Share
Aveți o colecție fuzzy de "lucruri de făcut" în mintea voastră, care vă distrage atenția de la munca pe care ar trebui să o faceți? Ai uitat vreodată să îți îndepliniți sarcini importante? Sau simți că te îneci în responsabilități? Dacă da, nu ești singur. Copleșirea este un fenomen atât de comun în lumea de astăzi încât experții în productivitate au dezvoltat sisteme de tratare a acesteia. Una dintre cele mai populare este Getting Things Done (GTD). Să aruncăm o privire la modul în care funcționează-și cum îl puteți implementa în propria voastră viață.
În anii 1920, studenta absolventă Lituanian Bluma Zeigarnik a stat într-un restaurant-cum fac mulți studenți-contemplând ce să scrie în teza de doctorat. Ea a observat că chelnerii au avut un talent pentru a-și aminti ordinele complexe. Acest lucru le-a permis să furnizeze mâncarea potrivită meselor potrivite și să prezinte cecuri după ce clienții și-au terminat mesele.
Zeigarnik a observat, de asemenea, că, odată ce o comandă fusese terminată și plătită, părea să cadă din mintea chelnerului. Dacă un client sa întors cu o întrebare despre o masă pe care o avuseseră la restaurant, chelnerii s-au luptat să-l amintească.
Din observația aceasta, Zeigarnik a dezvoltat o teorie: energia noastră mentală este atrasă de sarcini incomplete. Odată ce o problemă este rezolvată, o renunțăm din mintea noastră. Studiile de laborator au confirmat teza lui Zeigarnik. Noțiunea că atenția noastră este distrasă de sarcini incomplete a devenit cunoscută ca efectul Zeigarnik.
David Allen, creatorul sistemului GTD, numește aceste sarcini care ne distrag atenția asupra "buclelor deschise". Allen definește buclele deschise ca:
nimic care ne atrage atenția, care nu este acolo unde este, așa cum este.
Buclele deschise, spune Allen, pot fi elemente de listă la fel de mari ca "foamea din lumea finală" sau la fel de mici ca "înlocuiți ascuțitorul creionului electric". Ideea este:
Chiar și cei care nu sunt "subliniat" în mod conștient, se vor bucura invariabil de o relaxare mai mare, de o mai bună concentrare și de o creștere a productivității energiei atunci când vor învăța mai eficient să controleze "buclele deschise" din viața lor.
În esență, GTD este un sistem de control al buclelor deschise, astfel încât să vă puteți concentra mai bine asupra sarcinii la îndemână. Evident, nu vă permite să finalizați toate buclele deschise în viața voastră-la urma urmei, nimeni nu a găsit încă o soluție viabilă pentru foamea din lume. Dar vă dă liniște că aveți de-a face cu toate buclele deschise într-un fel. Și pentru că asta te face mai productiv, vei termina mai multe dintre ele.
Când utilizați GTD, fiecare buclă deschisă din viața voastră va avea un loc. De fapt, este un dulap de depozitare pentru toate buclele tale deschise. Unele fișiere-sau bucle deschise-vor fi stăpâniți pentru a vă întoarce mai târziu, la un moment potrivit. Altele vor fi plasate în sertarul de sus, gata pentru a vă accesa și a aborda cât mai curând posibil.
În plus, GTD oferă și un sistem pentru a decide ce să facă în continuare. Deci, în loc să fim atenți de gândul "Ce trebuie să fac în continuare?", Știți întotdeauna acțiunea următoare.
Sistemul complet GTD este explorat în cartea lui David Allen Lucrurile au fost terminate. Un articol ca acesta poate schița structura sa de bază, dar asta e mai mult decât suficient pentru a începe.
Sunteți gata să învățați elementele de bază? Atunci să săpăm.
Prima etapă a sistemului GTD este să vă colectați buclele deschise. Puteți face acest lucru cu o gamă largă de instrumente, cunoscute sub numele de colectoare de colectare. Colecțiile dvs. de colectare ar putea fi:
Multe bucle deschise pe care le colectați vor veni din propriile dvs. gânduri. Altele vor fi externe, cum ar fi un e-mail sau un apel telefonic de la un client.
