Share
Trebuie să știți cum să scrieți un e-mail formal? Dacă sunteți obișnuit să scrieți e-mailuri casual prietenilor și familiei, este posibil să nu știți cum să scrieți corect un e-mail formal.
Nu-ți face griji. Nu esti singur. Mulți oameni se luptă cu scrierea unui e-mail formal. Acest articol vă va ajuta.
E-mailurile oficiale sunt adesea solicitate atunci când trimiteți un e-mail unei persoane pe care nu o cunoașteți bine. Un e-mail formal este, de asemenea, alegerea potrivită pentru anumite situații de afaceri. Dacă nu sunteți sigur dacă doriți să trimiteți un e-mail formal sau informal, este de obicei mai bine să trimiteți un mesaj formal.
Sunteți gata să învățați cum să scrieți un e-mail formal? (sursă grafică) În acest articol, veți afla modul în care un e-mail formal diferă de un e-mail informal. Vom oferi exemple ale diferitelor părți ale unui e-mail pentru a vedea diferența dintre mesajele informale și cele formale. De asemenea, vă vom arăta cum să scrieți în mod corespunzător un e-mail formal, să formați un e-mail formal și să trimiteți un e-mail formal. În plus, veți afla cum șabloanele de e-mail pentru semnături vă pot da un impact mai important mesajului dvs. oficial.
Obțineți sfaturi de e-mail mai utile și strategii profesionale în ebook-ul nostru gratuit, Ultimul Ghid pentru Inbox Zero Mastery.
Acum, să începem să învățăm totul despre cum să scriem e-mailuri formale:
Un e-mail formal este trimis în mod obișnuit unei persoane pe care nu o cunoașteți bine sau unei persoane care are autoritate. Exemple de persoane care ar putea trimite un e-mail formal pentru a include profesorul, un funcționar public sau chiar o companie cu care faceți afaceri.
Dacă locul de muncă are un mediu formal, utilizați e-mailurile formale cu șeful și colegii dvs., dacă nu vi se cere să faceți altfel. Multe locuri de muncă se îndreaptă spre un mediu mai casual, iar acest lucru duce deseori la comunicații prin e-mail. Dacă nu sunteți sigur ce este potrivit pentru locul de muncă, întrebați-vă.
Un e-mail formal diferă de un e-mail obișnuit. Un e-mail obișnuit se adresează, de obicei, unei persoane pe care o cunoașteți bine - adesea este o persoană pe care sunteți în termeni buni, cum ar fi un prieten sau un membru al familiei. Atunci când trimiteți un e-mail casual, nu trebuie să vă faceți griji atât de mult despre structură și ton.
De fapt, o parte din ceea ce face un e-mail formal diferit de un e-mail casual este structura. Un e-mail formal are o structură foarte definită, cu o salutură clară (partea de deschidere a e-mailului), secțiunea de semnătură, teza de deschidere și corpul.
De asemenea, utilizați un limbaj diferit într-un e-mail formal decât într-un e-mail obișnuit. Evitați să utilizați abrevieri, contracții, slang, emoticoane și alte terminologii informale. Tonul unui e-mail formal este diferit. Un e-mail informal poate să nu utilizeze nici măcar propoziții complete sau gramatică adecvată, dar e-mailurile formale fac întotdeauna.
Iată un exemplu de limbă oficială de e-mail:
Întâlnirea este programată pentru 5 decembrie la ora 9:30. Toți elevii trebuie să participe. Actualizările de proiect sunt necesare.
Comparați limba oficială cu limba de e-mail informală din acest e-mail:
Întâlnire necesară - 5 decembrie, 9:30 a.m. Sunt necesare actualizări. Ne vedem acolo. :)
Ambele declarații au aceleași informații. Dar tonul primului este mult mai formal. Observați propoziția incompletă, slang și emoticon în exemplul informal.
În timp ce un e-mail informal poate fi adesea trimis rapid, scrierea unui e-mail formal necesită în general mai multă gândire și mai mult timp. O atenție deosebită trebuie acordată fiecărui element de e-mail.
Având în vedere acest lucru, să aruncăm o privire mai atentă la unele elemente comune ale unui e-mail formal:
Subiectul este ceea ce cititorul vede în căsuța de e-mail. Dacă linia de subiect conține informații înșelătoare sau lipsește, este posibil ca e-mailul dvs. să nu fie citit. Mesajul poate fi chiar trimis la spam. Cu cât e-mailul este mai formal, cu atât este mai detaliat subiectul tău. Dar aveți grijă să vă faceți prea mult timp subiectul.
