Share
Dacă mesajele dvs. Microsoft Outlook sunt aglomerate și pline de mesaje, este posibil să pierdeți un mesaj important. Ca proprietar de afaceri, lipsa unui mesaj ar putea fi dezastruoasă. Ar putea însemna pierderea afacerii. Și chiar dacă nu dețineți o afacere, nimeni nu vrea să treacă cu vederea un e-mail important.
Puteți afla cum să organizați Outlook astfel încât să fie mai eficient. Microsoft Outlook include mai multe instrumente pe care le puteți utiliza pentru a vă face mai bine organizată căsuța poștală, dacă știți ce să faceți. Dacă sunteți doar începutul cu Outlook sau dacă nu sunteți curent cu aceasta, este posibil să nu-l utilizați la capacitatea sa maximă.
În acest tutorial, vă vom arăta cum să vă organizați e-mailurile pentru Outlook. Vom explica modul în care funcționează folderele și categoriile. Vă vom contacta pe scurt Inbox focalizat instrument. În sfârșit, veți învăța cum să organizați e-mailuri în Outlook folosind Arhiva și Șterge caracteristici.
Înainte de a aborda subiectul cum să organizați Outlook, nu uitați înscrieți-vă la newsletter-ul Tuts + Business și apucați-vă gratuit eBook: Ultimul Ghid pentru Inbox Zero Mastery. Este echipat cu strategii de organizare a căsuței poștale și sfaturi ucigașe pentru gestionarea mai eficientă a tuturor e-mailurilor primite.
Acum, să trecem la învățarea despre foldere și categorii în MS Outlook:
Urmăriți acest tutorial rapid pentru a învăța cum se folosește rapid folderele din Outlook:
Sau treceți prin pașii detaliați scrise de mai jos pentru mai multe informații despre cum să vă organizați Outlook Inbox.
Dacă doriți să aflați cum să organizați e-mailuri în Outlook, trebuie să înțelegeți dosarele și categoriile. Acestea sunt instrumentele principale pe care le veți utiliza pentru a vă asigura că mesajele primite sunt sub control.
Dosarele apar în stânga intrării dvs. sub adresa dvs. de e-mail (aceasta se numește și Navigare panou). Există două tipuri de dosare:
Pentru exemple de fiecare tip de folder, uita-te la versiunea desktop a MS Outlook inbox de mai jos:
Microsoft Outlook Panglică apare deasupra inboxului.Important: Microsoft are disponibile mai multe versiuni curente ale Outlook. Aspectul și funcționalitatea ecranului dvs. ar putea foarte ușor să depindă de versiunea pe care o utilizați și de modul în care este configurat. Majoritatea acestui tutorial se bazează pe cea mai recentă versiune de Outlook ca instalată pe desktop-ul meu. Cu toate acestea, vom examina Outlook.com pentru a evidenția anumite caracteristici.
Observați dosarul etichetat From My Boss. Acest lucru nu este a Mod implicit pliant. Mai degrabă e a Personal dosar pe care l-am adăugat pentru acest exemplu.
Puteți utiliza categoriile pentru a vă codifica mesajele color. De exemplu, puteți aplica categoria de culoare roșie pentru mesajele urgente, categoria culorilor verzi pentru mesajele pe care sunteți gata să le acționați, categoria de culori purpurie pentru întâlniri și așa mai departe. Veți dori să veniți cu propriul sistem.
Clasificarea căsuței dvs. poștaliere cu categorii cu coduri de culori vă permite să scanați rapid căsuța poștală pentru a decide ce să faceți cu fiecare mesaj.
Veți folosi categorisi pentru a particulariza și utiliza categoriile. categorisi pictograma apare în mijlocul Panglică spre dreapta:
categorisi pictograma vă permite să colorați codul mesajelor. Notă: categorisi pictograma este disponibilă numai pentru utilizatorii de e-mail Microsoft utilizând o configurare de e-mail Pop sau Exchange. Dacă utilizați o configurare IMAP, această opțiune nu este disponibilă.
Dosarele din Outlook sunt destul de ușor de utilizat dacă știți ce să faceți. Iată câteva dintre elementele de bază ale folderelor:
Pentru a crea un folder în MS Outlook, faceți clic pe Pliant din fila Panglică. Apoi apasa Dosar nou icon. Creati un folder nou caseta de dialog afișează:
Folosește Creati un folder nou caseta de dialog pentru a adăuga dosare și pentru a păstra e-mailurile organizate.Introduceți numele noului dosar în Nume camp. Faceți clic pe dosarul în care doriți să plasați noul dosar și faceți clic pe O.K cand esti gata.
