Share
E-mailul este instrumentul de comunicare de alegere pentru majoritatea dintre noi. E-mailurile sunt minunate, deoarece nu trebuie să fie disponibile în același timp cu partenerul dvs. de conversație pentru a comunica. Ne permite să păstrăm proiecte în mișcare atunci când colegii noștri nu sunt disponibili sau pe cealaltă parte a lumii.
Există o problemă: majoritatea dintre noi se îneacă în e-mailuri. Persoana obișnuită care utilizează e-mailuri pentru afaceri primește și trimite peste 100 de e-mailuri pe zi, potrivit unui raport publicat de Grupul Radicati.
În plus, e-mailurile sunt prea ușor înțelese greșit. Un studiu recent realizat de Sendmail a constatat că 64% dintre persoane au trimis sau primit un e-mail care a provocat furie sau confuzie neintenționată.
Din cauza volumului de e-mailuri pe care le trimitem și le primim, și deoarece e-mailurile sunt adesea interpretate greșit, este important să scrieți emailuri clar și concis.
Scrierea de e-mailuri scurte și punctuale va reduce timpul petrecut pe e-mail și vă va face mai productivi. Prin păstrarea scurtă a e-mailurilor, probabil veți petrece mai puțin timp pe e-mail și mai mult timp la alte activități. Acestea fiind spuse, scrierea în mod clar este o abilitate. Ca toate abilitățile, va trebui să lucrați la el.
În primul rând, vă poate dura atât de mult timp pentru a scrie e-mailuri scurte pe măsură ce vă dorea să scrieți e-mailuri lungi. Cu toate acestea, chiar dacă acest lucru este cazul, veți ajuta colegii, clienții sau angajații să fie mai productivi, deoarece veți adăuga mai puțină aglomerație în cutia poștală, ceea ce le va face mai ușor să vă răspundă.
Prin scrierea clară, veți deveni cunoscuți ca cineva care știe ce vrea și cine face lucrurile. Ambele sunt bune pentru perspectivele tale de carieră.
Deci, ce este necesar pentru a scrie e-mailuri clare, concise și profesionale?
Înainte de a răspunde, înscrieți-vă la newsletter-ul Tuts + Business și pentru a primi gratuit Inbox Zero ebook acum. Este plin cu strategii profesionale de management al e-mailurilor.
Acum, hai să intrăm în detaliile despre cum să scriem un e-mail profesionist, care vă va permite să scrieți e-mailuri de afaceri corecte cu scopul, claritatea și impactul.
E-mailurile clare au întotdeauna un scop clar.
Ori de câte ori stați să scrieți un e-mail, faceți câteva secunde pentru a vă întreba: "De ce trimit acest lucru? De ce am nevoie de la destinatar?"
Dacă nu puteți răspunde la aceste întrebări, atunci nu ar trebui să trimiteți un e-mail. Scrierea de e-mailuri fără a ști ce aveți nevoie vă pierde timpul și timpul destinatarului și înseamnă că veți încerca să vă exprimați în mod clar și concis.
Acesta este, de asemenea, un moment bun pentru a vă întreba: "Este acest e-mail cu adevărat necesar?" Din nou, numai trimiterea de e-mailuri care sunt absolut necesare arată respectul pentru persoana pe care o trimiteți prin e-mail.
E-mailurile nu sunt aceleași cu întâlnirile de afaceri. Cu întâlniri de afaceri, cu cât mai multe lucruri pe care le lucrați, cu atât este mai productivă întâlnirea.
Cu e-mailuri, contrariul este adevărat. Mai puțin includeți în e-mailurile dvs., cu atât mai bine.
De aceea este o idee bună să practicăm regula "un singur lucru". Faceți fiecare e-mail pe care îl trimiteți despre un singur lucru. Dacă trebuie să comunicați despre un alt proiect, scrieți un alt e-mail.
Empatia este capacitatea de a vedea lumea prin ochii altor oameni. Când faceți acest lucru, înțelegeți gândurile și sentimentele lor.
Când scrieți e-mailuri, gândiți-vă la cuvintele dvs. din punctul de vedere al cititorului. Cu tot ceea ce scrieți, întrebați-vă:
Acesta este un simplu truc pentru modul în care scrieți. Cu toate acestea, gândirea altor oameni va transforma modul în care vă răspund.
Iată un mod empatic de a privi lumea pentru a vă ajuta să începeți. Majoritatea oamenilor:
Într-un moment, ne vom uita la modul în care puteți încorpora complimente și o mulțumire în structura fiecărui e-mail pe care îl trimiteți.
Când trimiteți o adresă de e-mail unei persoane pentru prima dată, trebuie să îi lăsați pe destinatar să știe cine sunteți. Puteți face acest lucru într-o singură propoziție. De exemplu: "A fost minunat să te cunosc la evenimentul [X]".
