Îmbunătățiți Inbox-ul Outlook cu subfoldere, reguli și filtre

Noțiuni de inundații de e-mail nu trebuie să fie un coșmar! În schimb, aplicațiile pe care le utilizați pentru a vă citi și trimite mesaje de poștă electronică ar trebui, de asemenea, să vă ajute să le organizați și să le sortați în mod automat. Ne-am uitat deja la modul în care vă mențineți inboxul Gmail sub control, dar în lumea afacerilor, Outlook este una dintre cele mai comune aplicații de e-mail. De asemenea, dispune de o serie de instrumente pentru a vă menține cutia poștală curată și multe altele.

În Outlook, puteți găsi cu ușurință și grupa mesajele dacă le sortați în subfoldere și puteți chiar să le facă Outlook să vă sorteze automat. O altă opțiune este de a aplica formatarea care iese în evidență mesajelor importante, cu sau fără sub-foldere.

În acest tutorial, vă vom arăta cum să utilizați aceste instrumente și mai mult pentru a vă păstra în mod automat mesajele de poștă electronică din Outlook curate și axate pe mesajele de e-mail care contează cu adevărat pentru dvs..

screencast

Puteți urmări împreună cu acest tutorial folosind conturile de e-mail pe care le-ați instalat deja în versiunile recente ale Outlook pentru Windows sau Mac. Unele tehnici funcționează la fel în edițiile Windows și Mac, dar ediția 2013 a Outlook pentru Windows are câteva caracteristici suplimentare pentru a face organizația dvs. de e-mail un pic mai ușoară. Dar, odată ce ați instalat totul, ambele ediții funcționează bine.

Crearea de subfoldere

Subfolderele reprezintă cheia pentru a rămâne organizate în Outlook și puteți avea subdirectoare ale oricărora dintre folderele principale: pentru e-mail, calendare, contacte și multe altele. Crearea unui subfolder are doar câteva clicuri în versiunea Windows sau Mac.

În lista de dosare din partea stângă, faceți clic dreapta pe Inbox, apoi selectați Dosar nou din meniul pop-up.

Faceți clic dreapta pe un dosar pentru a crea un subfolder în interiorul acestuia

Introduceți un nume, apoi apăsați introduce. Dosarul nou va fi afișat sub Inbox.

Subfolderele sunt imbricate în dosarele părinte

Acum puteți glisa orice mesaje pe care le doriți în noul dosar.

Puteți trage mesajele în subfoldere

Bacsis: pentru a selecta mai multe mesaje pentru a trage, Ctrl-clic individuale sau selectați o grupare într-un rând făcând clic pe prima pe care o doriți, apoi Shift-clic ultimul.

După ce trageți, mesajul va dispărea din Inbox și dacă faceți clic pe subfolderul, veți vedea mesajul în el. Ați tras greșit unul greșit? Nici o problema! Trageți-l din nou, din nou.

De asemenea, dacă preferați să copiați mesajul mai degrabă decât să îl mutați, țineți apăsat Ctrl în timp ce trageți.

Și dacă decideți mai târziu că nu doriți ca subfolderul să poată fi executat, puteți să faceți clic dreapta pe el și să îl selectați Ștergeți dosarul din meniul pop-up. Orice mesaje din dosar vor fi șterse, de asemenea.

Mutarea unui mesaj utilizând un pas rapid sau butonul de mutare

Două alte modalități de mutare manuală sunt funcția Quick Step (numai pentru Windows) sau butonul Mutare de pe bara de panglică a versiunilor Windows și Mac. Un pas rapid este ceva asemănător unei macrocomenzi și există câteva care vin gata făcute cu Outlook. În acest caz, trebuie să ne creăm propriul dosar nou.

Crearea și utilizarea unui pas rapid (numai pentru Windows)

Mai întâi, să creăm un pas rapid: selectați un mesaj pe care doriți să îl mutați, apoi faceți clic pe Sageata in jos în colțul din dreapta jos al casetei Quick Steps.

Faceți clic pe săgeata de jos în jos în caseta Pași rapizi pentru a crea un nou pas

Din caseta derulantă, alegeți Noul pas rapid, atunci Mută ​​in director.

În caseta de dialog care apare, dați-i un nume semnificativ, alegeți dosarul în care doriți să fie transferate elementele, apoi marcați opțional mesajele citite. Apoi apasa finalizarea.

În dialogul de configurare Quick Step, alegeți ce folder să mutați mesajele

Pentru ao utiliza, selectați un mesaj, apoi faceți clic pe pasul rapid pe care tocmai l-ați creat.

Pașii rapizi pe care îi creați vor apărea în caseta din fila Pagina principală

Aceasta mișcă mesajul, la fel ca și cum l-ai târât.

Butonul de mutare (Windows și Mac)

Lângă grupul Quick Step de pe bandă este butonul Mutare. Când creați dosare sau mutați mesaje, acesta va ghici, de obicei, că veți dori să o faceți din nou. Este ca un pas rapid care se creează automat, dar necesită câteva clicuri suplimentare pe care să le utilizați.