În acest exemplu, am creat un dosar numit Memos și l-am plasat sub folderul From My Boss. Iată cum arată în prezent folderele:
Puteți adăuga un subfolder sub un dosar existent.Puteți schimba numele unui dosar odată ce l-ați creat. Selectați folderul pe care doriți să îl redenumiți făcând clic pe el. Faceți clic pe Redenumiți Pliant pictograma în Pliant tab. Veți observa că în jurul numelui de folder apare o casetă:
Folosește Redenumiți dosarul pentru a redenumi un dosar existent în MS Outlook.Introduceți un nume de folder nou în casetă. După ce terminați tastarea, apăsați pe introduce cheie de pe tastatură. Numele noului dvs. folder este salvat.
Odată ce ați creat mai multe foldere, sunteți gata să începeți să puneți mesaje în ele. Întoarceți-vă în căsuța de e-mail principală pentru a vă vedea mesajele:
Iată cum să organizați corespondența în Outlook prin mutarea mesajelor în foldere.Faceți clic pe un mesaj pentru ao selecta și trageți pur și simplu mesajul în dosarul ales. În exemplul de mai jos, am tras e-mailul "Estimările proiectului" în dosarul Memori:
După cum puteți vedea, mesajul "Estimările proiectului" este acum în dosarul Memori.Ocazional, puteți afla că nu doriți ca un dosar pe care l-ați creat. Când se întâmplă acest lucru, puteți șterge ușor dosarul.
Faceți clic pe dosarul pe care doriți să îl ștergeți în Navigare (în partea stângă) pentru ao selecta:
Iată cum puteți organiza mesajele primite de poștă electronică Outlook ștergând folderele care nu sunt necesare.Apasă pe Șterge pictograma în Panglică. (Se pare ca un X.) Dosarul este sters.
Prudență: daca tuștergeți un folder, unMesajele y din dosarul respectiv vor fi, de asemenea, șterse.
Să aruncăm o privire mai atentă la modul de personalizare și utilizare a categoriilor pentru a vă organiza căsuța poștală.
În mod prestabilit, categoriile sunt denumite în funcție de culoare. Pentru a redenumi o categorie, faceți clic pe săgeata în jos din dreapta paginii categorisi icon. Din meniul derulant selectați toate categoriile. Categorii de culori se afișează caseta de dialog:
Puteți codifica mesajele în Outlook pentru a le organiza.Puneți un semn de selectare lângă culoarea pe care doriți să o redenumiți și faceți clic pe Redenumiți buton. Introduceți numele implicit al categoriei pentru al redenumi. Apasă pe O.K când ați terminat redenumirea categoriilor.
Iată un exemplu de categorii redenumite:
Denumiți fiecare categorie de culori pentru a organiza mesajele primite din OutlookPropriile categorii personalizate pot fi diferite.
După ce ați personalizat categoriile dvs., este posibil să aflați că nu le folosiți pe toate. Dacă se întâmplă acest lucru, puteți șterge categoria neutilizată.
Pentru a șterge o categorie, faceți clic pe toate categoriile opțiune în Categorii meniul derulant. Categorii de culori caseta de dialog se deschide:
Puteți să ștergeți categoriile de culori Outlook pe care nu le utilizați.Faceți clic pe caseta de selectare de lângă culoarea pe care doriți să o ștergeți. În exemplul de mai sus, șterg categoria Orange deoarece nu o folosesc. Apasă pe Șterge buton.
Când apare o solicitare de confirmare a clicului pentru ștergere da. Când ați terminat de făcut modificări la categoriile faceți clic pe O.K. Categoria Orange nu mai apare pe categorisi drop-down meniu și nu veți putea să-l aplicați la un mesaj de e-mail.
După ce ați personalizat categoriile dvs., sunteți gata să începeți să le aplicați mesajelor din căsuța dvs. poștală. Pentru a aplica o categorie unui mesaj, faceți clic pe mesaj pentru al selecta. Faceți clic pe categorisi icon. categorisi meniul derulant afișează:
Utilizați meniul drop-down Categorize pentru a aplica categorii în e-mail și pentru a vă organiza mesajele primite.Faceți clic pe categoria pe care doriți să o aplicați mesajului selectat. Categoria este aplicată mesajului. Veți vedea culoarea categoriei drept pătrat la dreapta pentru expeditorul mesajului în căsuța de e-mail. În corpul mesajului în sine, apare sub numele expeditorului.
Iată un exemplu de primire cu categorii aplicate tuturor mesajelor:
Cu categoriile aplicate mesajelor dvs. puteți spune dintr-o privire ce să faceți cu fiecare e-mail.Un mesaj poate avea mai multe categorii aplicate. Pentru a aplica o categorie suplimentară unui mesaj, selectați mesajul și faceți clic pe altă categorie din mesaj categorisi meniul derulant.
În timp, categoria unui mesaj se poate schimba. Puteți elimina o categorie dintr-un mesaj sau o puteți schimba. Iată ce să faceți.
