Cum să scrieți un e-mail cu ameliorare prietenoasă (utilizând cele mai bune practici)

Un email prietenos de memento poate fi un instrument eficient în conducerea afacerii dvs. Dar majoritatea dintre noi nu suntem siguri cum sa scriem e-mailuri de memento buna.

Nu vrem să ne întâlnim ca fiind împovărați sau neprietenoși, dar dorim să ne transmitem mesajul în mod adecvat. Cel mai important, dorim ca destinatarul de e-mail să facă sarcina pe care îi amintim. Găsirea unui echilibru corect pentru e-mailul dvs. de reamintire poate fi o luptă.

Din fericire, există modalități de a scrie un email de memento prietenos, care sunt atât eficiente, cât și profesionale. În acest tutorial, vă explicăm cum să scrieți un e-mail de memento prietenos care să obțină rezultate mai bune. De asemenea, împărtășim câteva exemple de bune practici prin e-mail și oferim o eșantion de email eficace de care puteți lucra. 

Obțineți sfaturi de e-mail mai eficiente și cele mai bune practici în ebook-ul nostru gratuit, Ultimul Ghid pentru Inbox Zero Mastery:

6 Situații care necesită un email de memento

Iată câteva dintre situațiile în care este posibil să aveți nevoie să trimiteți un memento pentru e-mail:

1. Plata tarzie - Nimeni nu vrea să aștepte să fie plătit. Dacă cineva vă datorează bani și este târziu, trebuie să aflați când vă puteți aștepta la plată.
2. Munca târzie- Lucrul în echipă este un scenariu comun în situații de afaceri sau școlare. Dacă lucrați la o echipă și cineva nu și-a făcut partea, aceasta poate afecta întregul proiect. Trebuie să le spui cu tact că sunt în urmă.
3. Urmăriți o cerere de angajare- Dacă sunteți de vânătoare de locuri de muncă, veți dori să urmăriți pe interviuri și aplicații. În același timp, nu doriți să vă înstrăinați contactul cu un potențial angajator.
4. Transportul târziu- Când ați comandat ceva și nu a sosit. Trebuie să lăsați vânzătorul să știe că transportul a intrat cu întârziere. Dacă articolul nu este disponibil sau nu este disponibil, trebuie să solicitați o rambursare.
5. Inacțiunea părții destinatarului- Ori de câte ori cineva promite să facă ceva pentru tine și nu reușește să urmeze în timp util, vrei să-i încurajezi să acționeze. Un email de memento prietenos vă poate ajuta.
6. O piatră importantă este aproape- Uneori doriți să reamintiți contactul dvs. pentru a nu pierde un eveniment viitoare. Trimiterea unui memento delicat înainte de o întâlnire necesară sau un termen limită important ar putea fi de ajutor.

Cheia pentru scrierea unui e-mail eficient de reamintire este să rămână profesionist și prietenos. Acest lucru este valabil mai ales pentru un prim memento, deoarece lipsa de acțiune a contactului dvs. poate fi rezultatul unei supravegheri. Nu doriți să vă deteriorați relația cu acea persoană.

La Envato Tuts +, avem câteva tutoriale care explică cele mai bune practici de e-mail pentru scrierea unui e-mail profesional și exemple. Pentru a afla mai multe, studiați:

Primul tutorial explică în mod clar cum să decideți dacă să scrieți un e-mail formal sau informal. Al doilea explică modul în care puteți face e-mailurile dvs. clare și concise.

Când trebuie să trimiteți un e-mail de memento?

S-ar putea să vă întrebați cât timp să așteptați înainte de a trimite un email de memento. Ar trebui să așteptați o zi, o săptămână, mai mult?

Răspunsul depinde în parte de acordul dvs. cu cealaltă parte.

