Cum să protejezi foile și să blochezi celulele din foile Google

De ce este importantă securitatea foilor de calcul Google? Indiferent dacă modificările sunt intenționate sau accidentale, cea mai bună modalitate de a le împiedica este implementarea controalelor greșite în foaia de calcul care lasă datele dvs. blocate la schimbări.

În acest tutorial, veți afla cum să blocați celulele din Foi de calcul Google. Veți învăța, de asemenea, protecția foilor pentru a vă asigura că datele critice nu sunt niciodată eliminate din foile dvs. de calcul. Hai să intrăm.

De ce să vă protejați colile?

Dacă doriți să controlați cine poate acces în foaia de calcul, trebuie să vă gândiți la permisiunile pentru foaia de calcul Google. Pentru Sheets, înseamnă că puteți controla cine are un link pentru a vizualiza sau edita registrul de lucru. 

De asemenea, puteți proteja foile și registrele de lucru pentru a controla modificările care pot fi făcute în foaia de calcul. Acesta este punctul central al acestui tutorial și aici sunt câteva motive pentru care ați putea dori să faceți acest lucru, în loc să împiedicați accesul la foaia de calcul în totalitate:

• Multe foi de calcul sunt structurate cu celule "de intrare" unde stabiliți variabile cheie și alte celule de calcul care se bazează pe acele intrări. În aceste cazuri, păstrarea intrărilor protejate are sens.
• Dacă intenționați să partajați foaia de calcul cu un public larg, vă ajută dacă puteți "lăsați-le" pe foaie prin blocarea celulelor cheie și asigurându-vă că acestea nu sunt modificate accidental.
• În general, foile de calcul conțin adesea calcule importante pe care doriți să le asigurați că sunt protejate de modificările nedorite și păstrează integritatea calculelor.

Oricare dintre acestea este un motiv suficient pentru a învăța protecția celulelor Sheets. Să vedem cum funcționează aceste caracteristici.

Cum să protejezi fișierele Google (Watch & Learn)

Să urmărim tehnicile cheie pentru a proteja celulele într-o foaie de calcul Google în acest ecran. Veți vedea că folosesc câteva dintre instrumentele de protecție pentru a vă asigura că nu se fac modificări neintenționate în foile dvs. de calcul.

 

În acest tutorial, veți vedea că există într-adevăr două abordări unice pentru a adăuga protecția foilor de calcul:

• Puteți să vă protejați anumit celule și intervale, care este util atunci când doriți să lăsați utilizatorul să efectueze modificări la cea mai mare parte a foii de calcul, dar să blocheze anumite celule.
• Puteți proteja întregul foaie de calcul, cu opțiunea de setare celule specifice pe care le veți lăsa utilizatorului să se editeze.

Citiți pentru un ghid (inclusiv capturi de ecran) pentru a aplica toate aceste tehnici și multe altele.

Cum să blocați celulele în foile Google 

Uneori, este doar un anumit set de celule pe care doriți să îl blocați într-o foaie de calcul. În aceste cazuri, iată cum să blocați celulele (specifice) din Foi de calcul Google.

În primul rând, începeți prin a evidenția o celulă sau o gamă de celule pe care doriți să le protejați. Apoi, du-te la Date> Foi și zone protejate pentru a începe protejarea acestor celule. Vedeți exemplul de mai jos pentru opțiunea de meniu.

Folosește Date> Foi și zone protejate opțiunea de meniu pentru a începe protejarea anumitor celule dintr-o foaie Google.

Vă recomandăm întotdeauna să oferiți o gamă protejată un nume în bara laterală. Pentru exemplul meu, mă voi referi pur și simplu la asta Rata impozitului. Apoi faceți clic pe Setați permisiunile după cum puteți vedea mai jos.

Bara laterală vă permite să setați un nume pentru acest interval pentru a vă reaminti ce celule protejați.

Acum, alegeți opțiunile pe care doriți să le aplicați în următorul meniu pe care l-am prezentat mai jos. O voi pune "Restricționați cine poate modifica acest interval", și lăsați-o setată "Doar tu" pentru acest exemplu inițial.

Alegeți cine poate modifica intervalul protejat selectând "Restricționați cine poate modifica acest interval ..." 

O altă opțiune este să modificați opțiunea dropdown la Personalizat pentru a adăuga mai mulți colaboratori care pot edita aceste date. Majoritatea vor fi blocate din editarea celulelor, dar oricine specificați poate edita intervalul selectat.

Adăugați anumiți utilizatori care pot edita intervalele protejate pentru a permite colaboratorilor să actualizeze foaia de calcul.