Stadiul de colectare funcționează în conformitate cu trei principii de bază:
- Fiecare buclă deschisă trebuie să fie în sistemul dvs. de colectare și din cap.
- Trebuie să aveți cât mai puține găleți de colectare pe măsură ce puteți obține cu.
- Trebuie să le eliminați în mod regulat.
Menținerea fiecărei buclă deschisă în sistemul dvs. de colectare este vitală. Nu contează cât de banală sau copleșitoare o sarcină pare, dacă e în mintea ta, scrie-o jos. În caz contrar, vă distrage atenția. Allen scrie:
Când vei ști cât de mult ai lăsat în cap să strângi? Numai atunci când nu mai rămâne nimic. Dacă o parte din dvs. este chiar conștient de faptul că nu aveți totul, nu puteți ști cu adevărat ce procent ați colectat.
Colecțiile de colectare pe care le-ați ales sunt de până la dvs. și în funcție de circumstanțele dvs. personale. Cu toate acestea, merită luată în considerare faptul că e-mailurile sunt în special multifuncționale. Nu este nimic pentru a vă opri trimiterea de e-mail-uri cu sarcini care urmează să fie completate în loc de a avea o aplicație separată pentru a le nota în jos.
Acum, hai să ne întoarcem la modul în care poți goli colecțiile de colectare după ce le-ai umplut.
După cum am observat în introducere, este imposibil să finalizați toate buclele deschise. Deci, dacă nu puteți do toate sarcinile pe care le-ați notat în jos, cum puteți păstra golurile de colectare goale? Potrivit lui Allen, această parte a procesului GTD "este probabil cea mai importantă îmbunătățire pe care am făcut-o pentru aproape toți oamenii cu care am lucrat". Există mai mulți sub-pași în acest proces.
Când luați un articol dintr-o coș de colectare pentru ao procesa, întrebați mai întâi: "Ce este?"
Acest lucru este util în special pentru obiectele care provin de la alte persoane-cum ar fi e-mailurile și scrisorile. Numai prin imaginarea a ceea ce sunt, puteți decide ce sarcini trebuie să faceți pentru a închide bucla deschisă sau dacă aveți nevoie să faceți ceva în legătură cu aceasta.
Dacă răspundeți la această întrebare "nu", atunci puteți face unul din cele trei lucruri pentru a procesa elementul:
Dacă răspunsul este "da, în viitor", apoi pentru a procesa elementul trebuie să configurați un memento automat, cum ar fi o alertă în calendarul dvs., când trebuie luate măsuri.
Pentru oricare dintre rezultatele de mai sus, ați tratat articolul și acesta poate fi eliminat din sistemul dvs. de colectare.,
Notă: este posibil ca majoritatea articolelor din colecția dvs. de colecții să nu depășească acest pas. Este cel mai important pas al procesului GTD, deoarece vă permite să "parcați" buclele deschise, în loc să le lăsați să vă blocheze atenția.
Dacă răspunsul este "da, cât mai curând posibil", puteți trece la pasul 2c.
Ați decis că trebuie să luați măsuri. Acum trebuie să decideți ce va fi această acțiune.
Acțiunea trebuie să fie Următor → acțiunea logică spre închiderea bucla deschisă. Dacă este necesară o singură acțiune, continuați cu Pasul 2d.
Dacă închiderea bucla va necesita mai mult de o sarcină, atunci aveți nevoie de două lucruri:
Notă: O listă de proiecte este o listă a oricărei bucle deschise care necesită efectuarea mai multor sarcini. Allen recomandă păstrarea unei liste de proiecte ca modalitate de urmărire a buclelor deschise pe care încă lucrați. Odată ce toate sub-sarcinile unui proiect au fost finalizate, pot fi eliminate din lista de proiecte.
Această etapă este să vă întrebați: "Pot să finalizez această sarcină într-o acțiune care durează mai puțin de două minute?"
Sarcinile mici cum ar fi acestea ar putea fi:
Dacă răspunsul la această întrebare este "da", continuați acțiunea. Dacă nu, treceți la pasul următor.
