Share
E-mail-ul de urmărire poate fi unul dintre cele mai provocatoare tipuri de e-mail-uri pentru a scrie. Acest lucru este de două ori adevărat dacă trebuie să trimiteți un e-mail de urmărire după ce nu ați răspuns.
Dacă ezitați să trimiteți un e-mail de urmărire, nu sunteți singur. Mulți oameni sunt reticenți în a trimite e-mailuri de urmărire deoarece aceștia se îngrijorează cu privire la bug-ul destinatarului. Cu toate acestea, un bun e-mail de urmărire poate însemna diferența dintre a face afaceri cu un client și a nu face afaceri.
În acest tutorial, veți învăța cum să scrieți un e-mail de urmărire. De asemenea, vom răspunde la câteva întrebări frecvente pe care oamenii le au, cum ar fi când să trimită un e-mail de urmărire și cât timp ar trebui să așteptați înainte de a le trimite. Vom oferi, de asemenea, un e-mail de eșantion de urmărire.
N-ai răspuns? Sunteți pregătit să scrieți un e-mail de urmărire? (sursă grafică) Unele mesaje sunt atât de importante încât trebuie să vă asigurați că nu sunt ratate. Pentru aceste mesaje, este o idee bună să trimiteți un mesaj de urmărire.
Iată câteva situații care ar putea necesita să urmați un e-mail:
Sunt sigur că vă puteți gândi la multe alte situații în care ar trebui să urmați după trimiterea unui mesaj.
Dacă ezitați să urmați un e-mail fără răspuns deoarece sunteți îngrijorat de pesterarea destinatarului, nu sunteți singur. Aceeași frică îi împiedică pe mulți să-și urmeze mesajele fără răspuns.
În cazul în care e-mailul original a fost important, totuși, probabil că este încă important. Ar trebui să vă urmați mesajele importante de e-mail fără răspuns.
Notă: Dacă aveți o situație de urgență reală care trebuie adresată imediat, e-mailul nu este de obicei cel mai bun mod de a contacta pe cineva. Veți avea mult mai mult succes dacă efectuați un apel telefonic sau îi veți vedea personal (dacă se află în apropiere).
Nu este neobișnuit să pierdeți un răspuns la un e-mail dacă mesajele primite sunt pline de mesaje. Asigurați-vă că acest lucru nu se întâmplă prin menținerea dezordinirii primite.
Pentru a afla cum să obțineți mesajele primite de e-mail și să le păstrați, descărcați o copie a cărții noastre gratuite: Ultimul Ghid pentru Inbox Zero Mastery. Veți învăța cum să păstrați "zgomotul" de e-mail din căsuța de e-mail, astfel încât să nu pierdeți acele mesaje importante.
De asemenea, nu uitați să verificați folderele dvs. Spam și Coș de gunoi. Uneori, mesajele e-mail importante vin în mod accidental într-unul din aceste două locuri.
Dacă aveți de-a face cu mai multe persoane de contact, acest tutorial oferă modalități de a afla dacă a fost citit un e-mail:
Cât timp trebuie să așteptați răspunsul la un e-mail înainte de a trimite un e-mail de urmărire? Chiar și experții nu sunt întotdeauna de acord cu privire la termenele exacte. În plus, intervalul de timp poate varia în funcție de situație, de companie, de industrie și de nenumărați alți factori.
Cu toate acestea, iată câteva linii directoare generale pentru tipurile de e-mail-uri obișnuite:
După cum am menționat mai devreme, acestea sunt orientări generale. Situațiile dvs. specifice pot fi diferite. Desigur, acordați o atenție deosebită și urmați instrucțiunile specifice pe care vi le-ați dat.
De exemplu, dacă sunteți intervievat și recrutorul spune: "Ar trebui să știu ceva mâine, dă-mi un telefon". Atunci, asta e ceea ce faci. De asemenea, puteți trimite un mesaj de mulțumire, de asemenea.
În unele cazuri, cum ar fi atunci când urmăriți un CV sau o cerere de locuri de muncă, majoritatea profesioniștilor cu resurse umane sunt de acord: un e-mail de urmărire este, de obicei, de ajuns. Dacă după aceea nu veți auzi din nou compania, probabil că nu sunt interesați. Mulți profesioniști în domeniul resurselor umane sunt inundați cu aplicații și pot fi deranjați dacă îi contactați săptămânal după o săptămână în legătură cu același loc de muncă.
Dacă aveți de gând să urmăriți cu o mulțime de oameni, păstrați înregistrări. Acest lucru este vital pentru oamenii de vânzări, dar poate fi important și pentru alții. De exemplu, dacă trimiteți o mulțime de CV-uri, este ușor să uitați dacă ați urmat o companie.
Dacă aveți doar câteva e-mailuri de urmărire pentru a urmări, o foaie de calcul ar putea fi suficientă. Creați o coloană pentru fiecare dintre următoarele:
Dacă aveți o listă foarte mare de contacte, spuneți că sunteți în vânzări, este posibil să aveți nevoie de un instrument mai puternic. Luați în considerare obținerea software-ului pentru managementul relațiilor cu clienții (CRM). Un instrument CRM bun nu vă păstrează numai înregistrările de contact securizate, ci chiar vă va cere să urmați în mod regulat potențialii clienți.