Unul dintre avantajele Sheets este capacitatea de apermite niste celulele care trebuie modificate de utilizatorii pe care îi invitați să le colaboreze. Aplicarea acestor setări asigură că colaboratorii de încredere pot aplica actualizări în foaia de calcul.

Avertismente rapide pentru editarea celulelor

Dacă nu vrei intru totul să restricționați editarea anumitor celule? Puteți afișa un avertisment înainte ca anumite celule să fie editate pentru a apela că anumite celule sunt importante și nu ar trebui să fie schimbate.

Pentru a pune un avertisment asupra editării celulelor, urmați aceiași pași expuși mai sus pentru a începe. Dar când ajungi la Autorizațiile de editare a intervalului fereastră, bifați Afișați un avertisment ...  înainte de a apăsa Terminat pentru a adăuga avertismentul.

În fereastra permisiunilor de editare a intervalului, selectați Afișați un avertisment la editarea acestui interval pentru a plasa o protecție "moale" la editarea celulelor.

De fiecare dată când aceste celule sunt editate, utilizatorul va vedea un avertisment ca cel de mai jos, avertizând că celulele nu sunt menite a fi editate.

Mesajul de avertizare va permite unui utilizator să știe că celula nu este destinată schimbării, dar le permite în continuare să facă acest lucru.

Această abordare este diferită de introducerea unor restricții dure la editarea celulelor unei foi de calcul. Este mai mult un avertisment decât o restricție reală și este o idee bună atunci când doriți să permiteți utilizatorilor avansați să facă trucuri. 

Protecție Google Sheet

Acum, că am învățat cum să protejăm celulele individuale într-o foaie de calcul Google, să abordăm practica protejării întregilor coli. În această abordare, întreaga coli este protejată în mod prestabilit și va trebui să specificați celulele care pot fi editate.

Pentru a proteja o coală întregă, răsfoiți înapoi la Date> Foi și zone protejate meniul. De data aceasta, nu trebuie să selectați niciun fel de celule înainte de a începe. Doar faceți clic pe Foaie, apoi alegeți foaia de calcul pentru a fi protejată de meniul derulant.

Protejați o întreagă coală din Date> Foi și zone protejate meniu și alegeți Foaie opțiunea de a alege o foaie de calcul.

Acum, ai protejat toată foaia. Modificările nu vor fi posibile decât dacă permiteți anumite celule (mai multe despre acestea într-un minut.) Vedeți captura de ecran de mai jos pentru a vedea ce se va întâmpla dacă cineva încearcă să facă schimbări în foaie.

Celulele sau foile protejate vor arunca această eroare în orice moment în care încercați să le modificați. 

Doriți să lăsați câteva celule sau câmpuri deschise pentru modificări? Să învățăm mai multe despre asta.

Excepții la protecția foilor

Când aveți o întreagă tabelă protejată, puteți permite ca anumite celule sau intervale selectate să fie editate. Dacă doriți ca cea mai mare parte a foii de calcul să fie protejată, vă recomand să începeți prin protejarea întregii coli și apoi să permiteți editarea câtorva celule.

Reveniți la Date> Foi și zone protejate pentru a deschide opțiunile. Cu opțiunea Foaie selectată, de această dată asigurați-vă că bifați Cu excepția anumitor celule opțiune, apoi faceți clic pe

Puteți adăuga mai multe intervale făcând clic pe Adăugați o altă gamă. Continuați să adăugați mai multe selecții de celule pentru a permite modificări și modificări și faceți clic pe Setați permisiunile cand e gata.

Puteți adăuga excepții de la foile protejate pentru a permite modificări făcând clic pe Cu excepția anumitor celule opțiunea de meniu și alegerea anumitor celule să rămână deschise editării.

Este ușor să adăugați aceste excepții dacă doriți să permiteți modificări în foaia de calcul.

Puteți gestiona toate acestea returnându-vă la asta Date> Foi și zone protejate meniul. Ați putea adăuga, elimina sau ajusta oricare dintre protecțiile colilor pe care le-ați configurat pentru a ajusta protecția foilor de calcul.

Recaptați și păstrați învățarea

Foile de calcul sunt atât de importante încât uneori devine crucială faptul că datele din ele sunt protejate cu atenție. În acest caz, gândiți-vă la instrumentele cheie pe care le puteți utiliza pentru a vă asigura că foaia dvs. de calcul este protejată.

Pentru mai multe tutoriale pentru a obține cele mai bune rezultate din Foi de calcul Google, dați câteva dintre tutorialele de mai jos:

Cum protejați foile de calcul Google? Nu restricționați deloc utilizatorii de a intra în foaia de calcul sau implementați comenzi celulă-celulă sau foaie de foaie? Anunță-mă în secțiunea de comentarii de mai jos.