Share
Întâlniri, misiuni și alte elemente care influențează programul nostru - toate au un lucru în comun. De multe ori suntem informați prin e-mail.
Poate fi incomod să închideți e-mailurile Microsoft Outlook și să deschideți o altă aplicație pentru a vă găsi întâlnirile și pentru a lucra. Apoi, redeschideți Outlook din nou odată ce ați primit informațiile de program de care aveți nevoie. Este incomod și este, de asemenea, inutil.
Mulți oameni nu-și dau seama că MS Outlook are un calendar construit chiar în ea. Dacă știți ce să faceți, puteți să comutați cu ușurință între mesajele primite și calendarul Microsoft Outlook.
În acest tutorial, veți învăța cum să utilizați Calendarul Outlook. Voi explica cum să adăugați sarcini și întâlniri în calendar. Vom explora, de asemenea, cum să împărtășim un calendar Outlook.
Outlook are instrumentul perfect pentru a vă ajuta să creați și să vă mențineți programul, care este instrumentul de calendar Microsoft Outlook.
Dacă doriți să utilizați Outlook pentru a vă urmări întâlnirile și întâlnirile, precum și sarcinile dvs., calendarul Outlook vă poate ajuta. Aici este un ghid video rapid despre cum să utilizați MS Outlook Calendar:
Aflați mai multe despre calendarul Microsoft Outlook urmând instrucțiunile pas cu pas de mai jos.
Înainte de a afla cum să lucrați cu calendarul Outlook, verificați această resursă excelentă. Descărcați noua noastră carte electronică de e-mail: Ultimul Ghid pentru Inbox Zero Mastery. (Este disponibil pentru LIBER Descarca când vă înscrieți la newsletter-ul Tuts + Business.)
Calendarul Outlook este un instrument la îndemână la care puteți ajunge rapid și ușor cu ajutorul e-mailului, făcând clic pe o singură pictogramă dacă știți cum.
Începeți cu Inbox Outlook deschise:
Accesați calendarul dvs. MS Outlook prin Calendar pictograma din căsuța de e-mail.Găsi Calendar pictograma din stânga jos a interfeței dvs. de e-mail (sub Navigare pane). Dacă deplasați mouse-ul peste pictogramă, veți vedea o miniatură a calendarului dvs. cu întâlnirile viitoare.
Pentru a deschide calendarul, faceți clic pe Calendar icon. Apare calendarul Microsoft Outlook:
O privire la calendarul Microsoft Outlook.Observați că vizualizarea implicită este de aproximativ o lună. Aceasta se numește Lună vedere. Data curentă este evidențiată, deși puteți selecta diferite zile calendaristice pentru a lucra cu.
Calendarul Outlook include, de asemenea, câteva caracteristici îngrijite:
Acum că am explorat vizualizarea de luni, putem să aruncăm o privire la unele dintre opiniile disponibile.
Vă puteți schimba Vizualizare calendar. În partea de sus a calendarului Outlook faceți clic pe Vedere din meniu:
Aveți posibilitatea să modificați vizualizarea calendar Outlook în Vedere fila.Pe Vedere , veți vedea diferite setări care vă vor permite să particularizați modul în care arată calendarul dvs. Cei cinci pe care vrem să ne concentrăm asupra acestui tutorial sunt:
Pentru a deschide o vizualizare, faceți clic pe pictograma pentru vizualizarea calendaristică pe care doriți să o deschideți. Pentru acest exemplu, hai să faceți clic pe Programare Vizualizare icon. Programare Vizualizare display-uri:
Vizualizarea calendarului Outlook calendar arată unde întâlnirile dvs. se suprapun.Observați acest exemplu Programare Vizualizare are deja două seturi de numiri care se suprapun. Știind despre conflictul de planificare vă permite să vă gestionați eficient timpul. Puteți planifica să participați la una dintre întâlniri și să le reprogramați pe ceilalți. Sau puteți participa la fiecare dintre întâlniri.
De asemenea, asta Programare Vizualizare ilustrează faptul că există o întâlnire pentru mic dejun programată să înceapă la ora 7:00 a. - înainte de începerea zilei de lucru.
Notă: pe ecran apare și diverse opinii Acasă din calendarul Outlook și puteți să le accesați și de acolo.
Puteți adăuga diferite tipuri de elemente în calendarul Microsoft Outlook, inclusiv:
De asemenea, puteți seta orice element pentru a fi un articol recurent sau un articol de mai multe zile.
Începeți din orice vizualizare de calendar, dar asigurați-vă că sunteți pe Acasă tab. Pentru acest exemplu, vom începe cu Lună vedere deschisă:
Apasă pe Programare noua pentru a stabili o întâlnire.Apasă pe Programare noua icon. Un gol Programare Afișaje pe ecran:
Folosește Programare noua ecran pentru a introduce detaliile întâlnirii.Introduceți informațiile despre întâlniri în câmpurile corespunzătoare. Iată o scurtă descriere a fiecărui câmp și cum se completează fiecare:
Pentru ca întâlnirea să dureze mai mult de o zi, selectați o dată pentru Ora de terminare care este după Timpul de începere Data.
