Share
Deci ați găsit un client, ați terminat ceva, iar acum este timpul să vă plătiți. Grozav! Aceasta este cea mai bună parte.
Facturarea, deși, poate fi un proces descurajator pentru prima dată. Este posibil să aveți o serie de întrebări de care aveți nevoie, cum ar fi: Ce arată o factură profesională? Cum poți crea unul? Ce informații trebuie să includeți?
Deci, în acest tutorial, voi începe de la bun început și vă va duce prin pașii de bază de a crea o factură profesională. Pentru a începe, voi defini o factură, iar apoi voi trece prin elementele cheie de informații pe care trebuie să le rețineți întotdeauna să le includeți. Voi încheia vorbind despre cum ar trebui să arate factura dvs. și vă va prezenta câteva șabloane și aplicații utile pe care le puteți utiliza.
Înainte de a începe tutorialul, dacă căutați un șablon de factură care conține toate componentele unei facturi profesionale, accesați colecția noastră de șabloane de facturi pentru a găsi exact cea potrivită nevoilor dvs. de afaceri.
Acum, să începem cu prima parte: ce anume este o factură?
Pentru a înțelege ce este o factură și ce scop servește, să examinăm un exemplu din viața de zi cu zi.
Să zicem că te duci la cină la pizzeria ta locală. Mâncați la conținutul inimii dvs. și la sfârșitul mesei, chelnerul vă aduce factura (sau dacă sunteți în S.U.A., veți obține controlul - este același lucru!).
Biletul / cecul listează tot ce ți-a oferit restaurantul, prețul fiecărui articol și un total de datorii. Când chelnerul îți dă factura, e un mod politicos de a spune: "Ai cumpărat toate aceste lucruri de la noi. Acum e timpul să plătești pentru ei.
O factură este exact același lucru. Ai făcut ceva pentru un client și acum trebuie să te plătești. Deci, listați tot ceea ce ați făcut, detaliați prețurile și furnizați suma totală pe care clientul o datorează.
Deoarece probabil că nu dai factura unui client direct și aștepți bani în mână, o factură trebuie să includă și alte informații, cum ar fi cum să faci o plată, unde să o trimită, când să o trimită, Voi trece prin toate acestea în secțiunea următoare. Dar, ca o definiție de bază, este util să vă gândiți la o factură ca fiind o factură pentru serviciile pe care le-ați furnizat.
Curat, șablon de factură profesională de la GraphicRiver.Scopul principal al unei facturi este atunci să ceară bani, dar servește și altor scopuri.
În primul rând, acționează ca o înregistrare a tranzacției pentru ambele părți. După cum am menționat în ghidul meu de evidență contabilă de bază, veți dori să vă implicați în facturi ca dovadă a muncii dvs. și a sumei pe care ați plătit-o, atât în scopuri fiscale, cât și în cazul în care clientul vine mai târziu cu întrebări sau cereri pentru munca nouă. Dovada plății este, de asemenea, importantă, dar este factura care distruge detaliile despre ceea ce sa făcut și cât costă. Clientul dvs. va dori să primească o factură din motive similare.
O factură este, de asemenea, importantă în definirea termenilor de plată: când vă așteptați la plată, ce se întâmplă dacă plata este întârziată și așa mai departe. Există multe modalități diferite de a cere plata și mă voi arunca mai profund în cele din următorul meu tutorial. Dar, indiferent de termenii de plată pe care îi alegeți, factura este importantă pentru a le defini în mod clar încă de la început (cel mai important, data scadenței) și pentru a evita întârzierea și confuzia inutile.
În sfârșit, o factură promptă și bine formatată servește scopului subsidiar de a-ți impresiona clientul. Aceasta arată că sunteți organizat, eficient și profesional. Este mai probabil să vă plătiți repede, iar impresia bună pe care o creați vă poate ajuta chiar să obțineți mai multă repetare de afaceri de la acel client în viitor.
Dacă doriți să vă plătiți cu promptitudine, este esențial ca factura să includă toate informațiile corecte. Dacă nu, clientul va trebui să o interogheze și ar putea duce la întârzieri care vă costă bani. Un sondaj a constatat că 25% dintre întreprinderile mici și mijlocii au avut cel puțin 5.000 de dolari pe lună întârziate din cauza erorilor de facturare.