Pentru a elimina categoria dintr-un mesaj, faceți clic pe mesajul din căsuța de e-mail pentru ao selecta. Apasă pe categorisi icon. Din meniul derulant, dați clic pe categoria care se aplică în prezent la e-mail pentru al elimina:
Puteți elimina o categorie atribuită dintr-un e-mail.Puteți aplica o nouă categorie mesajului din categorisi drop-down meniu sau lăsați-l necategorizate.
Pentru a elimina toate categoriile dintr-o dată dintr-un mesaj de e-mail care conține mai multe categorii, selectați mesajul și faceți clic pe Ștergeți toate categoriile opțiune de la categorisi meniul drop-down:
Folosește Ștergeți toate categoriile opțiunea de a elimina toate categoriile dintr-un e-mail cu mai multe categorii atribuite.Microsoft este în curs de lansare a unei noi caracteristici numite Inbox Focused pentru utilizatorii Outlook. Indiferent dacă aveți sau nu acces la Inbox focalizat, depinde de versiunea Microsoft Office pe care o utilizați.
Dacă versiunea dvs. de Outlook folosea Dezordine pentru a sorta mesaje neimportante, această caracteristică a fost introdusă în noul Inbox focalizat. Existența ta Dezordine dosarul va deveni un dosar obișnuit atunci când sistemul dvs. este actualizat la Inbox focalizat caracteristică.
Microsoft Outlook Inbox focalizat este conceput pentru a vă organiza automat căsuțele primite. Când este activată, căsuța dvs. poștală este împărțită în două file
În prezent nu am Inbox focalizat caracteristică disponibilă încă pe desktop-ul PC-ului meu. Cu toate acestea, este disponibil în multe versiuni Web ale MS Outlook chiar acum. Aceasta include această versiune gratuită de e-mail Outlook pe care o primesc de la Outlook.com. Iată o privire la Inbox focalizat cu axat deschideți fila:
Outlook.com are Inbox focalizat caracteristică disponibilă acum.Pentru a comuta la Alte din fila axat file, faceți clic pur și simplu pe el:
Este ușor să comutați Inbox focalizat file.După cum puteți vedea, în acest exemplu axat fila conține notificări de program din partea mea Calendarul Outlook in timp ce Alte fila include anunțuri de rutină mai puțin importante. Inbox focalizat caracteristică pune automat aceste mesaje în dosarul corespunzător, fără să fiu nevoit să decid ce mesaj se duce acolo.
Outlook.com este un serviciu gratuit de e-mail bazat pe web de la Microsoft. Pentru a afla mai multe despre Outlook.com, revizuiți acest tutorial unde este comparat cu Gmail:
Cei mai mulți dintre noi salvează prea multe e-mailuri, iar acest lucru poate duce la o căsuță poștală. O altă modalitate de a organiza mesajele primite din Outlook este de a arhiva sau șterge mesaje vechi.
În timp ce arhivarea și ștergerea e-mailurilor elimină mesajele din căsuța de e-mail, este important să înțelegeți diferența:
MS Outlook are, de asemenea, Instrumentul de curățare. Probabil că ați primit unul dintre acele mesaje în care o mulțime de mesaje anterioare sunt copiate în partea de sus. De asemenea, este posibil să aveți fiecare dintre aceste mesaje anterioare în căsuța de e-mail Outlook. Când aplicați Instrumentul de curățare la o conversație sau la un dosar sau subfoldere, instrumentul elimină aceste mesaje duplicate.
Cu toate acestea, după ce eliminați mesajele, căsuța poștală vă poate elibera spațiu în căsuța de e-mail. Pentru a vă organiza corect căsuța poștală, este important să învățați cum să utilizați fiecare dintre aceste instrumente:
Este ușor să ștergeți un e-mail vechi. Trebuie doar să faceți clic pe e-mail pentru ao selecta:
Iată cum puteți organiza mesajele primite de e-mail Outlook, prin ștergerea mesajelor vechi. Apasă pe Șterge pictograma în Panglică (se pare ca un X). Mesajul este mutat la șters Articole pliant.
Pentru a elimina definitiv un mesaj din e-mail, faceți clic pe Elemente sterse pentru deschiderea acestuia. (Este in Panoul de navigare pe stânga și arată ca o coș de gunoi). Faceți din nou clic pe mesaj pentru al selecta. Apasă pe Șterge pentru a șterge definitiv mesajul selectat.
Prudență: Este posibil ca unele mesaje șterse definitiv să poată fi recuperate de pe server, dacă acestea sunt încă în Elemente sterse , dar este posibil să nu puteți recupera un e-mail după ce îl ștergeți.
