Share
Peste 89 de miliarde de e-mailuri de afaceri sunt trimise zilnic, potrivit statisticilor recente publicate în Mashable. Aceasta nu include chiar cele peste 55 de miliarde de e-mailuri personale trimise zilnic.
E-mailul este o parte importantă a modului în care desfășurăm afaceri și viețile noastre. Cu toate acestea, puțini oameni cunosc modul corect de a începe și de a încheia un e-mail de afaceri profesionist pentru a obține cele mai bune rezultate.
În acest tutorial, vă voi arăta cel mai bun mod de a începe și de a încheia un e-mail de afaceri profesional. Voi explica, de asemenea, stilul de e-mail și discutați despre importanța identificării publicului vizat.
E-mail scris (sursă grafică) Înainte de a sari în acest post, învățați strategii profesionale de e-mail în noua noastră carte electronică, Ultimul Ghid pentru Inbox Zero Mastery (apucați-l acum gratuit):
Înainte de a putea scrie un început eficient și de a vă termina e-mailul, identificați publicul țintă pentru e-mailul dvs. Un public țintă este cel pe care încercați să îl contactați cu e-mailul. Poate fi un individ sau un grup de oameni.
De exemplu, un dezvoltator web care scrie un e-mail de afaceri unei companii pentru a vedea dacă au nevoie de o activitate de dezvoltare web are un public țintă al managerului de angajare. În schimb, o e-mail scrisă prietenului dvs. pentru a vedea dacă există deschideri pentru un dezvoltator web în compania în care lucrează are un public țintă al prietenului tău.
Este important să știți cine încercați să ajungeți prin e-mail. Publicul vizat afectează stilul dvs. de scriere a e-mailului, inclusiv începutul și sfârșitul e-mailului. Iată două dintre cele mai obișnuite distincții pentru publicul țintă:
Este o idee bună să învățați cât mai multe despre publicul țintă. Dacă puteți, adresați adresa dvs. de e-mail persoanei cunoscute în cadrul organizației de afaceri la care vă adresați.
Dacă nu cunoașteți pe nimeni în organizație, încercați să aflați numele și titlul persoanei în care scrieți și să le folosiți în e-mail. Oamenii sunt mai predispuși să răspundă atunci când se adresează direct.
Există momente când este posibil să fie necesar să trimiteți un e-mail unui public necunoscut. De exemplu, este posibil să răspundeți la un anunț pentru un concurs independent, iar anunțul nu include numele unei persoane. În ciuda celor mai bune cercetări despre companie, nu puteți afla cine să adreseze adresa de e-mail. În aceste cazuri, este de obicei cel mai bine să începeți e-mailul cu o deschidere generică, dar prietenoasă, cum ar fi "Bună ziua".
Evitați "cine este interesat", ceea ce pare prea rigid și formal.
Publicul dvs. afectează și stilul și tonul e-mailului dvs. Un e-mail de afaceri profesionist pe care îl trimiteți unui prieten poate fi mai puțin formal și mai personal decât un e-mail de afaceri pe care îl trimiteți cuiva pe care abia îl cunoașteți sau pe cineva pe care nu l-ați cunoscut niciodată.
Ori de câte ori este posibil, adresați-vă e-mailul unui individ. Dar există câteva situații de afaceri în care este posibil să fie nevoie să trimiteți un e-mail de grup. Iată câteva exemple:
Sunt sigur că vă puteți gândi la alte exemple care se aplică în propria dvs. afacere.
Dacă trimiteți un e-mail unui grup, este bine să vă imaginați caracteristicile comune ale grupului. Acest lucru vă poate ajuta să decideți cum să adresați adresa dvs. de e-mail și ce ton să utilizați.
De exemplu, un e-mail trimis unui grup de avocați ar fi mai formal decât un e-mail trimis unui grup de colegi.
Stilul pe care îl utilizați pentru a scrie e-mailul afectează cât de eficient va fi e-mailul dvs. De asemenea, începutul și sfârșitul e-mailului dvs. vor fi diferite în funcție de stilul pe care îl alegeți.
Există trei lucruri pe care trebuie să le știi despre stilul de e-mail:
Să aruncăm o privire la fiecare problemă de stil de e-mail.
