Share
Gestionarea fluxului de numerar este ca și cum ați avea un leagăn perfect de baseball: este vorba despre momentul.
Bani fluxul în și din afacerea dvs. pe o bază de zi cu zi, așa cum ați primit plăți de la clienți și decontarea facturilor cu furnizorii și personalul. Apoi sunt cheltuielile generale, taxele și o mie de alte plăți pentru a ține evidența.
Timpul este important deoarece, chiar dacă afacerea dvs. este profitabilă, puteți să vă confruntați cu probleme dacă plățile de la clienți vin prea încet și aveți prea multe ieșiri în timp ce așteptați verificarea că ați fost promis că este în Poștă.
Acest lucru este deosebit de important pentru întreprinderile mici, care de multe ori au mici rezerve de numerar și de credit pentru a renunța. Potrivit Dun & Bradstreet, 90% din eșecurile de afaceri mici sunt cauzate de fluxul de numerar sărac.
Deci, în acest tutorial, vom explora fluxul de numerar în detaliu și vă vom oferi câteva instrumente care vă vor ajuta să vă prognozați fluxurile de numerar cu exactitate în următoarele 90 de zile. Apoi, vom oferi câteva sfaturi practice pentru îmbunătățirea fluxului de numerar al companiei dvs., fie prin accelerarea fluxurilor sau prin încetinirea ieșirilor.
Până la sfârșitul acestui tutorial, veți înțelege de ce calendarul fluxurilor de numerar este atât de important pentru o afacere. Veți putea gestiona și prognoza fluxul de numerar în mod eficient și veți ști ce pași trebuie întreprinși dacă lichiditățile încep să scadă.
Mai întâi de toate, să clarificăm ce flux de numerar este.
Fluxul de numerar se referă pur și simplu la modul în care o afacere primește bani și o plătește. Dacă profitul privește când a fost făcută o vânzare sau când a fost suportată o cheltuială, fluxul de numerar analizează momentul în care compania a primit efectiv banii sau le-a plătit. Cele două pot fi destul de diferite, după cum vom vedea mai târziu.
Într-un tutorial anterior, am analizat situația fluxurilor de trezorerie și am văzut că a fost un rezumat al tuturor fluxurilor de numerar pe parcursul unui an.
Dar un an este o perioadă lungă de timp în afaceri. Chiar dacă o companie are un flux de numerar pozitiv pe parcursul anului, se poate confrunta cu echivalentul în afaceri al acelor luni în care frigiderul trebuie înlocuit, ipoteca este datorată și există o întârziere în primirea plății dvs. de salariu. Prin urmare, în acest tutorial, vom examina mai detaliat situația și fluxul de numerar pe perioade mai scurte.
Dacă doriți să înțelegeți ceva și să o gestionați eficient, trebuie să îl măsurați mai întâi. În lumea fluxurilor de numerar, aceasta înseamnă că țineți evidența soldului dvs. actual de numerar și previzionați toți banii pe care îi așteptați să primiți și tot ce va trebui să plătiți în următoarele săptămâni și luni.
Potrivit acestei hârtii Bank of America, întreprinderile care fac planificarea lunară a fluxului de numerar au o rată de supraviețuire de 80%, față de 36% pentru cei care planifică doar o dată pe an. A nu avea o prognoză actualizată în mod regulat privind fluxul de numerar este echivalentul afacerii de tip blind flying.
Din fericire, monitorizarea fluxurilor dvs. de numerar nu este dificilă. Este destul de asemănătoare cu ceea ce faci cu propriile finanțe personale în fiecare lună, când lucrezi când îți vine salariul și când îți dorești să plătești cu cardul de credit și asigurându-te că ai tot timpul în contul tău. Conturile de afaceri tind să fie mai complicate, iar fluxurile de numerar pot fi mai imprevizibile, însă principiul de bază este același.
Există instrumente care vă ajută și dvs. Software-ul de contabilitate mic de afaceri, cum ar fi QuickBooks, dispune de o prognoză a fluxului de numerar sau puteți utiliza aplicații specializate de gestionare a fluxurilor de numerar, cum ar fi Pulse, Float sau PlanGuru.