Un mod mai puțin permanent de a elimina e-mailurile vechi din căsuța dvs. poștală este de a le arhiva. Pentru a arhiva un e-mail, faceți clic pe mesaj pentru al selecta. Apasă pe Arhiva pictograma din panglica de lângă Șterge icon:
Utilizarea Arhiva pictograma este un alt mod de a păstra mesajele vechi de la aglomerarea în căsuța de e-mail.Dacă nu ați utilizat Outlook Arhiva înainte, vi se solicită să creați un dosar de arhivă. Apasă pe Creați dosarul de arhivă buton. Outlook creează un nou folder intitulat Arhivă și trimite e-mailul pe care l-ați selectat:
Stocați e-mailurile vechi în dvs. Arhiva folder pentru a vă organiza căsuța poștală.În viitor, când arhivați un e-mail, veți merge în acest dosar.
De asemenea, puteți schimba setările automate de arhivare ale MS Outlook. Clic Fișier> Opțiuni pentru a deschide Opțiunile Outlook fereastră:
Puteți configura Outlook pentru a arhiva automat mesajele.Apasă pe Avansat opțiune de la Panou de navigare pe stanga. Apoi faceți clic pe Setări AutoArchive buton. AutoArchive se afișează caseta de dialog:
Utilizați caseta de dialog AutoArchive pentru a defini parametrii de arhivare în Outlook.Utilizați casetele de selectare pentru a selecta opțiunile de arhivare pe care doriți să le alegeți. Clic O.K pe AutoArchive caseta de dialog când ați terminat. Apoi apasa O.K pe Opțiunile Outlook fereastră.
E-mailurile au devenit mai conversative. Dacă ați participat la o conversație prin e-mail în care dvs. și un destinatar ați răspuns în mod repetat într-o serie de mesaje, știți ce vreau să spun. Când răspundeți la un e-mail, răspunsul dvs. apare deasupra mesajelor originale și a tuturor răspunsurilor anterioare. Din păcate, toate aceste răspunsuri îți pot umple dosarele - făcând mai greu să găsești acele mesaje de care ai nevoie.
Outlook are o soluție cu Instrumentul de curățare. Acest instrument elimină mesajele redundante, deci elimină mesajele anterioare care nu includ cel mai recent răspuns. Nu ați pierdut nici o informație, deoarece toate mesajele dvs. anterioare sunt incluse în ultimul mesaj.
Să vedem cum funcționează. În dosarul "De la Boss" de mai jos am două mesaje care fac parte din aceeași conversație. Primul mesaj are subiectul "New Work". Ultimul mesaj are subiectul "Re: RE: RE: New Work:"
Răspunsurile la mesaje pot avea loc în căsuța de e-mail Outlook.Puteți utiliza funcția Instrumentul de curățare pentru a curăța o conversație, un dosar sau un dosar și subdosare. În acest caz, îl vom folosi pentru a curăța dosarul From My Boss.
Faceți clic pe folder pentru al selecta. Faceți clic pe săgeata în jos Instrumentul de curățare icon. (Este pe Acasă în partea stângă a ecranului Șterge pictograma.) Veți vedea A curăța meniul drop-down:
Selectează Curățați dosarul opțiunea de a elimina mesajele redundante dintr-un dosar.Selectează Curățați dosarul opțiune din meniul drop-down. Apare un mesaj de avertizare care vă avertizează că mesajele redundante vor fi șterse. Apasă pe Curățați dosarul butonul de pe prompt. Mesajul original este șters:
Eliminarea mesajelor redundante poate organiza mesajele primite din Outlook. Mesajul original este șters deoarece este redundant cu ultimul mesaj. Aceasta este o funcție deosebit de utilă dacă aveți în conversațiile dvs. de e-mail o mulțime de conversații prin e-mail.
Notă: Mesajele de e-mail care conțin un element diferit - poate un răspuns de la un destinatar diferit sau un atașament - nu vor fi șterse deoarece nu îndeplinesc cerința de a fi redundante.
Este mai puțin probabil să aveți o primire în MS Outlook aglomerată dacă urmați bune practici de gestionare a e-mailurilor. Aflați cum puteți reduce eșecul inbox-urilor de e-mail cu ajutorul cărții electronice gratuite:
Acum că ați învățat cum să organizați Outlook utilizând foldere, e-mailul dvs. de e-mail ar trebui să fie deja mai puțin aglomerat. De asemenea, ați învățat elementele de bază ale utilizării categoriilor Microsoft Outlook și înțelegeți importanța arhivării sau ștergerii mesajelor vechi.
În calitate de persoană de afaceri, veți aprecia că puteți să utilizați căsuța poștală Outlook mai eficient, deoarece este organizată. Mai presus de toate, nu va trebui să vă faceți griji că ați pierdut un mesaj important de e-mail.
Accentsconagua