Cu ani în urmă, toate e-mailurile de afaceri profesionale au fost trimise utilizând un stil oficial. S-ar putea să fi fost învățat să folosiți un stil formal pentru a scrie toate e-mailurile de afaceri.
Principala problemă cu multe felicitări oficiale de e-mail este că acestea sună rigid.
Acordați atenție convențiilor din organizația în care scrieți. Astăzi, multe organizații preferă un stil e-mail casual și informal chiar și pentru e-mailurile de afaceri profesionale.
În timp ce un stil de e-mail formal funcționează cu multe companii, unele companii preferă un ton mai puțin formal. Iată câteva semne că este potrivit să utilizați limbajul mai puțin formal în e-mailul dvs.:
Una dintre cele mai mari probleme cu e-mailurile este că destinatarul nu vă poate vedea limba corpului. Acest lucru poate provoca neînțelegeri.
De exemplu, am folosit pentru a scrie ceea ce am crezut a fi e-mailuri profesionale. M-am îndreptat spre subiect după ce i-am adresat destinatarului și am abordat doar subiectul pe care voiam să-l acoperez. Am fost șocat când unul dintre clienții mei mi-a scris înapoi și ma întrebat de ce eram atât de neprietenos în e-mailurile mele. A trebuit să regândesc felul în care am scris e-mailuri.
Pentru e-mailuri către acel client, am adăugat o propoziție mai prietenoasă la începutul fiecărui e-mail, cum ar fi:
Care au dus la un răspuns pozitiv. Țineți minte, totuși, ar trebui să evitați să deschideți fraze care se simt prea rigide, cum ar fi:
Obiectivul este de a vă conecta cu destinatarul înainte de a sări în subiectul mesajului dvs. de poștă electronică.
Cum se pornește un e-mail de afaceri? Inițializarea e-mailului este primul lucru pe care îl vede un destinatar. Un început bun înseamnă că lăsați o impresie bună. Un început de e-mail rău poate însemna că e-mailul dvs. de afaceri merge direct în coșul de gunoi.
Iată cele trei elemente ale începutului unui e-mail bun:
Să ne uităm la fiecare element.
Majoritatea destinatarilor de e-mail scanează subiectele din mesajele primite pentru a decide care e-mail-uri sunt importante și care pot fi tratate ulterior sau șterse. Dacă doriți ca e-mail-ul dvs. de afaceri profesional să fie citit, o linie de subiect e-mail bun este vitală.
David Masters are sfaturi utile în ceea ce privește elaborarea unor linii de subiect cu e-mail de înaltă performanță:
Maeștrii subliniază faptul că linii bune de subiecte de e-mail sunt relevante pentru public, specifice ori de câte ori este posibil și sunt personalizate. De asemenea, linii de e-mail care încearcă prea mult pentru a atrage atenția cititorului, deseori eșuează. Punctele de exclamare nu se aseamănă cu rate mai mari deschise. Și niciodată nu trimiteți un e-mail cu o linie de subiect gol. Multe sisteme de e-mail sortează mesajele cu linii goale în dosarul Spam.
Salutatul unui e-mail este adresa la care e-mailul este adresat. În e-mailuri mai formale, este adesea precedat de cuvântul "Dragă".
Unele exemple de deschideri ale e-mailurilor de afaceri formale includ:
"Stimate Domn" și "Doamnă Doamnă" folosit singură ar putea fi ofensator dacă nu știți dacă scrieți unui bărbat sau unei femei. Încearcă "Stimate Domn sau Doamnă" dacă vrei să folosești acest salut.
"Bună ziua", în timp ce este mai puțin formală, este mai puțin probabil să jigniți și este o modalitate bună de a începe un e-mail atunci când nu cunoașteți numele destinatarului.
Când scrieți la cineva care este în poziție de autoritate sau mai vechi decât dvs., începeți să trimiteți un e-mail cu "Stimate domn Jones", "Dragă doamnă Lopez" sau "Dragă Dr. Smith". De exemplu, "Draga Dr. Smith" ar fi un mod respectuos pentru ca un student să înceapă un e-mail către un profesor universitar. Evitați să utilizați "domnișoara" sau "doamna" Deoarece starea civilă nu este de obicei relevantă.
Când utilizați numele sau prenumele unei persoane, verificați întotdeauna ortografia numele. Un nume gresit lasa o impresie proasta.
