Share
Întreprinderea dvs. mică are nevoie de un manual al angajaților?
Pentru mulți proprietari de afaceri, un manual al angajaților poate suna ca un tip de birocrație, pe care numai corporațiile mari trebuie să-și facă griji. Și unii ar putea să nu știe ce este sau chiar s-au gândit la asta. Dar, de fapt, odată ce începeți să angajați mai mult de o mână de angajați, un manual poate fi foarte valoros.
În acest tutorial, veți învăța cum să scrieți un manual al angajaților. Descoperiți exact ce este un manual al angajaților, de ce ar putea fi nevoie de o afacere mică și de ce ar trebui să meargă în ea. Vom analiza, de asemenea, câteva șabloane și exemple utile pentru a vă ajuta să începeți să creați propriul manual al angajaților.
Sunteți gata să vă scrieți manualul pentru angajații de afaceri mici? (Sursă foto)Un manual al angajaților, numit uneori un manual al angajaților sau un manual de politici și proceduri, este un document care îi spune membrilor personalului dvs. ce trebuie să se aștepte atunci când lucrează pentru dvs..
Deși se ocupă adesea de detalii practice precum timpul de vacanță, beneficiile, procedurile disciplinare și altele, acesta poate fi, de asemenea, un loc minunat de a vă prezenta angajații companiei în alte moduri. Puteți explica valorile companiei dvs. și tipul de loc de muncă pe care îl aveți în el. Puteți lăsa angajații să știe cine pot contacta dacă au întrebări sau probleme. Există mult mai multe lucruri pe care le puteți acoperi - vom examina mai detaliat conținutul mai târziu în tutorial.
Nu există un format setat pentru scrierea unui manual al angajaților. Acesta este documentul dvs. și puteți alege modul în care doriți să comunicați cu angajații dvs. - de fapt, tonul și formatul pe care îl utilizați pot comunica ele însele despre valorile companiei dvs. Manualul poate fi jucaus sau formal, contemporan sau tradițional, încărcat cu grafic sau text greu. Vom analiza câteva exemple și șabloane mai târziu în tutorial, astfel încât să puteți vedea cum au gestionat alte companii.
În mod tradițional, a fost o carte tipărită, iar multe companii folosesc încă acel format. Dar, de asemenea, îl puteți pune la dispoziție în formă digitală, poate accesibilă pe un intranet al companiei sau pe un server de fișiere partajate. Acest lucru este util în special dacă angajații dvs. călătoresc sau lucrează de la distanță - atunci ei pot accesa acest serviciu de oriunde.
Scopul de bază al unui manual al angajaților este de a stabili așteptările. Acesta vă permite angajaților dvs. să știe ce fel de beneficii și sprijin se pot aștepta de la dvs. și, de asemenea, ce standarde sau de muncă și comportament vă așteptați de la ei în schimb. Oferă claritate pe ambele părți.
Când tocmai începeți și aveți doar unul sau doi membri de personal, este posibil să nu aveți nevoie de un manual de angajați încă - comunicarea informală poate funcționa foarte bine la acea scară. Dar, pe măsură ce începeți să vă extindeți, veți începe să vedeți beneficiile obținerii acestei documentații clare. Vom analiza unele dintre aceste beneficii în secțiunea următoare.
Dacă nu sunteți convins de necesitatea unui manual sau a unui manual în afacerea dvs., citiți această secțiune pentru a descoperi unele beneficii.
Principalul punct al unui manual al angajaților este de a documenta tot ce trebuie să știe un membru al personalului pentru a-și face treaba. Dar, uneori, chiar actul de documentare a tuturor acestor lucruri vă va ajuta să veniți cu modalități mai bune de a face lucrurile.
S-ar putea să scrieți secțiunea privind politicile de participare, de exemplu atunci când vă dați seama că pentru anumite funcții de serviciu este posibil să nu conteze dacă cineva ajunge cu întârziere, atâta timp cât lucrează (în timp ce pentru alții, timpul poate fi foarte important). Deci, aveți o formulă mai flexibilă decât cea pe care o utilizați înainte.
Probabil știți cum este să începeți un nou loc de muncă. Atât de multe fețe noi, un birou nefamiliar, procese și jargon diferite de la cele la care te-ai obișnuit la slujba ta veche. De obicei, aveți o mie de întrebări pe care să le întrebați și vă simțiți rău să le întrebați pentru că toată lumea pare a fi atât de ocupată cu munca proprie.
