Share
Odată cu atacul neîntrerupt al erei digitale, sistemele fără hârtie au câștigat o atracție sporită și relevanță. În timp ce beneficiile sunt incontestabile, există momente în care fluxurile de lucru sunt departe de fricțiune și adesea obositoare, făcându-le mai puțin atrăgătoare.
Există însă speranță și în acest program de screening vă voi învăța cum să utilizați aplicații cum ar fi Mail, Hazel și Evernote pentru a automatiza cel puțin un aspect al fluxului dvs. de lucru fără hârtie.
O să ai nevoie:
O copie a Evernote (Mac App Store sau Direct Download).
Pasul inițial este să configurați o regulă de e-mail care să filtreze orice e-mail de la compania dvs. de utilități. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe Mail> Preferințe și apoi alegeți reguli fila.
Click pe Adăugați o regulă, dați regulii un nume semnificativ și apoi alegeți anumite condiții. Dacă trebuie să atribuiți mai mult de o condiție, luați notă dacă doriți să potriviți toate sau oricare dintre acestea, deoarece aceasta va afecta modul în care e-mailurile sunt potrivite.
Atunci când alegeți mai mult de o condiție, luați notă dacă se potrivesc toate sau orice altele. Odată ce sunteți mulțumit de condițiile dvs., este timpul să alocați unele acțiuni. Pentru prima acțiune, alegeți Marcheaza ca citit. Pentru acțiunea finală, alegeți Rulați Applescript și apoi alegeți din lista derulantă a scripturilor disponibile Deschideți în Finder.
Acum, dacă aveți localizatorul deschis în locația corectă, deschideți editorul AppleScript. Puteți găsi editorul AppleScript în folderul Utilitare sau opțional pentru a chema lumina reflectoarelor și tastați editorul AppleScript.
Inserați următorul cod și apoi salvați scriptul în / Utilizatori / USERNAME / Bibliotecă / Scripturi de aplicație / com.apple.mail /
-- Cod de comandă pentru regulile de poștă electronică utilizând termenii din aplicația "Mail" pentru acțiunea de e-mail cu mesajeleMessages for rule theRule - Script Starts Aici spuneți aplicația "Mail" - Setați folderul de descărcări pentru atașamente setați _downloadsFolder în (calea spre folderul descărcări) text îmbogățit - Repetați următoarele acțiuni pentru fiecare e-mail care se potrivește cu repetarea regulilor cu fiecareMessage în Mesaje - Obțineți subiectul mesajelor electronice setați Subiectul la subiectul fiecărei mesaje - Repetați cu fiecare atașament găsit în repetarea e-mailului cu _attatchment în atașamentele de e-mail ale fiecărui mesaj - atașament cu următorul model: - Compania utilitară (etichetă) Subiect de e - mail (titlu) Destinația originală (numele fișierului) - și salvați în folderul downaloads set originalName la numele setului _attatchment _savePath la _downloadsFolder & "ZON |" & subiectul & "|" & originalName încercați să salvați _attatchment în _savePath pe eroare errmsg afișare dialog errmsg sfarsit încercare finală repetați - mutați e-mailul la destinație finală mutați eachMessage la căsuța poștală "facturile" de cont "Gmail" sfârșit sfârșitul repeta spuneți - Sfârșitul script-ului și închideți secțiunea boilerplate mail cu mesaje terminând cu termeni de la
Pentru a adapta codul în funcție de nevoile dvs., este esențial să-l înțelegeți, deci haideți să-l rupem.
După ce ați salvat scriptul de mai sus în locația corectă, acum ar trebui să îl puteți selecta din lista derulantă din Executați AppleScript acțiune; faceți acest lucru, apoi faceți clic pe O.K și apoi faceți clic pe aplica.
Hazel este un utilitar pentru panoul de preferințe care monitorizează folderele alese de dvs. și efectuează acțiuni asupra fișierelor și dosarelor atunci când criteriile pe care le-ați definit sunt îndeplinite.
Presupunând că ați descărcat și instalat deja Hazel, va trebui să adăugați folderul Descărcări în Dosare listă. Pentru a face acest lucru, deschideți-vă Preferințe sistem> Hazel și apoi pur și simplu trageți-l dintr-o fereastră Finder sau alternativ, faceți clic pe + și selectați-l.
Înainte de a merge mai departe, este important să întrerupeți procesarea regulilor. Acest lucru va asigura că nu sunt procesate nicio regulă până când nu sunteți sigur că regulile pe care le-ați configurat sunt corecte. Pentru a întrerupe procesul de procesare, faceți clic dreapta (Ctrl + clic) pe Descărcări din lista de dosare și selectați Întrerupeți "Normele privind descărcările".
