Share
După ce industriașul american Charles M. Schwab și-a făcut averea în industria siderurgică la începutul secolului al XX-lea, și-a investit averea în ceea ce a fost considerată cea mai ambițioasă casă privată din New York. Costul a fost de 7 milioane de dolari, iar cu 75 de camere, Riverside a fost construit pe un bloc urban complet din partea superioară a Parcului Central. După moartea lui Schwab, primarului din New York, Fiorello La Guardia, i sa oferit posibilitatea de a-și face reședința permanentă în Riverside. El a refuzat, considerând casa prea mare pentru un funcționar public.
Cum a ajuns Schwab un om atat de bogat, traind in conacul cel mai de invidiat din New York? Două motive. În primul rând, el știa o idee bună când a văzut unul. În al doilea rând, datorită capacității sale de a arăta o idee bună, el a folosit un sistem simplu, dar eficient pentru a urmări ceea ce trebuia să facă în fiecare zi.
La începutul anilor 1900, Schwab a fost abordat de expertul în eficiență, Ivy Lee. Lee a promis că ar putea îmbunătăți drastic eficiența lui Schwab. Dacă sistemul lui Lee ar fi funcționat, Schwab urma să plătească tot ce credea că sistemul merită.
Schwab a fost de acord. Sa întâlnit cu Lee câteva minute, timp în care Lee ia învățat o tehnică simplă. Avea trei componente:
Potrivit obiectului de activitate, Schwab a fost atât de încântat de rezultatele acestei tehnici încât a trimis Lee un cec de 25.000 de dolari.
Unii oameni spun acest lucru ca nașterea listei de sarcini. Adevărul este că listele au fost de mult parte a culturii umane. În antichitate, lumea a fost organizată în jurul credințelor și practicilor religioase, iar listele se află în centrul multor religii majore. Gândește-te la Tora Zece comandamente sau al lui Buddha Patru adevăruri nobile. După cum a subliniat romancierul italian Umberto Eco în timpul unui interviu acordat ziarului german Spiegel:
Lista este originea culturii. Face parte din istoria artei și a literaturii ... Oriunde te uiți în istoria culturală, vei găsi liste. De fapt, există o serie amețitoare: liste de sfinți, armate și plante medicinale, sau de comori și titluri de carte.
Listele sunt esențiale pentru cultura umană, deoarece ne ajută să înțelegem lumea. Listele ne permit să organizăm lumea din jurul nostru și-mai semnificativ-viețile noastre.
Introduceți lista de sarcini. În lista cea mai de bază, o listă de sarcini este o listă de sarcini pe care intenționați să le finalizați astăzi.
Menținerea unei liste de sarcini are avantaje multiple. O listă de sarcini vă ajută să:
Să ne uităm la unele dintre aceste beneficii în profunzime.
O listă de sarcini vă ajută să vă concentrați în două moduri. În primul rând, ori de câte ori ați realizat o activitate, puteți să vă întoarceți la lista de sarcini pentru a vedea ce ar trebui să faceți în continuare. Acest lucru vă împiedică să pierdeți timp și energie mentală reamintind ceea ce trebuie făcut. Deja ați luat decizia cu privire la ceea ce veți face în continuare. În calitate de expert în productivitate, Brian Tracy a spus odată:
Fiecare minut petrecut în planificare economisește 10 minute în execuție.
În al doilea rând, știind că aveți o listă de sarcini vă ajută să vă concentrați asupra sarcinii la îndemână. Mintea ta se rătăcește mai puțin, deoarece știe tot ce are nevoie pentru a fi conștient de faptul că este îngrijit în lista ta de activități. Acest lucru a fost dovedit de experimentele psihologice.
În cartea lor Willpower: redescoperirea celei mai mari forțe umane, Roy Baumeister și John Tierney rezumă un studiu în care participanților li sa cerut să citească zece pagini ale unui roman.
Unii din grup, înainte ca ei să se așeze să citească romanul, au fost rugați să noteze proiectele importante neterminate din viața lor și să facă un plan pentru modul în care au finalizat aceste proiecte. Participanții care au fost rugați să facă acest lucru s-au concentrat mai bine pe text, și-au găsit mintea călcată mai puțin și au demonstrat o mai bună înțelegere a textului pe care-l citiseră.
Baumeister și Tierney încheie:
Persistența gândurilor care distrag atenția nu este un indiciu că inconștientul lucrează pentru a termina sarcina. Nici inconștientul nu-i lasă pe mintea conștientă să termine sarcina imediat. În schimb, inconștientul îi cere minții conștiente fa un plan. Mintea inconștientă aparent nu poate face acest lucru pe cont propriu, așa că lasă mintea conștientă să facă un plan cu specificul cum ar fi timpul, locul și oportunitatea. Odată ce planul se formează, inconștientul poate să nu mai cedeze mintea conștientă cu mementouri.
Cu alte cuvinte, lista dvs. de sarcini acționează ca o bancă de memorie. Cu o listă de sarcini, poți să renunți la tot ceea ce trebuie să faci în viitor, pentru că are grijă de ea. Apoi, puteți da 100% din atenția dvs. la ceea ce lucrați acum.
Deși pentru a ajuta listele cu productivitatea, nu sunt un panaceu. Cercetătorii de la aplicația de productivitate iDonethis au analizat listele de lucru ale utilizatorilor aplicației. Ei au descoperit că 41% din articolele din listele de lucru nu sunt niciodată finalizate. Pentru liste de sarcini pentru a lucra pentru dvs., trebuie să știți cum să le creați și să le utilizați în mod corect.
Acum știți ce poate face o listă de sarcini pentru dvs., să examinăm cum puteți începe să le folosiți-calea cea buna. Doar urmați acești cinci pași:
Înainte de a putea scrie o listă de sarcini, aveți nevoie de sarcini pentru ao completa.
