Aveți nevoie de o arhivă de imagini?

Deci, aveți niște fotografii sau videoclipuri digitale și vă întrebați dacă într-adevăr aveți nevoie să vă faceți griji cu privire la gestionarea acestora sau la arhivarea lor sau la ceea ce faci când aveți sute (sau mii) de fișiere digitale. Aveți nevoie de cel puțin un sistem de bază pentru a vă organiza fișierele, dar de unde începeți?

Cât de mare sau complex sistem devine depinde de nevoile dvs. În acest tutorial ne vom strădui printr-un set de întrebări-cheie pentru a vă ajuta să identificați nevoile dvs. privind gestionarea activelor digitale (DAM). Răspunsurile la aceste întrebări vă vor ajuta să începeți să planificați o arhivă potrivită fotografiilor dvs..

Universitatea din Michigan Library Catalog Card, de David Fulmer, decupate de la original, CC BY 2.0.

1. Aveți mai multe fotografii sau videoclipuri decât puteți urmări în capul dvs.?

În aceste zile, răspunsul la această întrebare este da pentru mulți, dacă nu pentru toți. Ne plac imaginile si le facem in volum imens.

Imaginile digitale trebuie să fie organizate astfel încât să puteți găsi ceea ce aveți nevoie atunci când aveți nevoie de ele. Colin Rowe, specialist în managementul activelor digitale cu Archimedia, descrie imaginile dezorganizate ca fiind "depozitul digital". Dacă nu puteți accesa cu ușurință imaginile, imaginile dvs. doar ocupă spațiu.

Colecția este una din blocurile-cheie ale unei arhive de imagini. O colecție este pur și simplu un set de imagini și fișiere asociate și acestea reprezintă o modalitate excelentă de a vă păstra fișierele organizate și utile. Dacă aveți mai multe poze decât le puteți gestiona, primul pas este să vă gândiți cum să vă rupeți fotografiile în colecții. 

2. Puteți găsi rapid o fotografie sau un clip video specific?

Dincolo de colecțiile simple, igiena corectă a datelor începe cu numirea fișierelor imagine într-un mod consistent și semnificativ și organizarea acelor fișiere într-o structură logică a fișierelor. Etichetarea imaginilor cu cuvinte cheie suplimentare care descriu conținutul imaginilor vă ajută, de asemenea, să păstrați sănătatea colecției. Toată organizația poate fi puțin complicată, totuși, fără un sistem de implementare a acesteia.

Catalogul este oa doua structură cheie în arhiva de imagini. Catalogul este o modalitate de a vă organiza colecțiile și imaginile din interiorul acestora. Un program sau o aplicație de catalog specializat vă va ajuta să standardizați numele de fișiere, să adăugați cuvinte cheie și să sortați imaginile în colecții. Unele programe de catalogare sunt simple și gratuite; altele sunt lifturi grele destinate să sprijine echipele. Ceea ce aveți nevoie va depinde de mărimea și complexitatea colecției.

3. Poate altcineva să folosească colecția ta fără tine?

Fotografiile digitale și videoclipurile sunt pierdute dacă o singură persoană înțelege unde sunt stocate fișierele și modul în care sunt organizate. Un sistem care organizează imagini cu un set comun de principii facilitează accesul sau gestionarea imaginilor în numele dvs. de către altcineva. De asemenea, luați în considerare numirea unui desemnat și furnizarea acestuia a informațiilor necesare pentru a vă gestiona colecția, dacă nu sunteți în măsură să faceți acest lucru.

Dawn Oosterhoff, Imagini blocate

4. Colecția dvs. sau ceva în colecția dvs. sunt valoroase, unice sau de neînlocuit? 

Aveți nevoie să păstrați un fișier digital pentru acces mai târziu sau pentru a îndeplini un motiv de conformitate sau de afaceri, sau trebuie să setați fișierul deoparte pentru securitate și păstrare?

Un sistem de backup este o componentă critică a oricărei arhive de imagini digitale. Fișierele digitale pot dispărea cu o apăsare de tastă. Menținerea unei a doua copii a fișierelor dvs. imagine este singura modalitate de a vă proteja colecția împotriva unei erori digitale.

Păstrarea unei a doua (sau a treia) copie a fișierelor dvs. undeva, în afară de locul în care lucrați cu imaginile dvs., este asigurarea dvs. împotriva incendiilor, furtului, inundațiilor sau a altor dezastre. Minimizați șansa ca dezastrul să lovească atât fișierele originale, cât și copiile dvs., păstrându-le în două locuri diferite. Catalogul și software-ul de backup pot face acest proces mult mai puțin de o durere de cap.

Gestionarea creșterii colecției dvs. este unul dintre obiectivele fundamentale ale practicilor de gestionare a activelor digitale. Fotografie de Alex, decupate din original, CC BY 2.0.

5. Trebuie să eliberați spațiul original de stocare?

În loc să ștergeți imaginile pe care le-ați putea dori probabil - arhivați imagini care în prezent nu sunt necesare sau nu sunt necesare foarte des. Imaginile noi sau imaginile care sunt accesate mai frecvent trebuie să fie stocate într-un sistem ușor și rapid accesat, dar imagini mai vechi sau imagini rar accesate pot fi stocate pe suporturi mai lent și mai ieftine.

Gestionarea creșterii fișierelor dvs. digitale poate fi complexă. Este greu să știi cât de multe imagini și câte gigaocteți de date trebuie să le păstrați. Veți trece la o nouă cameră cu un număr mare de megapixeli? Fișierele mai mari înseamnă mai mult spațiu de stocare. Veți începe înregistrarea videoclipului? Din nou, mai mult spațiu de stocare. Închiriați oa doua cameră pentru afacerea dvs. de nuntă în creștere? Mai mult spațiu de stocare.

Creșterea poate fi imprevizibilă. Poate veni atunci când vă așteptați cel mai puțin și deveniți rapid copleșitor. Nevoile de stocare se pot schimba peste noapte. Nu doriți să vă epuizați spațiul doar în momentul în care aveți nevoie cel mai mult. Un bun sistem de management al activelor digitale are loc pentru extindere și ia în considerare creșterea economică.

6. Vrei să împarți colecția ta cu alții?

Există ceva în colecția ta care are valoare? Doriți ca alții, în special generațiile viitoare, să poată accesa și înțelege imaginile?

Unele programe de catalogare sunt concepute pentru a fi utilizate și accesate de mai multe persoane. În timp ce majoritatea serviciilor online nu sunt potrivite pentru arhivarea imaginilor, multe servicii online funcționează bine pentru a permite accesul la colecțiile de imagini. Folosind o structură organizațională logică (nume, dosare și cuvinte cheie) se va asigura că toată lumea poate salva și găsi ceea ce au nevoie.

Lucrul facut la momentul potrivit economiseste timp

Gestionarea activelor digitale pentru arhiva de imagini poate părea o sarcină complexă, dificilă, dar un sistem digital de gestionare a activelor trebuie să fie cât mai mare sau mai complex decât colecția dvs. necesită. Mai mult decât atât, energia pe care o puneți în crearea și menținerea sistemului dvs. va fi returnată de zece ori, deoarece vă este mai ușor și mai ușor să adăugați imagini în colecția dvs. și să găsiți mai târziu exact imaginile pe care dvs. sau alții doriți să le vedeți.

Pentru a afla mai multe despre managementul activelor digitale și construirea sistemului de management de care aveți nevoie, urmați seria noastră Digital Asset Management for Everyone.