Cum să protejați celulele, foile și registrele de lucru din Excel

Când vine momentul să trimiteți foaia de calcul Excel, este important să protejați datele pe care le partajați. S-ar putea să doriți să vă partajați datele, dar asta nu înseamnă că ar trebui să fie schimbată de altcineva.

Tabelele de bord conțin adesea date esențiale care nu ar trebui modificate sau eliminate de către destinatar. Din fericire, Excel are caracteristici încorporate pentru a vă proteja foile de calcul.

În acest tutorial, vă ajut să vă asigurați că registrele dvs. de lucru Excel mențin integritatea datelor. Iată trei tehnici cheie pe care le veți învăța în acest tutorial:

• Protejați-vă parola întregi registre de lucru pentru a preveni deschiderea acestora de către utilizatori neautorizați.
  
• Protejați colile individuale și structura cărții de lucru, pentru a împiedica inserarea sau ștergerea foilor din registrul de lucru.
  
• Protejați celulele, pentru a permite sau a interzice modificările aduse celulelor sau formulelor cheie din foile de calcul Excel.
  

Chiar și utilizatorii cu cele mai bune intenții pot rupe accidental o formulă importantă sau complexă. Cel mai bun lucru pe care trebuie să-l faceți este să eliminați opțiunea de a vă schimba complet foile de calcul.

Cum se protejează Excel: celule, foi și cărți de lucru (Watch & Learn)

În ecranul de mai jos, veți vedea că lucrez prin mai multe tipuri importante de protecție în Excel. Vom proteja un întreg registru de lucru, o singură foaie de calcul și multe altele.

 

Vrei o trecere pas cu pas? Verificați pașii de mai jos pentru a afla cum să utilizați aceste tehnici. Veți învăța cum să vă protejați registrul de lucru din Excel, precum și să protejați foile de lucru individuale, celulele și cum să lucrați cu setările avansate. 

Începem cu protecția mai largă a foilor de lucru, apoi lucrăm la protecții mai restrânse, pe care le puteți aplica în Excel. Să începem să învățăm cum să protejăm datele din foaia de calcul:

1. Protejați cu parolă un fișier Excel din agenda de lucru

Să începem prin protejarea întregului fișier Excel (sau a unui registru de lucru) cu o parolă pentru a împiedica deschiderea altora.

Aceasta este o briza de făcut. În timp ce lucrați în Excel, navigați la Fişier fila selectați Info tab. Faceți clic pe Protejați registrul de lucru dropdown opțiune și alegeți Criptați cu parola.

Ca și în cazul unei parole, alegeți o combinație puternică și sigură de litere, numere și caractere, având în vedere faptul că parolele se diferențiază între majuscule și majuscule.

Navigați la fila Fișier> Info și selectați Protejarea unui registru de lucru> Criptare cu parolă.

Este important să rețineți că Microsoft a îmbunătățit cu adevărat seriozitatea protecției prin parolă în Excel. În versiunile anterioare, au existat soluții ușoare de ocolire a parolei de protecție a registrelor de lucru Excel, dar nu și în versiuni mai noi.

Setați o parolă complexă din motive de siguranță, dar asigurați-vă că ați păstrat-o în siguranță.

În Excel 2013 și în viitor, implementarea parolei va împiedica aceste metode tradiționale să o ocolească. Asigurați-vă că stocați parolele cu atenție și în siguranță sau riscați să pierdeți permanent accesul la registrele de lucru importante.

Cartea de lucru Excel - Marcați ca finală

Dacă doriți să fiți puțin mai forțați cu foile dvs. de calcul, luați în considerare utilizarea acestora Marchează ca finală caracteristică. Când marcați un fișier Excel ca versiune finală, comută fișierul la read-only modul, iar utilizatorul va trebui să reactiveze editarea.

Pentru a schimba un fișier în modul numai pentru citire, reveniți la Fișier> Info și faceți clic pe Protejați registrul de lucru din nou. Click pe Marchează ca finală și confirmați că doriți să marcați documentul ca versiune finală.

Marcați un fișier ca versiunea finală pentru a lăsa un avertisment blând pentru utilizatorii acelui fișier. 

Marcarea unui fișier ca versiune finală va adăuga o avertizare moale în partea superioară a fișierului. Oricine deschide fișierul după ce a fost marcat ca final va vedea o notificare, avertizând că fișierul este finalizat. 

Când un fișier este marcat ca versiune finală, în registrul de lucru se va afișa acest lucru

Marcarea unui fișier ca versiune finală este o metodă mai puțin formală de semnalizare a faptului că un fișier nu trebuie modificat în continuare. Destinatarul are încă capacitatea de a clic Editați oricum și modificați foaia de calcul. Marcarea unui fișier ca ediție finală este mai mult o sugestie, dar este o abordare excelentă dacă aveți încredere în ceilalți utilizatori de fișiere.

2. Parola Protejați structura foii Excel

În continuare, să învățăm cum să protejăm structura a unui registru de lucru Excel. Această opțiune vă va asigura că nu sunt șterse, adăugate sau rearanjate foi de hârtie în interiorul unui registru de lucru.

Dacă doriți ca toată lumea să poată accesa registrul de lucru, dar să limiteze modificările pe care le poate face într-un fișier, acesta este un început minunat. Aceasta protejează structura din registrul de lucru și limitează modul în care utilizatorul poate schimba foile din interiorul acestuia.

Pentru a activa această protecție, mergeți la Revizuire pe panglica Excel și faceți clic pe Protejați registrul de lucru.

Găsiți fila Revizuire, faceți clic pe Protejați registrul de lucru, și setați o parolă pentru a proteja structura din registrul dvs. de lucru Excel.

