Share
Ca persoană de afaceri mică, vă bazați pe e-mail. Mesajele dvs. conțin solicitări de lucru, facturi, întrebări pentru clienți și multe altele. Este firesc ca tu să-ți petreci o bună parte din timpul tău lucrand cu mesajele tale de e-mail.
Dar o parte din timpul pe care îl cheltuiți pe mesaje de e-mail ar putea fi mai bine cheltuit. De câte ori ați căutat în căsuța de e-mail Gmail pentru a găsi un mesaj pierdut? Ați plasat vreodată un mesaj de e-mail în eticheta greșită? Poate că ai șters chiar și un mesaj important accidental. Dacă pierdeți timpul cu toate aceste treburi de e-mail, nu sunteți singuri.
Ce se întâmplă dacă ați putea învăța să petreceți mai puțin timp pe e-mail și să realizați mai mult în același timp? Cu Gmail, vă puteți organiza căsuța poștală pentru a fi mai eficientă. Puteți îmbunătăți mesajele primite pentru a vă putea găsi rapid mesajele. Nu va mai trebui vreodată să vă faceți griji pentru un mesaj pierdut din nou.
Toți utilizatorii de e-mail sunt ușor diferiți. După ce înțelegeți cum funcționează serviciul Gmail, puteți alege și alege funcțiile care funcționează cel mai bine pentru dvs..
În acest tutorial, vă explic cum să vă organizați intrările Gmail pentru o eficiență maximă. Voi începe prin a trece peste câteva concepte de bază de e-mail precum foldere, etichete și file. Apoi, vă vom oferi instrucțiuni detaliate cu privire la modul în care să utilizați eficient căsuța poștală Gmail utilizând etichete și file.
Înainte de a începe, ați putea dori, de asemenea, să aflați mai multe despre cum să filtrați și să blocați mesajele e-mail nedorite în Gmail sau să revizuiți acest tutorial utilitar pentru prioritizarea adreselor de e-mail:
Avem o altă resursă excelentă acum disponibilă, care este dotată cu tehnici avansate de poștă electronică. Descărcați noua noastră carte electronică de e-mail: Ultimul Ghid pentru Inbox Zero Mastery. (Este disponibil pentru LIBER Descarca când vă înscrieți la newsletter-ul Tuts + Business.)
Înainte de a putea utiliza cele mai bune mesaje primite din Gmail, trebuie să înțelegeți câteva concepte de bază. Dosarele, etichetele și filele din e-mail au unele asemănări. Dar ele au și unele diferențe importante. Să privim fiecare concept separat.
Multe sisteme de e-mail sunt bazate pe foldere. Creați dosare care funcționează la fel ca folderele de carton fizice pe care le-ați putea avea în cabinetul de depozitare a biroului. Într-un sistem de e-mail bazat pe dosare, puteți utiliza foldere pentru a stoca mesajele asociate.
La fel ca și folderele de carton din biroul dvs., odată ce un mesaj e-mail este plasat într-un folder de e-mail care este singurul loc în care acesta poate fi. Gmail nu este un sistem de e-mail bazat pe dosare.
Puteți vedea etichetele Gmail în bara laterală și lângă liniile de subiecte ale mesajului.Gmail este un sistem de e-mail bazat pe etichete. Aproape tot ceea ce considerați în mod normal un folder în alte sisteme de e-mail este o etichetă în Gmail. Asta include și dvs. Inbox, Coș de gunoi, Spam, și Proiect foldere, care sunt etichete tehnice în Gmail.
Etichetele apar în stânga în ecranul Gmail. Ele apar, de asemenea, în stânga fiecărei linii de subiect Gmail într-un mesaj închis în Gmail și sub linia subiectului într-un Gmail deschis.
Etichetele sunt ca și foldere, deoarece pot fi folosite pentru a grupa mesajele asociate. O diferență importantă între dosare și etichete este că un mesaj poate avea mai multe etichete.
Etichetele Gmail au câteva funcții utile. Ele pot fi codate de culoare, de exemplu. Mai târziu, vă vom arăta cum să utilizați acea funcție pentru a vă organiza căsuța poștală Gmail.
Există, de asemenea, o modalitate de a utiliza etichetele Gmail ca un folder. Voi explica și cum să faceți acest lucru.
Conceptul final pe care trebuie să îl înțelegeți înainte de a vă putea organiza căsuța poștală Gmail este Tab-uri și etichetele categoriei corespunzătoare. Categorii apar în partea stângă a ecranului Gmail cu celelalte etichete. Tab-uri apar în partea de sus a ecranului Gmail.
Fișierele Gmail apar în partea de sus a căsuței primite. Categoriile apar în bara laterală împreună cu etichetele.Gmail vă oferă fișele predefinite pentru cinci categorii:
Când primiți un mesaj care se potrivește cu una dintre aceste cinci categorii, Gmail trimite automat mesajul respectiv la eticheta de filă și de categorie corespunzătoare.
