Share
Managementul timpului este un subiect care apare adesea în conversațiile între freelanceri. Asta pentru că fiecare dintre noi trebuie să-și asume responsabilitatea pentru a face totul pe farfurie făcută, fără ca altcineva să ne bată despre lucrare.
Dar atunci când stabiliți o agenție, situația devine mai dificilă: pe lângă obținerea muncii creative pe care trebuie să-i păstrați clienții fericiți, trebuie să alocați munca tuturor celorlalți la agenție, dacă nu continuați verificarea pentru a vă asigura că totul se face.
Pentru unii freelanceri, este un mod rapid de a merge nebun. Pentru alții, este doar o chestiune de a vă asigura că există un sistem bun și că știți care sunt prioritățile dvs. Cu condiția să vă simțiți confortabil cu o mică responsabilitate de management, organizarea tuturor este foarte posibilă.
Chiar dacă ați reușit să vă bazați atât de mult pe o foaie de calcul sau pe niște note scrise de mână, trecerea la rularea unei agenții înseamnă că va trebui să mergeți la high tech. Este timpul să alegeți un instrument de gestionare a proiectului care vă va permite să atribuiți echipei dvs. munca. Este prea puțin eficient pentru a gestiona lucrarea altfel. În special, veți dori un instrument pe care echipa dvs. îl poate actualiza fără să bifați fiecare casetă pentru ele - doriți să aveți toate actualizările despre activitatea lor într-un singur loc.
Este întotdeauna important să vă asigurați că instrumentele dvs. sunt ușor de manevrat - nimeni nu dorește să petreacă ore întregi care se luptă cu un instrument de management de proiect înainte de a putea începe chiar cu proiectul propriu.
Cele mai bune practici includ alegerea unui instrument care vă va permite să plasați toate locurile de creație asociate unui anumit proiect într-un singur loc. Nu trebuie să fie în același instrument pe care îl utilizați pentru a gestiona detaliile proiectului (deși există o mulțime de aplicații care fac ambele), dar trebuie să fie clar organizată, cu o modalitate de a urmări versiuni diferite ale fiecărui proiect.
Va trebui să decideți dacă doriți ca clienții dvs. să aibă acces și la instrumentele de gestionare a proiectelor. Este o opțiune pe care mulți clienți par să le placă, chiar dacă a le face să facă efectiv utilizarea acestor instrumente este un hassle. Cu toate acestea, există o anumită valoare în capacitatea de a discuta un proiect departe de atenția clientului.
Exact ce alte funcții pe care le-ați dori să le aveți disponibile într-un instrument de gestionare a proiectelor poate depinde de tipul de activitate pe care îl desfășoară agenția dvs. și de fluxul de lucru pe care îl urmați. Este întotdeauna important să vă asigurați că instrumentele dvs. sunt ușor de manevrat - nimeni nu dorește să petreacă ore întregi care se luptă cu un instrument de management de proiect înainte de a putea începe chiar și cu proiectul propriu-zis. De asemenea, este util să căutați oportunități de eficientizare a proiectelor. Dacă, de exemplu, luați multe proiecte similare de mai multe ori, alegerea unui instrument care vă permite să începeți proiecte noi din șabloane este mișcarea logică.
În general, merită să luați în considerare o aplicație bazată pe web pentru instrumentul dvs. de gestionare a proiectelor în aceste zile, astfel încât echipa dvs. să aibă acces la software indiferent unde se află. Există anumite alternative pe care le puteți rula pe propriul server, dar dacă nu este ceva ce deja știți să faceți și pentru care puteți depana, probabil că este mai practic să plătiți pentru o alternativă.
Cu o agenție, este întotdeauna mai bine să faci sarcini standardizate și ușor de repetat. Nu doriți să continuați să îi învățați pe oameni noi cum să facă același lucru de mai multe ori, deci este ideal să setați lucrurile astfel încât să aveți aceeași persoană care face aceeași sarcină mereu. Poate fi un pic mai puțin distractiv decât să lăsăm pe toată lumea să apuce părțile unui proiect anume pe care îl consideră interesant, dar este mult mai ușor de gestionat.
Dacă aveți una sau două persoane care se ocupă de o anumită sarcină - și deja știți ce să faceți - este posibil să le puteți începe să începeți pe un nou proiect cu puțin mai mult decât o mențiune rapidă. Desigur, veți dori un sistem mai robust de gestionare a muncii decât acele mențiuni rapide, dar posibilitatea de a obține mingea de rulare rapid este de neprețuit într-o agenție, mai ales dacă sunteți dispus să ia în locuri de muncă rush.
