Cum să organizați contactele Outlook

Ca proprietar de companie, trebuie să țineți evidența contactelor dvs. Informațiile de contact pierdute ar putea însemna o oportunitate pierdută de a face afaceri. Nu puteți să urmați cu un potențial client dacă nu știți cum să ajungeți la ele. Cu Microsoft Outlook, lista dvs. de contacte este la fel de aproape de e-mail cu lista de contacte Outlook.

Dacă știți cum, puteți face multe lucruri cu contactele MS Outlook. Puteți crea liste de contacte în Outlook, puteți partaja contacte și liste de contacte cu alte instrumente și cu alți utilizatori de e-mail și chiar puteți trimite mesaje de grup. Învățați cum să profitați la maximum de persoanele de contact Outlook este o modalitate excelentă de a vă organiza.

În acest tutorial, veți afla toate elementele de bază, inclusiv cum să adăugați persoane de contact în Outlook și cum să creați un grup de persoane de contact în Outlook. Vom examina, de asemenea, unele dintre caracteristicile mai avansate, cum ar fi cum să partajați un grup de persoane de contact în Outlook. Să începem.

De ce sunt importante contactele dvs. Microsoft Outlook

Un contact în MS Outlook este o persoană sau o afacere pe care o contactați frecvent. Pentru contacte frecvente, Outlook vă permite să păstrați numeroase agende online chiar în e-mail.

Fiecare intrare din agenda dvs. de e-mail este cunoscută sub numele de contact. În calitate de profesionist în afaceri sau doar cineva care se bazează pe e-mail, este convenabil să aveți adrese online. De asemenea, înseamnă că nu trebuie să vă faceți griji că veți pierde din nou informațiile despre persoana de contact.

Pentru a găsi agenda Outlook, faceți clic pe Carte de adrese pictograma (arată ca o carte deschisă) în partea dreaptă a dvs. Acasă tab. Agendă: Persoane de contact se afișează o casetă de dialog cu câteva informații de bază despre fiecare persoană de contact:

Veți vedea câteva informații de bază despre contactele dvs. în Agendă: Persoane de contact căsuță de dialog.

Agenda dvs. de adrese implicită este Contacte - [Adresa dvs. de email], dar puteți crea cărți de adrese suplimentare după cum este necesar.

Pentru a vedea informații mai detaliatedespre aproximativ un contact, dublu-click pe numele lor pentru a deschide cartea de vizită: 

O carte de contact MS Outlook conține informații de contact detaliate.

După cum puteți vedea, cartea dvs. de contact include mai mult decât adresa de e-mail a persoanei dvs. de contact. În plus față de capacitatea de a stoca până la trei adrese de e-mail pentru fiecare contact, există câmpuri pentru introducerea următoarelor informații:

• Denumirea funcției
• Adresa paginii web
• Adresa IM
• Numere de telefon (Afaceri, Acasă, Fax de afaceri, Mobil și multe altele)
• Adrese (până la trei adrese fizice pe contact)
  

Puteți chiar să atașați o imagine pe cartela de contact dacă aveți una. Plus, e a notițe câmp pentru a introduce informații suplimentare.

Nu numai că Outlook agenda dvs. vă permit să organizați și să găsească informații de contact rapid, puteți utiliza pentru a trimite email-uri de grup prin intermediul unor grupuri de contact. Aflați mai multe despre Microsoft Outlook în aceste tutoriale:

Aflați sfaturi și strategii organizaționale de e-mail utile

Înainte de a aborda subiectul cum să vă organizați contactele MS Outlook, nu uitați înscrieți-vă la buletinul informativ Tuts + Business și apucați-ne eBook-ul gratuit: Ultimul Ghid pentru Inbox Zero Mastery. Este echipat cu strategii de organizare a căsuței poștale și sfaturi ucigașe pentru gestionarea mai eficientă a tuturor e-mailurilor primite.

Acum, să trecem la învățarea despre persoanele de contact și grupurile de contacte din MS Outlook:

1. Cum se creează noi contacte în MS Outlook

Acum că înțelegeți importanța agendei Outlook, sunteți gata să începeți să vă creați lista de contacte creând contacte noi. Există practic două metode pe care le puteți utiliza pentru a adăuga contacte în Outlook:

1. dintr-o agendă de adrese
2. dintr-un e-mail

Să examinăm fiecare metodă separat.