Mesajul este, de asemenea, depus în Categorii etichetă sub sub-eticheta corespunzătoare.
În mod prestabilit, mesajele trimise la o filă ocolește dvs. Primar fila mesajului și mesajul dvs. Inbox. Deci, dacă doriți să vedeți aceste mesaje verificați în mod regulat celelalte file.
Acum, că înțelegem ce înseamnă fiecare componentă a căsuței poștale, să învățăm cum să le folosiți, astfel încât să puteți organiza Gmail.
Puteți găsi Eticheta instrumente sub cerc pe bara laterală din stânga a ecranului Gmail. Este posibil să trebuiască să faceți clic pe Mai Mult pentru a vedea.
Utilizați instrumentele de etichetare pentru a gestiona etichetele și a crea etichete noi.Pentru a crea o nouă etichetă, faceți clic pe Creați o nouă etichetă opțiune. Etichetă nouă caseta de afișare.
Introduceți numele noii dvs. etichete și faceți clic pe Crea buton.Introduceți numele etichetei pe care o creați în Introduceți un nou nume de etichetă camp. Dacă doriți să coteți noua etichetă sub altă etichetă, faceți clic pe caseta de selectare de lângă Nest eticheta sub. Dați clic pe săgeata din dreapta câmpului și selectați numele etichetei din meniul derulant. Apasă pe Crea pentru a crea noua etichetă.
Pentru a aplica o etichetă existentă unui nou e-mail, deschideți mai întâi e-mailul. Apasă pe Eticheta pictograma (seamănă cu o etichetă) din partea de sus a e-mailului pentru a deschide un meniu etichetar derulant.
Apasă pe Eticheta pentru a aplica o etichetă unui mesaj Gmail.Faceți clic pe numele etichetei pe care doriți să o aplicați la e-mail. De asemenea, puteți face clic pe Creaza nou opțiune pentru a deschide Etichetă nouă și creați o nouă etichetă pentru e-mail.
O modalitate foarte bună de a vă organiza căsuța poștală este de a aplica codarea culorilor pe etichetele pe care le creați. Acest lucru vă permite să vedeți rapid modul în care mesajele sunt etichetate dintr-o privire.
Pe măsură ce treceți cursorul în partea dreaptă a etichetei la care doriți să aplicați codificarea culorilor, veți observa o mică săgeată în jos.
Faceți clic pe săgeata în jos pentru a deschide opțiunile de codare color pentru o etichetă.În exemplul de mai sus noua etichetă, Proiect de fuziune, încă nu a fost codat în culori. Pentru a codifica culoarea, fac clic pe săgeată pentru a afișa un meniu derulant. Apasă pe săgeată în partea dreaptă a Culoarea etichetei opțiune pentru a deschide Culoarea etichetei paletă.
Folosește Culoarea etichetei paleta de culori codificați etichetele.Faceți clic pe culoarea dorită pentru ao aplica etichetei.
În partea de jos a etichete bara laterala veti gasi Gestionați etichetele opțiune. Este posibil să trebuiască să faceți clic pe Mai Mult pentru a vedea.
Dacă faceți clic pe această opțiune, Setări etichete ecranele de afișare. (Puteți, de asemenea, accesa Setări pentru etichete ecran făcând clic pe Setări și faceți clic pe Setări> Etichete sau făcând clic pe etichete pictograma din partea de sus a unui mesaj de e-mail deschis și făcând clic pe Gestionați etichetele opțiune.)
Utilizați Gmail Setări pentru etichete pentru a determina ce etichete sunt vizibile în lista de etichete.Utilizați bara de defilare din partea dreaptă a ecranului pentru a derula lista de etichete.
În partea de sus a Setări pentru etichete pe care îl veți vedea Etichete de sistem. Acestea includ etichetele pe care le-a definit sistemul Gmail, cum ar fi dvs. Inbox, E-mail trimis, Schițe, Spam, și Gunoi.
Sub Etichete de sistem veți găsi Categorii etichete. Dacă utilizați mediile sociale Google+, cercurile dvs. sociale apar sub aceasta. În partea de jos, veți vedea etichetele pe care le-ați adăugat.
Pe lângă fiecare Eticheta sistemului veți vedea două sau trei opțiuni sub titlul Afișați în lista de etichete. Primele două opțiuni, spectacol și ascunde, vă permit să decideți dacă eticheta de mesaj apare în lista de etichete din bara laterală Gmail. Dacă spectacol este selectată, eticheta este vizibilă în listă. Dacă ascunde este selectat, nu este. Unele etichete au oa treia opțiune, arată dacă nu este citit.