O modalitate de a ține scurta prezentări este să le scrieți ca și cum ați fi întâlniți față în față. Nu te-ai duce într-un monolog de cinci minute când întâlnești pe cineva în persoană. Deci, nu o faceti prin e-mail.
Nu sunteți sigur dacă este necesară o introducere? Poate că v-ați contactat mai devreme cu destinatarul, dar nu sunteți sigur dacă vă va aminti. Puteți să vă lăsați acreditările în semnătura dvs. de e-mail. Acest lucru este ideal deoarece:
Vorbind de semnături, asigurați-vă că ați stabilit una. Este o modalitate scurtă de a împărtăși informații pe care ar trebui să le includeți în fiecare e-mail. Dar punând aceste informații în semnătura dvs., păstrați corpul e-mailurilor scurte.
Semnătura dvs. trebuie să includă:
În mod opțional, puteți include linkuri către conturile dvs. de social media și un pas de lift cu o singură propoziție privind modul în care îi ajutați pe oameni.
În fiecare e-mail pe care îl scrieți, ar trebui să utilizați suficiente propoziții pentru a spune ceea ce aveți nevoie și nu mai mult. O practică utilă aici este limitarea la cinci propoziții.
Antreprenorul Guy Kawasaki explică:
Mai puțin de cinci propoziții este adesea abruptă și nepoliticoasă, mai mult de cinci pedepse pierde timpul.
Vor fi momente când este imposibil să păstrați un e-mail la cinci propoziții. Dar, în cele mai multe cazuri, cinci propoziții sunt suficiente.
Îmbrățișați disciplina cu cele cinci fraze și veți găsi mai repede scrierea de e-mailuri. De asemenea, veți primi mai multe răspunsuri.
Nu sunteți sigur că puteți scrie un e-mail în cinci propoziții? Apoi citiți mai departe ...
Care este cheia pentru a vă menține scurtele e-mailuri? Folosind o structură standard. Acesta este un șablon pe care îl urmați pentru fiecare e-mail pe care îl scrieți.
Pe lângă păstrarea scurtă a e-mailurilor dvs., după o structură standard vă ajută să scrieți rapid.
În timp, veți dezvolta o structură care funcționează pentru dvs. Iată o structură simplă pentru a începe:
Să ne uităm la fiecare dintre acestea în profunzime.
Salut. Acesta este primul rând al e-mailului. "Salut, [First Name]" este un salut tipic.
Compliment sau Pleasant. Când trimiteți un e-mail pe cineva pentru prima dată, atunci un compliment face un excelent deschizător. Un compliment bine scris poate servi și ca o introducere. De exemplu:
Dacă scrieți la cineva pe care îl cunoașteți, folosiți în schimb o plăcere. O plăcere este, de obicei, o variantă pe "Sper că ești bine". În mod alternativ, puteți să vă mulțumesc pentru ceva cu care v-au ajutat sau pentru informațiile pe care le-au trimis într-un e-mail anterior.
În calitate de Vinay Patankar din Rezumatul vieții blogul explică:
Ar trebui să urmați întotdeauna cu plăcere după salut. EVERYTIME fără eșec. Îngrașteți acest lucru în degete, astfel încât să-l scuipați în mod natural cu fiecare e-mail pe care îl scrieți. Nu există nici un motiv vreodată de ce e-mailul dvs. nu ar trebui să aibă o plăcere ... Nu veți avea nimic de pierdut prin adăugarea într-o plăcere, veți face pe oameni mai înclinați să citească restul de e-mail, veți înmuia critica, și va lovi emoțiile pozitive ale câtorva. Majoritatea vor ignora pur și simplu, dar pentru două secunde din timpul tău, merită cu siguranță.
Motivul pentru adresa dvs. de e-mail. În această secțiune, spuneți: "Eu adresez e-mailuri pentru a întreba despre ..." sau "M-am întrebat dacă ai putea să ajuți ..." Veți avea nevoie câteodată de două propoziții pentru a vă explica motivele pentru care ați scris.
O chemare la acțiune. După ce ați explicat motivul pentru trimiterea prin e-mail, nu presupuneți că destinatarul va ști ce să facă. Furnizați instrucțiuni specifice. De exemplu:
Structurarea solicitării dvs. ca o întrebare încurajează destinatarul să răspundă. Alternativ, puteți utiliza linia "anunță-mă când ați făcut asta" sau "anunță-mă dacă este în regulă cu tine".
Închidere. Înainte de a vă deconecta e-mailul, asigurați-vă că includeți o linie de închidere. Acest lucru are scopul dublu de re-iterare apelul la acțiune și de a face beneficiarul să se simtă bine.
Exemple de linii bune de închidere includ:
Ieșire. Acestea ar putea fi "Cele mai bune urări", "Cu plăcere", "Toate cele mai bune" sau "Mulțumiri". Ar trebui să urmați mereu semnarea cu numele dvs..