Un manual bine scris al angajaților este perfect pentru a ajuta noii angajați să își găsească picioarele mai repede. În timp ce ei nu pot citi toată cartea pentru a acoperi, pot să o folosească ca o referință rapidă pentru a obține o mulțime de întrebări la care au răspuns cu ușurință.
Dacă nu aveți un manual al angajaților, așteptați întrebări constante - nu numai de la noii angajați, ci și de la cei existenți. Câte zile de concediu avem? La ce sărbători naționale ne plătim? Care sunt regulile privind conflictele de interese sau care lucrează în alte locuri?
Există o mulțime de lucruri la locul de muncă care pot provoca confuzie și este posibil să vă petreceți mult timp cu aceleași întrebări - sau, mai rău, angajații urmând politicile greșite, deoarece nu au cerut.
Uneori, companiile au politicile lor documentate, dar într-un mod fragmentat. Unele lucruri sunt înregistrate pe intranet, dar în locuri diferite, în timp ce altele au fost comunicate numai prin e-mail. Ori de câte ori angajații trebuie să caute ceva, trebuie să se angajeze într-o vânătoare elaborată de comori.
Acest lucru poate fi iritant pentru personalul dvs. și, evident, nu este un mod eficient de lucru. Un manual al angajaților strânge totul într-un singur loc, astfel încât să fie rapid și ușor de găsit informații.
Deși este ușor să vă împovărați în ceea ce privește politicile și procedurile, un manual al angajaților este, de asemenea, șansa dvs. de a spune povestea companiei dvs. și a vă alinia angajații în jurul valorii de valori. De ce există compania dvs.? Cu ce te străduiești? Care este poziția dvs. cu privire la lucruri precum diversitatea și responsabilitatea socială? Aceasta poate fi o modalitate excelentă de a vă stimula și energiza angajații și de a vă asigura că toată lumea se află pe aceeași pagină despre valorile firmei.
Am menționat în prima secțiune că scopul principal al manualului de angajați este de a stabili așteptări clare pe ambele părți. Această claritate vă poate oferi și protecție juridică.
De exemplu, să spunem că trebuie să declanșați un angajat pentru o participare slabă sau pentru hărțuirea unui coleg. Angajatul ar putea încerca să vă judece pentru o concediere inechitabilă, susținând că nu le-a fost niciodată clarificat că aceste lucruri au fost motive pentru a fi concediați. Dacă ați stabilit aceste politici în manualul dvs. și ați documentat faptul că toți angajații primesc copii ale acestuia, atunci aveți o apărare mai puternică.
După cum am menționat mai devreme, nu există un format necesar pentru scrierea unui manual al angajaților, dar există câteva secțiuni comune pe care multe companii și întreprinderile mici le includ. În această secțiune, vom examina acele secțiuni și ce ați putea dori să includeți. Dar, rețineți că puteți oricând să adăugați sau să personalizați documentul pentru a acoperi ceea ce este important pentru afacerea dvs..
Notă importantă: În unele jurisdicții există legi ale muncii care stipulează anumite lucruri pe care trebuie să le includeți în manualele angajaților. Envato Tuts + are o audiență la nivel mondial, deci nu putem acoperi toate variantele locale aici. Asigurați-vă că cercetați reglementările locale care se pot aplica. De asemenea, este o idee bună să consultați un ghid al unui angajat de către un avocat, astfel încât să puteți fi sigur că respectați toate legile relevante și că nu vă faceți vulnerabili la litigii viitoare.
OK, acum, să ne uităm la secțiunile comune pentru a le include într-un manual al angajaților de mici dimensiuni.
Manualele angajaților încep de multe ori cu o introducere generală și o prezentare generală a companiei. Puteți include o scurtă istorie a afacerii, un calendar al evenimentelor cheie și o declarație de valori și obiective importante.
Angajații dvs. își petrec mult timp la locul de muncă, iar siguranța lor este cel mai important lucru. Această secțiune spune oamenilor ce trebuie să facă în caz de urgență sau accident la locul de muncă, cum să acceseze primul ajutor, procedurile de siguranță la foc și așa mai departe.