Pasul 1. Cum să adăugați persoane de contact în Outlook din agenda dvs.

Această metodă de adăugare a informațiilor de contact este utilă în special dacă aveți cărți de vizită pe care doriți să le adăugați la persoanele de contact din MS Outlook. Având în informațiile dvs. de contact organizate cu grijă în căsuța de e-mail este mult mai bună decât păstrarea un teanc de cărți, care ar putea să se piardă sau aruncat accidental.

Pentru a începe, deschideți agenda cu MS Outlook și faceți clic dreapta oriunde în agenda telefonică. Va apărea un meniu pop-up:

Apasă pe Intrare nouă opțiunea de a adăuga un nou contact la agenda dvs..

Apasă pe Intrare nouă opțiune. Intrare nouă caseta de dialog afișează:

Puteți adăuga un nou contact sau un nou grup de contacte din Intrare nouă căsuță de dialog.

Selectează Contact nou și faceți clic pe O.K. Veți vedea un gol Cartelă de contact:

Cartea de vizită vă permite să stocați o varietate de informații despre fiecare persoană de contact din agenda Outlook.

Completați fiecare câmp de contact cu informațiile corespunzătoare.

Ori de câte ori vedeți o săgeată în jos, dreptul unui câmp, puteți să faceți clic pe acesta adăugând informații suplimentare. În exemplul de mai jos, există trei tipuri de adrese pe care le puteți adăuga pe o cartelă de contact: 

Puteți stoca mai multe adrese fizice pentru fiecare persoană de contact.

După ce ați terminat de introdus informațiile despre persoana dvs. de contact, selectați Salvați & Nou pentru a salva contactul și pentru a continua să adăugați contacte în agendă. Sau selectați Salvați și ștergeți pentru a reveni la Agendă: Persoane de contact căsuță de dialog.

Pasul 2. Cum se adaugă contactele în Outlook dintr-un e-mail

Când primiți un e-mail de la un contact nou și doriți să-i salvați informațiile în agenda dvs. MS Outlook, este ușor să faceți acest lucru. Începeți cu e-mailul care conține informațiile de contact deschise:

Puteți salva informațiile de contact din e-mailurile primite în Outlook. 

Faceți clic dreapta pe adresa expeditorului. Va apărea un meniu pop-up:

Folosește Adăugați în Persoane de contact Outlook opțiunea de a adăuga un contact nou la agenda dvs. dintr-un e-mail.

Selectează Adăugați în Persoane de contact Outlook opțiune. Se deschide o carte de vizită cu numele expeditorului și adresa de e-mail deja completate. Dacă aveți informații suplimentare despre acest contact, adăugați-l acum la informațiile de contact ale acestuia.

Când ați terminat adăugarea de informații, faceți clic pe Salvați și închideți sau Salvați & Nou pentru a salva contactul în agendă.

Pasul 3. Cum să adăugați o imagine unui contact

Dacă ați primit-o, puteți adăuga o imagine sau o siglă pe o cartelă de contact. Începeți prin a deschide cartela de contact a persoanei în care doriți să adăugați imaginea. Apasă pe Adăugați imaginea de contact pictograma din dreapta numelui persoanei. Se deschide o fereastră de browser:

Puteți adăuga o imagine la contactul MS Outlook.

Navigați la fișierul cu imaginea pe care doriți să o adăugați. Faceți clic pe acesta pentru ao selecta și faceți clic pe O.K. Imaginea pe care ați selectat-o ​​acum apare pe cartela de contact:

Puteți adăuga o fotografie sau o imagine grafică pe o cartelă de contact MS Outlook.

Pasul 4. Cum să ștergeți un contact

Ocazional, poate doriți să ștergeți un contact. Este posibil ca informațiile să nu mai fie valabile sau să nu mai aveți nevoie de ele.

Din fericire, este ușor să ștergeți un contact din Outlook. Începeți prin deschiderea Agendă: Persoane de contact căsuță de dialog. Faceți clic pe numele persoanei de contact pe care doriți să o ștergeți pentru ao selecta. Apoi, faceți clic dreapta oriunde în caseta de dialog. Meniul pop-up afișează:

Selectați numele contactului din agenda telefonică, apoi faceți clic pe Șterge.