În 1946, George Orwell ia sfătuit pe scriitori să:
Nu folosiți niciodată un cuvânt lung în cazul în care un scurt va face.
Acest sfat este și mai relevant astăzi, mai ales când scrieți e-mailuri.
Cuvintele scurte arată respectul pentru cititorul dvs. Folosind cuvinte scurte, ați făcut munca grea de a face mesajul dvs. ușor de înțeles.
Același lucru este valabil și pentru frazele și paragrafele scurte. Evitați să scrieți blocuri mari de text dacă doriți ca e-mailul dvs. să fie clar și ușor de înțeles. Acest lucru duce la o altă regulă de scriere a lui George Orwell, care vă poate ajuta să vă păstrați frazele cât mai scurte posibil:
Dacă este posibil să tăiați un cuvânt, întotdeauna tăiați-l.
Odată ce ați urmat structura de e-mail standard, decuplați fiecare propoziție în jos pentru a fi cât mai scurtă posibil.
George Orwell din nou:
Nu folosiți niciodată pasivul în care puteți utiliza dispozitivul activ.
În scris, există două tipuri de voci, active și pasive.
Iată o propoziție în vocea activă:
Am aruncat mingea.
Iată aceeași propoziție în vocea pasivă:
Mingea este aruncată [de mine].
Vocea activă este mai ușor de citit. De asemenea, încurajează acțiune și responsabilitate. Asta pentru că în vocea activă, propozițiile se concentrează asupra persoanei care ia măsuri. În vocea pasivă, propozițiile se concentrează asupra obiectului pe care se acționează. În vocea pasivă, se pare că lucrurile se întâmplă de la sine. În vocea activă, lucrurile se întâmplă numai atunci când oamenii iau măsuri.
Filozoful francez Blaise Pascal a spus odată:
Dacă aș avea mai mult timp, ți-aș fi scris o scrisoare mai scurtă.
Cu alte cuvinte, scrierea de e-mailuri scurte poate fi mai greu decât să scrieți e-mailuri lungi.
O parte din munca grea de a scrie e-mailuri scurte este corecta corecta. Citește-ți e-mailul cu voce tare la tine, verificând greșelile de ortografie și gramatică. Intreaba-te pe tine insuti:
Ștergeți cuvintele, propozițiile și paragrafele inutile pe măsură ce corectați.
Dacă doriți să vă arătați personalitatea în e-mail, lăsați-o să strălucească subtil prin stilul dvs. de scriere. Nu utilizați emoticoane, abrevieri de chat (cum ar fi LOL) sau fonturi și fundaluri colorate. Deși acestea ar fi putut fi integrate în e-mailurile dvs. în timpul adolescenței dvs., acestea sunt rareori adecvate într-un context profesional.
Singurul moment în care este adecvat să folosiți abonamentele de emoticon sau de chat este atunci când oglindiți limba de e-mail a persoanei la care scrieți.
E-mailul este un mod mai puțin formal de comunicare decât scrierea unei scrisori sau chiar efectuarea unui apel telefonic. Scrierea în timp ce vorbiți vă face să vă întâlniți ca personale și prietenoase. De asemenea, vă ajută să păstrați scurtele e-mailuri. La urma urmei, puțini dintre noi vorbesc în paragrafe extinse.
În plus, asigurați-vă că e-mailurile dvs. reflectă cine vă aflați în lumea reală. Dacă nu veți spune ceva la fața unei persoane, nu o spuneți într-un e-mail. Și nu uitați să vă gândiți la manierele voastre. "Vă rog" și "Mulțumesc" mergeți mult.
Rețineți că este important să învățați cum să scrieți e-mailuri profesionale, dar să organizați mesajele primite. Nu lăsați căsuța poștală să devină o dezordine dezorganizată.
Aflați cum să gestionați corect e-mailurile. Petreceți mai puțin timp în căsuța dvs. poștală, în timp ce procesați mesajele mai profesionist.
Avem o ofertă specială pentru dvs.. Înscrieți-vă la Buletinul informativ Tuts + Business și obțineți cărțile electronice Zero Mastery Inbox pentru GRATUIT. Descoperiți cum să aplicați cele mai bune tehnici de gestionare a e-mailurilor acum.
Care sunt principalele sfaturi pentru scrierea de e-mailuri clare și profesionale? Spuneți-ne în comentariile de mai jos.
Și dacă lucrați la campaniile de marketing prin e-mail, verificați șabloanele noastre de știri de e-mail de înaltă calitate, disponibile pe piața noastră ThemeForest. Unul dintre aceste șabloane profesionale poate fi exact ceea ce are nevoie de următorul proiect.
Grafic Credit: ochi proiectat de Sergi Delgado de la Proiect de substantiv.
Accentsconagua