Odată ce această opțiune este activată, următoarele vor intra în vigoare:

• Nu se pot adăuga foi noi în registrul de lucru.
• Nicio foaie nu poate fi ștearsă din registrul de lucru.
• Foitele nu mai pot fi ascunse sau descoperite din punctul de vedere al utilizatorului.
• Utilizatorul nu mai poate trage și fixa filele de coli pentru a le reordona în registrul de lucru.

Desigur, utilizatorii de încredere pot primi parola pentru a dezabona și modifica registrul de lucru. Pentru a dezinstala un registru de lucru, faceți clic pe  Protejați registrul de lucru butonul din nou și introduceți parola pentru a dezinstala registrul de lucru Excel.

Clic Protejați registrul de lucru a doua oară și introduceți parola pentru a reactiva modificările din registrul de lucru.

3. Cum să protejezi celulele în Excel

Acum, să trecem la metode cu adevărat detaliate pentru protejarea unei foi de calcul. Până acum, am reușit să protejăm o parolă care protejează întregul registru de lucru sau structura unui fișier Excel. În această secțiune, vom descoperi cum să vă protejați celulele în Excel cu setări specifice pe care le puteți aplica. Acoperim cum să permităm sau să blocăm anumite tipuri de modificări care trebuie aduse părților din foaia dvs. de calcul.

Pentru a începe, găsiți Excel Revizuire și faceți clic pe Protejați foaia. În fereastra pop-up, veți vedea un set imens de opțiuni. Această fereastră vă permite să reglați cum doriți să protejați celulele din foaia de calcul Excel. Pentru moment, să lăsăm setările implicite.

Pentru a proteja o coală, selectați o filă din registrul de lucru Excel, faceți clic pe Revizuire și selectați Protejați foaia opțiune de meniu.

Această opțiune permite protecția foarte specifică a foii dvs. de calcul. În mod prestabilit, opțiunile vor închide aproape în totalitate foaia de calcul. Să adăugăm o parolă, astfel încât foaia să fie protejată. Dacă apăsați O.K în acest moment, să vedem ce se întâmplă atunci când încercați să schimbați o celulă.

După ce o coală a fost protejată, încercarea de a schimba o celulă va produce acest mesaj de eroare. 

Excel aruncă o eroare că celula este protejată, ceea ce este exact ceea ce vrem.

Practic, această opțiune este esențială dacă doriți să vă asigurați că foaia de calcul nu este modificată de alții care au acces la fișier. Utilizarea funcției de protecție a foii este o modalitate prin care puteți proteja selectiv foaia de calcul.

Pentru a dezinstala foaia, faceți clic pe Protejați foaia și reintroduceți parola pentru a elimina protecțiile adăugate la foaie.

Protecții specifice în Excel

Să luăm oa doua privire la opțiunile care apar atunci când începeți să protejați o foaie de lucru în registrele de lucru Excel.

Cutii de protejare a celulelor de lucru cu parole în opțiunile Excel.

Protejați foaia vă permite să rafinați opțiunile pentru protecția foilor. Fiecare dintre casetele din acest meniu permite utilizatorului să se schimbe ușor mai mult în interiorul unei foi de lucru protejate.

Pentru a elimina o protecție, bifați caseta respectivă din listă. De exemplu, ați putea permite utilizatorilor de foi de calcul să formateze celule, bifând caseta corespunzătoare.

Iată două idei despre cum ați putea permite selectiv utilizatorului să schimbe foaia de calcul:

• Verifică Celule de format, coloane, și rânduri cutii pentru a permite utilizatorului să modifice aspectul vizual al celulelor fără a modifica datele originale.
• Introduceți coloane și rânduri ar putea fi verificate astfel încât utilizatorul să poată adăuga mai multe date, protejând în același timp celulele originale.

Caseta importantăsă ieșiți verificat este Protejați foaia de lucru și conținutul celulelor blocate cutie. Aceasta protejează datele din interiorul celulelor. 

Când lucrați cu date sau formule financiare importante care vor fi utilizate în luarea deciziilor, trebuie să păstrați controlul asupra datelor și să vă asigurați că nu se schimbă. Utilizarea acestor tipuri de protecții vizate reprezintă o excelentă abilitate Excel de a stăpâni.

Recapitulați și continuați să învățați mai multe despre Excel

Blocarea unei foi de calcul înaintea trimiterii dvs. este esențială pentru protejarea datelor dvs. valoroase și asigurarea faptului că nu este utilizată în mod abuziv. Sfaturile pe care le-am împărtășit în acest tutorial vă ajută să vă mențineți controlul asupra acestor date chiar și după ce foaia de calcul Excel este redirecționată și distribuită.

Toate aceste sfaturi sunt instrumente suplimentare și pași pentru a deveni un utilizator Excel avansat. Protejarea cărților de lucru este o abilitate specifică, însă există o mulțime de modalități de îmbunătățire a performanței. Ca întotdeauna, există loc pentru a vă dezvolta competențele Excel mai departe. Iată câteva tutoriale de ajutor excelent cu abilități importante de masterat:

• PivotTables sunt un instrument excelent pentru lucrul cu datele de calcul tabelar. Iată 5 tehnici avansate pentru tabelul Excel Pivot Table pentru a afla acum.
• ExcelZoo are o listă de tutoriale suplimentare pentru protejarea registrelor de lucru, foi și celule.
  
• Modificarea condiției modifică modul în care o celulă arată pe baza a ceea ce se află în interiorul acesteia. Iată un tutorial cuprinzător despre modul de utilizare a formatării condiționate.

Cum protejați datele importante de afaceri atunci când le partajați? Dați-mi voie să știu în secțiunea de comentarii dacă folosiți aceste instrumente de protecție sau alții despre care probabil că nu știu.