Aceasta este ocazia dvs. de a vă demonstra angajamentul față de șanse egale la locul de muncă și de a spune că nu veți tolera discriminarea sau hărțuirea bazată pe vârstă, rasă, religie, sex sau orientare sexuală, dizabilități etc..
De asemenea, puteți oferi mai multe detalii despre ceea ce constituie discriminare și hărțuire, astfel încât oamenii să fie clari de ceea ce este acoperit și să dea angajaților o procedură pe care o pot urma dacă consideră că sunt hărțuiți sau discriminați la locul de muncă. Pentru mai multe informații despre diversitate, consultați seria noastră privind diversitatea la locul de muncă.
Dați detalii despre momentul și modul în care angajații se pot aștepta să fie plătiți, cum vor fi scutiți impozitele și alte deduceri și dacă vor fi eligibili pentru ore suplimentare (dacă unii angajați primesc ore suplimentare și alții nu, sau dacă unele sunt cu normă întreagă și altele cu jumătate de normă, fac clarificări ale acestor clasificări). De asemenea, puteți include detalii despre alte tipuri de compensații, cum ar fi bonusuri și opțiuni de acțiuni, dacă este cazul.
Apoi detaliați toate beneficiile companiei pe care le oferiți, cum ar fi asigurarea de sănătate, pensiile și așa mai departe. Puteți include, de asemenea, detalii despre politicile de concediu plătit aici, cum ar fi concediul pentru creșterea copilului, concediul medical, plățile pentru concediu și așa mai departe. Pentru mai multe informații despre beneficii, consultați tutorialul anterior din această serie:
Ce standarde așteptați de la angajații dvs.? Aici puteți specifica totul, de la un cod de îmbrăcăminte până la nivelul așteptat de prezență și punctualitate. De asemenea, ați putea să vă ocupați de lucruri precum utilizarea internetului și a rețelelor sociale, dacă doriți să impuneți restricții în acest sens.
Totuși, depinde de dvs. cât de mult detaliu intrați. Unele companii preferă să nu furnizeze o listă de reguli care să dovedească punitive, oferind în schimb orientări generale și lăsând angajații să-și folosească discreția. Veți vedea câteva exemple mai târziu. Este posibil să existe în continuare unele lucruri de care trebuie să fii strict și clar cu ajutorul manualului pentru angajații dvs. de afaceri mici, cu toate acestea, cum ar fi necesitatea de a păstra confidențialitatea datelor companiei și a clienților.
Oferă angajaților o idee clară despre ce constituie temeiuri pentru acțiunile disciplinare și ce fel de măsuri vor fi luate. De asemenea, spuneți-le ce pot face dacă simt că au fost tratați nedrept. Apoi, puteți stabili politica a ceea ce se întâmplă în caz de reziliere.
Rețineți că orice proceduri disciplinare pe care le stabiliți în această secțiune pot fi obligatorii, deci aveți grijă să vă angajați în orice lucru pe care nu doriți să îl urmați în fiecare caz în parte. De exemplu, dacă precizați în manual că dați o serie de avertismente verbale și scrise cu privire la problemele disciplinare, puteți avea probleme în cazul în care mai târziu veți declanșa un angajat fără să fi dat toate aceste avertismente.
Este important să documentăm faptul că fiecare angajat a primit o copie a manualului. Deci, fiecare angajat trebuie să semneze o confirmare de primire a manualului - aceasta este de obicei inclusă la sfârșitul cărții, pentru ca angajatul să semneze și să se detașeze, astfel încât să puteți păstra copia în dosarul personalului său. În cazul în care există vreo dispută mai târziu, acest lucru împiedică utilizatorii să pretindă că nu cunosc politicile.
Când aveți un avocat care vă revizuiește manualul de angajați, acesta vă poate sfătui să includeți o formulare suplimentară, menționând, de exemplu, că ghidul este un ghid, nu un contract, și că angajarea în viitor nu este garantată. Formularea va depinde de locul în care vă aflați și de situația dvs. specială, deci asigurați-vă că veți primi sfaturi juridice individuale.
Deși un manual al angajaților este un document individual pentru fiecare companie pe care probabil că doriți să vă schimbați, vă poate ajuta cu siguranță să începeți cu un șablon de lucru. Deci, în această secțiune, voi face legătura cu câteva resurse utile pentru șabloanele manualului angajaților. Vom analiza, de asemenea, câteva exemple din viața reală. Acestea vă pot ajuta să scrieți propriul dvs. manual de afaceri sau de angajați.
