Ce este MS Outlook? (Instrument de software Pro Email)

E-mailul este o mare parte din cea mai mare parte a oamenilor. Potrivit unei surse, persoana de afaceri medie trimite și primește peste 100 de mesaje pe zi. Ne bazam pe e-mailuri atat de mult, incat multe dintre ele o verifica in mod constant - chiar si atunci cand suntem in baie sau in pat.

Cu atât de mult timp petrecut pe e-mail, este evident că pachetul de e-mail pe care îl alegem este important. Există o mulțime de sisteme de e-mail acolo și unul dintre cele mai populare este Microsoft Outlook.

Te gândești la utilizarea MS Outlook sau compania ta utilizează deja Outlook? Dacă da, trebuie să știți la ce se utilizează Microsoft Outlook. Aici poate ajuta acest tutorial.

S-ar putea să știți că Microsoft Outlook este un pachet de e-mail care face parte din suita de productivitate Microsoft Office. Ceea ce probabil nu știți este că poate face mult mai mult decât să trimită și să primească mesaje de e-mail.

În acest tutorial, veți afla totul despre Outlook. Vom defini Outlook pentru tine. Veți descoperi pentru ce este folosit Outlook. În plus, vom discuta despre diferența dintre Microsoft Outlook și Outlook.com.

Ghidul pentru Inbox Zero Mastery (descărcare gratuită a cărții electronice)

Înainte de a vă deplasa mai departe în învățarea cum să utilizați Microsoft Outlook, asigurați-vă că vă apucați de carte electronică gratuită: Ultimul Ghid pentru Inbox Zero Mastery. Este echipat cu strategii de organizare a căsuței poștale și sfaturi ucigașe pentru gestionarea mai eficientă a tuturor e-mailurilor primite.

Acum, să aflăm ce este Outlook și cum este folosit. 

Ce este Outlook e-mail?

Vă puteți întreba ce este Microsoft Outlook. Probabil că deja știți că software-ul de e-mail inclus cu un abonament plătit Microsoft Office. Și ai avea dreptate. Dar Outlook are mai multe capabilități decât doar e-mail.

Outlook vă poate ajuta să vă organizați programul cu o listă de agende și sarcini, să stocați informații de contact, să trimiteți mementouri și multe altele. Nu este de mirare că Outlook este adesea denumit manager de informații personale (PIM).

Dacă intenționați să utilizați Outlook pentru nevoile dvs. organizaționale și de e-mail, este important să înțelegeți că pot exista unele diferențe în instrument în funcție de versiunea pe care o aveți. Perspectivele au fost în jur de la sfârșitul anilor 1990, și s-au înregistrat multe schimbări de-a lungul anilor. În cazul versiunilor mai vechi, este posibil să existe unele diferențe în interfața cu utilizatorul și unele dintre caracteristicile mai noi ar putea să lipsească. În scopul acestei serii de tutoriale, vom vorbi despre MS Outlook 2016.

Dacă nu aveți Microsoft Office, dar doriți să utilizați Outlook, nu vă faceți griji. Puteți utiliza email-ul Microsoft gratuit pe Internet, Outlook.com. Versiunea bazată pe web are multe dintre aceleași caracteristici ca și versiunea desktop a Outlook, deși există unele diferențe. (Dacă ați avut un cont Hotmail sau Windows Live, este posibil să îl aveți deja de când acele conturi au fost convertite în Outlook.com)

Ce este Outlook.com?

Știți diferența dintre Outlook.com și Microsoft Outlook?

Mulți oameni se referă la e-mailurile Outlook atunci când vorbesc de fapt despre software-ul gratuit de e-mail Outlook.com bazat pe web. Nu numai că numele celor două pachete software sunt similare, ci și unele funcții. Dar există unele diferențe majore.

