pe care managerul mi-ar putea pune-o și să aibă un grafic sau un punct de date pe care să-l pot scoate din buzunarul metaforic din spate pentru ai răspunde. Când au fost întrebări, mi-a făcut să fiu bine pregătită. Chiar și atunci când nu au fost, m-au făcut simți bine pregatit.
Dacă trimiteți raportul prin e-mail, puteți atașa informațiile "din spate" ca fișier suplimentar, făcându-i clar că este doar opțional și că informațiile esențiale sunt conținute în raport. Sau, alternativ, ați putea spune pur și simplu că aveți mai multe detalii pe care le puteți furniza, dacă este necesar.
Deci, acum este momentul să punem toate aceste elemente într-un raport simplu și clar. Iată cum ar putea să arate:
Am atașat documentul Microsoft Word la acest tutorial (doar faceți clic pe bara laterală pentru al descărca). Simțiți-vă liber să-l utilizați ca șablon, adaptându-l după cum este necesar pentru a vă satisface nevoile.
Deci acum știți cum să scrieți un raport de stare eficient. Puteți începe, fie prin utilizarea șablonului meu ca punct de plecare, fie prin compunerea propriului dvs. într-un format pe care îl preferați. Amintiți-vă doar de punctele cheie:
Graphic Credit: Icon de raport proiectat de Icon Jungle din Proiectul Noun.
Accentsconagua