Share
Până acum, în seria noastră privind valorile cheie pe care fiecare afacere ar trebui să le urmărească, am analizat măsura cât de profitabilă este compania dvs. și cât de bine își poate acoperi cheltuielile.
Acum ne vom uita la cât de eficientă este afacerea ta. Cât de repede vând inventarul? Câte venituri contribuie fiecare angajat, cât de eficientă este păstrarea angajaților și cât de eficient folosiți capacitatea deplină a afacerii dvs.?
Veți învăța cum să calculați toate aceste valori, de ce este important să faceți acest lucru și ce rezultate vă informează despre afacerea dvs. De asemenea, vă vom oferi câteva sfaturi despre îmbunătățirea rezultatelor în viitor.
Ca și în cazul tutorialelor anterioare, vom folosi câteva numere din conturile companiei dvs., deci dacă nu sunteți sigur de unde să le găsiți, puteți consulta tutorialele noastre privind citirea unei declarații de venit și citirea unui bilanț.
Aceasta este o măsură de câte ori vindeți prin inventar în fiecare an. Este important deoarece menținerea inventarului costă bani și nu este un bun model de afaceri pentru a avea mormane de mărfuri așezate în depozitul dvs. pentru o perioadă lungă de timp. Această valoare poate evidenția ineficiențe în afacerea dvs. care mănâncă profituri.
Formula pentru această valoare este foarte simplă. Utilizează o linie din contul de profit și pierdere și una din bilanț.
Stocuri de inventar = costul bunurilor vândute / stocul mediu
Costul mărfurilor vândute (cunoscut și ca costul vânzărilor sau costul veniturilor) provine din contul de profit și pierdere. Inventarul provine din bilanț și pentru a calcula inventarul mediu pe care pur și simplu l-ați lua în medie la inventar la începutul anului și la sfârșitul anului.
Să examinăm un exemplu de la producătorul de tractoare John Deere. Conturile sale din 2013 arată că costul bunurilor vândute a fost de 25,7 miliarde de dolari. Inventarul de la începutul anului a fost de 5,2 miliarde de dolari, iar la sfârșitul anului a fost de 4,9 miliarde de dolari, astfel că media este de 5,05 miliarde de dolari. Deci, formula devine:
Stocurile de inventar = 25,7 / 5,05 = 5,1
Aceasta înseamnă că, în medie, John Deere vinde întregul său inventar de aproximativ cinci ori pe an.
În general, un număr mai mare este mai bun, deoarece indică faptul că produsele petrec mai puțin timp lăsând în depozit sau așezate pe rafturi înainte de a fi vândute clienților.
Cu toate acestea, este important să realizăm că acest număr variază foarte mult de industrie. John Deere vinde mașini agricole, așa că nu va trece prin inventar cât de des ca un magazin alimentar, care aduce mereu produse noi prin depozitul său. Întreaga piață alimentară, de exemplu, are o rată de inventarizare mult mai mare de 21. Aceasta nu înseamnă că este mai eficientă decât John Deere-doar că are un model de afaceri foarte diferit.
Deci, este important să comparăm cu altele asemănătoare. Cercetați-vă concurenții sau contactați o asociație din industrie sau o firmă de consultanță pentru a obține numere medii pentru firmele din domeniul dvs. Comparați, de asemenea, numărul dvs. actual cu propriile medii istorice și urmăriți orice scădere, ceea ce ar putea indica stocuri umflate sau vânzări lente.
Cheia aici este de a reduce cantitatea de bani legată în inventar. Puteți realiza acest lucru fie prin accelerarea vânzărilor, fie prin încetinirea acumulării unui nou inventar.
Accelerarea vânzărilor ar putea fi de exemplu creșterea bugetelor de marketing, sau deschiderea unui nou magazin într-o locație populară. În ceea ce privește inventarul, probabil că merită să investești într-un sistem mai eficient de urmărire a inventarului, astfel încât să puteți avea o imagine mai clară despre ceea ce aveți în stoc și să știți exact cât trebuie să comandați. Dacă puteți repopula rapid și fiabil, luați în considerare așteptarea până la ultimul minut înainte de reordonare, astfel încât să minimizați timpul petrecut de mărfuri în inventarul dvs..