Iată ce trebuie să știți despre diferențele dintre MS Outlook și Outlook.com:

1. Cost. MS Outlook face parte din abonamentul plătit Microsoft Office, care include și cel mai recent software de birou. Outlook.com, este un pachet gratuit de e-mail bazat pe web cu unele dintre caracteristicile Outlook.
2. Anunțuri.MS Outlook nu are anunțuri. Interfața Outlook.com, pe de altă parte, are anunțuri vizibile (deși acestea sunt menținute la un nivel minim).
3. Serverul tău propriu. Outlook poate fi configurat pentru a rula pe propriul server de mail, făcându-l ideal pentru companii și organizații. Outlook.com rulează pe web.
4. Mesaje primite. Utilizatorii Outlook.com au un spațiu de stocare de până la 15 GB. Utilizatorii MS Office 365 primesc 50 GB de spațiu de stocare pentru a începe. (Utilizatorii Outlook care operează cu un cont Microsoft Enterprise pot avea mai mult spațiu.)
5. Mărimea atașamentului. Limita de dimensiune combinată a fișierului pentru Outlook.com este de 20 MB. Pentru conturile Outlook de afaceri, limita de fișier combinat începe, de asemenea, la 20 MB. Puteți învăța cum să gestionați atașamente mari de e-mail în Outlook cu acest tutorial.
6. Suport tehnic. Outlook.com nu include asistență telefonică, deși puteți contacta asistența prin intermediul formularului de contact. De asemenea, puteți găsi răspunsuri la întrebările dvs. aici. Cu versiunile recente de MS Office (care include Outlook), cu toate acestea, puteți ajunge la un profesionist de asistență prin telefon.

Cu toate acestea, dacă sunteți în căutarea unui pachet de e-mail gratuit de bază pentru a satisface nevoile dvs., Outlook.com poate potrivi factura. Pentru o comparație între Outlook.com și Gmail (un alt pachet gratuit de e-mail) studiați acest tutorial:

Notă: Dacă nu se specifică altfel, acest tutorial se referă la Microsoft Outlook (disponibil cu Microsoft Office) și nu la Outlook.com bazat pe web. Deși unele funcții funcționează pentru ambele platforme de e-mail.

Avantajele Microsoft Outlook

Dacă utilizați Microsoft Outlook pentru nevoile dvs. de gestionare a e-mailurilor sau a informațiilor, felicitări. Este o alegere solidă și nu ești singur. Potrivit Microsoft, numerele au peste un miliard de utilizatori Microsoft Office din întreaga lume. Aceasta înseamnă că există o mulțime de utilizatori Outlook.

Există unele avantaje concrete pentru utilizarea Microsoft Outlook în comparație cu alți furnizori de e-mail. Iată doar câteva:

• Populară în multe organizații mari.Cercetarea de la iDatalabs arată că peste 40.000 de companii utilizează Microsoft Outlook în întreaga lume. Ce înseamnă acest lucru este că, dacă înțelegeți cum să utilizați Outlook, aveți deja o abilitate utilă pentru multe locuri de muncă.
• Funcționează bine cu MS Exchange. Microsoft Exchange este un server la nivel de întreprindere folosit de școli, companii și alte organizații mari.
• Compatibil cu software-ul popular.Desigur, Outlook funcționează fără probleme cu Microsoft Office. Dar, de asemenea, funcționează bine cu multe alte programe de completare disponibile prin intermediul magazinului de birou Microsoft.
• Include instrumente de organizare.Chiar și fără programe de completare, Outlook include propriile instrumente organizaționale, cum ar fi o agenda și un calendar.
• Bună siguranță.Outlook are multe caracteristici de securitate. De exemplu, acesta oferă autentificare cu două factori, criptarea mesajelor și capacitatea de a vedea activitatea recentă a contului.
• Suport tehnic. Microsoft oferă asistență telefonică tehnică (cost suplimentar pentru unele planuri), care este disponibil 24/7. Dacă aveți o problemă, acesta este un avantaj imens.

Ce este Microsoft Outlook folosit pentru?

