Share
Folosești email-ul pentru muncă, nu? Apoi, este posibil să primiți și / sau să trimiteți peste 100 de e-mailuri pe zi. Aceasta este media pentru persoanele care folosesc e-mailuri la serviciu. De asemenea, probabil vă petreceți un sfert din viața voastră activă - două ore pe zi - citiți și scrieți e-mailuri.
Cu alte cuvinte, majoritatea dintre noi se îneacă prin e-mail, dar nu avem timp să ne ocupăm de asta. Statisticile de e-mail ale muncitorilor pe care le-am citat mai sus înseamnă că fiecare e-mail pe care îl primim are o medie de puțin peste un minut de atenție.
Gândiți-vă la e-mailurile pe care le trimiteți. Te-ai gândit vreodată: "Probabil că asta va primi doar un minut de atenție"? E un gând sobru. Dar știind că acest lucru este cazul vă va face un scriitor de e-mail mai bun.
E-mailul este modul în care am terminat munca. Dacă clienții, colegii sau superiorii noștri ignoră e-mailurile noastre și nu reușesc să acționeze asupra lor, atunci munca se oprește.
Pentru aceia dintre noi care folosesc e-mailuri pentru a face lucrurile, concluzia este clară: atunci când scrieți e-mailuri, trebuie să lucrați foarte mult pentru a le face să iasă în evidență. Cu toții trebuie să scriem e-mailuri care se deschid, citesc și acționează.
Din fericire, acest lucru este mai ușor decât v-ați putea imagina. Tot ce este nevoie sunt câteva strategii simple pe care oricine le poate adopta și dorința de a aplica aceste strategii. Dacă nu utilizați deja aceste strategii, veți fi uimiți de diferența pe care o fac în viața voastră activă.
Cu toții trebuie să știm cum să scriem e-mailuri care fac lucrurile să se întâmple. Deci, haideți să ne uităm cum să facem asta. Dar mai intai…
Dacă trimiteți și primiți o mulțime de e-mailuri, atunci veți economisi o tona de timp învățând cum să gestionați e-mailul dvs. mai profesionist.
Descărcați noua noastră carte electronică de e-mail: Ultimul Ghid pentru Inbox Zero Mastery. (Este disponibil pentru LIBER cu Tuts + newsletter de afaceri.)
Acum, să intrăm în pașii din acest tutorial, să învățăm cum să scriem e-mailuri care obligă destinatarii să răspundă și să ia măsuri.
În prezent, mulți dintre noi lucrăm pe plan internațional cu oameni pe care nu i-am întâlnit niciodată personal. Această abordare internațională aduce multe avantaje. Dar pentru că nu întâlnim oamenii cu care lucrăm, putem uita că colegii noștri sunt oameni adevărați, la fel ca noi. Ei au speranțe, vise și lupte, la fel ca toți ceilalți.
Ținând cont de faptul că există a persoană la celălalt capăt al fiecărui e-mail pe care îl trimiteți, vă va ajuta să scrieți mai bune e-mailuri. Acest lucru este valabil mai ales dacă puteți învăța să vedeți lumea din punctul de vedere al destinatarului.
Fiecare persoană este diferită, astfel încât văzând lumea din punctul de vedere al destinatarului se va schimba cu fiecare e-mail pe care îl scrieți. Acestea fiind spuse, anumite lucruri sunt valabile pentru majoritatea oamenilor:
Țineți minte aceste lucruri în timp ce lucrați prin pașii următori, deoarece vom aborda fiecare dintre ei.
Înainte ca oricine să poată lua măsuri în adresa dvs. de e-mail, trebuie să vă deschidă e-mailul. Care este cheia aici?
Când e-mailul dvs. apare în căsuța de e-mail a unei persoane, ei primesc doar două informații: numele dvs. și linia subiectului.
Dacă sunteți în poziție de autoritate sau respect, iar persoana pe care o trimiteți prin e-mail vă interesează (fie prin alegere, fie pentru că asta este plătit să facă), numai numele dvs. va primi e-mailul deschis. Chiar și așa, bazându-vă pe autoritatea dvs. pentru a obține e-mailuri deschise este o strategie slabă pe termen lung. Într-o societate în rețea, autoritarismul este un mod învechit de a privi lumea.
