Share
Datele prelucrează lumea. Și, adesea, avem atât de multe lucruri încât este o provocare să găsim înțeles în ea pentru a înțelege situația la îndemână.
Foile de calcul sunt una dintre cele mai bune modalități de analiză a seturilor de date pentru structura și ușurința utilizării acestora. Dar multe seturi de date sunt prea mari pentru a vă împinge cu ușurință mâinile. Aveți nevoie de modalități de a găsi datele pe care le căutați și de a restrânge setul de date.
În acest tutorial, veți învăța să aplicați un filtru Google Sheets pentru a limita datele pe care le vedeți. Apoi, veți afla secretele utilizării funcției de sortare a foilor Google pentru a pune datele în ordinea în care trebuie să le vedeți.
În ecranul de mai jos, vă voi ajuta să sortați și să filtrați datele din Sheets. Veți vedea cele mai bune practici pentru modul în care puteți aplica filtrarea și sortarea chiar în interiorul foilor.
Urmăriți-vă de-a lungul timpului pentru o privire ilustrată asupra acestor tehnici de bază ale foilor: sortarea și filtrarea datelor.
În timp ce lucrați prin acest tutorial, nu ezitați să urmați împreună cu exemplele mele utilizând un exemplu de set de date. Am pregătit câteva date de probă pe care le puteți utiliza pentru a încerca să sortați și să filtrați în Sheets.
Descărcați fișierul aici, încărcați-l în Sheets și utilizați-l pentru a aplica tehnicile pe care le descriu în acest tutorial.
Triere datele din Sheets se referă la schimbarea ordinii în care apare datele din foaia de calcul.
Când mă gândesc la sortare, mă gândesc la doi factori cheie:
O cheie pentru sortare este asigurarea faptului că o întreg tabelul se sortează împreună. În mod obișnuit, fiecare rând dintr-o informație poate fi considerat ca un "record" sau un singur punct de date. Fiecare rând conține un punct de date și fiecare coloană are un alt atribut sau o modalitate de a descrie acele date.
De exemplu, fiecare rând din foaia dvs. de calcul ar putea reprezenta o vânzare pe care ați făcut-o unui client în magazinul dvs. online. Apoi, fiecare coloană (atribut) va capta un detaliu cheie despre vânzare, cum ar fi momentul în care a fost făcută, adresa clientului și suma totală pentru vânzare.
În datele de exemplu incluse în acest tutorial, fiecare rând este o "înregistrare" a unui angajat pe care îl recrutează și fiecare coloană are un atribut care descrie acel candidat.Când sortați aceste date, este esențial să rămână grupate corect. Dacă sortați doar coloana care conține cantitatea de vânzare, brusc aveți neajunsuri în datele dvs.! O vânzare de 100 $ este acum atribuită unui client greșit, de exemplu.
De aceea, sortarea datelor în mod corespunzător este atât de importantă. Să vedem câteva exemple de mai jos.
Una dintre cele mai comune sarcini de sortare a foilor Google este de a sorta datele dvs. de la A la Z. De obicei, citirea datelor este mai ușoară și simplifică găsirea unor rânduri specifice pe care le cunoașteți căutați.
Înainte de a începe să fac orice sortare, primul meu pas este să evidențiez întotdeauna întreaga masă. Acest lucru minimizează șansele pe care le vom sorta din greșeală printr-o coloană greșită sau vom sorta doar o parte din date.
Odată ce ați evidențiat întregul set de date, mergeți la Date> Gama de sortare opțiune de meniu, după cum puteți vedea în imaginea de mai jos.
După ce ați primit tabelul de date evidențiat, mergeți la Date> Gama de sortare pentru a începe să sortați datele utilizând instrumentul ușor de utilizat.Chiar dacă există opțiuni încorporate pentru a sorta de la A-Z sau Z-A, este mult mai ușor să folosiți instrumentul care este încorporat în Sheets pentru sortare. În captura de ecran de mai jos, puteți vedea un exemplu tipic despre modul de aplicare a unui fel. Puteți alege pur și simplu coloana la care doriți să aplicați sortarea.
De asemenea, asigurați-vă că sortați în "direcția" dorită. Pentru datele de text, puteți să sortați în ordine alfabetică (A-Z) sau în ordine alfabetică (Z-A.)
Alegeți coloana pe care doriți să sortați datele pe baza, precum și direcția pe care doriți să o sortați, de exemplu, în ordine alfabetică sau în ordine alfabetică.După ce faceți acest lucru, veți găsi că datele dvs. sunt sortate, sigure și sigure! Observați în imaginea de mai jos că ne-am sortit datele pe baza numelui companiei pentru care lucrează candidatul.
