Share
Imaginează-l. Clientul dvs. plasează o comandă online. Trimiteți-le prin e-mail o chitanță. Chiar dacă chitanța nu include informațiile despre cardul de credit ale clientului dvs., probabil că conține multe informații personale (PIN), cum ar fi numele, adresa, numărul de telefon și adresa dvs. de e-mail. În cazul în care adresa dvs. de e-mail a fost hacked, toate informațiile ar fi scurgeri.
Se pare că aproape în fiecare zi o nouă încălcare a datelor generează știrile. Citiți în mod constant despre modul în care milioane de noi am compromis datele noastre. Un studiu realizat de Centrul de Resurse pentru Furtul de Identitate arată că au fost înregistrate 309 de încălcări ale datelor legate de afaceri care afectează peste 15 milioane de persoane în 2018.
Nu e de mirare că oamenii caută modalități de a-și asigura e-mailurile de ieșire, inclusiv e-mailurile din conturile de e-mail Microsoft. Criptarea de e-mail este doar o modalitate de îmbunătățire a securității Outlook. În acest articol, vom examina cum să criptați e-mailurile în Outlook.
Înainte de a merge mai adânc în învățarea cum să utilizați criptarea cu contul dvs. de e-mail Microsoft, asigurați-vă că ați luat eBook-ul gratuit: Ultimul Ghid pentru Inbox Zero Mastery. Este echipat cu strategii de organizare a căsuței poștale și sfaturi ucigașe pentru gestionarea mai eficientă a tuturor e-mailurilor primite.
Criptarea este importantă din mai multe motive. În primul rând, o mulțime de informații potențial sensibile este împărțită prin e-mail. În cazul în care un e-mail este hacked în timpul procesului de transmitere sau chiar în timp ce se află într-o arhivă de e-mail, hacker-ul ar putea afla suficient pentru a fura informații despre cont. În cel mai rău scenariu, un hacker ar descoperi, de asemenea, parola contului dvs. de e-mail, ceea ce înseamnă că nu numai că ar putea accesa mesajele dvs. în orice moment, dar ar putea trimite mesaje (eventual rău intenționate) utilizând contul dvs. de e-mail. Este posibil ca persoanele dvs. de contact să nu realizeze că mesajele nu au venit de la dvs..
Criptarea este o metodă de codificare a informațiilor, astfel încât să nu poată fi accesată de terți necunoscuți. Dacă un mesaj este criptat numai cititorul intenționat, care are o cheie pentru a debloca criptarea, va putea să-și vizualizeze conținutul.
Pentru o analiză mai aprofundată a criptării e-mailurilor, consultați seria noastră de criptare prin e-mail.
MS Outlook vă oferă câteva opțiuni de criptare pentru mesaje individuale. Pentru aceste opțiuni, Outlook utilizează ID-uri digitale (cunoscute și sub denumirea de certificate digitale) ca cerință pentru un strat suplimentar de criptare a e-mailurilor. Aveți nevoie de un certificat digital pentru a trimite un mesaj criptat. De asemenea, destinatarul dvs. are nevoie de unul pentru a primi mesajul criptat. Scopul unui certificat digital este de a dovedi că sunteți cel care spuneți că sunteți.
Din ce în ce mai multe companii au în vedere utilizarea e-mailurilor criptate pentru a comunica cu clienții lor. Acest lucru este valabil în special pentru mediul de afaceri în domeniul asistenței medicale sau juridice, unde probabilitatea de a transmite date sensibile este mare.
Deși criptarea prin e-mail este o zonă relativ nouă, există deja mai multe legi care pot avea impact asupra utilizării acesteia. În general, au fost adoptate legi, cum ar fi Regulamentul UE privind protecția generală a datelor (GDPR), Legea privind protecția datelor din Marea Britanie (DPA) și legi similare, cu scopul de a proteja datele consumatorilor. În unele cazuri, criptarea prin e-mail poate fi o modalitate de a oferi această protecție. Dar, rețineți, de asemenea, că în câteva locuri unele tipuri de criptare sunt ilegale.
