Share
Scrierea de e-mailuri eficiente poate fi o provocare. Ai scris un mesaj important despre care știi că publicul tău ar putea folosi. Dar ei par să ignore e-mailurile. Poate că este timpul să vă intensificați jocul.
În acest tutorial, vă vom duce prin procesul de scriere profesională prin e-mail de la început până la sfârșit. Am primit peste 15 sfaturi utile de scriere prin e-mail pentru a scrie un e-mail eficient.
Veți începe prin a învăța să identificați scopul pentru e-mailul dvs. eficient. Veți termina învățând închiderea corectă și importanța unui șablon de semnătură pentru e-mail. Vom discuta, de asemenea, despre utilizarea imaginilor și animațiilor în e-mail, precum și despre momentul potrivit pentru trimiterea unui e-mail de afaceri.
Sunteți gata să învățați cum să scrieți e-mailuri mai eficiente? (sursă grafică)Acum, săriți în aceste sfaturi ucigașe pentru a scrie un e-mail eficient:
Începeți prin a decide ce doriți să obțineți de la e-mail. Apoi, scrieți-vă e-mailul cu acest scop în minte. E-mailul dvs. nu își poate atinge scopul dacă nu știți de ce îl scrieți.
Atunci când alegeți un obiectiv pentru e-mail, este mai bine să păstrați obiectivul simplu. Va fi mai puțin confuz pentru public.
De exemplu, care e-mail credeți că este mai probabil să-și atingă obiectivul?
Primul e-mail are mai multe șanse de reușită, deoarece există doar un singur scop simplu. În timp ce cel de-al doilea e-mail ar reuși să obțină un cititor pentru a efectua una dintre acțiunile dorite, este puțin probabil să le facă și pe cele trei.
Linia subiect este primul lucru pe care le vede cititorul. O linie slabă a subiectului ar putea să vă elimine e-mailurile sau chiar mai rău, trimis direct în dosarul Spam.
Păstrați subiectul e-mailului concis, dar specificați-vă. Nu induceți în eroare cititorul dvs. sau veți lăsa o impresie proastă.
Linia subiectului dvs. ar trebui să fie, de asemenea, relevantă pentru destinatarul dvs. Toată lumea urăște obținerea unui e-mail generic care nu are nimic de-a face cu ei. Dacă puteți, faceți un pas mai departe și personalizați linia subiectului.
Iată un exemplu de linie de subiect e-mail rău:
E-mail important. Obțineți 100 $!!!
Aceasta este o linie de subiect rău. E vagă. Cuvintele "e-mail important"nu spuneți cititorului nimic despre e-mail și, de asemenea, este înșelător: dacă cititorul a deschis e-mailul, ei ar vedea că nu vor primi 100 $ dacă nu câștigă un concurs. din linia de subiect face ca acest subiect să arate spam.
Iată o linie de e-mail mai bună pentru același e-mail:
Descoperiți noile funcții XYZ (înregistrați-vă pentru a câștiga un premiu de 100 $)
Mai degrabă decât fraza vagă "e-mail important,"a doua linie de subiect spune cititorului că acest e-mail listează noi caracteristici pentru produsul XYZ-a pe care îl dețin și fraza din paranteze face clar faptul că $ 100 este un premiu.
Notă: Aplicația software XYZ descrisă în aceste e-mailuri este fictivă. Este folosit doar pentru a ilustra aceste exemple și nu se bazează pe niciun instrument software real.
Pentru mai multe informații despre crearea unor linii de subiect puternice, studiați:
Chiar dacă cititorul dvs. vă deschide e-mailul, primele câteva linii ar putea fi o astfel de oprire încât să nu mai citească chiar acolo. Acordați o atenție deosebită salutării (salutului prin e-mail) și tezei de deschidere pentru a vă asigura că e-mailul este eficient.
Când vine vorba de salutări prin e-mail, utilizați gradul adecvat de formalitate. Pentru a ști cât de formal trebuie să fii, trebuie să-ți cunoști publicul. Publicul dvs. va fi ofensat de un salut informal sau va fi informat ca afacerea dvs. să pară mai accesibilă? Nu puteți ști răspunsul dacă nu ați făcut temele despre cititorii dvs..
Indiferent dacă e-mailul dvs. are un ton formal sau informal, unele deschideri sunt pur și simplu prea neprofesionale pentru un e-mail de afaceri. Uită-te la deschiderea acestui e-mail:
Utilizator Yo XYZ!
Software-ul XYZ a fost actualizat.