Dacă nu doriți să investiți în software dedicat, o foaie de calcul Excel va face și treaba. Microsoft Excel a inclus un model de prognoză a fluxurilor de numerar în toate versiunile începând cu anul 2007. Alte șabloane sunt disponibile online, de exemplu acest șablon Excel de la SCORE non-profit pentru educație în afaceri.
Iată o prognoză a fluxului de numerar pentru o companie fictivă, CoolGadget Corp., adaptată din șablonul care este livrat împreună cu Excel. De asemenea, puteți descărca acest exemplu ca o foaie de calcul.
Dupa cum puteti vedea, CoolGadget intentioneaza sa inceapa luna februarie cu $ 5.000 in contul sau, dar va avea un sold pozitiv subtire de doar 1.000 de dolari la sfarsitul lunii. Pe măsură ce citim detaliile, putem vedea de ce. Compania se așteaptă să primească 15.000 de dolari pe parcursul lunii, însă să plătească 19.000 de dolari.
Apoi vom lua soldul de 1.000 de dolari și vom vedea ce se va întâmpla în martie și apoi în aprilie. În martie, încasările în numerar sunt puțin mai mari decât banii plătiți, astfel încât soldul de numerar să fie de până la 1.250 USD. Dar, în aprilie, compania va cădea în roșu. Vânzările sale cresc, însă cheltuielile de publicitate planificate de 5.000 de dolari sunt mai mult decât compania își poate permite acum.
De aceea, prognoza fluxului de numerar este importantă. Companiile se pot confrunta cu probleme chiar și atunci când vânzările sunt în creștere, pur și simplu pentru că nu își pot permite investițiile. CoolGadget trebuie să întârzie o parte din aceste cheltuieli sau să încerce să primească mai repede bani.
De asemenea, ar putea fi necesar ca compania să înceapă prognoza pe o bază săptămânală sau chiar zilnică, deoarece chiar și în lunile februarie și martie navighează foarte aproape de vânt. Se termină luna cu un echilibru pozitiv subțire, dar dacă calendarul plăților nu este favorabil, ar putea să se scurgă în roșu pe parcursul lunii.
Dacă vă simțiți nevoia să prognozați mai frecvent, puteți utiliza același șablon de bază și puteți modifica rubricile din partea de sus de la luni la săptămâni. Șablonul pe care l-am folosit permite planificarea lunară pentru următoarele 12 luni, însă puteți schimba cu ușurință planificarea săptămânală pentru următoarele 12 săptămâni. Puteți, de asemenea, să schimbați categoriile de-a lungul oricărei părți spre ceea ce face cel mai mult sens pentru afacerea dvs..
În general, cu cât este mai precară poziția dvs. în numerar, cu atât mai detaliate ar trebui să fie previziunile dvs. Este la fel ca și în cazul finanțelor personale: dacă vă străduiți să vă întâlniți, trebuie să plătiți pentru fiecare călătorie în supermarket, în timp ce atunci când aveți un sold bancar mai sănătos, vă puteți permite să fiți puțin mai buni.
Deci, ce puteți face dacă, la fel ca CoolGadget, veți observa că apariția de cerneală roșie se tem de prognoza fluxului de numerar?
Amintiți-vă, este vorba despre momentul. Dacă o afacere are vânzări sănătoase și un profit, dar un flux de numerar sărac, este, în general, că calendarul este oprit și banii ies mai repede decât se întâmplă. Pentru a îmbunătăți fluxul de numerar, trebuie fie să primiți plăți mai rapid, plata banilor.
Să ne uităm la câteva modalități practice de a face asta.
Companiile fac vânzări în diferite moduri, astfel încât modul în care gestionați acest lucru depinde de modelul dvs. de afaceri. O afacere cu care se confruntă consumatorii, cum ar fi un restaurant sau o cafenea, ia imediat de la clienți plăți de la clienți, astfel încât să câștige mai repede bani pentru a-și crește vânzările, poate prin oferirea unei promoții speciale cu timp limitat.