Dacă acțiunea pe care o așteptați are loc la o anumită dată, trimiteți un e-mail de memento ușoară în prima zi în care acțiunea este întârziată. De obicei, aceasta este prima dată de lucru după ce a fost datorată. Exemplele includ:

• Întârzierea plăților
• Termen limită nesolicitat
• Transporturi târzii

În general, dacă s-a convenit o dată stabilită și data nu este îndeplinită - așteptarea suplimentară nu ajută. Așteptarea ar putea chiar să vă rănească șansele de a primi un răspuns, deoarece detaliile acordului dvs. pot fi uitate în timp. Cu cat astepti mai mult, cu atat este mai putin probabil ca contactul tau sa-si aminteasca ce ar trebui sa faca.

În schimb, dacă acțiunea pe care o așteptați nu are o anumită dată de scadență, puteți oferi contactului dvs. puțin timp suplimentar. Acest lucru este valabil mai ales atunci când cereți o cunoștință pentru o favoare. De exemplu, cereți unei cunoștințe să vă trimită CV-ul la departamentul de resurse umane al companiei și nu îi veți auzi imediat. S-ar putea să fiți îngrijorați de un posibil loc de muncă și doriți să îi contactați în prima zi lucrătoare după ce au fost de acord să vă ajute. Dar este mai bine să așteptați o săptămână înainte de a reveni cu ei.

O modalitate de a vă asigura că trimiteți mementouri în timp util este să programați memento-ul în prealabil. Unelte precum Boomerang pot fi setate pentru a trimite automat un mesaj de urmărire dacă nu primiți un răspuns prin e-mail.

Pentru a afla mai multe despre utilizarea Boomerang pentru automatizarea mementourilor, consultați:

Cum se scrie un memento e-mail eficient

Acum că am discutat despre unele circumstanțe de scriere a unui mesaj de poștă electronică de reamintire, este timpul să examinăm un exemplu mai specific despre ce să scriem într-un e-mail de reamintire.

În scopul acestui tutorial, voi examina un tip comun de memento - un termen limită pierdut.

Înainte de a începe, cu toate acestea, vreau să te las înăuntru pe o perioadă de timp mare atunci când vine vorba de a scrie e-mailuri pe care sunt susceptibile de a trimite mai mult decât o dată de utilizare șabloane. Prin crearea de șabloane de e-mail pentru diferite situații, evitați să începeți proaspete de fiecare dată când trimiteți un anumit tip de mesaj. În plus, șabloanele pot fi ușor personalizate pentru a include detalii specifice.

Gmail are o caracteristică, Răspunsuri conservate, care vă poate ajuta să configurați schițe de e-mailuri pentru reutilizare. Iată tutorialul nostru cu răspunsuri conservate:

Un alt punct bun cu privire la utilizarea unui răspuns de tip conservat este că este mai puțin probabil să adăugați emoții în e-mailul dvs. de reamintire, care îl păstrează prietenos și util.

Acum, să începem cu exemplul memento prietenos și să analizăm fiecare componentă a modului de a scrie un e-mail de reamintire.

1. Linia de subliniere a emailului

După ce ați ales destinatarii mesajului dvs., prima parte a mesajului dvs. de memento care trebuie luată în considerare este linia subiectului. Dacă sunteți tentat să săriți linia subiectului, nu faceți asta. Mesajele de e-mail fără linie de subiect merg adesea direct în Spam.

Linia subiectului este, de asemenea, importantă, deoarece este primul lucru pe care îl vede destinatarul. Dacă primesc o mulțime de e-mailuri, linia de subiect poate determina dacă deschide mesajul e-mail pe care îl trimiteți.

Pentru a atrage atenția destinatarului, folosesc expresia "Răspuns obligatoriu" în linia subiectului. De asemenea, includ numele proiectului, deoarece acestea pot fi implicate în mai multe proiecte.

Până în prezent, mesajul nostru arată astfel:

Asigurați-vă că includeți o linie de subiect cu e-mailul dvs. de reamintire.

După ce ați decis asupra unei linii de subiect, sunteți gata să treceți la următorul pas în crearea emailului dvs. de memento prietenos. Să ne uităm la modul în care să scriem un salut de email memento.