Acum că Hazel urmărește dosarul Descărcări, trebuie să definiți câteva reguli. În Hazel, regulile sunt definite într-o manieră similară cu cea din Mail. Ați stabilit anumite condiții pentru a se potrivi și apoi unele acțiuni pentru a le efectua.
Sub reguli, clic + pentru a adăuga o nouă regulă. Dați-i un nume și apoi adăugați prima condiție. Alege Drăguț atunci este și, în final, selectați PDF. Acest lucru va asigura că Hazel se va potrivi numai cu fișiere PDF. Dacă compania dvs. de utilități vă trimite facturile dvs. în orice alt format, atunci schimbați acest lucru în mod corespunzător.
Pentru cea de-a doua condiție, dorim să ne asigurăm că Hazel va căuta un fișier cu un nume care se potrivește cu modelul definit în regula de e-mail de mai sus; alegeți astfel Nume, atunci chibrituri și în cele din urmă în câmpul următor, tastați eticheta alocată mai sus (companie utilitară), urmată de un "|" caracter, apoi trageți în Orice token, urmat de un alt "|" " și în cele din urmă un altul Orice jeton.
Acum că ați definit anumite condiții, trebuie să stabiliți anumite acțiuni. Pentru prima acțiune, alegeți Executați AppleScript, lăsați implicit script încorporat selectați și apoi faceți clic pe editați scriptul. Inserați următorul cod în fereastra modală, faceți clic pe compilație și, dacă nu există erori, faceți clic pe fereastra modală.
Butonul de compilare din Hazel. Dacă se detectează o eroare, va apărea lângă buton. spuneți aplicația "Finder" - Stocați Delimiterul de text al lui AppleScript setați ASTID, delimitatorii articolelor de text ale AppleScript în delimitatorii de elemente de text ale lui AppleScript, "|" setați theListOfCustomTokens pentru numele fișierului - Deoarece am schimbat delimitatorii elementelor de text la | acum avem - 3 elemente de text dinListOfCustomTokens - 1: ZON - 2: Subiectul e-mailurilor (care va fi utilizat pentru Titlul notei) - 3: Numele original atașat. - Redenumiți atașamentul la numele său original setați numele fișierului (elementul de text 3 dinListOfCustomTokens) încercați - Deschideți Evernote și așteptați 15 secunde pentru a lansa spuneți ID-ul aplicației "com.evernote.evernote" activați cu timeout de 15 secunde - Creați o notă nouă în notebook-ul "Încasări" cu: - subiectul e-mailurilor ca titlu - compania de utilități ca etichetă crează titlul notei (textul 2 al textuluiListOfCustomTokens ca text) ¬ din dosarul fișierului " " ¬ tag-uri (textul 1 al textuluiListOfCustomTokens ca text) end timeout sfârșitul spune cu privire la eroare errmsg dialogul de afișare errmsg sfârșitul încercați setați delimitatori de elemente de text AppleScript la sfârșitul ASTID spune
Ca și înainte, să analizăm codul pentru a înțelege mai bine ce se întâmplă:
Pentru acțiunea finală, alegeți Mișcare la dosar și apoi selectați Gunoi. Acest lucru vă va asigura că, odată ce baza de facturare a fost încărcată cu succes în Evernote, nu se va lipi de crearea de aglomerație pe Mac. În final faceți clic pe O.K.
Acum că ați creat cu succes o regulă care să se potrivească cu fișierul dvs., este timpul să lăsați Hazel să-și efectueze magia, deci va trebui să întrerupeți procesarea regulilor. La fel ca înainte, faceți clic dreapta Descărcări în lista de dosare și de data aceasta selectată Reluați regulile "Descărcări".
Din moment ce Hazel poate dura ceva timp înainte să ruleze reguli prima dată, faceți clic dreapta pe Descărcări din nou și alegeți Rulează acum. Dacă totul merge conform planului, Hazel ar trebui să încarce fișierul către Evernote și apoi să îl mute în coșul de gunoi.
În acest tutorial am acoperit câteva concepte de automatizare de bază, care, sperăm, vor ajuta la eficientizarea fluxului de lucru fără hârtie. Cu toate acestea, aceste concepte nu se limitează la acest domeniu de aplicare, ci pot servi drept blocuri pentru fluxuri de lucru mai complexe și mai ambițioase.
Accentsconagua