Selectează Șterge opțiune. Sistemul vă solicită să confirmați că într-adevăr doriți să ștergeți contactul:

Apasă pe da pentru a șterge contactul selectat.

Clic da iar contactul este eliminat din agenda dvs. MS Outlook.

3. Construiți un grup de contact

Dacă aveți nevoie pentru a trimite mai mult de un mesaj la același grup de oameni, un grup de contacte vă poate ajuta să economisiți timp, permițându-vă să trimiteți același mesaj către toți membrii din grupul dvs. la un moment dat. Utilizând un grup de persoane de contact, puteți fi siguri că toată lumea are aceleași informații. Cel mai bun dintre toate, elimina riscul de a uita pentru a trimite e-mail la cineva care s-ar putea face dacă ați trimis fiecărui membru al grupului separat.

(Notă: Această caracteristică a fost cunoscută sub numele de Listă de distribuire în unele versiuni anterioare ale Outlook.)

Să examinăm mai atent grupurile de contact.

Pasul 1. Cum să creați un grup de contact în Outlook

Începeți prin deschiderea oameni fereastră. Faceți clic pe cele trei puncte din colțul din stânga jos MS Outlook. Opțiuni de navigare meniul pop-up apare:

Selectează oameni opțiune de la Navigare meniu pop-up.

Selectează oameni din meniul pop-up. oameni fereastra afișează o listă completă a contactelor dvs.:

Puteți vedea o listă completă a persoanelor de contact Outlook pe oameni fereastră.

Apasă pe Noul Grup de Contact în Panglică. Un gol Grup de contact apare fereastra:

Utilizați fereastra Grup de contacte pentru a crea un nou grup de contacte.

Introduceți numele grupului de persoane pe care doriți să-l creați în Nume camp. Acum că ați creat un nou grup de persoane de contact, sunteți gata să începeți să adăugați persoane de contact la acesta.

Pasul 2. Cum să adăugați persoanele de contact într-un grup de contact Outlook

Pentru a adăuga contacte noi la un grup de persoane de contact, începeți cu gol Grup de contact fereastră deschisă. Apasă pe Adăugați membru pictograma din panglică. Un meniu pop-up afișează:

Pentru a adăuga membri într-un grup de persoane de contact Outlook, alegeți dintre persoanele de contact Outlook, agendă sau un nou contact de poștă electronică.

Puteți alege între selectarea membrilor din contactele Outlook existente, din agendă sau crearea unui nou contact de poștă electronică pentru a adăuga la grupul de contacte.

Dacă alegeți Din Contacte Outlook sau Din agenda opțiune din meniul pop-up, Selectați Membrii: Contacte afișează ferestrele. Puteți alege un nume de contact din acesta.

Pentru acest exemplu, vom alege E-mail nou contact opțiune. Mai degrabă decât obținerea cardului de contact complet, Adăugați un membru nou se afișează caseta de dialog:

Utilizați caseta de dialog Adăugați un membru nou pentru a adăuga membri în grupul dvs. de persoane de contact Outlook.

Introduceți numele și adresa persoanei de contact pe care doriți să o adăugați la grup. Observați caseta de selectare de lângă Adaugă la contacte este verificată în mod implicit. Dacă debifați, persoana de contact va fi adăugată la noul dvs. grup de persoane de contact, dar nu și în agendă. Acest lucru poate fi de ajutor dacă nu trebuie decât să contactați această persoană ca parte a grupului.

După ce ați introdus informațiile dvs., faceți clic pe O.K. Contactul este acum adăugat în grupul dvs. de persoane de contact. Continuați să adăugați cât mai multe persoane de contact la grupul de care aveți nevoie. 

După ce ați terminat adăugarea membrilor noului dvs. grup de persoane de contact, dați clic pe Salvați și închideți pictograma din stânga sus a paginii Grup de contact fereastră.

Pasul 3. Cum să utilizați grupul dvs. de contact

Data viitoare când sunteți pregătit să trimiteți un mesaj membrilor grupului de persoane de contact, trebuie doar să tastați numele grupului de contacte în La camp. Apasă pe Trimite atunci când mesajul este complet. Mesajul va fi trimis tuturor membrilor grupului dvs. de contact:

Introduceți numele grupului dvs. de contact în La câmpul unui mesaj nou pentru al trimite tuturor membrilor grupului de contact.