2. Salutarea mementoului prin e-mail

În timp ce s-ar putea să fiți tentat să sari direct în corpul e-mailului dvs. de reamintire și să nu includeți o salutare, evitați tentațiile. Mesajul dvs. de poștă electronică va fi mult mai bine primit dacă adresați-vă destinatarului după nume.

În exemplul nostru, știm că numele membrului echipei de proiect este Joan Perez, așa că îi vom adresa acest mesaj de reamintire prin e-mail. Din moment ce îl cunoaștem bine pe Joan, este bine să începeți cu o salutură informală utilizând cuvântul "Hi" urmat de un prim nume, ca în exemplul de mai jos:

Dacă cunoașteți destinatarul, este bine să utilizați un salut informal.

Dacă nu l-am cunoaște bine pe Joan, am putea începe cu un salut mai formal, cum ar fi "Dragă Joan". Dacă n-am fi știut numele lui Joan, am putea să ne adresăm după poziție. De exemplu, "Stimate membru al proiectului ABC Team."

Pentru mai multe exemple concrete despre cum să începeți și să încheiați un e-mail profesional, aruncați o privire la acest tutorial:

3. Textul textului de amintire a textului

Acum, că am ales o linie de subiect pentru e-mail și un salut, suntem gata să trecem la corpul mesajului de memento pentru e-mail și să acopere partea principală a ceea ce să scriem în e-mailul dvs. de reamintire. Aici comunicați de fapt mesajul principal.

Puteți diviza corpul mesajului dvs. de memento în mai multe părți:

1. Primele propoziții - Deoarece acesta este un memento prietenos, este o idee bună să începeți mesajul pe o notă pozitivă. Acest lucru păstrează mesajul dvs. de la aparent prea dur. Dacă nu vă puteți gândi la ceva specific, spuneți ceva prietenos cum ar fi "Sper că te descurci bine".
2. Mesaj principal - Aici trebuie să comunicați scopul mesajului. Gândește-te cu atenție la ceea ce vrei să spui aici. Fiți cât mai clară posibil. Explicați exact ce este restante (de lucru, de plată, de expediere etc.) și când ar fi trebuit să fie livrat.
3. Apel la acțiune - În cele din urmă, spuneți destinatarului mesajul ce doriți să facă. De obicei, aceasta este o solicitare pentru ca aceștia să efectueze o acțiune dorită - dar, în unele cazuri, cum ar fi o expediere târzie, vă recomandăm să solicitați o rambursare. Este, de asemenea, o idee bună să oferiți ajutor în corpul mesajului dvs., cum ar fi o ofertă pentru a răspunde la întrebări.

În eșantionul de e-mail de reamintire pe care îl scriem lui Joan Perez pentru Project ABC, am inclus aceste elemente după cum urmează:

Corpul memento-ului pentru e-mail este locul în care comunicați mesajul.

Rețineți că corpul mesajului de reamintire începe cu o notă pozitivă, complimentând lucrarea anterioară a lui Joan. Se trece la un paragraf direct referitor la termenul pierdut.

În cele din urmă, mesajul se închide cu o chemare la acțiune cerând lui Joan o dată la care lucrarea ratată va fi depusă. Managerul de proiect oferă, de asemenea, răspunsuri la întrebări și oferă chiar și numărul lor de telefon.

4. Închiderea memento-ului dvs. prietenos pentru e-mail

Ultimul pas în crearea unui memento prietenos e-mail este să vă închideți mesajul. Veți face asta cu o ultimă propoziție și semnătura dvs. de e-mail.

Propoziția dvs. finală ar trebui să reflecte tonul restului mesajului dvs. de e-mail. Dacă ați folosit un ton oficial pe întregul e-mail, trebuie să închideți și pe o notă formală. De asemenea, dacă e-mailul dvs. este informal, închiderea dvs. ar trebui să fie și informală.