Dar multe companii nu primesc plata imediată de la clienții lor. Acesta este în special cazul afaceri la afaceri tranzacții. CoolGadget, de exemplu, nu se vinde direct consumatorilor. În schimb, trimite o cușcă de obiecte gadget la un comerciant cu ridicata cu produse electronice, iar acea companie va trimite o plată într-un interval de timp convenit, cum ar fi 30 de zile.
Și acolo vine problema pentru multe companii. Un sondaj realizat de Federația Națională a Afacerilor Independente din 2012 a arătat că 64% dintre întreprinderile mici aveau facturi care fuseseră neplătite timp de cel puțin 60 de zile. Aceste întârzieri pot afecta cu adevărat fluxul de numerar al unei companii.
În acest caz, modul cel mai eficient de îmbunătățire a fluxului de numerar este colectarea mai rapidă a banilor. Puteți face acest lucru în mai multe moduri:
Multe întreprinderi mici văd facturarea ca o sarcină administrativă obositoare, dar obținerea acesteia drept este o componentă cheie a succesului. Trebuie să trimiteți o factură imediat după ce ați furnizat bunurile și să includeți toate informațiile necesare, în special termenii de plată, cum ar fi taxele și dobânzile cu întârziere pe care le veți percepe, precum și o dată de scadență proeminentă.
Un sondaj a constatat că 25% dintre întreprinderile mici au avut cel puțin 5 000 de dolari pe lună în venituri întârziate din cauza erorilor de facturare. Acest lucru este cu adevărat fructe cu agățare scăzută. Trimiterea facturilor exacte cât mai curând posibil este o modalitate simplă de îmbunătățire a fluxului de numerar al unei companii. QuickBooks, software-ul contabil menționat anterior, include o funcție de facturare sau ați putea încerca un serviciu online cum ar fi FreshBooks sau Invoiceable.
Acest lucru poate fi dificil, deoarece doriți să aveți relații bune cu clienții dvs. Dar, dacă se dorește o plată, Small Business Administration recomandă să fii politicos, dar ferm. Trimiteți o nouă factură, inclusiv taxele și dobânzile întârziate. Solicitați și verificați dacă factura a fost primită și întrebați dacă este neclar. Mențineți un ton prietenos, dar nu închideți până nu obțineți o dată de plată convenită, pe care apoi o puteți confirma prin e-mail sau în scris.
În mod ideal, doriți să negociați termenii de plată cu clienții dvs., care sunt cel puțin egali și, de preferință, mai scurți decât cei pe care îi aveți cu furnizorii dvs. De exemplu, dacă trebuie să vă ajustați facturile în termen de 30 de zile, doriți ca clienții dvs. să plătească în termen de 30 de zile, sau chiar mai puțin. Cu siguranță nu doriți să efectuați plăți în termen de 30 de zile și să le primiți în 45 de zile.
Acesta poate fi dificil pentru întreprinderile mici, mai ales atunci când se ocupă cu companii mai mari care au o poziție de negociere mai puternică. Dar puteți începe prin a fi clar despre termenii dvs. și acordând atenție textului contractelor și facturilor. Există câteva sfaturi utile cu privire la termenii de plată în această fișă a guvernului britanic.
Pe lângă efectuarea mai rapidă a plăților, un alt mod de a vă maximiza fluxul de numerar este de a încetini ieșirile. Iată câteva opțiuni:
Dacă afacerea dvs. se descurcă bine, este tentant să investești în echipamente noi sau în marketing, în încercarea de a stimula creșterea și mai mult. Dar, uneori, chiar și o investiție care ar putea fi profitabilă pe termen lung, poate afecta o afacere pe termen scurt.
Cu exemplul CoolGadget, a fost o plată publicitară de 5.000 de dolari care a adus compania în roșu. Deși acea publicitate ar aduce probabil mai multe vânzări și ar fi bună pentru sănătatea pe termen lung a companiei, aceasta trebuie amânată pentru o lună sau două, până când compania dispune de suficiente fonduri pentru a acoperi cheltuielile.