Acum, întrebați-vă: "Trebuie să fac asta, sau aș putea să o dau altcuiva?"
Dacă puteți delega sarcina, faceți acest lucru. Dacă este ceva ce trebuie să faceți, treceți la pasul următor.
Sarcina dvs. se adaugă acum la unul dintre cele două locuri:
Până acum, în acest tutorial, ați întâlnit o listă de acțiuni următoare și o listă de proiecte. Care sunt aceste liste, în termeni practici? Potrivit lui Allen, listele sunt:
un fel de set de reamintiri din surse regenerabile, care ar putea fi liste pe hârtie pentru notebook-uri sau în unele programe de calculator sau chiar dosare de fișiere care conțin bucăți separate de hârtie pentru fiecare articol.
Dacă aveți sub 30 de elemente din lista de acțiuni următoare, puteți să vă îndreptați direct spre Pasul 4.
Dacă totuși (ca majoritatea oamenilor) aveți în mod semnificativ mai mult de 30 de elemente în lista de acțiuni următoare, atunci este bine să vă organizați lista.
Puteți să vă organizați lista în două moduri: după context și după prioritate. Este o idee bună să organizați prima listă după context, apoi să organizați fiecare sub-listă de context pe care o creați în mod prioritar.
Pentru a vă organiza lista după context, întrebați-vă: "Unde trebuie să fiu pentru a face această sarcină?" Contextele pot fi locații fizice, cum ar fi la birou, la domiciliu sau la supermarket. De asemenea, pot fi situații specifice, cum ar fi "procesarea e-mailurilor", "efectuarea de apeluri telefonice" sau "la întâlnirea săptămânală a echipei".
Pentru fiecare context potențial, creați o sub-listă a următoarelor acțiuni.
Organizarea prin context înseamnă că indiferent ce faceți, puteți să vă uitați la lista de acțiuni următoare și să vedeți ce trebuie să faceți.
Allen oferă îndrumări limitate cu privire la modul de prioritare a sarcinilor. El recomandă să pună întrebarea:
Având în vedere [contextul meu, timpul și energia disponibilă, ceea ce va da cel mai mare câștig?
Alt sfat este să iei în considerare sarcinile pe care le faci în termenii obiectivelor pe termen lung ale vieții, mai degrabă decât să cauți în mod constant incendii pentru a le stinge. Acest lucru este similar cu abordarea Matricei Eisenhower, care vă ajută să prioritizați sarcinile în funcție de urgența și importanța lor.
În mod alternativ, ați putea prioritiza lista de sarcini utilizând Mănâncă Frog metodă, care pledează pentru a vă face sarcina cel mai puţin doriți să faceți mai întâi. Ideea este că obținerea celor mai grave sarcini vă oferă o explozie de energie productivă.
Sau ai putea încerca pe Mark Forster Versiunea finala, unde prioritizați sarcinile prin ceea ce faceți cel mai mult pe listă și, prin urmare, ceea ce aveți cea mai mare energie pentru.
Puteți afla mai multe despre Mănâncă Frog și Versiunea finala în Pasul 3 al acestui tutorial Business Tuts.
Acum că ați creat următoarea listă de acțiuni și ați organizat lista în funcție de context și de prioritate, sunteți pregătit să lucrați.
Rețineți că veți avea, de asemenea, sarcini care apar în calendarul dvs., astfel încât să aveți timp și pentru acestea.
Dacă vă deranjează ceva sau vă deranjează atenția, scrieți-l și adăugați-l în cupele de colectare. În acest fel, îl puteți procesa mai târziu.
Etapa finală a GTD este revizuirea listele tale. Trei tipuri de revizuire sunt esențiale:
În timpul examinării săptămânale, trebuie să faceți următoarele:
Acesta este sistemul GTD pe scurt. De ce nu încercați să vedeți dacă parcarea și închiderea buclelor deschise vă îmbunătățește atenția?
Graphic Credit: Loop proiectat de P.J. Onori de la Proiectul Noun.
Accentsconagua