Să ne uităm mai îndeaproape la exemplul nostru:

Închideți mementoul dvs. de e-mail cu o propoziție închisă și semnătura dvs..

Pentru propoziția de închidere, încheiem o notă pozitivă presupunând că destinatarul va lua măsuri. De asemenea, nu am inclus numele companiei sau alte informații de contact, deoarece destinatarul de e-mail este bine cunoscut.

Pentru un e-mail de memento mai formal (cum ar fi contactarea unui furnizor cu privire la o expediere târzie), includeți mai multe informații despre expeditor, cum ar fi:

• Nume
• Titlu
• Companie
• Adresa
• Telefon
• E-mail

Puteți chiar să doriți să includeți o semnătură de e-mail în mesajul dvs. de memento. Iată o listă a unor șabloane de semnături profesionale de e-mail pe care le puteți lua în considerare, precum și sfaturi despre cum să le utilizați cel mai bine:

• 

  12+ Șabloane profesionale de e-mail pentru semnături: cu modele unice

  O semnătură excelentă de e-mail vine ca fiind atât creativă, cât și memorabilă. În acest articol, vom curata peste o duzină de modele profesionale de șablon de e-mail.
• 

  9 sfaturi profesionale de semnătura de e-mail - cu cele mai bune exemple de șablon

  În acest articol, analizăm cu atenție semnăturile de e-mail și include exemple de șabloane. Iată nouă sfaturi pentru crearea de semnături de e-mail care sunt atât ...

Când să ridice telefonul

Un mesaj e-mail prietenos poate fi un memento eficient. Adesea, asta e tot ce este nevoie pentru a rezolva problema. Uneori însă, un apel telefonic este mai eficient decât un memento prin e-mail. Acest lucru este valabil mai ales atunci când ați trimis deja un e-mail și acesta a fost ignorat.

Dacă decideți să efectuați un apel telefonic, iată câteva sfaturi rapide pentru a vă ajuta să efectuați un apel de succes:

• Apel în timpul orelor de funcționare - Este mult mai probabil să ajungeți la o persoană care vă poate ajuta dacă sunați într-un moment în care este probabil să vă fie acolo.
• Fii prietenos și curtenitor - O atitudine profesională vă poate ajuta să vă lămuriți de neînțelegerile.
• Nu amenință sau nu face acuzații - Contactul dvs. este mai puțin probabil să coopereze dacă este supărat sau supărat.
• Du-te la punctul - Trebuie să fiți clar despre ce este problema și ce pot face pentru ao rezolva.
• Faceți-le ușor pentru ei să se conformeze - Dacă colectați o plată, explicați modul în care pot plăti online și direcționați-le către link.

În anumite cazuri, poate fi necesar să recurgeți la măsuri extreme (cum ar fi angajarea unui avocat sau escaladarea situației către managerul dvs.). Dar aceste măsuri sunt o ultimă soluție. Când puteți, este mai bine să încercați să rezolvați situația printr-un email prietenos sau un apel prietenos. O abordare prietenoasă lasă relația dvs. profesională intactă pentru viitoarele tranzacții.

Obțineți mai multe sfaturi de e-mail profesionale și actualizări regulate privind cel mai bun conținut de afaceri nou. Prindeți gratuit eBook-ul Inbox Zero acum: 

Concluzie

Dacă v-ați întrebat vreodată ce să scrieți într-un e-mail de reamintire, aveți acum câteva indicații pe care le puteți urma. Nu uitați să urmați cele mai bune practici de e-mail prezentate în acest tutorial și în resursele pe care le-am distribuit.

Mai presus de toate, rămâneți prietenoși și profesioniști în timp ce scrieți mesajul dvs. de reamintire. Menținerea relației lasă ușa deschisă pentru tranzacțiile viitoare cu persoana dvs. de contact.

Ați trebuit vreodată să scrieți un e-mail de memento prietenos? Cum ai făcut-o? Distribuiți experiențele dvs. în comentariile de mai jos.