Selectați un mesaj, faceți clic pe Mișcare , apoi din meniu, selectați directorul din listă. Dacă folderul dorit nu este listat, alegeți Alt dosar. Puteți selecta directorul dorit dintr-o listă de directoare.

Butonul mutare are câteva modalități similare de mutare a mesajelor

Deși acest lucru funcționează, cred că este nevoie de prea mulți pași. Există o cale mult mai bună.

Crearea regulilor pentru a muta automat mesajele

Dacă primiți o mulțime de mesaje, poate fi ușor să pierdeți câteva dintre cele pe care doriți să le puneți în subfoldere. Din fericire, funcția Reguli o poate face pentru dvs., când sosesc mesaje. Puteți crea reguli pentru a muta mesajele în funcție de cine este expeditorul, care este subiectul subiectului, dacă sunteți în câmpul To sau CC și multe alte criterii. Ca parte a creării unei reguli, puteți crea un subfolder, deci nici măcar nu trebuie să o faceți în avans.

Crearea unei reguli dintr-un mesaj pe care l-ați mutat deja (numai pentru Windows)

În versiunea Windows, dacă ați tras manual un mesaj într-un subfolder, Outlook poate crea o regulă care să o facă din nou, automat.

Glisați un mesaj într-un subfolder pe care l-ați creat. Pe bara de panglică, faceți clic pe reguli buton, și observați primele două opțiuni:

Butonul Reguli are modalități simple și avansate de definire a regulilor

Dacă selectați Mutați întotdeauna mesaje de la ... Outlook va muta întotdeauna mesajele de la acel expeditor în subfolderul selectat curent.

Dacă alegeți Creați o regulă, veți primi o casetă de dialog unde puteți alege setări suplimentare, cum ar fi dacă doriți să mutați mesajele pe baza numelui expeditorului, a subiectului mesajului, a destinatarului și a altor persoane.

În caseta de dialog Creare regulă, puteți semnala mesaje pe baza expeditorului, a subiectului și a destinatarului

Alegeți setările dorite, apoi faceți clic pe O.K.

Expertul Reguli vă oferă mai mult control. Să aruncăm o privire asupra modului de a crea o regulă în Windows.

Crearea unei reguli utilizând Expertul regulilor în Windows

Expertul Reguli are mai multe condiții pentru sortarea mesajelor și, de asemenea, vă permite să specificați excepții de la reguli.

Există două modalități de afișare a expertului. În caseta de dialog Creare regulă (vezi captura ecranului, de mai sus), puteți face clic pe Opțiuni avansate buton. O altă modalitate este să faceți clic pe reguli și selectați Gestionați regulile și alertele din drop-down.

Gândiți-vă la o serie de mesaje pe care le primiți adesea, ca un buletin informativ special, care are întotdeauna unele cuvinte consecvente în linia de subiect. Vom muta mesajele pe baza acestor cuvinte. Tu nu face trebuie să selectați unul din mesaje pentru a crea această regulă. Nici măcar nu aveți nevoie de vreunul dintre ele în căsuța de e-mail. Perspectiva le va apuca când ajung.

În caseta de dialog Reguli și alerte, faceți clic pe Noua regulă, în vârf.

Aduceți Expertul regulilor dând clic pe butonul Noua regulă

Aceasta afișează reguli mai pre-făcute pe care le puteți aplica.

Expertul Reguli are reguli predefinite sau puteți alege unul necompletat și crea unul de la zero

Pentru a ajunge la aceeași parte a dialogului ca și faceți clic pe butonul Avansat de mai sus, alegeți cea de-a doua opțiune: Aplică regulă pe mesajele pe care le primesc. Apoi apasa Următor →, în partea de jos. Aduceți pasul 1 al vrăjitorului.

Bifați caseta pentru cuvinte specifice în subiect sau organism. În partea de jos a dialogului, faceți clic pe hyperlink pentru cuvinte specifice.

Când alegeți o opțiune în partea de sus a dialogului, va exista un link pentru a face clic pe partea de jos

În caseta de dialog Căutare text care apare, tastați cuvintele pe care doriți să le marcați, apoi faceți clic pe Adăuga pentru a le adăuga în lista de căutare. Dacă adăugați mai multe elemente, Outlook va apuca numai mesaje unde toate din ele sunt prezente. Clic O.K când este terminat.

Dacă adăugați mai mult de un cuvânt sau o expresie, toți trebuie să fie prezenți pentru mesajul care va fi semnalat

Clic Următor →, și veți decide ce să faceți cu mesajele care sunt semnalate.

În partea de sus, bifați caseta pentru mutați-l în directorul specificat. În partea de jos a dialogului, faceți clic pe hyperlink pentru specificate.

Există multe acțiuni disponibile și puteți alege mai multe dintre ele, dacă doriți

În arborele de directoare care apare, deschideți Inbox, apoi selectați subfolderul în care doriți să se mute aceste mesaje.

Puteți avea regula de a muta un mesaj în orice folder

Clic O.K, apoi apasa Următor → pentru a decide dacă doriți excepții de la regulă. Efectuați toate alegerile aici la fel cum ați făcut în cei doi pași precedenți. Desigur, nu trebuie să alegeți excepții dacă nu doriți. Apoi apasa Următor → pentru a merge la ultimul pas.