Țineți minte, totuși, că nu puteți tăia prea aproape de os. Dacă păstrați stocurile foarte scăzute și atingeți un număr mare de randamente de inventar, atunci veți fi super-eficienți, dar vă puteți risca să vă deranjeze clienții, eliminând stocurile în momente critice. Scopul este de a menține vânzările în forță și de a reduce stocurile, asigurându-vă totodată satisfacerea nevoilor clienților.
Pe măsură ce afacerea dvs. crește, este dificil să știți cât de mulți angajați trebuie angajați. Aveți nevoie de suficienți oameni pentru a produce bunuri sau servicii de înaltă calitate pentru clienții dvs., dar dacă angajați prea multe, costurile dvs. vor fi ridicate, iar marjele de profit vor suferi. Această valoare vă oferă un bun punct de referință prin compararea nivelurilor de personal cu valoarea veniturilor pe care le aduceți. Vă poate ajuta să vă asigurați că firma dvs. oferă servicii bune, fără a fi ineficiente.
Luați pur și simplu veniturile totale și împărțiți-le cu numărul mediu de angajați pe an:
Venituri pe angajat = Venituri / Număr mediu de angajați
Dacă ați obținut venituri de 2 milioane de dolari în acest an, de exemplu, și ați angajat în medie 20 de persoane, venitul pe angajat ar fi de 100.000 de dolari.
Venituri pe angajat = $ 2,000,000 / 20 = $ 100,000
Pentru a obține un nivel mediu de personal, puteți lua doar media numărului la începutul anului și la sfârșitul anului, așa cum am făcut-o cu inventarul din secțiunea anterioară. Dar, de asemenea, puteți obține o imagine mai exactă utilizând înregistrările dvs. de salarizare. Aflați câte salarii ați scris în fiecare lună și găsiți media acelor numere prin adăugarea lor și împărțirea cu 12.
Desigur, doriți ca numărul să fie cât mai mare posibil aici. Și, cu siguranță, doriți să fie semnificativ mai mare decât salariul mediu al angajaților dvs., altfel niciodată nu veți obține un profit.
Dar din nou, este important să te uiți la alte companii din industria ta. Și rețineți că alți factori, cum ar fi compensarea angajaților, joacă un rol aici. De exemplu, McDonald's are unul dintre cele mai mici venituri pe angajat ale unei companii americane mari, la 65.000 de dolari. Apple, pe de altă parte, are un venit pe angajat de 2,4 milioane de dolari.
Ambele companii sunt foarte profitabile, dar se află în industrii foarte diferite. Restaurantele cu fast-food necesită un număr mare de lucrători, dar acei lucrători sunt relativ scăzuți în comparație cu inginerii Apple. Și McDonald's scor foarte mult pe alte măsuri de eficiență (rândul său, de inventar, de exemplu, este un masiv 141). Prin urmare, este important să vă comparați cu companii similare și să aveți drept scop obținerea unor venituri mai mari pe angajat decât colegii dvs..
În timp ce compania dvs. crește, puteți utiliza și venitul pe numărul de angajat ca ghid pentru numărul de personal nou pe care ar trebui să-l ocupați. Dacă venitul dvs. pe angajat este de 100.000 de dolari și aveți o oportunitate de afaceri nouă care ar putea stimula veniturile cu 1 milion de dolari, merită să angajați 10 noi angajați pentru a obține acest lucru. Dar dacă vă aflați nevoit să angajați încă 20 de persoane pentru a obține acel venit suplimentar de 1 milion de dolari, s-ar putea să nu merite.
Tăierea personalului, bineînțeles, va crește imediat venitul pe angajat. Dar dacă sunteți prea nemilos, riscați să compromiteți calitatea serviciilor dvs. și, eventual, să îndepărtați clienții, ceea ce vă va reduce veniturile pe termen lung. Ca și în cazul primului nostru exemplu, este vorba despre echilibrul dintre eficiență și furnizarea unui serviciu bun. Dacă puteți găsi modalități de încurajare a angajaților existenți pentru a genera mai multe venituri, probabil prin oferirea unor stimulente mai bune sau prin oferirea de formare, atunci puteți crește veniturile pe angajat fără a compromite serviciul pentru clienți.
