E-mailul nu funcționează. Cum se utilizează computerele pentru a sprijini clienții

E-mailul a fost în jur de când Ray Tomlinson a ales simbolul @ în 1972. Aproape o jumătate de secol și e-mailul nu a fost niciodată într-adevăr potrivit pentru scop ca un instrument pentru a servi clienții eficient sau eficient. Pentru aceasta, există soluții mai bune. 

Indiferent dacă sunteți freelancer, o companie cu o singură persoană sau o afacere mică cu un număr de angajați, ar trebui să gestionați mai eficient cererile clienților. 

În acest tutorial, vă vom arăta cum puteți economisi timp și bani și puteți îmbunătăți satisfacția clienților prin implementarea unui sistem de ticketing pentru birou de ajutor pentru a ajuta clienții prompt și pentru a nu pierde niciodată o altă întrebare.

Provocarea

Luați în considerare, pentru un moment, numărul de mesaje de e-mail pe care le primiți în fiecare zi

Luați în considerare, pentru un moment, numărul de mesaje de e-mail pe care le primiți în fiecare zi. Probabil aveți o adresă de e-mail personală și un e-mail de serviciu separat. Asta e deja o mulțime de e-mailuri.

Mulți oameni au construit o serie de conturi personale de e-mail de-a lungul anilor. Unii pot avea mai multe e-mailuri de serviciu sau pot fi responsabili pentru gestionarea unui cont de e-mail al echipei.

E o mulțime de e-mailuri cu care să te descurci. Este o distragere a atenției care mănâncă la timpul disponibil.

Nu este doar numărul de e-mailuri primite, asta e problema. 

E-mailurile trimise la contul de lucru al unei persoane pot include marketingul de la firmele de PR, facturile pentru aprobare, abonamentele la buletine informative, actualizările informațiilor la nivel de companie, aranjamentele de întâlnire, e-mailurile importante de la șeful companiei. Plus tot ce este inutil răspunde la toate e-mail care blochează căsuța poștală.

E-mailurile trimise unui cont de e-mail împărțit în echipă ar putea fi tratate, duplicate, oprite până mai târziu sau se vor pierde și nu vor fi tratate niciodată.

E-mailul, poate fi văzut, nu este cel mai potrivit instrument pentru a oferi servicii excelente clienților.

Soluția

Biroul de asistență pentru birou de asistență vă ajută să răspundeți eficient solicitărilor clienților

Vă sugerăm să nu folosiți e-mailuri pentru a ajuta clienții, atunci când mulți dintre clienții dvs. utilizează e-mailuri, poate părea contra-intuitiv.

Mai exact, este clientul de e-mail - poșta electronică Mail, Gmail sau Outlook - pe care o sugerez că este ineficientă. Comunicarea există în continuare prin e-mail; este vorba despre modul în care e-mailul este gestionat.

Este posibil să fiți deja familiarizați cu sistemele de ticketing. Poate că ați lucrat o dată într-o organizație mare cu un Helpdesk IT care ți-a dat un număr de referință pentru fiecare problemă de computer sau imprimantă pe care ai raportat-o. 

Sistemele de bilete de avion nu sunt însă conservate de departamentele IT. Aceștia sunt angajați de oricine dorește să se ocupe de întrebări într-un mod metodic, sistematic și eficient.

Ei lucrează prin a avea o adresă dedicată de e-mail care se alimentează în software care alocă o referință unică și auto-răspunsuri pentru a actualiza clientul. 

De exemplu, trimiterea unui e-mail la [email protected] primește un răspuns automat prin e-mail cu un număr de bilet unic. Poate conține și alte informații utile. Numărul biletului apare într-o coadă de bilete noi și este alocat, gestionat și răspuns de un agent de service pentru clienți în cadrul programului software. Corespondența dintre companie și client poate fi gestionată cu ușurință.

1. Birou (Salesforce)

Biroul colaborează comunicarea clienților de la e-mail, site-ul web, telefon și social media într-o interfață elegantă de unde poate fi gestionată.