Nu vă puteți baza pe numele dvs. pentru a vă deschide e-mailurile. Asta lasă linia subiectului. Pentru majoritatea dintre noi, aceasta este singura șansă pe care trebuie să o acordăm atenției și să provocăm suficient interes pentru destinatar să deschidă e-mailul.
Linii de subiect sunt o afacere uriașă pentru comercianții de e-mail. Când e-mailurile lor sunt deschise, ei fac bani. Deci, își dedică viața studierii a ceea ce funcționează și ce nu face în subiecte. Carti complete au fost scrise pe subiect.
Deci, care este numărul unu de comercianți de e-mail atunci când vine vorba de a scrie linii de subiect? Fii relevant.
După cum scrie Oli Gardner de la Unbounce Cum de a scrie linia perfectă a subiectului de e-mail, când scrieți o linie de subiect, trebuie să fii "extrem de specific" și "să fii sigur că e relevant".
Dacă linia de subiect pentru e-mail este relevantă pentru destinatarul dvs., e-mailul va fi deschis. Pentru ao pune într-un alt mod, o linie de subiect relevantă se conectează cu pre-ocupațiile receptorului și cu lucrurile care le contează. Deci vor să știe mai multe.
Pentru comercianții de e-mail, scrierea unei linii de subiect relevante și ultra specifice este o întrebare dificilă, deoarece e-mailurile sunt trimise la zeci de mii de abonați.
Pentru dvs., menținerea liniei de subiect relevantă este ușoară deoarece trimiteți un e-mail unei persoane. De exemplu, linia subiectului dvs. ar putea fi de aproximativ:
În afară de a face relevante liniile dvs. de subiect, merită să țineți cont de faptul că destinatarii e-mailurilor dvs. sunt ocupați și că le place să fie apreciați.
Deci, dacă e-mailul dvs. este o întrebare rapidă (și dacă este posibil, ar trebui să fie - vom ajunge la asta într-o clipă), apoi spuneți așa în linia subiectului. De exemplu:
Acest lucru indică destinatarului că va putea să vă abordeze adresa de e-mail în câteva secunde - deci va fi probabil unul dintre primele e-mail-uri pe care le deschide și care îi răspunde.
În cele din urmă, dacă persoana pe care o trimiteți prin e-mail v-a ajutat să ieșiți din afacere, atunci lăsați-i o notă de apreciere. În circumstanțele potrivite, "Mulțumesc" este o linie excelentă.
Ar trebui să-ți mulțumi doar dacă vrei să spui cu adevărat. Și nimic nu te oprește să faci o mică cerere alături de nota ta de mulțumire.
Dacă e-mailurile dvs. fac oamenii să se simtă bine, atunci este mai probabil să primiți un răspuns pozitiv și activ.
Ce puteți face pentru a injecta sentimente bune în e-mailurile dvs.?
Scrierea unei linii de subiect bune vă permite să deschideți e-mailul. Dar cum puteți să vă asigurați că este citit și că ați răspuns repede?
Iată răspunsul în patru cuvinte: păstrați-vă e-mailurile scurte.
E-mailurile scurte nu sunt doar mai ușor de citit. Acesta este un punct evident. E-mailurile scurte sunt mai susceptibile de a fi citite imediat. Ca Tina Su de Gândiți-vă simplă acum explică:
Atunci când deschidem un e-mail care este foarte lung, reacția noastră intestinală este să închidem e-mailul sau să ne întoarcem mai târziu când am putea avea mai mult timp.
Cu alte cuvinte, deschiderea unui e-mail lung trimite un semnal imediat creierului destinatarului: reveniți la acest lucru mai târziu. E-mailurile scurte trimit semnalul opus. Tina Su din nou:
Tindem să răspundem sau să fim atrași la e-mailurile care sunt cele mai rapide de răspuns sau de procesare. Asta inseamna e-mail care necesita foarte putina munca sau gandire.