Această valoare este utilă în special pentru companiile care fabrică produse fizice, dar cu puțină imaginație o puteți aplica și altor firme. Ea măsoară cât de mult din capacitatea de producție pe care o utilizați acum și este importantă deoarece, dacă este scăzută, înseamnă că ați pierdut multe active fixe: de exemplu, mașinile scumpe nu sunt folosite.
Aceasta este puțin diferită, deoarece nu folosim niciun număr din situațiile financiare. Formula de utilizare a capacității este:
Utilizarea capacității = ieșirea efectivă / ieșirea potențială x 100
Ce înțelegem prin producția reală și potențială? Să ne uităm la un exemplu.
Spuneți că faceți tricouri, iar fabrica sau atelierul dvs. este echipat pentru a produce 1.000 de tricouri pe lună. În acest caz, potențialul dvs. de producție ar fi de 1.000. Dacă produceți doar 500, atunci utilizarea capacității este de 50%:
Utilizarea capacității = 500 / 1.000 x 100 = 50%
Așa cum am menționat, acest număr este utilizat cel mai mult în industria prelucrătoare, dar îl puteți adapta și pentru diferite afaceri. Dacă conduceți un studio de yoga, de exemplu, potențialul dvs. de ieșire ar putea fi numărul maxim de clase pe care le-ați putea rula în acel spațiu în fiecare săptămână. Dacă ai putea să conduci până la 20 de clase pe săptămână, dar tu ești doar de 15, atunci utilizarea ta de capacitate este de 75%.
Un număr mai mare indică o utilizare mai eficientă a activelor dvs. fixe. În exemplul studioului de yoga, aveți multe costuri fixe asociate cu închirierea sau deținerea spațiului pentru studio, întreținerea acestuia, plata utilităților etc. Trebuie să plătiți aceste costuri fixe, indiferent dacă executați 15 clase sau 20, deci este clar că este mai bine să conduceți mai multe clase și să utilizați cât mai mult spațiul pentru care plătiți.
În general, însă, întreprinderile nu rulează permanent la capacitate de 100%. De fapt, dacă studioul tău de yoga ar fi într-adevăr la 100%, ar însemna că trebuie să investești într-un spațiu mai mare de studio pentru a permite o creștere viitoare. Utilizarea medie a capacității în rândul firmelor industriale din SUA este de aproximativ 80%, astfel încât să puteți folosi ca indicator general.
Dacă utilizarea capacității dvs. este scăzută, indică faptul că trebuie să creșteți producția (presupunând, desigur, că puteți vinde aceste bunuri suplimentare). Poate chiar să merite să oferiți reduceri pentru a crește vânzările și pentru a menține producția la un anumit nivel minim. Dacă scade prea mult, atunci acele costuri fixe mari vor fi o lovitură pe profit.
Într-un caz extrem, în care utilizarea capacității a fost permanent scăzută și nu ați văzut nici o perspectivă de creștere a producției în viitorul apropiat, ar putea fi necesar să vă deplasați într-un spațiu mai mic și să reduceți cheltuielile generale. Este mai bine să folosiți mai eficient o capacitate mai mică decât să aveți o mulțime de echipamente care stau inactiv.
Dacă capacitatea de utilizare a capacității se apropie de 100%, atunci este probabil timpul să investești în capacitate mai mare, probabil prin modernizarea mașinilor, extinderea spațiului sau trecerea la spații mai mari.
Desfășurarea unei afaceri eficiente depinde de angajații calificați și motivați. Rata de schimb a personalului măsoară rata la care părăsesc angajații dvs., iar cifra de afaceri ridicată este adesea un semn al angajaților nemulțumiți, ceea ce înseamnă că chiar și cei care stau cu dvs. nu sunt pe deplin angajați.
De asemenea, cifra de afaceri ridicată este ineficientă, pentru că vă antrenați și dezvoltați fiecare angajat și de fiecare dată când unul dintre ei pleacă, trebuie să începeți din nou cu cineva nou. Poate costa mai mult de două ori salariul unui angajat pentru a recruta și a pregăti un înlocuitor.