Instrumentele de productivitate și automatizările, cum ar fi răspunsurile conservate la întrebările frecvente, ajută agenții de service clienți să rezolve mai multe întrebări ale clienților într-un timp mai scurt, în timp ce oferă totuși o notă personală care este unul dintre caracteristicile excelente ale serviciului pentru clienți.

Biroul oferă aplicații mobile care vă permit să ajutați pe oricine de oriunde, oricând. Biroul include o cunoștință de sine stătătoare care îi ajută pe clienți să rezolve propriile întrebări înainte de a vă contacta.

2. Freshdesk

Începând cu anul 2010, Freshdesk a oferit un produs de asistență pentru clienți bazat pe cloud-uri, care oferă fiecărei interacțiuni clientului o interfață centralizată pentru a ajuta personalul să rezolve întrebările clienților.

Interacțiunea poate fi prin e-mail, chat web, social media sau prin telefon. Freshdesk asigură că membrul echipei potrivite poate răspunde clientului.

Ca și în cazul altor soluții, Freshdesk are un portal de auto-service și cunoștință pentru clienții să găsească rapid răspunsuri.

3. Kayako

Aceasta a fost a doua soluție pe care am folosit-o în afacerea mea, prima fiind PerlDesk, acum 15 ani.

Când am instalat Kayako, a fost o serie de scripturi php pe care le-am instalat pe un server. Aceste zile este o platformă de suport pentru clienți bazată în totalitate pe cloud pentru a trata clienții prin e-mail, chat live, social media și apeluri telefonice.

4. Zendesk

Am devenit un client Zendesk în 2007, când au fost mici startări, dar inovatoare în capitala daneză, Copenhaga. Zece ani și sunt 1.700 de angajați cu peste 100.000 de clienți din 150 de țări.

Zendesk Support este un sistem de urmărire, prioritizare și rezolvare a biletelor de asistență pentru clienți. Acesta pune toate informațiile despre clienți într-un singur loc, astfel încât toate anchetele să fie gestionate dintr-o singură locație.

Biroul Zoho

Un alt software bazat pe cloud ca serviciu (SaaS), Zoho Desk gestionează biletele de asistență pentru clienți, de la e-mail, telefon, chat, social media, portal de autoporturi și formulare, printr-o interfață online. 

Biletele de atribuire, notificare, escaladare și acțiuni bazate pe timp sunt automatizate cu reguli de flux de lucru. Rapoartele și evaluările privind fericirea clienților sunt prezentate într-un tablou de bord grafic.

Soluții comparate

	Birou	Freshdesk	Kayako	Zendesk	Zoho
Cloud-based SaaS	✅	✅	✅	✅	✅
Tichete de e-mail	✅	✅	✅	✅	✅
Contact Web	✅	✅	✅	✅	✅
Tichetele mass-media sociale	✅	✅	✅	✅	✅
Telefon	✅	✅	✅	✅	✅
Chat instant messaging	✅	✅	✅	✅	✅
Bază de cunoștințe	✅	✅	✅	✅	✅
Preț lunar agent (de la)	$ de 20	$ cu 0	$ cu 0	$ de 5	$ cu 0

alternative

Căutați alternative la soluțiile software populare

Acestea nu sunt singurele soluții. Dacă preferați să instalați și să vă mențineți propriul software sau dacă preferați o soluție cloud alternativă, un loc bun pentru a începe să căutați este alternativeto.net.

Concluzie

În acest tutorial v-am prezentat doar cinci jucători mari pe piața software-ului de ticketing. În ultimul deceniu, alegerea disponibilă pentru orice proprietar de întreprinderi mici a crescut acolo unde soluțiile au fost limitate.

În această vârstă de imediate așteptări, clienții sunt exigenți și un sistem de help desk vă va asigura că vă oferiți asistență clienților de primă clasă pe mai multe canale de contact.