Ați putea, ca Charles Schwab, să vă așezați la biroul dvs. la sfârșitul fiecărei zile și să vă gândiți "ce trebuie să fac mâine?" A avea acest spațiu pentru a reflecta poate fi de ajutor. Dar problema este că veți aminti adesea ce trebuie făcut în momente dificile. Poate vă amintiți de sarcini când vă treziți în mijlocul nopții sau când sunteți profund implicat într-un proiect complet neînrudit.
Din cauza modului arbitrar în care ne amintim ce trebuie să facem, este o idee bună să aveți un sistem de captare a fiecărei sarcini pe care credeți că ar trebui să o adăugați la lista de sarcini. Acest lucru ar putea implica purtarea unui notepad în jurul dvs., instalarea unei aplicații pentru preluarea de note pe telefonul dvs. sau trimiterea de e-mailuri de fiecare dată când vă amintiți o sarcină. Cel mai important lucru este că sistemul dvs. de captare funcționează pentru dvs. și pentru stilul dumneavoastră de viață.
Leo Babauta din Zenhabits explică metoda preferată:
Folosiți un mic notebook (sau orice instrument de captare care funcționează pentru dvs.) și scrieți orice sarcini, idei, proiecte sau alte informații care vă apar în cap. Ieșiți-l din cap și pe hârtie, așa că nu uitați.
În afară de a vă ajuta să vă amintiți de sarcini, scrierea de sarcini în jos nu le oprește în cârligul din spatele minții. După cum știm de la Baumeister și Tierney, acest lucru vă eliberează energia mentală pentru a vă putea concentra mai bine asupra sarcinii.
Rețineți că în această etapă nu decideți dacă veți urma sau nu această sarcină. Cel mai bine este să notați toate ideile pe care le aveți, chiar și pentru sarcini sau proiecte pe care sunteți sigur că nu aveți timp pentru. În acest fel, vă păstrați mintea liberă de agitație psihică și nu veți simți niciodată regretul de a gândi "care a fost acel mare proiect pe care l-am imaginat mai devreme? Îmi doresc să-l scriu".
Odată ce ați instalat un sistem de captare, va trebui să filtrați sarcinile pe care le notați. Asta înseamnă să decideți ce sarcini trebuie să faceți (sau doriți să faceți), care sunt idei nebunești pe care nu le veți întâlni niciodată și care sunt proiectele pentru viitor.
Așezați deoparte un timp în fiecare zi când veți prelua sarcini din sistemul dvs. de captare și le veți pune într-o listă de sarcini pentru următoarele 24 de ore.
Asigurați-vă că fiecare activitate este specifică și acționabilă. Dacă nu veți putea spune când o sarcină este considerată a fi făcută, nu ar trebui să fie în lista dvs. de sarcini. Cercetările arată că punerea în aplicare a unor sarcini vagi în lista dvs. de sarcini vă va face mai promițătoare să vă amânați.
Trebuie să vă puteți uita prin lista dvs. de sarcini și să spuneți "da, asta sa făcut". Aveți nevoie de ajutor pentru stabilirea unor sarcini adecvate? Uitați-vă la tutorialul nostru privind obiectivele SMART. Sarcini în lista dvs. de sarcini sunt doar obiective mici, la urma urmei.
Puteți dezvolta propriul sistem pentru a decide ce să păstrați pe lista dvs. și ce să renunțați. În mod alternativ, Matricea Eisenhower este excelentă pentru a vă ajuta să stabiliți priorități. Vorbind de stabilirea priorităților ...
Aveți o listă cu elementele pe care intenționați să le finalizați pentru ziua următoare. Dar ce ar trebui să faceți mai întâi?
Lista dvs. de sarcini nu este finalizată până când nu acordați prioritate sarcinilor din listă. Puteți face acest lucru cu:
Puteți afla mai multe despre cum să Mănâncă Frog sau utilizați Versiunea finala abordare în tutorialul nostru pornind de la o mentalitate productivă.
Cercetările arată că, dacă ne permitem un timp nelimitat pentru a finaliza o sarcină, vom lua mai mult timp să o facem și vom face o treabă mai rea. Fără termene, oamenii se dau la tentația de a se amîna.
De exemplu, un studiu realizat de Dan Ariely și de Klaus Wertenbroch a constatat că elevii care lucrează la termenele limită stabilite de sine au avut rezultate mai bune pe lucrări decât cei care s-au dat "cât timp este necesar" pentru a completa lucrările.
Când vă stabiliți o limită de timp, aceasta poate ajuta la utilizarea tehnicii Pomodoro. Această tehnică vă împarte timpul de lucru în bucăți de 25 de minute. Cu cât utilizați mai mult tehnica, cu atât veți obține mai bine estimarea duratei unei sarcini.
Dacă o sarcină va dura mai mult de două ore, atunci ar trebui să o descompuneți în sarcini mai mici. În acest fel, puteți să estimați cât timp va dura fiecare sarcină și să stabiliți termene adecvate.
Acum, lista dvs. este gata, puteți lucra la sarcinile! Începeți cu sarcina din partea de sus a listei dvs. și lucrați în jos. După ce ați terminat o sarcină, trageți-o și treceți la următoarea.
Pe măsură ce completați lista, rețineți următoarele:
Utilizați o listă de sarcini pentru a vă ajuta să rămâneți productivi? Dacă da, ce faceți pentru a vă face lista cât mai eficientă? Ce strategii ați învățat în acest tutorial pe care intenționați să îl implementați? Ne-ar plăcea să vă sunăm, așa că ne anunțați în comentariile de mai jos.
Graphic Credit: Caseta de verificare proiectată de Simon Henrotte de la Proiectul Noun.
Accentsconagua