Dați regulii un nume semnificativ (puteți păstra cel sugerat). Dacă alegeți Rulează acum această regulă ... , Outlook va procesa toate mesajele din Inbox care îndeplinesc criteriile dvs. Opțiunea pentru Activați această regulă vă va permite să dezactivați și să activați regula în orice moment.

Puteți avea o nouă regulă să ruleze imediat sau să așteptați să vină mesaje noi

Clic finalizarea. Regula pe care ați creat-o va fi listată acum în caseta Reguli și Alertă și puteți dezactiva activarea regulilor aici, fără a fi necesară editarea regulii. Pentru a modifica ulterior regula, fie faceți dublu clic pe ea, fie selectați-o, apoi faceți clic pe Modificați regula.

Clic aplica, apoi apasa O.K. Data viitoare când primiți un mesaj care îndeplinește criteriile dvs., Outlook îl va muta automat în subfolderul pe care l-ați ales. Subfolderul va fi îndrăgostit, indicând faptul că există mesaje necitite, iar numărul pe acesta indică câte sunt.

Atunci când sosesc mesaje noi și sunt sortate, Outlook le va indica

Crearea unei reguli pe Mac

Ediția Mac a Outlook nu are atât de multe detalii pentru crearea regulilor, dar probabil are ceea ce aveți nevoie, oricum.

Pe fiecare Acasă fila sau Organiza pe panglică, faceți clic pe reguli apoi alegeți Editați regulile.

Pe Mac, butonul Reguli se află atât pe filele Acasă, cât și pe Organizați

În partea stângă a casetei de dialog care apare, selectați tipul contului pe care îl utilizați, apoi faceți clic pe semnul Plus din partea de jos.

În caseta Reguli, alegeți tipul de serviciu pe care îl utilizați, apoi faceți clic pe semnul Plus pentru a crea o nouă regulă

Alegeți setările dorite, apoi faceți clic pe OK. Rețineți că o opțiune pe care o are ediția Mac pe care Windows nu o folosește este că puteți alege cum să faceți față mai multor condiții.

În versiunea Mac, o regulă poate semnala un mesaj atunci când îndeplinește toate sau doar câteva dintre condițiile pe care le specificați

Filtrarea mesajelor (numai pentru Windows)

În ediția Windows, dacă nu doriți să vă ocupați de subfoldere și reguli, aveți posibilitatea ca Outlook să schimbe formatarea anteturilor mesajelor. În versiunile din 2007 și în versiunile anterioare, puteți face acest lucru cu câteva clicuri în partea de sus a listei de mesaje, dar începând cu versiunea 2010, trebuie să sari peste câteva cercuri. Și această caracteristică nu există deloc în ediția Mac.

Selectați un mesaj de la un expeditor pe care doriți să îl marcați. Mergeți la Vedere pe panglică, faceți clic pe Vizualizați setările butonul din stânga, apoi faceți clic pe Formatarea condițională butonul din caseta de dialog care apare.

Pentru a crea un format personalizat pentru anteturile mesajelor, utilizați dialogul Setări Vizualizare

În dialogul Formatare condiționată, faceți clic pe Adăuga, introduceți un nume pentru regulă (observați că este plasat imediat în partea de jos a listei), apoi faceți clic pe Condiție pentru a alege criterii.

Introduceți toate criteriile dorite, cum ar fi numele sau adresa de e-mail a expeditorului. Cu cât mai multe criterii specificați, cu atât va fi mai restrânsă căutarea.

Dialogul Filtrare are trei file de opțiuni și puteți seta cât mai multe sau mai puține pe cât doriți

Faceți clic pe OK pentru a reveni la dialogul anterior, apoi faceți clic pe Font (Font) pentru a alege formatul pentru anteturile de mesaje primite.

Aveți posibilitatea să formatați anteturile de mesaje cu orice font de pe computer

Setați opțiunile dorite, apoi faceți clic pe O.K de trei ori pentru a confirma casetele de dialog și a reveni la fereastra principală Outlook.

Mesajele care conțin criteriile pe care le-ați specificat acum au formatarea unică.

Exemplu de antet de mesaj cu un format personalizat

Concluzie

Outlook are caracteristici excelente pentru sortarea și organizarea corespondenței, deși unele dintre caracteristici sunt greu de găsit. De asemenea, puteți utiliza oricare dintre aceste tehnici pentru a organiza corespondența pe care o trimiteți. De exemplu, este posibil să doriți un dosar care să conțină toate mesajele pe care le trimiteți cu propunerile de vânzări sau toate mesajele trimise șefului dvs. De asemenea, aveți posibilitatea să cuibăreți subfolderele și să utilizați reguli pentru ele. În acest fel, puteți crea un dosar Clienți, apoi creați subfoldere individuale în el, câte unul pentru fiecare client.

Dacă aveți alte sfaturi pentru păstrarea e-mailurilor Outlook organizate sau aveți probleme la crearea fișierelor Outlook, anunțați-ne în comentariile de mai jos și ne-am bucura să vă ajutăm!