Iată un exemplu de linie oficială de e-mail:
Școala obligatorie: 5 decembrie, 9:30 a.m..
Comparați linia de subiect cu această linie de subiecte e-mail informale:
Adunarea viitoare
Observați că prima linie de subiect este mai informativă și mai completă. Linia informală a subiectului, trimisă cuiva pe care îl cunoașteți bine, abia atinge subiectul.
Salutarea se adresează în mod direct persoanei la care trimiteți e-mailul. Este folosit întotdeauna în mesajele oficiale de e-mail, dar uneori este ignorat în mesaje informale. Iată câteva exemple de salutări formale și informale:
Dacă trimiteți e-mailul unui grup, adresați întregului grup. Iată un exemplu:
Dragi studenti,
Dacă aveți numele persoanei pe care doriți să trimiteți și e-mailul, trebuie să utilizați numele acesteia împreună cu orice titlu pe care îl are persoana respectivă. Iată o salutură oficială pentru un individ:
Dragă profesor Smith,
Dacă nu cunoașteți numele persoanei pe care încercați să o atingeți, trebuie să depuneți toate eforturile pentru a descoperi acele informații. Ca o ultimă soluție, este bine (dar mai puțin eficient) să adresați e-mailul titlul persoanei pe care sperați să o atingeți. Iată un exemplu de salut formal fără nume:
Stimate director de resurse umane,
În cazuri rare în care nu cunoașteți numele sau titlul unei persoane, este bine să utilizați această salutare:
Pentru cei interesati,
Contrastați exemplele de salut formale cu următoarele salutări informale:
Clasa Hei!
Bună ziua Taylor,
După cum puteți vedea, salutările formale și informale sunt foarte diferite.
Deschiderea unui e-mail formal necesită adesea expeditorul să se prezinte. În schimb, e-mailurile informale sunt trimise cuiva pe care îl cunoști, iar introducerea nu este necesară.
Iată un exemplu de deschidere într-un e-mail formal:
Numele meu este Jordan Smith. Sunt profesor de statistici pentru Universitatea XYZ. Acest mesaj este pentru toți studenții actuali.
În acest articol, veți găsi mai multe exemple de deschideri de e-mail:
Organismul unui e-mail formal formulează, de obicei, scopul mesajului de poștă electronică. Este posibil ca elaborarea să nu fie necesară într-un e-mail informal. Deși corpul conține informații detaliate, este important să scrieți clar și concis într-un e-mail formal. Amintiți-vă că cititorul dvs. nu este familiarizat cu dvs. și poate că nu este familiarizat cu subiectul dvs. Nu doriți ca destinatarul dvs. de e-mail să înțeleagă greșit un punct important.
Modul în care încheieți un e-mail formal este la fel de important. Deoarece închiderea prin e-mail este ultimul lucru pe care îl privește destinatarul dvs., închiderea e-mailului dvs. poate lăsa o impresie de durată.
O închidere e-mail formală reamintește de asemenea cititorului care sunteți, deoarece ar trebui să includă numele dvs. complet, informațiile de contact și titlul (dacă este cazul). Dacă puteți, utilizați un șablon de semnătură profesională pentru un impact suplimentar. (Aflați mai multe despre șabloanele de semnături din secțiunea următoare.)
În schimb, o închidere prin e-mail poate fi extrem de casual pentru un e-mail informal. În unele cazuri, unde destinatarul este bine cunoscut, puteți chiar să omiteți închiderea e-mailului.
Cea mai obișnuită modalitate de a începe o închidere oficială prin e-mail este cu cuvântul "Cu respect". Ar putea fi o închidere comună, dar este și o închidere sigură.
Iată un exemplu de închidere oficială prin e-mail:
Cu sinceritate,
Jordan Smith
Profesor de Statistică, Colegiul XYZ
[Adresa de e-mail merge aici]
[Numărul de telefon este aici]
În aceste articole, oferim și mai multe exemple de închideri formale (și informale) prin e-mail:
Aveți acum informațiile de care aveți nevoie pentru a scrie fiecare secțiune a unui e-mail formal. E-mailurile formale sunt foarte asemănătoare cu e-mailurile profesionale, deoarece e-mailurile profesionale sunt adesea scrise într-un stil oficial. Principiile care se aplică e-mailurilor profesionale sunt de asemenea utile pentru e-mailurile formale. Aflați cum să scrieți un e-mail profesional eficient în acest tutorial:
Deși multe e-mailuri informale sunt nestructurate, modul în care formatați și structurați e-mailurile formale este importantă. Cel puțin, un e-mail formal trebuie să conțină toate elementele următoare:
După cum am menționat mai devreme, există multe asemănări între un e-mail de afaceri și un e-mail profesionist. Acest tutorial explică modul corect de a structura un e-mail de afaceri:
Alegerea fontului dvs. de e-mail este importantă și atunci când formatați un e-mail formal. Deși multe platforme moderne de e-mail vă permit să utilizați mai multe fonturi diferite, este mai bine să vă lipiți de un font comun, ușor de citit, cum ar fi Verdana, Calibri, Times New Roman sau Georgia. Helvetica și Arial sunt fonturi comune de tip sans-serif pe care le puteți utiliza, de asemenea.