La fel cum ați renegociați cu clienții dvs., puteți să-l încercați și cu furnizorii. Vedeți dacă puteți să-i convingeți pe aceștia să accepte o fereastră de plată mai lungă, să zicem 45 de zile în loc de 30. Aceasta ar putea fi doar perna de bani de care are nevoie afacerea dvs..
Chiar dacă nu puteți obține o prelungire, vă puteți asigura că veți plăti cât mai mult posibil. Trebuie să fiți atent aici, deoarece nu doriți să încălcați termenele pe care le-ați convenit cu furnizorii. Asta le pune în dificultăți în fluxul de numerar proprii și este rău pentru reputația ta. Și cu siguranță doriți să vă asigurați că plătiți întotdeauna personalul la timp.
Dar dacă vi sa dat 30 de zile pentru a plăti anumite bunuri, luați cele 30 de zile. Permiteți acești bani să stea în contul dvs. cât mai mult timp posibil, oferindu-vă mai mult de o plasă de siguranță în cazul în care aveți alte cheltuieli neprevăzute.
Cu compania noastră fictivă CoolGadget, am descoperit din bilanțul său că avea 100.000 de dolari în inventar. Asta-i gadgeturi nevândute în valoare de 100.000 de dolari, care stăteau în depozitul său.
O modalitate mai eficientă de a gestiona fluxul de numerar este menținerea inventarului la un nivel minim. Vreți suficient pentru a satisface cererea, dar nu mai mult. Dacă CoolGadget ar fi realizat un inventar mai rezonabil de 20.000 de dolari, ar fi rămas cu încă 80.000 de dolari pentru a-și acoperi alte cheltuieli, iar fluxul de numerar ar fi mai sănătos.
Companiile cu dificultăți în fluxul de lichidități pot întâmpina dificultăți în a împrumuta bani, dar merită explorate toate posibilitățile. Chiar dacă nu puteți împrumuta mai mult, ar putea fi posibilă refinanțarea datoriei existente la termeni mai lungi, cu plăți mai mici.
Dacă puteți negocia o linie de credit sau chiar o descoperire de cont bancară cu rate rezonabile ale dobânzii, aceasta vă poate oferi o mai mare flexibilitate în lunile în care suferiți o cheltuială neașteptată sau clientul dvs. majore întârzie plata.
Cu toate aceste tehnici de gestionare a fluxului de numerar, este important să se echilibreze nevoile pe termen scurt și pe termen lung ale companiei dvs..
Pentru a vă asigura o sănătate pe termen scurt, cel mai bine ar fi să aveți un balanț imens de lichiditate în cont, împreună cu împrumuturi și linii de credit doar pentru.
Dar asta ar putea fi un efect pe termen lung asupra creșterii afacerii tale. Excedentul de numerar ar putea fi adesea pus în aplicare mai bine, de exemplu prin investirea în echipamente noi pentru afacerea dvs., cheltuirea banilor pentru publicitate și marketing sau plata datoriilor.
Învățați să previzionați cu exactitate fluxurile de numerar și gestionați-le eficient vă ajută să vă mențineți în orice moment suma corectă de bani. Utilizând instrumentele de prognoză pe care le-ați învățat în acest tutorial, puteți vedea când vă puteți permite să investiți în afacerea dvs. și atunci când trebuie să fiți mai precaut. Puteți juca cu ipotezele, văzând ce s-ar întâmpla în cazul unui scenariu "cel mai prost caz". Mai important, puteți lua măsuri pentru a preveni o posibilă problemă cu fluxul de numerar, înainte de a deveni o criză care amenință viitorul afacerii dvs..
Prin gestionarea eficientă a fluxului de numerar, puteți obține echilibrul corect între termenul scurt și termenul lung. Puteți să vă simțiți încrezători în a investi în viitor, pentru că știți că ați păstrat, de asemenea, suficienți bani pe cont propriu pentru a gestiona șansele și coborâșurile pe termen scurt.
Graphic Credit: Outfall proiectat de Luis Prado de la Proiectul Noun.
Accentsconagua