Share
Imaginează-ți asta. Sunteți invitat să interviuți pentru un loc de muncă ideal pentru dvs. Nu ai setat o alarmă cu o noapte înainte. Te trezești târziu și ieși din pat, fără timp să te pregătești. Aruncați hainele murdare pe care le-ați purtat ieri și luați o felie de pizza rece pentru micul dejun. Nici nu ți-ai periat părul.
Implauzibil, corect?
Sau imaginați-vă acest lucru. Sunteți invitați la biroul șefului dvs. pentru a vorbi despre un proiect important. Dacă acest proiect merge bine, puteți fi promovat. În loc să acordați atenție conversației, vă uitați la fereastră, atingeți piciorul pe podea și oferiți doar o serie de morminte ca răspuns la orice sugestie pe care șeful dvs. dă.
Dacă te-ai comporta așa, ai merita să fii concediat, nu promovat.
Nu te-ai întoarce prea târziu și nu te-ai abătut la un interviu. Și dacă nu ai o abordare cu kamikaze pentru politica de birou, nu-ți ignori șeful atunci când vorbește cu tine.
Ne petrecem ore practicând tehnici de interviu. Ne îngrijorează ceea ce vom spune într-o întâlnire cu șeful nostru. Deci, de ce nu luăm același nivel de îngrijire în legătură cu scrierea de e-mailuri? Sau chiar când ne pasă, de ce nu e-mailurile au impactul pe care credem că ar trebui?
Un motiv este că înotăm într-un potop de e-mail. Potrivit cercetării realizate de Institutul Global McKinsey, angajatul mediu petrece două ore și jumătate pe zi care se ocupă de e-mail. Aceasta este echivalentul a 81 de zile lucrătoare în fiecare an - sau un sfert din viața voastră activă.
Între timp, cercetarea de către consultanța de cercetare în domeniul tehnologiei Grupul Radicati a constatat că utilizatorul mediu de afaceri a trimis sau a primit 108 e-mailuri pe zi în 2013. Acesta va crește până la 116 e-mailuri pe zi până în 2017.
Nu e de mirare că există atât de multe e-mailuri scrise în mod nedrept care plutesc prin spațiul cibernetic. Cine are timp să se risipească să compună mesaje elocvente atunci când există atât de mult de scris?
Pe de altă parte, dacă e-mailul este esențial pentru viața noastră, nu ar trebui să fie o abilitate pe care am învățat-o cu toții? Dacă veți petrece un sfert din viața voastră activă scriind e-mailuri, atunci învățând să o faceți în mod eficient vă va face mai eficienți și vă veți ajuta să continuați.
Gândește-te în felul acesta. Dacă ați petrecut un sfert din viața voastră de muncă prezentând, nu ați afla tot ce ați putea despre cum să prezentați? Sau dacă ați petrecut un sfert din viața voastră activă interacționând cu clienții, ați căuta orice resursă pe care ați putea-o găsi în serviciul clienți, corect?
Deci, ce e diferit în ceea ce privește e-mailurile?
Nu ar fi minunat să arătați că sunteți un profesionist adevărat în fiecare e-mail pe care îl trimiteți? Și chiar mai bine dacă scrieți e-mailuri pe care oamenii le citesc și le iau de fapt?
E-mailul contează. Modul în care scrieți mesajele dvs. de e-mail pentru persoanele care primesc e-mailurile. Chiar mai important, capacitatea dvs. de a scrie e-mailuri va avea o influență enormă asupra carierei tale. Dar nu-mi lua cuvântul pentru asta. Să aruncăm o privire la ceea ce spun experții. Dar mai intai…
Înainte să vă înscrieți în acest tutorial, obțineți noile strategii de e-mail pentru cărți electronice: Ultimul Ghid pentru Inbox Zero Mastery. (Este disponibil pentru LIBER Descarca cu newsletter-ul Tuts + Business.) Este plin de strategii de email care pot fi aplicate rapid pe care le puteți utiliza rapid.
Acum, să învățăm totul de ce abilitățile de scriere prin e-mail sunt atât de importante.
Vrei să mergi la treabă? Dacă aveți ambiții, atunci va trebui să învățați cum să scrieți e-mailuri care obțin rezultate.
Ca site-ul Skills You Need explică:
Capacitatea de a comunica în mod eficient este cea mai importantă dintre toate abilitățile de viață ... Dacă solicitați locuri de muncă sau căutați o promovare cu angajatorul dvs. actual, veți avea aproape sigur nevoie de a demonstra bune abilități de comunicare ... Pe măsură ce cariera progresează, importanța comunicării aptitudinile cresc.