Evitați fonturile de noutate precum Comic Sans, fonturi de mână precum Bradley Hand și fonturi de script cum ar fi Brush Script. Rețineți că dacă alegeți un font neobișnuit pentru e-mailurile formale, este posibil ca acel font să nu fie acceptat de unele platforme de e-mail.
De asemenea, stick la unul sau două fonturi în e-mailul oficial. Folosind prea multe fonturi diferite, e-mailul dvs. ar putea părea prea casual. Prea multe fonturi pot chiar să vă facă emailul oficial mai puțin lizibil.
După ce ați scris și formatat e-mailurile oficiale, sunteți aproape gata să vă trimiteți mesajul. Dar înainte să apăsați asta Trimite buton, revedeți cu atenție e-mailul. Cauta:
Rețineți că un e-mail plin de greșeli face o impresie proastă.
De asemenea, acordați atenție adresei de e-mail pe care o utilizați pentru a trimite e-mailul dacă doriți să fiți luat în serios. Mulți dintre noi au creat adrese de e-mail atunci când suntem tineri care nu sunt potriviți pentru e-mailurile formale. Dacă o puteți obține, adresa dvs. de e-mail pentru e-mailurile formale ar trebui să fie o variantă a numelui dvs., fără alte caractere suplimentare.
Iată câteva exemple de adrese de e-mail potrivite și neadecvate:
KittenL0ver73%@example.com
Salvați acest tip de adresă de e-mail pentru prietenii și familia dvs..
[email protected]
Această adresă de e-mail poate fi utilizată pentru e-mailurile formale și profesionale.
Notă: Aceste adrese de e-mail utilizate aici și în cadrul acestui articol sunt doar de exemplu scopuri. Nu sunt destinate să reprezinte adrese reale de e-mail.
Dacă sunteți student sau scrieți în numele unei organizații, este o idee bună să utilizați e-mailul furnizat de instituția dvs. de învățământ sau de organizația pe care o reprezentați. Majoritatea colegiilor, de exemplu, oferă studenților adrese de e-mail în formatul:
[email protected]
O modalitate de a adăuga un impact suplimentar asupra e-mailului oficial este utilizarea unui șablon de semnătură profesional proiectat. Un șablon de semnătură adaugă un interes grafic emailului dvs. Un șablon de semnătură include, de asemenea, informațiile complete de contact.
Iată un exemplu de închidere a unui e-mail cu un șablon de semnătură profesional proiectat:
Iată un exemplu de închidere oficială prin e-mail cu un șablon de semnătură.Notă: Exemplul anterior utilizează 1127 Șablon de semnătură pentru e-mail de la graficul lui Envato, care este o sursă bună pentru șabloanele de e-mail profesionale precum cea utilizată în exemplul de mai sus.
Observați diferența pe care o face un șablon de calitate. Pentru mai multe exemple minunate de șabloane de semnătură pentru e-mail, revedeți articolul:
Este posibil să nu aveți prea multă experiență în a scrie e-mailuri formale, dar dacă aveți nevoie să scrieți unul, este important să faceți acest lucru corect. Scrierea unui e-mail formal nu este dificil atunci când știi ce să faci.
Un e-mail formal este destul de diferit de cel informal. Există o structură corectă, formatare și ton, pe care ar trebui să o utilizați pentru un e-mail formal.
Acum că am explicat ce trebuie să știți despre e-mailurile formale, sunteți gata să scrieți, să formatați și să trimiteți propriul e-mail formal. Mult noroc!
În plus față de scrierea de e-mail-uri grozave, este, de asemenea, important să păstrați în partea de sus a inbox-ul dvs. de e-mail.
Aflați totul despre strategiile profesionale de gestionare a e-mail-urilor în eBook-ul nostru gratuit, Ghidul Ultimate pentru Inbox Zero Mastery.
Vă vom arăta cum să începeți cu Inbox Zero, cum să îl implementați și cum să adoptați obiceiuri de e-mail sănătoase. Luați-o GRATUITă prin abonamentul la buletinul informativ Tuts + Business.
Accentsconagua