Am atins deja câteva dintre utilizările Microsoft Outlook, dar iată o listă mai completă:

• E-mail. Aceasta este probabil cea mai de bază utilizare a Outlook. Utilizați-l pentru a trimite și a primi mesaje de e-mail.
• Calendar. Utilizați calendarul Outlook încorporat pentru a programa și urmări întâlnirile și întâlnirile. Puteți chiar să vă programați mementouri. Calendarele pot fi, de asemenea, distribuite.
• Carte de adrese. Nu pierdeți din nou niciodată informațiile despre o persoană de contact. Outlook nu numai că vă permite să stocați informații de e-mail pentru persoanele de contact, dar și alte informații, cum ar fi numerele de telefon și adresele de corespondență.
• Pentru a face lista. Puteți utiliza MS Outlook pentru a vă configura o listă de sarcini.
• Urmăriți mesajele trimise.Puteți solicita o chitanță pentru un mesaj pe care îl trimiteți, care vă spune dacă mesajul a fost primit sau citit. (Aceasta variază în funcție de sistemul de e-mail al destinatarului.)
• Trimiteți atașamente. Dacă aveți imagini sau documente pe care trebuie să le trimiteți, le puteți atașa la un mesaj de poștă electronică.
• Programați resursele. Dacă utilizați Outlook la serviciu, controlați utilizatorii care folosesc săli de conferințe sau echipamente partajate prin adăugarea acestora la întâlniri.
• Sortați mesajele utilizând reguli. Instrumentul de reguli MS Outlook este o metodă utilă de a efectua automat o serie de sarcini, dar este cel mai bine atunci când este folosit pentru filtrarea și scrierea automată a mesajelor.
• Adăugați elemente grafice.Folosind capacitatea de arhitectură MS Office, puteți să adăugați imagini în corpul e-mailurilor dvs. și să le personalizați din e-mail.
• Distribuiți desktop-ul într-un e-mail. Aveți o problemă cu o aplicație? Această caracteristică puțin cunoscută vă permite să faceți o captură de ecran din e-mail și să o inserați în mesajul dvs..
• Conversați-vă în direct. Comunicatorul de birou vă permite să trimiteți imediat mesajele dvs. de contact dacă acestea sunt disponibile.

Și, bineînțeles, există și alte modalități de a utiliza Outlook, de asemenea. Probabil vă puteți gândi la câteva utilizări specifice situației dvs..

Începeți cu MS Outlook

Dacă utilizați Outlook la școală sau la locul de muncă, acesta poate fi deja configurat pentru dvs. Sau vi se poate cere să lucrați cu specialistul IT al organizației dvs. pentru a configura e-mailurile Outlook.

Dacă sunteți o afacere mică, un profesionist solo sau dacă configurați Outlook pentru uz personal, depinde de dvs. să vă configurați sistemul de e-mail. Aceste instrucțiuni de la Microsoft vă pot ajuta să vă configurați contul de e-mail. 

Odată ce e-mailul Outlook este configurat, acest tutorial în profunzime vă arată cum să scrieți primul e-mail:

Puteți găsi tutoriale Outlook suplimentare în seria de ghiduri de învățare, Cum să utilizați Microsoft Outlook (Ghidul Tutorial esențial). Există două moduri de utilizare a ghidului de învățare:

1. Du-te prin fiecare tutorial pentru o mastering mai completă a utilizării MS Outlook.
2. Alegeți și alegeți doar tutorialele Outlook de care aveți nevoie sau care vă interesează.

Cum se pot face mesajele Outlook mai profesioniste

Odată ce ați început să utilizați Microsoft Outlook ca pachet de e-mail, veți dori să vă asigurați că mesajele dvs. de e-mail sunt cât mai profesionale posibil pentru a vă face o impresie bună. Iată o listă de tutoriale de e-mail care vă vor învăța cum să scrieți e-mailuri profesionale pe o varietate de subiecte:

Mai multe sfaturi utile și strategii utile

Nu uitați să vă înscrieți la newsletter-ul Tuts + Business și să luați cartea noastră electronică gratuită: Ghidul Ultimat pentru Inbox Zero Mastery. Este echipat cu strategii de organizare a căsuței poștale și sfaturi ucigașe pentru gestionarea mai eficientă a tuturor e-mailurilor primite. 

Concluzie

După cum ați descoperit, MS Outlook este un puternic instrument de e-mail Pro Pro. Acum că am explicat ce este Outlook și pentru ce este folosit Outlook, aveți informațiile de care aveți nevoie pentru a decide dacă este pentru dvs..

Indiferent dacă decideți să utilizați Microsoft Outlook pe cont propriu sau dacă lucrați pentru o companie care utilizează Outlook, există anumite avantaje pentru utilizarea Microsoft Outlook în comparație cu alți furnizori de e-mail. 

?