Important: Dacă cineva solicită să fie eliminat din lista de persoane de contact, respectați-le dorințele. Nu continuați cu ei din nou.
Dacă eforturile de urmărire nu reușesc, rețineți că e-mailul nu este singura modalitate de a contacta persoane. Unii oameni sunt atât de ocupați încât nu își verifică e-mailurile foarte des. Sau, ei ar putea avea un asistent revizuire mesajele lor.
Dacă mesajul dvs. este important, nu vă fie teamă să continuați prin telefon. De asemenea, devine din ce în ce mai frecventă utilizarea mesajelor text pentru comunicațiile de afaceri.
Ați stabilit că într-adevăr aveți nevoie să scrieți un e-mail de urmărire. Dar pentru a fi eficient, asigurați-vă că este profesional. Un e-mail profesionist bun ar trebui să fie:
De asemenea, asigurați-vă că includeți toate elementele unui e-mail de afaceri bun. Acest tutorial explică formatul corect de e-mail de afaceri:
Nu uitați că și subiectul dvs. este important. Evitați linii de subiect vagi precum:
Mesaj important
Sau
Doar urmând
O linie de subiect mai bună include mai multe detalii:
Web Design Group Meeting, 22 februarie, avem nevoie de RSVP
Sau
Mergeți la întâlnirea de grup din februarie?
E-mailul care a urmat cu acest subiect a fost trimis membrilor grupului care nu au răspuns la un e-mail anterior anunțând întâlnirea Grupului de Web Design. Mesajul le amintește cititorului întâlnirii inițiale și solicită RSVP-ul lor.
Important: Nu trimiteți e-mailul de memento membrilor grupului care au răspuns la anunțul de întâlnire.
Nu uitați că deschiderea și închiderea e-mail-ului dvs. este de asemenea importantă. Iată un tutorial care analizează în detaliu deschiderile și închiderile de e-mail:
Este posibil ca mesajul dvs. de e-mail să nu fi fost răspuns, deoarece nu sa întâmplat ca fiind important. Citiți acest tutorial pentru a afla cum să vă răspundeți cititorii:
Dacă aveți nevoie să scrieți un e-mail de mulțumire după un interviu, iată mai multe sfaturi și un exemplu de e-mail de urmat:
Apoi, să aruncăm o privire la un eșantion de e-mail de urmărire.
Acest eșantion de e-mail de urmărire a fost trimis pentru a reaminti membrilor unui grup de proiectare că au nevoie de RSVP pentru următoarea întâlnire a grupului.
E-mailul arată astfel:
Subiect: Mergeți la întâlnirea Grupului de Web Design din februarie?
Stimate membru,
Nu am primit încă RSVP pentru următoarea întâlnire de cină pentru grupul Web Design Group și termenul se apropie. Dacă veniți, trimiteți preferința dvs. de masă la adresa: [email protected]. Trebuie să știm cine vine înainte de 15 februarie.
În cazul în care ați pierdut ultimul e-mail, întâlnirea din această lună va avea loc în data de 22 februarie între orele 6:30 și 9:30. la Auditoriul orașului, 9876 Orice Drum, AnyTown.
Subiectul nostru în această lună este "Viitorul Web Design-ului". Vorbitorul nostru va fi Jane Jones, CEO al Anytown Consulting.
Sper să te văd acolo.
Cu sinceritate,
Ashton Chang
Președintele
Web Design Group
Observați că e-mailul de urmărire este adresat "Stimate Membru". Deși este de obicei mai eficient să adresați un e-mail unui individ, acesta este un follow-up la o notificare de întâlnire a grupului de e-mail. Deci, în acest caz, poate fi folosit expresia "Dragă membru".
De asemenea, observați că e-mailul de urmărire este direct. Ea devine exact la punct, apoi revizuiește e-mail mai devreme, în cazul în care destinatarul nu a primit că unul. Cel mai important, le oferă cititorului un termen limită pentru a răspunde.
În cele din urmă, se încheie cu o semnătură profesională. Pentru mai multe sfaturi despre scrierea mesajelor e-mail eficiente, uita-te la acest tutorial:
Dacă aveți nevoie de strategii eficiente de e-mail pentru a vă pune rapid la dispoziție, vă oferim o ofertă specială. Înscrieți-vă la Buletinul informativ Tuts + Business și obțineți cărțile electronice Zero Mastery Inbox pentru GRATUIT. Descoperiți cum să aplicați cele mai bune tehnici de gestionare a e-mailurilor acum.
Tocmai ați învățat cum să urmăriți un e-mail fără răspuns. De asemenea, ați învățat câteva principii de urmărire a e-mailului. Am oferit chiar și un e-mail de eșantion de urmărire pentru a putea fi folosit ca ghid când scrieți propriul e-mail de urmărire.
Acum ar trebui să fiți gata să trimiteți propriile e-mailuri de urmărire. Mult noroc!
Accentsconagua