Rata de personal este procentul persoanelor care părăsesc într-o anumită perioadă de timp-de obicei, un an, dar puteți, de asemenea, să o calculați lunar dacă acest lucru are sens pentru afacerea dvs. Iată formula:
Cifra de afaceri a personalului = numărul de separări / numărul mediu de angajați x 100
"Separări" înseamnă numărul de persoane care părăsesc firma dvs. în cursul anului. De obicei, companiile nu disting între motive diferite de plecare: ele includ demisii, concedieri și retrageri voluntare în figura "separări". Numărul mediu de angajați este același cu cel utilizat în secțiunea "Venituri pe angajat".
De exemplu, dacă aveți în medie 100 de angajați și 5 dintre ei au plecat în cursul anului, atunci aveți o rată a cifrei de afaceri de 5%.
Un procent mai mic este bun, pentru că asta înseamnă că mai puțini oameni pleacă. Puteți obține un punct de referință bun din aceste statistici guvernamentale americane, care arată că cifra medie de afaceri a personalului din SUA în 2013 a fost de 38%. Cu toate acestea, rata a variat considerabil de către industrie. Industria construcțiilor a avut o cifră de afaceri de 62,5%, de exemplu, în timp ce în industria prelucrătoare a fost de doar 23,3%. De asemenea, a variat pe regiuni, fiind mai mare în sud (40,8%) și cel mai scăzut în nord-est (33,3%).
Puteți să consultați statisticile respective pentru a afla rata cifrei de afaceri pentru industria dvs. și pentru a vedea cum comparați. Categoriile guvernului american sunt destul de largi, de aceea, merită efectuat cercetări suplimentare pentru a încerca să găsești informații mai specifice pentru companii precum a ta, în regiunea sau orașul tău. De asemenea, este bine să comparați performanța anterioară, să căutați orice schimbare. Pe lângă faptul că vă uitați la cifra de afaceri globală, luați în considerare împărțirea acesteia în plăți voluntare, concedieri și pensionări, astfel încât să puteți observa tendințele din fiecare domeniu.
Reducerea cifrei de afaceri a personalului este un subiect imens și nu este întotdeauna ușor de rezolvat. O parte din imagine ilustrează plățile oamenilor și oferă bonusuri, beneficii și alte stimulente, dar banii nu sunt totul. De asemenea, cifra de afaceri ridicată poate fi cauzată de o serie de alți factori, cum ar fi angajarea în primul rând a unor persoane greșite, probleme legate de cultura organizațională sau de mediul de lucru, lipsa formării profesionale, oportunități limitate de promovare, management defectuos sau chiar o locație incomodă a biroului.
Dacă aveți o rată ridicată a cifrei de afaceri, cheia pentru a afla ce este în neregulă este să întrebați angajații dvs., atât prin sondaje formale, cât și prin întâlniri informale. Exit interviurile cu persoanele care pleacă vă pot ajuta, de asemenea, să remediați orice greșeală și să vă asigurați că alți angajați sunt mai susceptibili să rămână.
Aceste patru măsuri diferite de eficiență pot fi utilizate împreună pentru a vă oferi o imagine clară a locului în care afacerea dvs. funcționează bine și unde trebuie îmbunătățită. Acum puteți măsura exact cât durează să vă transformați inventarul în vânzări, cât de mare este venitul fiecărui angajat, cât de eficient folosiți activele fixe și cât de mult vă confruntați cu cifra de afaceri. Știți la ce să căutați și ce măsuri să faceți pentru a vă îmbunătăți rezultatele.
Numerele sănătoase privind aceste valori ale eficienței vor spori, de asemenea, profiturile și fluxurile de numerar, astfel încât să le puteți urmări în legătură cu valorile de rentabilitate și lichiditate pe care le-am analizat în primele două tutoriale.
Ultima piesă a puzzle-ului este să te uiți la clienții tăi. La urma urmei, ele sunt sângele vieții afacerii dvs. și trebuie să știți cât de eficient obțineți și păstrați-le. Așa că reveniți săptămâna viitoare pentru a afla despre valorile cheie ale clienților în ultima parte a seriei noastre de valori.
Graphic Credit: Graful de linie proiectat de Scott Lewis și Graph proiectat de Michele Zamparo de la Proiectul Noun.
Accentsconagua