Dacă organizația încurajează e-mailurile mai puțin formale, ar fi oportună inițierea unui e-mail cu un simplu "Bună". Dacă cunoașteți numele persoanei, includeți-o. De exemplu, "Hi John".
Fii atent, totuși. În timp ce saluturile informale sunt percepute ca fiind mai prietenoase, puteți fi prea casual. Dacă nu sunteți sigur, este mai bine să fiți puțin formal prin salutul dvs. de e-mail.
Există un astfel de lucru ca fiind prea informal cu un e-mail de afaceri. Majoritatea experților sunt de acord că abrevierile de mesaje text nu sunt niciodată o modalitate bună de a începe sau de a încheia un e-mail de afaceri. Iată câteva exemple de felicitări de mesaje text pe care nu ar trebui să le utilizați într-un e-mail de afaceri profesionist:
Prima teză a unui e-mail determină dacă destinatarul va continua să citească. O primă propoziție bună este cum să începeți un e-mail profesionist. Nu pot să încep să vă spun câte e-mailuri am șters, deoarece prima linie mi-a spus că persoana nu mi-a scris nici o afacere.
Iată câteva exemple de linii de deschidere proaste și cum să le remediem:
Când scrieți la o persoană cu care nu știți, dar aveți o legătură, consultați acea conexiune. De exemplu, ați putea spune: "Mi-a plăcut prezentarea despre utilizarea la întâlnirea [organizației nume] din ultima lună" sau "Am citit articolul dvs. recent despre [subiect] în publicația XYZ".
Atenție, nu pretindeți că există o conexiune atunci când nu există. Dacă nu ați participat la prezentarea destinatarului sau nu ați citit articolul, acesta va fi ușor de descoperit. În calitate de scriitor, primesc adesea e-mailuri de la persoane care pretind că au citit articolul meu, dar discuția ulterioară cu aceștia face evident că ei au privit doar titlul.
Ați ajuns vreodată la sfârșitul unui e-mail și nu vă simțiți sigur despre cum să-l terminați? Nu esti singur. Închiderea unui e-mail este de asemenea importantă. Acesta este unul dintre motivele pentru care Envato Market are zeci de șabloane profesionale de e-mail cu semnături care includ toate elementele unui sfârșit bun de e-mail. Iată un model de exemplu din șablonul de semnătură neagră pentru e-mail:
Negrul de e-mail pentru semnătura. Include 30 de variante de aspect cu fișiere HTML și Photoshop.Îmi amintesc că am fost speriat acum câțiva ani de un client care mi-a închis e-mail-ul cu cuvintele "Dragostea Ya". Tocmai terminasem o treabă imensă pentru el, dar nu l-am cunoscut bine. Se pare că a fost recunoscător că mi-a fost disponibil să fac o treabă atît de rapidă, dar sfîrșitul lui prea familiar mi-a făcut puțin inconfortabil în acel moment.
Iată elementele modului potrivit de a închide un e-mail:
Ca și în secțiunea de deschidere a e-mailului, termenii mesajelor text nu sunt acceptați într-un e-mail de afaceri. Iată câteva exemple de închideri pentru a evita:
Luați-vă e-mail-ul de învățare mai departe, astfel încât să puteți nu numai să scrie mai bine, dar, de asemenea, pastrati inbox-ul dvs. de email organizat și să fie productiv. Răspunsurile în timp util și menținerea pe masă a numărului de e-mailuri pe care le primiți sunt la fel de importante ca și tehnicile eficace de scriere prin e-mail.
Prinde ebook-ul nostru gratuit: Ultimul Ghid pentru Inbox Zero Mastery. Este echipat cu strategii de acțiune care vă ajută să vă gestionați mai mult e-mailurile în mod profesionist.
Puteți crea starturi și terminații de e-mail profesionale profesionale eficiente. Pentru a rezuma ceea ce am învățat în acest tutorial, începeți și încheiați e-mailurile de afaceri profesionale prin:
Aflați mai multe despre scrierea de e-mailuri profesionale în acest tutorial cuprinzător:
Sau consultați Ghidul nostru de învățare (serie de tutoriale) despre: Scrierea de e-mailuri de afaceri eficiente.
Accentsconagua