Acum că am fost sortate pe baza coloanei companiei, observați că rândurile sunt plasate în ordine după secvența alfabetică a companiei.Este, de asemenea, o idee bună să țineți cont de datele dvs. pe măsură ce le sortați. Scenariul cel mai defavorabil este că sortați numai unu , în timp ce restul datelor rămân în vigoare. În imaginea de mai sus, faptul că coloana ID nu mai este (1, 2, 3, 4 ...) în ordine arată că toate coloanele datelor au fost mutate în regim de blocare.
Ce se întâmplă dacă doriți să sortați pe baza a două categorii? De exemplu, în datele angajaților noștri, poate că dorim să sortăm pe baza nivelului lor de interes, iar apoi numele companiei lor. Să încercăm un exemplu la fel.
Cu datele evidențiate, reveniți la Date> Gama de sortare meniul. De data aceasta, faceți clic pe Adăugați o altă coloană de sortare pentru a adăuga un al doilea criteriu pentru sortarea datelor dvs. Acum, puteți sorta pe baza mai multor reguli.
În acest meniu, ordinea contează. Observați că se spune prima regulă "filtrează după", și apoi se spune a doua regulă "apoi prin." În exemplul de mai jos, am setat meniul pentru a sorta în funcție de interes în ordine alfabetică și apoi de companie în ordine alfabetică.
Clic adăugați o altă coloană de sortare pentru a vă oferi mai multe reguli de sortare pentru datele dvs..Utilizați aceste sortimente pe mai multe niveluri pentru a specifica cu adevărat modul în care ar trebui să apară datele finale. Puteți adăuga cât mai multe reguli de sortare după cum doriți să obțineți ordinea de date doar corectă.
În timp ce sortarea modifică ordinea și succesiunea datelor într-o foaie de calcul, filtrare modifică ce date sunt vizibile în prezent în foaia de calcul. Să învățăm cum să aplicăm filtrele Foi de calcul Google, astfel încât să putem restrânge datele în cauză.
Pentru a începe să adăugați filtre, evidențiați tabelul de date. Apoi, du-te la Date> Creați un filtru din meniul Foi.
Acum că ați activat filtrarea, veți vedea o mică pictogramă în colțul din dreapta sus al antetului. Faceți clic pe acea pictogramă și apoi veți vedea o listă de valori care se află în coloana respectivă în meniul pop-up, după cum puteți vedea în imaginea de mai jos.
Faceți clic pe pictograma din antetul coloanei pentru a alege la ce doriți să vă limitați datele.În acest pop-up, pur și simplu dezactivați sau pe criteriile pe care doriți să le îndepliniți datele. Când apăsați O.K, foaia de calcul va fi restrânsă pentru a afișa numai date care corespund acestor reguli de filtrare din Foi de calcul Google.
La fel ca sortarea, puteți stiveze mai multe nivele de filtrare. În exemplul de mai jos, am adăugat un filtru la Gradul de salarizare coloană.
Acesta este un exemplu perfect pentru o imagine cât de utilă poate fi filtrarea utilă pentru a înțelege un set de date. Prin combinarea unui filtru de "interes" cu un filtru "salariu", am o listă rafinată de doi candidați dintr-un posibil 100.
Este o distincție importantă de reținut că filtrarea datelor nu șterge sau elimină date. Este încă în spatele scenei, așteptând să apară din nou pe măsură ce schimbați setările de filtrare.
Iată ceva la ce să vă gândiți în timp ce lucrați cu date filtrate: trebuie să fiți atenți la ce date veți lăsa în spatele scenei. Nu pot să vă spun de câte ori lucram într-o foaie de calcul și am pierdut faptul că datele "lipseau" deoarece au fost eliminate din afișarea filtrului Foi de calcul Google.
Îmi păstrez întotdeauna ochiul pentru două lucruri dacă datele nu au sens:
Observați în această captură de ecran că numerele de rând (în afara foii de calcul la extrema stângă) nu mai sunt în secvență, precum și pictograma de filtrare de deasupra coloanei F.Aceste două trucuri sunt perfecte pentru a vă asigura că nu pierdeți niciodată date în foaia de calcul.
Filtrarea și sortarea sunt instrumente esențiale pentru micșorarea și selectarea datelor. Consultați tutorialele de mai jos pentru mai multe sfaturi despre utilizarea foilor pentru analiza și analiza datelor.
Tocmai ați învățat cum să utilizați filtrul și să sortați în Foi de calcul Google. Cum te descurci să lucrezi prin seturi de date uriașe? Utilizați instrumente de filtrare Google Sheets și Google Sheets pentru a restrânge seturile de date sau utilizați alte instrumente analitice?
Accentsconagua