Chiar dacă e-mailul dvs. este scris într-un ton casual, "yo"este practic niciodată un salut de email bun. Contrastează deschiderea de mai sus cu următoarele, mai eficiente (și profesional) de deschidere a e-mail:
Bună ziua, Laura,
Suntem bucuroși că ați ales software-ul XYZ. După cum sa menționat în contractul dvs. de întreținere, XYZ a fost actualizat automat la versiunea 4.2.
Tonul e-mailului este încă neplăcut ("Salut"), dar observați personalizarea adăugării numelui dvs. Pentru mai multe detalii despre cum să creați o deschidere pentru un e-mail eficient, consultați următorul tutorial:
Odată ce ați creat o linie de subiect puternică și ați ales o bună salutare de e-mail și o linie de deschidere, ajungeți rapid la punctul principal al mesajului dvs. de e-mail. Rămâneți concis. Dacă aveți mai mult de un punct, utilizați o listă, astfel încât cititorul dvs. să o poată scana cu ușurință.
Continuând cu exemplul anterior, în loc să puneți toate caracteristicile software noi într-un paragraf lung, utilizați o listă pentru a le face ușor de scanat. Asa:
1. Se integrează cu telefonul smartphone sau cu tableta
2. Creșterea stocării pe bază de nor
3. Completați automat expresii comune
4. Verificarea ortografică a software-ului include în prezent fraze străine
Cititorul dvs. poate vedea caracteristicile dintr-o privire. Dar caracteristicile listare nu sunt destul de suficiente. Explicați de ce aceste funcții sunt importante pentru destinatarul dvs. de e-mail.
Mulți profesioniști în afaceri nu înțeleg diferența dintre caracteristici și beneficii. Caracteristicile descriu ceea ce face produsul dvs. Un beneficiu explică modul în care o caracteristică ajută cititorul dvs..
Nu presupuneți că cititorul dvs. de e-mail deja știe de ce ceva este important pentru ei. Asigurați-vă că adresa dvs. de e-mail explică cum beneficiază cititorul dvs..
Să actualizăm lista caracteristicilor software create mai devreme și să includem beneficiile fiecăruia. Lista arată acum:
1. Utilizați software-ul oriunde. Se integrează cu un smartphone sau cu o tabletă.
2. Destul de spațiu pentru a salva tot ce aveți nevoie. Creșterea stocării pe bază de nor.
3. Completați formularele rapid. Completați automat expresii comune.
4. Reduceți greșelile cuvintelor străine. Controlul de ortografie în software include acum fraze străine comune.
Lista arată acum modul în care fiecare actualizare a caracteristicilor vă ajută cititorul. Este mult mai probabil ca ei să fie interesați de un e-mail care explică în mod clar beneficiile.
Am atins acest lucru mai devreme, dar vă adaptați e-mailul la ceea ce știți despre cititorul dvs. Utilizați tonul și termenii la care se vor referi.
Prea adesea, oamenii de afaceri introduc cât mai mulți termeni tehnici în e-mailurile lor, deoarece se potrivesc în mod greșit că folosirea unui jargon din industrie va impresiona cititorul. De fapt, termenii nefamiliari sunt mai susceptibili să vă irită și să înstrăineze cititorul decât să-i impresioneze. De asemenea, evitați utilizarea abrevierilor mai puțin frecvente.
Scrieți adresa dvs. de e-mail la un nivel de lectură pe care cititorii dvs. îl pot înțelege. Mai multe studii arată că majoritatea adulților din S.U.A. sunt confortabili cu materiale scrise la nivel de citire de-al șaptelea până la al nouălea clasă. Deci, dacă acesta este publicul pe care încercați să-l atingeți, rotiți-vă scrierea la acea gamă de nivel.
Pentru a afla la ce nivel e-mailul dvs. este scris, utilizați o verificare a lizibilității. Unele instrumente de creație au un checker de citire integrat sau pot găsi un checker de citire online, cum ar fi aplicația Hemingway.
Subtipurile și alte formate fac ca un e-mail să fie mai ușor de scanat și ajută cititorul să vă absoarbă mesajul. Amintiți-vă, cititorul dvs. este probabil să se grăbească. Cu un subcapitol, ei vă pot înțelege punctele principale fără prea mult efort.
Să adăugăm un subcapitol la exemplul de e-mail la care lucrăm. De data aceasta, să ne uităm la întregul e-mail pe care l-am scris până acum. Aici este:
Subiect: Descoperiți noile funcții XYZ (înregistrați pentru a câștiga un premiu de 100 $)
Bună ziua, Laura,
Suntem bucuroși că ați ales software-ul XYZ. După cum sa menționat în contractul dvs. de întreținere, XYZ a fost actualizat automat la versiunea 4.2.