Deci, în această secțiune, voi lista toate informațiile cheie pe care o factură profesională ar trebui să le includă. În funcție de industria în care lucrați și de tipul de muncă pe care o faceți, pot exista anumite lucruri de care aveți nevoie sau doriți să adăugați, și asta este bine. Aceasta este o listă de verificare a elementelor de bază pe care toate facturile ar trebui să le includă și puteți adăuga mereu lucruri suplimentare pe baza nevoilor dvs. specifice.
Nu vă faceți griji acum despre locul în care trebuie să meargă fiecare articol - care va deveni clar atunci când vorbim despre formatare în secțiunea următoare.
Orice factură trebuie să includă numele, adresa, numărul de telefon, adresa de e-mail, site-ul web și logo-ul companiei. (Și dacă sunteți parte dintr-o companie mai mare, dați detalii de contact specifice persoanei din cadrul companiei pe care clientul ar trebui să o contacteze cu orice întrebări.)
Nu uitați să vă numiți clientul! Poate părea evident că îl trimiteți, dar rețineți că aceasta este și o înregistrare oficială a tranzacției, iar numele și adresa clientului ar trebui să apară pe ea.
Creați un număr de referință, astfel încât factura corectă să poată fi ușor identificată în cazul interogărilor. Nu contează cu adevărat ce este acest număr - adesea îmi stau baza pe dată, de ex. 08122015 (8 decembrie 2015). De asemenea, puteți să numereți facturile succesiv, începând de la un număr aleatoriu (sau de la 0001 dacă nu vă deranjează lipsa de experiență!).
Indiferent de sistemul de numerotare pe care îl utilizați, asigurați-vă că fiecare factură pe care o creați are un număr diferit - dacă creați două cu numere identice accidental, ar putea duce la o lume de confuzie.
Aceasta este o bază importantă - se stabilește atunci când ați trimis factura, iar eventualele condiții de plată (de ex., Plătiți în termen de 30 de zile) încep de la această dată. (Notă: de asemenea, puteți include undeva pe factură data la care ați lucrat efectiv, dar asigurați-vă că data facturii este mai proeminentă, deoarece este mai importantă pentru procesul de a fi plătit).
Cât de repede așteptați să fiți plătit? În termen de 30 de zile este destul de comună, deși poate varia foarte mult în funcție de tipul de muncă, de nevoile dvs. și de așteptările clientului. Voi vorbi mai multe despre acest lucru în tutorialul meu următor, dar pentru moment, este important să includeți o dată scadentă pe factură.
Aceasta este partea importantă - cât de mulți bani datorează clientului. Ar trebui să fie proeminent pe factură. De asemenea, va trebui să oferiți o defalcare a taxelor, așa cum vom vedea în continuare.
Șablon de factură de afaceri, disponibil pentru cumpărare de la GraphicRiver.Orice factură trebuie să includă detalii de bază ale lucrării pe care ați furnizat-o și cât de mult plătiți pentru fiecare componentă.
Cât de mult detaliu trebuie să includeți depinde de cât de complicat a fost proiectul și de structura plății. Dacă a fost un proiect simplu cu o singură plată unică la finalizare, atunci ar putea fi doar o singură linie, cum ar fi:
Design de carte de vizită pentru XYC Corp: 500 $
Dar dacă ați finalizat mai multe proiecte sau un singur proiect cu multe componente separate sau repere, ar trebui să listați fiecare separat și să afișați prețul fiecăruia. De exemplu:
Și dacă plătiți până la oră, va trebui să oferiți detalii complete despre orele lucrate, cu rata orară și să vă arătați calculul totalului, cum ar fi:
Design de carte de vizită, 10 ore @ 50 $ / oră: 500 $
În cele din urmă, scopul este să vă asigurați că clientul dvs. înțelege exact cum ajungeți la suma totală datorată și că nu aveți nicio întrebare.
Este ca și în pizzeria: nu doriți să obțineți un proiect de lege spunând doar: "50 $". Vreți să vedeți cât costă fiecare pizza și paharul de vin, astfel încât să puteți adăuga totul și să vă simțiți confortabil că plătiți suma corespunzătoare. Pe de altă parte, nu doriți sau nu aveți nevoie de o factură care să se descompună Tot: "A face aluatul, 50 de cenți. Adăugarea de măsline, 75 de cenți ... "Doar includeți ceea ce clientul trebuie să știe pentru a simți că facturile dvs. sunt corecte și corecte.