Menținerea siguranței datelor dvs. de client este o bună practică de afaceri. Criptarea prin e-mail ar putea fi o singură piesă de protejare a informațiilor clienților dvs. dacă este făcută în conformitate cu cerințele legale.
Notă: Nu sunt un avocat sau un specialist legal, iar acest articol nu este consiliere juridică. De asemenea, legile privind confidențialitatea datelor se schimbă tot timpul. Dacă aveți întrebări legale despre utilizarea cripțiunii pentru afacerea dvs. sau despre orice alte probleme de confidențialitate, consultați un avocat care se specializează în probleme de confidențialitate a datelor.
MS Outlook are o protecție a informațiilor încorporate. Cu toate acestea, în acest tutorial vom discuta în mod special despre modul de trimitere a unui e-mail criptat prin Outlook.
Outlook Email suportă criptarea e-mail-urilor pentru mesajele trimise și primite. Pentru a cripta e-mailurile în MS Outlook, trebuie să urmați trei pași de bază:
Să analizăm mai atent fiecare parte a procesului.
Primul pas în utilizarea MS Outlook pentru criptarea mesajelor e-mail este obținerea unui ID digital, cunoscut și ca un certificat digital. Cel mai sigur mod de a face acest lucru este printr-o autoritate independentă de certificare (CA). Câteva autorități de certificare care lucrează cu Outlook sunt:
Sunt disponibile autorități suplimentare pentru certificare. Asigurați-vă că verificați cu atenție reputația autorității de certificare înainte de a achiziționa un certificat digital. Costul obținerii unui certificat digital variază, în funcție de agenția emitentă.
Odată ce ați obținut un certificat digital, va trebui să îl instalați. Urmați instrucțiunile furnizate de autoritatea dvs. de certificare.
Notă: Pașii de mai jos pot varia dacă utilizați un plug-in de criptare pentru Outlook.
Înainte de a putea trimite un mesaj criptat unui destinatar, tu și destinatarul trebuie să schimbe mesaje semnate digital. Spre deosebire de o semnătură obișnuită de e-mail, o semnătură digitală este conectată la codul dvs. digital și verifică faptul că într-adevăr trimiteți mesajul.
1. Pentru a trimite un mesaj semnat digital, creați mai întâi un mesaj nou în Outlook. Pentru informații despre modul de compunere a unui mesaj în Outlook, revizuiți acest tutorial:
2. Din mesajul respectiv, faceți clic pe Opțiuni fila:
Începeți cu un mesaj de e-mail deschis.2. Faceți clic pe Mai multe opțiuni pictograma de pe panglică. Proprietăți caseta afișează:
Clic Setări de securitate pentru a accesa caseta de dialog pentru a trimite un mesaj semnat digital.3. Faceți clic pe Setări de securitate pe butonul " Proprietate căsuță de dialog. Proprietăți de securitate caseta apare:
Bifați caseta de lângă Adăugați semnătura digitală la acest mesaj.4. Verificați Adăugați semnătura digitală la acest mesaj Caseta de bifat.
5. Faceți alte modificări pe Titluri de proprietate caseta, după cum este necesar.
6. Când ați terminat, faceți clic pe O.K. Apoi apasa Închide pe Proprietăți căsuță de dialog.
7. Trimiteți mesajul dvs. cu semnătura digitală către destinatar și solicitați să vă trimită un mesaj cu semnătura digitală.
Odată ce dvs. și destinatarul dvs. ați făcut schimb de semnături digitale, puteți trimite mesaje criptate acelui destinatar. Iată cum se face:
1. Începeți prin crearea mesajului pe care doriți să-l criptați în Outlook. Din interiorul mesajului, faceți clic pe Fişier tab. Apare următorul ecran:
Alege Opțiuni pentru a accesa Proprietăți căsuță de dialog.2. Faceți clic pe Proprietăți icon. Proprietăți caseta de dialog apare peste mesajul dvs.:
Apasă pe Setări de securitate buton.3. Faceți clic pe Setări de securitate buton. În Proprietăți de securitate , bifați caseta de lângă Criptați conținutul mesajului și atașamentele.
Faceți clic pe caseta de validare pentru a activa criptarea e-mailului pentru mesajul curent.4. Faceți orice alte modificări în Proprietăți de securitate caseta, după cum este necesar.