Categorii etichetele, cercurile Google+ și etichetele pe care le-ați adăugat aveți, de asemenea, o coloană pentru Afișați în lista de mesaje. Poti spectacol sau ascunde mesaje cu aceste etichete. În plus, etichetele pe care le-ați adăugat pe cont propriu au un acţiuni care vă permite elimina o etichetă sau o etichetă Editați | × eticheta (redenumiți-o).
Unele etichete sunt deja configurate într-o oarecare măsură ca folderele. Spam eticheta, de exemplu, ocolește dvs. Inbox și Primar fila.
Pentru cele mai multe alte etichete, utilizați Treceți la pictograma (se pare ca un dosar) pentru ao folosi ca un dosar. Începeți cu un mesaj deschis. Apasă pe Treceți la pentru a afișa Treceți la meniul derulant.
Folosește Treceți la pentru a muta mesajul pe o etichetă.Selectați eticheta din care doriți să mutați mesajul din listă. Aceasta mișcă mesajul de la dvs. Inbox și Primar și în eticheta pe care ați ales-o.
Notă: Dacă mesajul are două etichete, mesajul va apărea încă sub acea a doua etichetă, chiar dacă ați utilizat Treceți la meniul derulant pentru ao muta. În exemplul de mai sus, mesajul este etichetat Proiectul ABC și Proiect de fuziune. Dacă folosesc Treceți la opțiunea de ao muta sub Proiect de fuziune, acesta va apărea în continuare în Proiectul ABC eticheta. Cu toate acestea, acesta nu va apărea în dvs. Inbox.
Acum că înțelegeți cum să utilizați etichete, puteți organiza mai bine mesajele primite ale serviciului Gmail, încorporând următoarele caracteristici:
Nu trebuie să utilizați cele cinci file implicite din căsuța dvs. poștală Gmail. Dacă nu le plac, le puteți dezactiva. (Singura filă pe care nu o puteți dezactiva este Primar tab.)
Pentru a dezactiva o filă, faceți clic pe Setări (seamănă cu o unelte) în colțul din dreapta sus al ecranului Gmail. Din meniul derulant, faceți clic pe Configurați Inbox. Selectați filele pentru activare afișează ferestrele.
Folosește Selectați filele pentru activare fereastră pentru a activa sau a dezactiva filele din Gmail.Pentru a dezactiva o filă, debifați caseta de selectare de lângă fila și faceți clic pe Salvați buton. Pentru mine, este logic să debifați caseta de validare de lângă Forum tab. Nu am setat notificări pe forumuri și tab-ul este întotdeauna gol.
Fii atent, totuși. Dacă dezactivați o filă plină de mesaje, acele mesaje se vor afișa în secțiunea dvs. Inbox sub Primar fila.
Pentru a activa o filă pe care ați dezactivat-o, reveniți la Selectați filele pentru activare fereastră și verificați din nou caseta de selectare de lângă numele filei. Apasă pe Salvați butonul din nou.
Puteți utiliza, de asemenea Selectați filele pentru activare fereastră pentru a afișa mesajele cu stea în memoria dvs. Inbox sub Primar tab. Acest lucru vă poate împiedica să pierdeți un mesaj important pe care doriți să îl urmați.
Pentru a activa această funcție, dați clic pe caseta de selectare de lângă Includeți cu stea în Primary opțiune. Apasă pe Salvați buton. Dezactivați caracteristica dezlegând caseta de selectare și făcând clic pe Salvați butonul din nou.
Cum vă pot ajuta înțelegerea filelor să configurați inboxul Gmail?
Mai întâi, puteți dezactiva toate filele pe care nu le utilizați în prezent pentru intrările mai puțin aglomerate. Unii utilizatori nu doresc caracteristica filelor și dezactivează toate filele, cu excepția Primar fila.
Apoi, puteți utiliza funcția Afișați mesajele cu stea caracteristică pentru a marca mesajele pe care doriți să le urmați. Odată ce caracteristica este activată, mesajele cu stea vor apărea în meniul dvs. Inbox unde este mai puțin probabil să le uitați despre ele.
Dacă sunteți obișnuit cu o căsuță poștală fără file, puteți utiliza funcția Mesaje primite ecran pentru a seta unul în Gmail.
Prudență: Dacă nu sunteți obișnuit cu o căsuță poștală clasică, vă recomandăm să treceți peste această secțiune.
Pentru a accesa Mesaje primite ecran, începeți din ecranul Gmail principal. Apasă pe Setări pictograma din dreapta. Din meniul derulant, faceți clic pe Setări> Căsuță intrare. Mesaje primite apare ecranul.
Folosește Mesaje primite pentru a activa și a dezactiva filele din Gmail.După cum puteți vedea, implicit include cele cinci file implicite.
Pentru a restructura tipul dvs. de intrare, faceți clic pe săgeata în jos de lângă cuvânt Mod implicit. Se afișează un meniu derulant.