Pasul 4. Cum să redenumiți un grup de contact

După ce ați creat un grup de persoane de contact, îl puteți redenumi. De exemplu, dacă un proiect se încheie și grupul de proiecte este atribuit unui nou proiect, este posibil să doriți să redenumiți grupul dvs. de persoane de contact.

Pentru a redenumi grupul, deschideți Navigare meniul pop-up și selectați oameni opțiune:

Folosește oameni opțiune pe Navigare meniu pop-up pentru a deschide meniul Contacte fereastră.

Contacte apare fereastra:

Grupurile de contact apar în partea de sus a paginii Contacte fereastră.

Numele grupului de contact apare în partea de sus a listei de contacte (lângă pictograma persoane). Faceți clic pe grupul de contactepentru ao selecta. Faceți dublu clic pe grupul de contacte selectat pentru a deschide Grup de contact fereastră:

Puteți redenumi un grup de contacte existent.

Introduceți un nou nume de grup de contact în Nume camp. Când ați terminat, faceți clic pe Actualizează acum icon. Sau faceți clic pe Salvați și închideți pentru a salva modificările și pentru a ieși din fereastră.

Pasul 5. Modificarea contactelor într-un grup de contact MS Outlook

Listele de e-mail tind să fie fluide. Membrii grupului se schimbă în timp. Outlook e-mail vă poate ajuta să țineți pasul.

Puteți schimba rapid și ușor membrii grupului de contacte de la Grup de contact fereastră. Puteți atribui contacte noi grupului de persoane de contact sau chiar le puteți ștergemulți membri.  Începeți cu Fereastra de contact a grupului deschis: 

Puteți schimba membrii de contact într-un grup de contacte existent.

Să începem prin adăugarea unui nou membru în grupul de contact existent. Faceți dublu clic pe Adăugați membri pictograma în Panglică. Vi se oferă posibilitatea de a adăuga un membru din lista de contacte Outlook, agenda dvs. sau de a introduce un nou contact de e-mail. După ce ați terminat de adăugat un membru, faceți clic pe Actualizează acum pictograma în Panglică.

Pentru a elimina un membru din grupul de contacte, faceți clic pe numele membru pentru al selecta. Apoi, faceți clic pe Eliminați membru pictograma în Panglică. Informațiile de contact ale membrilor sunt eliminate din grupul de contacte. (Nu sunt, totuși, eliminate din lista de contacte de e-mail Outlook.)

După ce ați terminat de făcut modificări în grupul dvs. de persoane de contact, faceți clic pe Salvați și închideți în partea stângă a ecranului Panglică pentru a ieși din fereastră.

Pasul 6. Cum să ștergeți un grup de contact

Din când în când, este posibil să doriți să ștergeți în întregime un grup de persoane de contact. Poate că nu mai trebuie să contactați membrii grupului. 

Pentru a șterge un grup de contacte din e - mailul MS Outlook, începeți cu Contacte fereastră deschisă. Grupurile dvs. de persoane de contact apar în partea de sus a listei. 

Faceți clic pe grupul de contacte pe care doriți să îl ștergeți pentru ao selecta. Apasă pe Șterge pictograma (se pare ca un X) în Panglică. Grupul dvs. de persoane de contact este șters.

4. Partajați informațiile de contact și grupurile de contact

Indiferent dacă utilizați e-mailurile Outlook pentru afaceri sau pentru uz personal, este utilă și economisiți timp pentru a putea permite accesul la informații de contact cu alți utilizatori MS Outlook și cu Microsoft OneNote. În Outlook, puteți partaja contacte cu OneNote sau cu alți utilizatori Outlook.

OneNote este o aplicație care folosește note, care face parte din Microsoft Office. Pentru a afla mai multe despre OneNote, consultați acest tutorial:

Pasul 1. Cum să trimiteți informații de contact la OneNote

Începeți cu Contacte fereastră deschisă. Faceți clic pe un contact pentru a le selecta, apoi faceți clic pe O nota pictograma în Panglică. Selectați Locație în OneNote se afișează caseta de dialog:

Puteți comunica informațiile de contact ale Outlook cu Microsoft OneNote.