E-mailul este modul în care ne petrecem cea mai mare parte a timpului nostru de comunicare, deci este cea mai mare ocazie. Îți dă două ore in fiecare zi pentru a vă demonstra abilitățile de comunicare angajatorului dvs. actual.
Aveți nevoie de mai multe convingeri? Maggie Worth, Director Comunicare la Universitatea din West Georgia, scrie:
Angajații care au demonstrat abilitatea de a se reprezenta pe ei înșiși și compania într-o manieră clară, convingătoare și profesională sunt mult mai probabil să fie aleși pentru posturi avansate.
Dr. Stephanie Heald-Fisher, președintele Programului Universitar de la Globe University, fruther explică modul în care e-mailul este deosebit de important pentru câștigarea promoțiilor:
În mediul de afaceri de astăzi, indiferent de industrie, comunicarea eficientă înseamnă în mod obișnuit utilizarea intensă a e-mailului și utilizarea e-mailurilor înseamnă a putea scrie ... E-mailul este adesea prima impresie pe care receptorul o câștigă de la expeditor. Un e-mail prost scris duce la o primă impresie slabă.
Promovarea este influențată, de asemenea, de abilitățile de scriere. Abilitățile bune de scriere comunică inteligența, profesionalismul și competența. Abilitățile slabe de scriere comunică o lipsă de inteligență, profesionalism și competență. Încă o dată, imaginea dvs. profesională este afectată de abilitățile dvs. de scriere. Cu cât sunt mai bune abilitățile tale, cu atât este mai bună imaginea ta și cu atât șansele tale de promovare sunt mai bune.
Cu alte cuvinte, dacă nu învățați să scrieți e-mailuri clare, profesionale și inteligente, colegii dvs. și șeful dvs. vă vor presupune că sunteți incompatibili. Veți fi întotdeauna blocați în partea de jos a scării de carieră.
Și compunerea unui e-mail bun nu înseamnă doar că știi cum să scrii o propoziție.
Nu scrieți un e-mail pe care toată lumea știe să-l facă? La urma urmei, în lumea de astăzi, majoritatea dintre noi știu să citească și să scrie. Cunoștem ortografia și gramatica noastră. Nu este suficient?
Cu siguranta este adevarat ca oricine cu abilitati de calculator rudimentare poate sa compune și trimite un e-mail. Și oricine are competențe sociale de bază va ști cum să se asigure că e-mailurile nu sunt ofensiv.
Pe de altă parte, gândiți-vă la toate mesajele necorespunzătoare pe care le-ați primit în viața dvs. S-ar putea să fi fost corect din punct de vedere gramatic. Dar nu au făcut prea mult sens.
Doar pentru că o persoană poate vorbi nu le face un bun public vorbitor. În mod similar, doar pentru că o persoană poate scrie nu înseamnă că pot scrie e-mailuri bune.
Scrierea e-mailurilor eficiente este o abilitate și este una pe care o puteți învăța. Trebuie să exersați, dar aveți un sfert din viața voastră activă pentru a cheltui asta. Deci, de ce să nu petreceți ceva timp să vă ocupați de teorie?
Vom sapa in ceea ce face e-mailurile eficiente intr-un moment. În primul rând, să examinăm unele dintre cele mai mari greșeli de e-mail.
Ca majoritatea oamenilor, primesc o mulțime de e-mailuri. Majoritatea e-mailurilor pe care le primesc sunt eficiente. Mă fac să mă simt bine și dați-mi voie să știu ce trebuie să fac. Aștept cu nerăbdare să răspund, și îmi place să fac asta.
Acum și din nou, primesc e-mailuri care mă fac să mă dublez. "Au întrebat cu adevărat asta?" Ma intreb. Sau "Au spus într-adevăr asta?"
În prezent, primesc un nivel de managiu al e-mailurilor și am o politică de răspuns la fiecare e-mail pe care îl primesc. Dar sunt momente când aș prefera să nu răspund. Acest lucru se întâmplă cel mai adesea când primesc una din următoarele:
Cele mai grave e-mail-uri pe care le primesc sunt niște garnituri de la cineva care nu ma contactat niciodată înainte. Dacă îmi vei scrie, măcar mă bucur să-mi folosesc numele și să te prezinți.