Prudență: Dacă datele și orele selectate se suprapun cu altă întâlnire sau întâlnire, este posibil să vedeți un avertisment în partea stângă sus a paginii Programare ecran. Totuși, Outlook vă va permite să adăugați întâlnirea în conflict.
În pătratul mare de sub informațiile de rezervare, tastați notele pe care le aveți despre întâlnire. În exemplul de mai jos, l-am completat Programare afișați informații despre o conferință părinte / profesor:
O întâlnire care prezintă o conferință părinte / profesor.Pentru a programa o întâlnire periodică, faceți clic pe recurență pictograma în Panglică (se pare ca un cerc). Numirea recurentei caseta de dialog afișează:
Puteți să vă stabiliți întâlnirea pentru a relua utilizarea funcției recurență icoană.Alege o Modelul recurentei pentru numirea. De asemenea, puteți defini cât timp întâlnirea va continua să se repete. În exemplul de mai sus, am creat o conferință lunară / teach lunară. Când ați terminat, faceți clic pe O.K pentru a reveni la Programare ecran.
Când ați terminat să introduceți informații despre întâlniri, faceți clic pe Salvați și închideți pictograma din stânga sus a ecranului Programare ecran. Programarea este adăugată în calendar.
Indiferent dacă trebuie să aduni un grup pentru un proiect de afaceri sau o adunare socială, veți găsi Nouă întâlnire instrument util. Începeți cu calendarul Outlook deschis:
Folosește Nouă întâlnire pentru a crea o nouă întâlnire.Clic Acasă> Nouă întâlnire. A Noua invitație la întâlnire ecranul se deschide:
Utilizați acest ecran pentru a programa o întâlnire și a invita participanții la întâlniri. Iată o scurtă prezentare generală a modului de completare a invitației la întâlnire:
După ce ați completat informațiile despre întâlnire, utilizați caseta de sub antetul mesajului pentru a scrie o scurtă notă participanților la mesaj. Iată un exemplu despre ce ar putea să arate o invitație completă la întâlnire:
Iată un exemplu de e-mail de invitație la întâlnire.Dacă aceasta este o întâlnire recurentă, utilizați recurență pictograma în Panglică pentru a defini cât de des va avea loc întâlnirea.
Când invitația dvs. este gata pentru a trimite, faceți clic pe Trimite butonul din stânga sus a ferestrei. Întâlnirea dvs. este adăugată în calendar. Toți destinatarii pe care i-ați inclus în La câmpul va primi un atașament la invitația de întâlnire pentru întâlnire.
Aflați mai multe despre trimiterea mesajelor în MS Outlook în acest tutorial:
Acest articol vă poate ajuta să scrieți un e-mail eficient pentru a vă trimite invitația la întâlnire:
Sarcinile diferă de numiri și întâlniri în sensul că acestea vă implică de obicei. Puteți seta sarcini în calendarul dvs. pentru a funcționa ca o listă online de activități. De asemenea, puteți utiliza funcția de sarcină din calendarul Outlook pentru a atribui o sarcină unei alte persoane sau pentru a trimite rapoarte de stare.
Pentru a configura o nouă sarcină, începeți din nou cu un calendar deschis. Clic Acasă> Articole noi. Un meniu pop-up afișează:
De asemenea, puteți adăuga sarcini în calendarul Outlook.Selectează Sarcină opțiune. Sarcina noua apare fereastra:
Folosește Sarcina noua pentru a crea o nouă sarcină.Introduceți numele sarcinii în Subiect linia. Alegeți a Data de început și a Data scadentă pentru sarcină. Dacă doriți, puteți atribui valori și pentru următoarele câmpuri făcând clic pe săgeata în jos din dreptul fiecărui câmp și făcând o selecție:
Dacă doriți ca sistemul să vă trimită un memento, verificați Aducere aminte Caseta de bifat. De asemenea, puteți utiliza funcția recurență pictograma în Panglică pentru a face sarcina una recurentă. Sau definiți sarcina ca având o durată mai mare de o zi, alegând o altă dată de început și de sfârșit.
Introduceți mai multe informații sau instrucțiuni despre sarcină în caseta de sub informațiile antetului.
Când ați terminat de completat Sarcina noua fereastră, faceți clic pe Sarcină> Salvați și închideți. Sarcina dvs. este adăugată la lista de agendă a calendarului, dar nu va apărea în calendar decât dacă activați Sarcină vedere.