Extindeți Caietul meu și selectați notebook-ul OneNote unde doriți să stocați informațiile de contact. Clic O.K. Informațiile dvs. sunt adăugate la OneNote în notebook-ul pe care l-ați selectat:

Informațiile de contact Microsoft Outlook au fost distribuite companiei OneNote.

Notă: Puteți, de asemenea, să permiteți accesul la informațiile din cardul de vizită din Outlook pentru OneNote.

Pasul 2. Cum să partajați un contact sau un grup de contact în Outlook

Dacă altcineva are nevoie de informațiile de contact sau chiar de grupul de persoane de contact, puteți să le distribuiți rapid și ușor prin e-mail Outlook.

Începeți cu Contacte fereastră deschisă. Faceți clic pe elementul Outlook pe care doriți să îl partajați pentru al selecta. Elementul poate fi un grup de contact sau un contact individual. În acest exemplu, demonstrez cum să partajați un grup de persoane de contact în Outlook. 

Clic Contact înainte pe Panglică pentru a afișa meniul pop-up:

Aveți posibilitatea să transmiteți contactul Outlook sau informațiile despre grupul de contacte unei alte persoane.

Notă: coGrupurile ntact pot fi transmise doar ca contact Outlook. Persoanele de contact individuale pot fi redirecționate fie ca persoană de contact Outlook, fie ca o carte de vizită.

Selectați opțiunea pentru formatul elementului de contact. Un email Compune fereastra se deschide cu elementul de contact deja atașat:

Informațiile grupului de contact din Outlook pe care le partajați sunt atașate la e-mail.

Introduceți adresa de e-mail a persoanei pe care doriți să o primiți. Este, de asemenea, o idee bună să adăugați un text în corpul mesajului, astfel încât elementul dvs. să nu se termine în dosarul de spam. Când ați terminat, faceți clic pe Trimite buton.

Modalități practice de utilizare a grupurilor dvs. de contact

După ce ați introdus contactele în Outlook și le-ați organizat în grupuri, veți găsi că există multe utilizări pentru grupurile de persoane de contact Outlook. Iată doar câteva idei:

1. Mesajele proiectului. Dacă trebuie să trimiteți aceleași informații tuturor membrilor echipei de proiect, grupurile de contact sunt un instrument excelent. Asigurați-vă că toată lumea din echipa dvs. se află pe aceeași pagină.
2. Întâlniri. Deși există și alte modalități de a trimite anunțuri de întâlnire, trimiterea acestora prin e-mail prin intermediul unui grup de contact vă permite să adăugați atașamente și alte detalii.
3. anunturi. Dacă afacerea dvs. face anunțuri la nivel de companie sau chiar anunțuri la nivel de departament, un e-mail de grup trimis printr-o listă de contacte vă poate ajuta să obțineți cuvântul.
4. Notificări și alerte. Dacă trebuie să anunțați un grup de clienți cu privire la o actualizare de software sau la alt sistem, o listă de contacte vă poate asigura că mesajul dvs. ajunge la persoanele potrivite.
5. Evenimente sociale. Grupurile de contact sunt, de asemenea, un instrument excelent pentru organizarea de evenimente sociale, cum ar fi petreceri, întâlniri de grup, evenimente sportive și alte ocazii sociale.

Utilizarea unui grup de persoane de contact pentru a trimite un mesaj mai multor persoane este practică și economie de timp. Odată ce ați devenit confortabil folosind grupurile de contacte, veți putea să vă gândiți la propriile dvs. utilizări unice pentru ei.

Organizați-vă e-mailul cu o gestionare mai bună a Mesaje primite

Este mai puțin probabil să aveți o primire în MS Outlook aglomerată dacă urmați bune practici de gestionare a e-mailurilor. Aflați cum puteți reduce eșecul inbox-urilor de e-mail cu ajutorul cărții electronice gratuite: 

Concluzie

Acum, că știți cum să adăugați persoane de contact în Outlook și cum să le organizați în grupurile de contacte odată ce le-ați adăugat, sunteți gata să utilizați pe deplin contactele MS Outlook pentru afacerea dvs. și viața personală. Începeți prin a crea un grup de persoane de contact în Outlook astăzi.

Cum folosiți persoanele de contact Outlook în compania dvs.? Utilizați grupurile de contact MS Outlook? Împărtășiți-vă gândurile (sau sfaturile) în comentariile de mai jos.