Cea mai dificilă parte a procesului de standardizare a proiectelor vine în cazul în care vă bazați pe contractori și nu pe angajați. Când începeți prima oară, este puțin probabil să aveți angajați cu normă întreagă, dar dacă nu puteți fi siguri că un freelancer cu care lucrați va avea timp liber pentru fiecare proiect pe care îl luați, este mai greu să fii sigur că puteți să transportați o anumită parte a proiectului dvs. la aceeași persoană din nou și din nou.
Este posibil să încheiați cu câteva nume din listă pentru diferite tipuri de muncă. Este posibil, deși poate fi necesar să depuneți eforturi pentru a putea fi la bordul unui nou freelancer rapid dacă contractorii preferați nu sunt disponibili.
Chiar dacă aveți o echipă uriașă cu normă întreagă, vă puteți baza pentru a face exact ceea ce spuneți pentru fiecare proiect, luați în considerare organizarea materialelor de instruire pentru agenția dvs. Pe cel mai amplu nivel, codificarea așteptărilor dvs. pentru toți profesioniștii independenți într-un manual vă va ajuta să vă informați pe toți de ce aveți nevoie pe factură în fiecare lună.
Sperăm că ați ales un instrument de gestionare a proiectelor, care este deja familiar pentru echipa dvs. și este folosit în mod obișnuit suficient încât există deja tutoriale disponibile online pe care le puteți îndrepta spre.
Aceasta include furnizarea de instruire pentru toate instrumentele de management de proiect pe care vă bazați. În calitate de freelancer, ați fost frustrați când un client a insistat să utilizați instrumentele interne - dar este întotdeauna mai rău atunci când nu știți cum să utilizați instrumentul sau dacă clientul organizează informații neobișnuit în cadrul instrumentului.
Sperăm că ați ales un instrument de gestionare a proiectelor, care este deja familiar pentru echipa dvs. și este utilizat în mod obișnuit suficient încât există deja tutoriale disponibile online pe care le puteți îndrepta. Dacă nu, totuși, nu fi surprins dacă ați terminat să scrieți aceste tutoriale.
Procesul de scriere a manualului de formare nu trebuie să fie prea obositor: poate fi atât de simplu ca crearea unui document partajat și adăugarea de note de fiecare dată când trimiteți o cerere unei persoane din echipa dvs. sau trebuie să răspundeți la o întrebare. Această abordare vă va oferi un document care poate fi căutat, care vă va ajuta să țineți lucrurile împreună timp îndelungat. Poate doriți să o editați în cele din urmă într-un format mai ușor de urmărit, dar nu este o cerință de a intra în funcțiune.
Unul dintre avantajele de a lucra online este că puteți rămâne în contact permanent cu membrii echipei dvs., chiar dacă acestea sunt situate în trei state. Profitați de acest fapt, fiind disponibil pentru a vorbi dacă cineva are nevoie de dvs. Chiar dacă ați înființat un canal IRC pentru echipa dvs., veți putea să eliminați potențialele probleme înainte de a deveni ceva mai mare. Uneori, echipa ta are nevoie doar de o decizie făcută una sau alta și tu ești singura care o poate face. Nu vrei să fii motivul pentru care toți ceilalți au trebuit să nu mai lucreze.
De asemenea, este important să vă înregistrați cu echipa dvs. într-un program regulat. Nu este nevoie să efectuați un apel telefonic în fiecare zi, ci să le pingeți pentru rapoartele de stare cât de des trebuie să vă simțiți confortabil că lucrarea se desfășoară la timp. Când nu sunteți toți în același birou, atingerea bazei este singura modalitate de a cunoaște detalii minore, ca în cazul în care dezvoltatorul dvs. se mișcă încet în această săptămână deoarece a prins gripa. Când aveți de-a face cu o mulțime de piese în mișcare, depinde de tine pentru a menține comunicațiile.
Acestea fiind spuse, trebuie, de asemenea, să vă echilibrați volumul de muncă. Întreruperile constante de a vorbi cu echipa dvs. nu sunt foarte bune pentru productivitate. Trebuie să gestionați așteptările despre momentul în care sunteți disponibil pentru chat, pentru a vă asigura că aveți timp atât de liniștit cât este necesar pentru a vă termina munca.
Aceasta ar putea însemna blocarea anumitor ore când nu veți fi disponibil pentru muncă (ceea ce, la rândul său, ar putea însemna că aveți nevoie de un calendar comun) sau poate însemna să lucrați câteva ore când restul echipei dvs. este oprit. Fusurile orare vă pot facilita alegerea momentelor în care echipa dvs. și, probabil, clienții dvs. nu vor avea nevoie de dvs..
Cheia comunicării este coerența. Fiți disponibili pe aceleași canale de comunicare în același timp și va fi mult mai ușor să păstrați legătura cu echipa dvs..
Accentsconagua