Pentru a vedea lista de sarcini a calendarului, mergeți la Vedere > Bara de sarcini. Va apărea un meniu pop-up:
Porniți Bara de sarcini vezi pentru a vedea lista de sarcini.Apasă pe Unelte opțiune. Un panou se deschide în partea dreaptă a calendarului. Lista dvs. de sarcini apare în partea dreaptă jos a calendarului dvs. Microsoft Outlook sub miniatură din calendarul lunii:
Cand Bara de sarcini vizualizarea este activată, puteți vedea lista de sarcini (sau lista de activități).Pentru a deschide o sarcină și pentru a vedea mai multe detalii sau ao actualiza, faceți dublu clic pe sarcină. De asemenea, puteți semnala o sarcină ca urgentă făcând clic pe caseta de selectare din partea dreaptă a acesteia. Sarcina Bara de sarcini vizualizarea rămâne deschisă până când o închideți. Dacă treceți înapoi la mesajele primite, lista de sarcini rămâne vizibilă în colțul din dreapta jos al ferestrei MS Outlook:
În cazul în care Bara de sarcini vizualizarea este activată, lista de sarcini va fi vizibilă în căsuța de e-mail Outlook.Pentru a închide lista de sarcini, faceți clic pe X în colțul din dreapta sus.
Eliminați o întâlnire sau întâlnire din calendarul Microsoft Outlook rapid. Defilați la vizualizarea calendaristică care conține elementul de calendar pe care doriți să îl eliminați. Faceți clic pe elementul de calendar pentru al selecta (în acest caz, o întâlnire), apoi faceți clic dreapta. Va apărea un meniu pop-up:
Faceți clic dreapta pe un articol din calendar pentru a vedea meniul pop-up. Notă: În ilustrația de mai sus am selectat o întâlnire cu un alt participant. Dacă aș fi selectat o întâlnire cu mai mulți participanți, opțiunea din meniul pop-up ar fi Anulare întâlnire. La selectarea opțiunii Anulați întâlnirea , mi s-ar oferi oportunitatea de a trimite o notificare de anulare tuturor participanților la întâlnire.
Selectează Șterge din meniul pop-up. Dacă elementul este un element recurent, veți avea ocazia să alegeți dacă doriți să ștergeți toate instanțele articolului din calendar (Ștergeți seria) sau doar singurul eveniment (Ștergeți apariția) pe care l-ați selectat. Elementul de calendar este eliminat din calendar. Ștergeți apariția opțiunea este minunată de a utiliza dacă aveți o întâlnire regulată, dar trebuie să anulați o instanță a acesteia din cauza unui conflict sau a unui alt conflict de program.
Procesul de a elimina o sarcină din lista de sarcini este chiar mai simplu. Pur și simplu faceți clic pe sarcina din Pentru a face lista, apoi faceți clic dreapta pe el. Selectează Șterge din meniul pop-up.
Unul dintre lucrurile convenabile despre calendarul MS Outlook este că nu trebuie să fie deschis calendarul pentru a adăuga un element de calendar. Adăugați un element de calendar direct dintr-un mesaj de e-mail. Iată ce trebuie să faceți:
Începeți cu deschiderea căsuței poștale electronice. Faceți clic pe un mesaj pentru al selecta. Apoi dați dublu clic pe mesaj pentru al deschide:
Selectați un mesaj MS Outlook.În exemplul de mai sus, am primit o invitație prin e-mail la o întâlnire. E-mailul nu a fost trimis ca o invitație la calendar, dar vreau să adaug evenimentul în calendarul Outlook. O modalitate de a face acest lucru este de a utiliza Răspundeți cu întâlnirea pictograma pe Panglică. (Seamănă cu un calendar cu o săgeată.)
Când faceți clic pe Răspundeți cu întâlnirea pictograma, se deschide un răspuns - dar, cel mai important, este în formatul unei întâlniri:
Sistemul creează un formular de întâlnire din mesajul dvs. de e-mail selectat.Observați că informațiile despre locație sunt goale și că data și ora sunt implicite la data și ora curente. Va trebui să corectați aceste informații utilizând detaliile găsite în e-mailul original. Apoi tastați răspunsul dvs. de e-mail către expeditorul original. Când sunteți gata, faceți clic pe Trimite buton din stânga.
Tocmai ați trimis prin e-mail un răspuns persoanei care v-a trimis prin e-mail notificarea de întâlnire și ați adăugat întâlnirea la calendar într-un singur pas!
De asemenea, este ușor să adăugați o sarcină în lista de sarcini MS Outlook dacă ați primit Bara de sarcini vizualizați deschis. Începeți cu deschiderea căsuței poștale electronice. Faceți clic pe un mesaj pentru al selecta, apoi trageți mesajul selectat în lista de activități din Bara de sarcini în partea dreaptă a dosarelor primite:
Pentru a crea o nouă sarcină dintr-un mesaj de e-mail, selectați-o și trageți-o în lista de sarcini.Veți vedea o linie roșie în lista de sarcini în care noua sarcină urmează să fie introdusă. Odată ce e-mailul este inserat în lista de sarcini, faceți dublu-clic pe el pentru a vedea detaliile mesajului.