XYZ Software 4.2 Actualizări
1. Utilizați XYZ oriunde. Se integrează cu un smartphone sau cu o tabletă.
2. Salvați tot ce aveți nevoie. Creșterea stocării pe bază de nor.
3. Completați formularele rapid. Completați automat expresii comune.
4. Reduceți greșelile cuvintelor străine. Controlul de ortografie în software include acum fraze străine comune.
Observați cum se înscrie subcapitolul în listă, XYZ Software 4.2 Actualizări, este unul dintre primele lucruri care captează ochiul cititorului.
Ca și în cazul oricărui tip de conținut, imaginile dintr-un e-mail trag un cititor și îi captează atenția. Nu exagerați imaginile în e-mailul profesional. O mare sau două imagini mici sunt suficiente pentru majoritatea e-mailurilor de afaceri.
Unele dezavantaje legate de utilizarea imaginilor includ:
Asigurați-vă că imaginile pe care le utilizați sunt profesionale. Și, desigur, aveți nevoie de drepturile intelectuale pentru a utiliza orice imagine pe care o utilizați.
Unde puteți găsi imagini eficiente pentru a adăuga la e-mailurile dvs.? O sursă de calitate a imaginilor profesionale gratuite este Envato Elements. Pentru o mică taxă lunară, alegeți între peste 200.000 de fotografii curate profesional. Și veți avea acces la multe alte active grafice profesionale.
Dacă doriți cu adevărat să atrageți atenția unui cititor, luați în considerare utilizarea unui GIF animat. GIF-urile animate adaugă o mișcare pentru mesajul dvs., care atrage atenția cititorului.
Aveți grijă atunci când adăugați GIF-uri la e-mailurile dvs., totuși. O animație simplă funcționează mai bine decât una complicată. Și e-mailurile cu fișiere animate GIF se confruntă cu unele probleme, printre care:
Pentru o analiză mai aprofundată a utilizării GIF-urilor animate în e-mail, citiți:
Cititorul dvs. nu va ști ce să facă în continuare decât dacă îi spuneți. Includeți o chemare clară la acțiune pentru a obține rezultatele dorite.
În e-mailul pe care l-am creat pentru acest tutorial, am dori ca cititorul să se aboneze la newsletter-ul nostru. Prin înscrierea la newsletter, se vor înregistra, de asemenea, pentru a câștiga premiul de 100 $. Iată ce arată apelul nostru la acțiune pentru exemplul nostru de e-mail:
Descoperiți mai multe despre cum să utilizați software-ul XYZ (și înregistrați-vă pentru a câștiga 100 $) prin abonați la newsletter-ul săptămânal XYZ(legătură).
Observați cum apelul la acțiune include o legătură subliniată. Într-un e-mail live, acesta ar fi un link clicabil pe care cititorul l-ar putea da imediat clic.
În cazul în care cititorul dvs. a citit tot drumul prin e-mail, este important să le lăsați cu o impresie bună. Adăugarea unei închideri eficiente la adresa dvs. de e-mail este cel mai bun mod de a vă asigura că cititorul dvs. are un sentiment bun despre compania dvs..
Asigurați-vă că e-mailul dvs. este închis sincer și potrivit. Așa cum ați luat în considerare audiența dvs. atunci când ați scris restul e-mailului, gândiți-vă la publicul dvs. atunci când scrieți închiderea e-mailului.
O închidere eficientă prin e-mail include o frază de închidere și identifică expeditorul. Așa cum există salutări oficiale și informale prin e-mail, există și închideri formale și informale. Tipul de închidere pe care îl alegeți depinde de publicul țintă al e-mailului dvs..
Pentru a închide exemplul de e-mail la care lucrăm, vom folosi această închidere simplă a e-mailului:
Mulțumim din nou că ați ales software-ul XYZ pentru a satisface nevoile dvs. de software.
Cele mai bune gânduri,
Jane Jones
CEO și fondator, AnyTown Consulting
555-555-9090
Jane @ AnyTown Consulting
Notă: În acest exemplu, AnyTown Consulting este compania care a dezvoltat aplicația fictivă XYZ în exemplul de e-mail. AnyTown Consulting este o companie fictivă utilizată în scop ilustrativ. Nu intenționează să reprezinte o companie sau o organizație reală.
Pentru mai multe detalii despre cum să închideți e-mailurile dvs. eficiente, consultați:
Pentru un grad sporit de profesionalism, adăugați un șablon de semnătură la adresa dvs. de e-mail. Un șablon de semnătură profesională include marca dvs. și informațiile dvs. de contact. Acest element de design face ca e-mailul să iasă în evidență, ceea ce face ca e-mailul să fie mai eficient.