5. Faceți clic pe O.K, apoi apasa Închide pe Proprietăți căsuță de dialog.
6. Trimiteți mesajul criptat.
De asemenea, puteți seta contul de e-mail Microsoft pentru a cripta toate mesajele de e-mail Outlook expediate. Cu toate acestea, rețineți că destinatarii vor trebui să aibă o cheie pentru a deschide un mesaj criptat de la dvs..
Cu toate acestea, dacă mesajele dvs. conțin întotdeauna informații sensibile și le trimiteți, în general, acelorași grupuri de persoane (cum ar fi colegii dvs.), vă recomandăm să utilizați această setare pentru a vă asigura că nu trimiteți în mod accidental un e-mail necriptat, date.
Iată cum puteți seta Outlook să cripteze automat toate mesajele trimise:
1. În căsuța de e-mail deschisă, faceți clic pe Fişier tab. informatii despre cont Afișaje pe ecran:
Selectați Opțiuni pentru a deschide Opțiuni căsuță de dialog.2. Pe informatii despre cont ecran, selectați Opțiuni. Outlook Opțiuni se afișează caseta de dialog:
Selectați Centrul de încredere pentru a accesa Centrul de încredere căsuță de dialog.3. Din panoul din stânga, selectați Centrul de încredere apoi selectați Trust Center Settings. Centrul de încredere se afișează caseta de dialog:
Utilizați caseta de selectare pentru a cripta toate mesajele trimise.4. Faceți clic pe Protecția e-mailului. Apoi bifați caseta de lângă Criptați conținutul și atașamentele pentru mesajele trimise.
5. Faceți clic pe O.K și apoi O.K din nou.
În mod prestabilit, mesajele trimise vor fi criptate acum.
Ce se întâmplă dacă primiți un mesaj criptat de la un expeditor și nu aveți o cheie? Nu veți putea să deschideți mesajul până nu vă confirmați identitatea.
Aspectul mesajului dvs. criptat poate varia în funcție de ce instrument a fost folosit pentru a-l cripta. Iată un exemplu:
Mesajele care au fost criptate folosind Outlook.com vor avea a Citiți mesajul butonul din partea de jos. Iată ce poate arăta un mesaj de e-mail criptat când îl primiți:
Notă: Criptarea Outlook.com este o caracteristică premium disponibilă utilizatorilor Microsoft Office 365.
Nu puteți vedea corpul unui mesaj criptat fără a vă verifica identitatea.Când faceți clic pe Citiți mesajul , veți primi un ecran cu posibilitatea de a vă confirma identitatea prin Google sau cu un cod de acces unic:
Alegeți modul în care doriți să vă confirmați identitatea.Do unu dintre următoarele:
1. Verificați-vă identitatea utilizând Google
1. Pentru a vă verifica identitatea utilizând Google, faceți clic pe Google buton.
2. Conectați-vă la contul dvs. Google la solicitare.
3. Urmați instrucțiunile de pe ecran.
2. Verificați-vă identitatea utilizând o parolă
1. Pentru a vă confirma identitatea utilizând o parolă unică, faceți clic pe Obțineți un buton de parolă. Important: Nu închideți fereastra cu promptul de parolă.
2. Veți primi o parolă unică prin e-mail. (Atenție, parola va fi valabilă numai pentru 15 minute.) Introduceți codul de parcare la prompt.
3. Urmați instrucțiunile de pe ecran.
Tocmai ați învățat cum să trimiteți un e-mail securizat în Outlook utilizând criptarea e-mailului. Criptarea prin e-mail este doar un aspect al securității Outlook. Cu toate acestea, acesta poate juca un rol în menținerea datelor dvs. de client mai sigure, ceea ce reprezintă o parte importantă a activității în lumea de astăzi.
Dacă nu v-ați gândit deja la modalități de a vă asigura datele clientului și de a vă îmbunătăți securitatea Outlook, poate că este timpul să începeți să vă gândiți. Începeți prin utilizarea tehnicilor enumerate mai sus pentru a face mesajele trimise din contul dvs. de e-mail Microsoft mai sigur.
Accentsconagua