Notă: Deși Outlook va introduce e-mailul în lista dvs. de sarcini, mesajul va rămâne, de asemenea, în căsuța poștală de poștă electronică.
O altă caracteristică convenabilă Outlook este abilitatea de a vă reaminti sistemul înainte de o întâlnire sau o întâlnire. Pentru a activa funcția de memento pe măsură ce configurați o nouă întâlnire sau întâlnire, faceți clic pe săgeata în jos de pe Aducere aminte pictograma în Panglică (arată ca un clopot):
Iată-l Aducere aminte meniu pop-up la o întâlnire.Selectați cât de mult înaintea întâlnirii sau întâlnirii doriți ca memento-ul să apară din fereastra pop-up. Apoi faceți clic pe Sunet pictograma din partea de jos a ferestrei de tip pop-up pentru a selecta un sunet de memento.
După ce a fost configurat mementoul, se va afișa un pop-up de reamintire de fiecare dată când deschideți e-mailul sau calendarul:
La ora definită, veți vedea un pop-up de memento când deschideți e-mailul sau calendarul MS Outlook.Pentru a nu mai apărea un memento, faceți clic pe destitui buton. Dacă fereastra vă amintește de mai multe elemente de calendar, va trebui să dați clic pe Anuleaza tot buton.
Distribuiți calendarul prin e-mail sau dând accesul altora. Acest lucru ar putea fi util dacă doriți să distribuiți o parte a calendarului dvs. unui membru al echipei sau dacă încercați să programați un timp pentru a vă întâlni cu cineva. Există trei moduri în care puteți partaja un calendar:
Deoarece instalarea Outlook nu se execută pe un server Microsoft Exchange, ne vom concentra pe prima și a treia metodă de partajare a calendarului Microsoft în acest tutorial.
Cu calendarul deschis, mergeți la Acasă > Calendarul e-mailului. Un mesaj e-mail gol apare împreună cu Trimiteți un calendar prin e-mail caseta de dialog de sus:
Folosește Trimiteți un calendar prin e-mail pentru a trimite un mesaj cu informațiile din calendarul Outlook.Dacă aveți mai mult de un calendar setat, faceți clic pe săgeata în jos din Calendar pentru a selecta calendarul pe care doriți să îl partajați. Apoi, faceți clic pe săgeata în jos de lângă Interval de date pentru a specifica datele calendarului de partajat. Apoi faceți clic pe săgeata în jos din Detaliu caseta pentru a alege un nivel de detaliu pentru a partaja - alegeți între următoarele niveluri de detalii:
Bifați caseta de selectare dacă doriți ca calendarul comun să afișeze orele de lucru. Dacă programul dvs. de lucru nu este definit, faceți clic pe Stabiliți orele de lucru pentru a le seta. Când ați terminat, faceți clic pe O.K buton în Trimiteți un calendar prin e-mail căsuță de dialog. Apoi faceți clic pe Trimite pentru a trimite e-mailul.
Destinatarul de e-mail primește și trimite prin e-mail programul dvs. în textul e-mailului și un atașament calendar care arată programul.
Puteți, de asemenea, să vă publicați calendarul online pe un server partajat. Cu calendarul deschis, mergeți la Acasă> Publicați online icon. Publicați calendarul pe serverul personalizat se afișează caseta de dialog:
Dacă aveți acces la un server particularizat, puteți să vă publicați calendarul online.Începeți prin listarea adresei URL a serverului în care veți publica calendarul. Apoi, definiți intervalul de date pe care doriți să îl partajați. Pentru Detaliu alegeți între: Disponibilitate numai, Informații detaliate, și Toate detaliile. Dacă doriți doar să vă publicați calendarul între orele de lucru, faceți clic pe caseta de selectare.
Când ați terminat, faceți clic pe O.K buton. Urmați orice prompt care apare.
Tocmai ați învățat cum să utilizați corect calendarul Microsoft Outlook. Obținerea corectă a calendarului Outlook vă poate economisi timp și vă va ajuta să deveniți mai productiv.
Acum că ați programat programul în ordine utilizând calendarul Outlook, vă recomandăm să abordați mesajele primite. Pentru un ghid gratuit pentru gestionarea unei cutii poștale aglomerate, apucați o copie a cărții electronice gratuite: Ultimul Ghid pentru Inbox Zero Mastery. Este echipat cu tehnici avansate de gestionare a inbox-urilor.
De ce să nu începeți curățarea corespondenței dvs. de email astăzi?
Accentsconagua