Există destul de multe site-uri web unde puteți găsi template-uri pentru manualele angajaților. De exemplu, soluțiile de Resurse Umane din Marea Britanie oferă un șablon gratuit al manualului pentru angajați pe site-ul său web. Documentul are o lungime de 40 de pagini și este destul de detaliat, deci ar fi un bun punct de plecare pentru crearea propriului document.
Sau, pentru ceva mai personalizat, încercați acest instrument bazat pe web furnizat de către Rocket Lawyer. În loc să furnizeze un șablon, vă permite să vă creați propriul document online prin furnizarea de informații despre compania dvs. și despre politicile pe care doriți să le includeți. Trebuie să vă înscrieți pentru un proces gratuit al apartenenței la Rocket Lawyer pentru a accesa rezultatul final.
Există mult mai multe șabloane și constructori de documente acolo. Încercați, de exemplu, FitSmallBusiness sau FormSwift. Rețineți că unele dintre șabloanele pe care le veți găsi online sunt adaptate regulilor din anumite țări, prin urmare este posibil să fie necesar să le modificați și / sau să obțineți sfaturi juridice dacă vă aflați în altă parte.
De asemenea, rețineți că cu cât mai mult puteți personaliza, cu atât mai bine. Utilizați șabloanele ca puncte de pornire, nu produse finite. După cum veți vedea într-un moment, un manual cu adevărat personal poate fi o modalitate foarte eficientă de a comunica cu angajații dvs..
Acum, să ne uităm la niște manuale reale din companii reale. Mai întâi, aruncăm o privire la manualul pentru angajații din Rock Spring Farm, oferit cu amabilitate de către practicanții agricultori din Iowa. Este un manual simplu pentru afaceri mici care explică un pic despre companie și apoi trece prin multe dintre secțiunile pe care tocmai le-am discutat. Sunt doar 12 pagini lungi și destul de ușor de citit, și există și câteva atingeri personale personale - vizitați pagina "Secretele echipei" la final.
Unele companii aleg, de asemenea, să ia lucrurile un pic mai departe. Acest articol de Nasdaq enumeră câteva exemple minunate de inspirație.
De exemplu, manualul dezvoltatorului de jocuri video Valve Corporation are cel mai bun subtitlu:
"Aventură neînfricată în a ști ce trebuie să faceți atunci când nimeni nu vă spune ce să faceți"
Apoi continuă, într-un ton minunat de conversație, să vă treacă prin ceea ce este să lucrați la Valve. Există câteva politici și proceduri aici, dar într-adevăr nu se simte ca și cum citiți un document de politică. Se simte ca și cum ai avea o introducere prietenoasă într-un loc unde ar fi distractiv să lucrezi.
Manualul angajaților companiei Valve Corporation.Site-ul financiar Motley Fool, pe de altă parte, se îndreaptă spre un "Fool's Rules" interactiv, bazat pe web, un fel de prezentare în care puteți viziona videoclipuri, faceți clic pentru mai multe informații în anumite zone și așa mai departe. Din nou, acesta acoperă o parte din același motiv ca un manual tradițional, dar într-un mod mai creativ, cu un accent puternic pe valorile companiei.
Motley Fool on-line manual de angajați.În acest tutorial, ați învățat totul despre manualele pentru angajații de afaceri mici. Ați văzut ce sunt și beneficiile pe care le aveți. Ați învățat despre câteva tipuri comune de informații pe care companiile le includ în manualele lor de angajați. Și ați văzut câteva exemple minunate de manuale ale angajaților din viața reală, precum și unele șabloane pe care le puteți utiliza pentru a vă ajuta să vă creați propriile.
Sunteți acum într-o formă excelentă pentru a începe să scrieți un manual al angajaților pentru propria dvs. afacere. Dacă ați găsit acest tutorial util, ar trebui să verificați și câteva dintre celelalte din această serie, în care acoperim în profunzime funcțiile HR ale afacerilor mici. În ultimul tutorial, ne-am uitat la plăți și beneficii, iar în următorul, ne ocupăm de formare și dezvoltare.
Înscrieți-vă la noi Tuts + newsletter de afaceri utilizând formularul din bara laterală și veți auzi despre viitoarele rate din această serie, precum și despre mai multe articole de afaceri noi săptămânal.
Accentsconagua