Detaliile fiscale variază foarte mult pentru diferite părți ale afacerii și în diferite părți ale lumii, prin urmare nu pot să acoperez specificul aici, dar dacă trebuie să taxați impozitul pe vânzări sau altă formă de impozitare, ar trebui să includeți cu siguranță pe factura dvs. (poate fi necesar să includeți și un număr de identificare fiscală).
Și dacă expediați produse fizice, nu uitați să încărcați livrarea ca element rând separat.
Cum ar trebui să vă plătească clientul? Este important să specificați acest lucru și să includeți orice informație de care are nevoie clientul. De exemplu, în mod normal, scriu "Plătiți prin PayPal" și includeți factura PayPal pe factură. De asemenea, puteți oferi mai multe opțiuni - există o mulțime de alte procesoare de plată acolo, iar transferurile bancare sau alte transferuri electronice sunt, de asemenea, o opțiune.
Doar asigurați-vă că ați oferit cel puțin o opțiune pe care o utilizați pe scară largă: dacă nu aveți o relație foarte puternică cu un client și faceți o mulțime de afaceri împreună, este nerealist să vă așteptați să se înscrie pentru un procesor de plată puțin cunoscut pentru a vă salva câțiva dolari în taxe.
Acest ultim element nu este necesar, dar este adesea o idee bună să includeți termeni și condiții suplimentare pe factura dvs., ca o modalitate de încurajare a plății anticipate. De exemplu, puteți oferi o reducere pentru persoanele care plătesc în primele 10 zile sau puteți impune dobânzi sau penalități pentru întârzierea efectuării plăților.
Deci acum pentru formatare. Cum arata factura ta??
Pentru a înțelege, să ne întoarcem la exemplul nostru de pizzerie. Ce arată factura într-o pizzerie?
În adevăr, probabil ați văzut tot felul de lucruri. Dacă este un tip de pizzerie de bază, poate fi doar o listă scrisă pe bancnotele chelnerului în scrawl ilegal, cu totul în partea inferioară înconjurată în stilou. Dacă este un loc clasic, de obicei vine bine tipărit sau imprimat, cu numele restaurantului, logo-ul și detaliile de contact din partea de sus și un mesaj prietenos "Mulțumesc" în partea de jos.
Sunt sigur că doriți ca afacerea dvs. să fie văzută ca una clasică, nu de bază, așa că vom ignora ideea scrisă de scripete. Dar, pentru că nu există un singur format pentru facturile de pizzerie, nu există niciun format prescris pentru facturile de afaceri. Există câteva aspecte comune, dar există o varietate largă de stiluri. Punctele importante sunt:
În general, numele și informațiile dvs. de contact apar de obicei chiar în partea de sus, cu numele și adresa clientului de dedesubt, precum și numărul și data facturii în apropiere. Apoi, detaliile lucrării ocupă cea mai mare parte a paginii, cu suma totală de jos, împreună cu alte detalii cum ar fi taxa, livrarea, opțiunile de plată, data scadenței și alți termeni.
Dar niciuna din ele nu este pusă în piatră. Atâta timp cât includeți clar toate informațiile importante, puteți utiliza orice format de factură cu aspect profesional care vă place.
Factura Design Template, disponibilă pe GraphicRiver.Ați putea începe prin a naviga într-o colecție de șabloane de facturi profesionale pentru a vedea ce este disponibil. Puteți să vă perfecționați căutarea cu etichete cum ar fi cele curate, moderne, corporative sau creative și să vedeți cum variază designul.
O altă opțiune este să vă creați factura cu o aplicație de facturare, cum ar fi Harvest sau software de contabilitate, cum ar fi QuickBooks sau FreshBooks. Aceste aplicații și pachete software vor avea de obicei câteva formate bune.
În acest tutorial, ați văzut ce este o factură, elementele cheie pe care ar trebui să le includă și ce ar trebui să arate o factură. Ați văzut o colecție de șabloane pe care le puteți utiliza pentru a crea formatul dorit pentru compania dvs., în funcție de marca dvs..
Crearea facturii este totuși doar o parte a procesului. Dacă doriți să știți cum să gestionați lucruri precum urmărirea facturilor neachitate și tratarea plăților întârziate, consultați ghidul meu de a vă plăti la timp. Și într-un tutorial viitor, voi intra în mai multe detalii cu privire la condițiile de plată pe care le puteți utiliza pentru a încuraja plata rapidă.
Graphic Credit: Icoana de factură creată de Alex Auda Samora de la Proiectul Noun.
Accentsconagua