Utilizați acest meniu drop-down pentru a schimba configurația prestabilită a Gmail.Toate opțiunile din meniul drop-down, altele decât Mod implicit eliminați cele cinci file implicite.
Multe intrări clasice afișează mesaje necitite în partea de sus a căsuței primite. Dacă aceasta este ceea ce doriți, faceți clic pe Necitit prima și faceți clic pe Salvează modificările buton.
necitită mesajele afișate în partea de sus a intrării dvs. în ordine cronologică, de la cele mai noi la cele mai vechi. Mai jos este o secțiune inbox numită Orice altceva. Mesajele primite pentru e-mail sunt împărțite efectiv în două secțiuni.
Dosarul Gmail este configurat pentru a afișa mai întâi mesaje necitite.Celelalte opțiuni non-implicite au împărțit și mesajele primite. Iată ce veți vedea cu fiecare din aceste opțiuni:
Dacă decideți să reveniți la vizualizarea implicită Gmail, selectați Mod implicit din meniul derulant și faceți clic pe Salvează modificările buton.
Trecerea de la setările prestabilite pentru mesaje primite vă poate ajuta să utilizați căsuța poștală mai eficient, mai ales dacă în mod obișnuit nu primiți mesaje care se potrivesc sub una dintre filele implicite.
Deoarece toate mesajele pe care nu le-ați mutat sub o etichetă sunt vizibile în căsuța dvs. poștală, reconfigurarea setărilor vă poate ajuta să găsiți mesaje care ar putea fi întâmplător sortate accidental într-una din file.
Reconfigurarea inbox-ului dvs. nu este probabil cea mai bună modalitate de a vă organiza e-mailurile dacă vă aflați pe o mulțime de liste de discuții, primiți o mulțime de notificări de mass-media sociale sau primiți o mulțime de e-mailuri promoționale.
O modalitate de a păstra ordinele de mesaje primite este de a arhiva mesajele vechi. Iată ce trebuie să știți despre arhivarea mesajelor în Gmail.
Arhivarea unui mesaj este ușoară. Începeți de la ecranul Gmail principal. Faceți clic pe caseta de selectare de lângă mesajul sau mesajele pe care doriți să le arhivați.
Pentru a arhiva un mesaj, faceți clic pe caseta de selectare și faceți clic pe Arhiva opțiune.Se afișează un meniu deasupra mesajelor. Apasă pe Arhiva pictograma (arată ca o cutie). Mesajul selectat este arhivat.
Există două modalități de a găsi un mesaj arhivat:
Toate emailurile eticheta este, de obicei, în partea de jos a listei de etichete. Pentru a găsi mesajul dvs. arhivat în Toate emailurile etichetă, accesați partea de jos a barei laterale Gmail. Este posibil să trebuiască să faceți clic pe Mai Mult pentru a vedea. Clic Toate emailurile. Derulați prin mesaje până când găsiți cel pe care îl căutați.
Dacă arhivați accidental un mesaj, îl puteți returna în căsuța de e-mail.
Deschide-ți Toate emailurile eticheta. Găsiți mesajele pe care doriți să le reveniți în căsuța de e-mail. Dați clic pe caseta de selectare de lângă fiecare mesaj. Apasă pe Muta spre inbox pictograma deasupra mesajelor.
Folosește Muta spre inbox pentru a dezarhiva mesajele.Când te uiți la o conversație Toate emailurile după ce l-ați mutat la dvs. Inbox, rețineți că o Inbox eticheta (gri) a fost aplicată mesajelor.
Organizarea inbox-ului dvs. în Gmail este un prim pas bun către o productivitate mai bună a e-mailurilor. Cu toate acestea, există mai multe tehnici de e-mail de mare poștă electronică puteți pune la o utilizare rapidă.
Dacă aveți nevoie să vă eliberați timpul și să învățați cum să stați cel mai bine pe lângă cele mai importante mesaje de e-mail, atunci obțineți cartea Inbox Zero Mastery eBook, care este gratuită pentru descărcare când vă aflați înscrieți-vă la Buletinul informativ Tuts + Business. Este plin de strategii de email care pot fi acționate pentru a vă ajuta să vă îmbogățiți căsuța poștală.
Puteți organiza intrările Gmail utilizând filele și etichetele. De asemenea, puteți să vă configurați căsuța poștală într-un mod care să funcționeze cel mai bine pentru dvs..
Ca persoană fizică mică care utilizează Gmail, este important să înțelegeți atât sistemul Gmail, cât și propriile nevoi de e-mail. După ce înțelegeți cum funcționează Gmail, veți ști cum să vă organizați Gmailul astfel încât acesta să fie cel mai eficient pentru nevoile dvs..
Găsiți mai multe tutoriale utile în Ghidul Ultimului nostru începător pentru utilizarea Gmail.
Accentsconagua