Iată e-mailul la care lucrăm cu un șablon profesionist:
Efectuați e-mailul mai eficient prin adăugarea unui șablon de semnătură.Notă: Șablonul profesional ilustrat mai sus utilizează 1127 Șablon de semnătură pentru e-mail de la graficul lui Envato, care este o sursă excelentă pentru șabloanele de e-mail profesionale precum cea utilizată în exemplul de mai sus.
Găsiți mai multe exemple de șabloane de semnături profesionale în acest articol:
Un fapt puțin cunoscut este că P.S. (postscript) este una dintre cele mai citite părți ale unui e-mail. Dacă nu sunteți familiarizat cu termenul, P.S. se referă la o propoziție, o frază sau un scurt paragraf adăugat după blocul de semnătură. Ideea este că PostScript este o adăugare de ultimă oră la e-mail.
În e-mailuri, P.S. poate include un apel suplimentar de acțiune sau chiar o ofertă specială. Adăugarea unui postscript la adresa dvs. de e-mail vă poate face mai eficientă.
Iată un exemplu postscript pentru exemplul de e-mail pe care lucrăm:
P.S. Aproape am uitat să-ți spun. daca tu Inscrie-te(link) pentru newsletter-ul nostru până la sfârșitul acestei luni, și anume 30 noiembrie, vom adăuga o lună gratuită la planul dvs. de asistență.
Dacă cititorul tău discuta despre înscrierea la newsletter, stimularea adăugată în P.S. pot fi suficiente pentru a-și hotărî.
Erori și greșeli reduc eficiența e-mailului. Ele oferă, de asemenea, cititorului o impresie proastă despre afacerea dvs. Depinde de dvs. să vă asigurați că e-mailul profesional este cât mai curat posibil înainte de a-l trimite.
Examinați cu atenție e-mailul. Verifica pentru:
Dacă poți, dă-i pe altcineva să-ți corecteze e-mailul. După ce sunteți sigur că adresa dvs. de e-mail nu conține erori, sunteți gata să o trimiteți.
Când trimiteți e-mailul dvs. este important. Cel mai bun moment pentru a trimite un e-mail variază, în funcție de publicul țintă pentru e-mail.
De exemplu, este posibil să nu doriți să trimiteți o persoană de afaceri un e-mail la ora 17:00. Vineri dupa-masa. S-ar putea să fi părăsit biroul și până când vor intra în dimineața de luni, e-mailul dvs. va fi doar unul dintre multe care au venit peste week-end, făcând destinatarul dvs. mai puțin probabil să îl citească.
Cele mai multe studii sunt de acord că marți este cea mai bună zi a săptămânii pentru a trimite un e-mail unei persoane de afaceri. Desigur, cea mai bună zi pentru a ajunge la publicul țintă poate fi diferită. Deci, aflați tot ce puteți despre destinatarii de e-mail.
Pentru ca e-mailul dvs. să fie eficient, este important să continuați. Urmărirea dvs. poate lua două forme:
Urmărirea poate fi adesea diferența dintre obținerea unei vânzări și obținerea unei vânzări.
Pentru a răspunde la toate răspunsurile pe care le primiți, propriul e-mail de e-mail trebuie să fie organizat și dezordonat sau puteți trece cu vederea răspunsul. În exemplul pe care l-am folosit, imaginați-vă că un destinatar de e-mail răspunde întrebând dacă abonamentul newsletter-ului XYZ costă bani. Dar, nu vedeți răspunsul lor din cauza dezordinirii e-mailurilor. Există o oportunitate pierdută.
Pentru a afla mai multe despre cum să vă gestionați mesajele de e-mail și să le păstrați neclintit, studiați eBook-ul GRATUIT pe gestionarea inbox-ului de e-mail: Ultimul Ghid pentru Inbox Zero Mastery.
Eficacitatea scrisului prin e-mail nu este dificilă odată ce știi cum să ajungi la audiență. Utilizați sfaturile profesionale de comunicare prin e-mail din acest tutorial pentru a scrie e-mailuri mai eficiente.
Pentru informații suplimentare despre cum să scrieți un e-mail persuasiv, studiați:
Pentru a afla cum să formatați un sfat de e-mail și de scriere de afaceri pentru e-mailuri, consultați:
Ce sfaturi de scriere prin e-mail aveți pentru a scrie e-mailuri eficiente care se angajează cu destinatarii? Spuneți-ne cele mai bune sfaturi în comentariile dvs..
Accentsconagua