Acestea fiind spuse, scurta nu este totul. Scopul dvs. este de a face cât mai ușor posibil destinatarul să răspundă. Aceasta poate însemna uneori furnizarea de informații de fond aprofundate sau descrierea unei serii de opțiuni posibile, astfel încât destinatarul să poată lua o decizie imediată. Când scrieți un e-mail lung din acest motiv, faceți ceea ce ați făcut clar în paragraful de început. Spuneți ceva de genul:
Șablonul nostru de e-mail vă poate ajuta să păstrați e-mailurile cât mai scurte posibil.
De asemenea, trebuie să vă puneți următoarea întrebare:
Înainte de a scrie un singur cuvânt din e-mail, trebuie să fii conștient de rezultatul pe care îl aștepți de la destinatar. Când știți ce doriți din e-mailul dvs., veți găsi mult mai ușor să scrieți.
Lupta cu scrierea unui e-mail sau cu scrierea unui mesaj e-mail este, de obicei, un semn că nu știți de fapt ce doriți de la destinatar. Așadar, clarificați ce doriți înainte de a începe să scrieți.
Fiecare e-mail pe care îl scrieți ar trebui să aibă un singur scop. Adică ar trebui să solicite o singură acțiune de la persoana care o primește. Dacă un e-mail necesită mai mult de o acțiune, atunci ar trebui să-l rupeți în e-mailuri separate.
De ce așa? Deoarece, dacă solicitați mai multe acțiuni într-un e-mail, iar una dintre aceste acțiuni este întârziată, acesta suportă răspunsul. De asemenea, reduce gradul de responsabilitate. Pe de altă parte, solicitarea unei acțiuni pe e-mail înseamnă acțiunile care pot fi luate.
Leo Babauta o exprimă astfel:
Au fost numeroase ori când am citit un e-mail, am văzut acțiunea necesară și am mers și am făcut-o ... doar pentru a afla că au fost necesare și alte trei lucruri pentru a răspunde la e-mail. De asemenea, am răspuns la prima parte a unui e-mail și nu la alții, tocmai pentru că nu aveam suficient timp.
Dacă scrieți despre mai multe lucruri, cu mai multe solicitări, faceți două lucruri: 1) faceți probabil că e-mailul dvs. nu va fi citit sau căruia i se va acționa; și 2) face probabil că, chiar dacă se va acționa sau va răspunde, destinatarul va face doar unul dintre aceste lucruri.
În schimb, stați la un subiect, cu o singură cerere. După ce ați terminat, puteți trimite oa doua, dar nu coplesiți destinatarul dacă este posibil.
Trimiteți un e-mail unei persoane pentru că aveți nevoie de o acțiune specifică. Nu fiți timizi de a face cererea și nu presupuneți că ei vor înțelege automat ce aveți nevoie și când aveți nevoie de ea.
Dacă doriți ca destinatarul să facă ceva, atunci să fie clar ce aveți nevoie.
Un apel eficient la acțiune are cinci componente:
Scrierea de e-mailuri eficiente, acționabile este doar un instrument în arsenalul dvs. de e-mail de masterat. Gestionarea răspunsurilor pe măsură ce rămâneți pe partea de sus a e-mailului dvs. de poștă electronică este la fel de importantă.
Aflați cum să obțineți organizarea Mesajelor primite și să gestionați rapid e-mailurile. În acest fel, sunteți mai eficace prin e-mail, petrecând mai puțin timp în căsuța de e-mail.
Înscrieți-vă la Buletinul informativ Tuts + Business și obțineți GRATUIT Inbox Zero eBook. Aflați cum să aplicați acum cele mai bune tehnici de gestionare a inbox-urilor.
Ce strategii folosiți pentru a vă deschide și a acționa e-mailurile? Există vreunul pe care l-ați găsit deosebit de eficient? Spuneți-ne în secțiunea de comentarii de mai jos.
Grafic Credit: Email proiectat de Simple Icons din Proiectul Noun.
Accentsconagua