Se pare că nu sunt singur în primirea de e-mailuri confuze sau nepoliticos. Un studiu recent realizat de Sendmail a constatat că aproape două treimi dintre noi (64%) au trimis sau primit un e-mail care a provocat furie sau confuzie neintenționată. În sondajul lui Sendmail, oamenii erau supărați de:
Scrierea de e-mailuri ineficiente nu numai că dăunează perspectivelor de carieră. De asemenea, este rău pentru angajatorul dvs. Katharine Hansen, directorul creativ al Carierei Quintessential, explică:
E-mail-ul este folosit atât de puternic și global pentru a comunica la locul de muncă ... că e-mailurile neclar, fraudate, prost scrise pierd timpul, banii și productivitatea.
Sperăm că e-mailurile dvs. nu sunt la fel de rele ca cele pe care le-am prezentat mai sus. Și sperăm că e-mailurile dvs. nu fac confuzii sau furia destinatari.
Dacă credeți că e-mailurile dvs. au nevoie de lucru, nu vă faceți griji! Puteți remedia situația. Să începem să aruncăm o privire De ce este atât de ușor pentru e-mailuri să lase o impresie proastă.
Ați vărsat vreodată o băutură înainte de o întâlnire de afaceri importantă? Chiar și după ce ați curățat, ați fost siguri că toată lumea ar observa. Dar nimeni nu a spus un cuvânt.
Se numește efectul luminii reflectoarelor și toată lumea suferă de ea. Psihologul Amie M. Gordon explică cum funcționează:
Avem tendința de a supraestima cât de mult acțiunile și aspectul nostru sunt observate de ceilalți ... Suntem ancorați de propriile noastre experiențe și avem dificultăți de ajustare suficient de departe de ei pentru a estima cu exactitate cât de multă atenție alți oameni ne plătesc.
Cu alte cuvinte, privim lumea prin lentile colorate și ne străduim să vedem lumea din punctul de vedere al altora.
Când vine vorba de scrierea de e-mailuri, este o problemă. Putem scrie ceva care are sens total în mintea noastră. Dar doar pentru că are sens pe mine nu înseamnă că va avea sens tu.
Acest lucru este valabil mai ales când vine vorba de injectarea de emoții în scrisul nostru.
Lea Winerman de la American Psychological Association explică:
Motivul pentru care această comunicare este deconectată ... este egocentrismul - fenomenul psihologic social bine stabilit prin care oamenii se confruntă cu dificultăți de detașare de la propriile lor perspective și de înțelegerea modului în care alți oameni îi vor interpreta.
Cercetările arată că oamenii supraestimă capacitatea lor de a transmite un ton intenționat într-un mesaj de e-mail-dacă tonul acesta este sarcastic, amuzant sau grav. Oamenii supraestimează cât de bine pot comunica un ton de voce în mesajele pe care le trimit.
Adevărul este că detectarea tonului de voce în e-mail este o sarcină aproape imposibilă. Studiile au găsit o rată de succes de 56% în detectarea tonului de voce în e-mail. S-ar putea suna bine, dar de fapt este doar puțin mai bună decât întâmplător.
Ce se poate face în acest sens? Răspunsul este să scrieți e-mailuri eficiente.
Am analizat de ce este atât de important să scriem mesaje de poștă electronică bune și de ce eșecurile eșuează de multe ori. Dar cum puteți scrie e-mailuri bune care sunt interpretate corect și obțin rezultate?
În această serie Tuts + Business, vom analiza o serie de abordări pe care le puteți lua pentru a scrie e-mailuri eficiente. Odată ce ați terminat seria, veți cunoaște teoria e-mailului. Și dacă cutia poștală este chiar aproape de tipic, veți avea o mulțime de șanse să o exersați.
Pentru a finaliza acest articol, hai să examinăm scurt ceea ce face ca un e-mail să funcționeze. E-mailuri eficiente:
Sunteți gata să vă îmbunătățiți abilitățile de scriere prin e-mail? Apoi stați bine.
Rețineți că nu numai că scrieți e-mailuri eficace importante pentru a stăpâni, ci și cum să învățați cum să vă gestionați e-mailurile și să păstrați mesajele de poștă electronică organizate.
Înscrieți-vă la Buletinul informativ Tuts + Business și obțineți cartea electronică Zero GRATUIT. Nu lăsați căsuța poștală să devină o dezordine dezorganizată. Descoperiți cum să aplicați cele mai bune tehnici de gestionare a e-mailurilor acum.
Grafic Credit: Tastatură proiectat de Liesl Kruger de la Proiect de substantiv.
Accentsconagua