Cum să sortați date în foi de calcul Excel (calea cea bună)

Deci, ai primit o foaie de calcul Excel cu mii de rânduri în interiorul ei și îți dai seama că datele nu sunt în ordine. Este posibil să fie necesar să o sortați pe baza numelor din interiorul unei coloane sau prin sortarea datelor de la mari la mici.

La suprafață, sortarea datelor este o sarcină simplă în Excel, iar aplicația cu siguranță ușurează sortarea. Cu toate acestea, există mult mai multă putere în modul în care puteți sorta și reordona datele în foile dvs. de lucru. Iată trei tehnici de sortare a datelor Excel pe care le veți învăța în acest tutorial:

1. Sortați datele pur și simplu cu doar câteva clicuri.
2. Stabiliți mai multe reguli de sortare în cascadă, cum ar fi sortarea în ordine alfabetică după stat și apoi după județ.
3. Creați sortimente personalizate total pentru a vă ordona datele prin orice regulă pe care o setați.

Datele de sortare se pot simți, de asemenea, uneori puțin periculoase; ce dacă sortați doar o singură coloană și datele devin nealiniate? Îți arăt cum să eviți asta. Să începem.

Cum să sortați date în foaia de calcul Excel (Video rapidă)

Acest scenariu acoperă câteva tehnici de sortare a datelor. Urmăriți acest clip video de trei minute pentru a afla rapid aceste fluxuri profesionale Excel. Vom începe cu un fel simplu și veți progresa la tehnici mai avansate pentru a vă asigura că puteți să sortați date oricând doriți.

 

Citiți mai departe pentru un ghid pas cu pas despre modul de sortare a datelor în foi de calcul Excel utilizând tehnici simple și avansate.

Datele de probă (Descărcare gratuită de carte de lucru Excel)

Ca parte a acestui tutorial, am creat un registru de lucru cu care puteți lucra în timp ce învățați să sortați datele. Descărcați gratuit registrul de lucru, și să o utilizați în timp ce învățați sortarea în Excel. 

1. Un sortare simplă în Excel

Sortarea poate fi un proces foarte simplu, cu două clicuri, pentru a reorganiza datele în foaia de calcul. Să învățăm cum.

Într-un registru de lucru Excel, începeți prin a da clic într-o celulă din coloana pe care doriți să o sortați. Acum, asigurați-vă că sunteți pe  Acasă fișier din panglica Excel și găsiți Sortați și filtrați pe partea dreaptă a acesteia.

 Sortați și filtrați butonul de trăit în partea dreaptă a casetei de pe panglică.

Observați că în opțiunile de sortare puteți sorta textul "A la Z" sau "Z la A." Aceste opțiuni simple vor sorta în ordine alfabetică datele din Excel în orice direcție, în funcție de opțiunea pe care o alegeți.

Când sortați date în Excel, întregul rând este sortat. În esență, coloana pe care o selectați va fi "cheia" pe care o utilizează Excel pentru a decide cum să sorteze datele, dar fiecare rând este un record care ar trebui să rămână grupat.

În funcție de datele pe care le-ați selectat, puteți să le sortați în ordine alfabetică sau numerică. Dacă coloana dvs. are valori numerice, puteți sorta de la cele mai mici la cele mai mari, în timp ce datele de text se vor sorta în funcție de ordinea alfabetică.

În exemplul de mai sus, opțiunile de sortare s-au schimbat deoarece am selectat o coloană cu numere.

Este cu adevărat ușor de realizat un fel de bază. Doar faceți clic în interiorul unei coloane de date, alegeți o opțiune de sortare și Excel va reordona datele într-o foaie de calcul.

Am sortat datele din această foaie de calcul bazată pe client cu doar două clicuri.

Sfat rapid: Încercați, de asemenea, sortarea făcând clic dreapta în interiorul unei coloane și alegeți Fel și selectând modul în care doriți să sortați datele originale.

2. Cum Nu pentru a Sorta datele dvs. Excel

De asemenea, este important să aflați despre una dintre cele mai periculoase modalități de sortare a datelor în Excel, o metodă care vă poate distruge datele originale.

Problema apare atunci când aveți o foaie de calcul mare, dar sortați în mod accidental numai o singură coloană de date. Fiecare rând de date din Microsoft Excel este într-adevăr ca o înregistrare care ar trebui să rămână aceeași, pe rând. 

În captura de ecran de mai jos, am codat culoarea rândurilor astfel încât să puteți vedea pericolul de evidențiere și sortare a datelor numai într-o coloană.

Am codat culorile în acest exemplu pentru a ne asigura că datele noastre sunt sortate corect. Culorile ar trebui să ruleze pe tot parcursul fiecărui rând fără să se întrerupă dacă datele sunt sortate corect.

Marea greseală făcută de utilizatorii Excel este selectarea unei singure coloane atunci când se sortează și alegerea opțiunii incorecte din fereastra următoare.

Excel chiar încearcă să ne avertizeze, cu o fereastră etichetă Sortați avertismentul. Fereastra pop-up are opțiuni pentru Extindeți selecția (alegeți-l!) sau Continuați cu selecția curentă.

Întotdeauna am crezut că opțiunile pe care le oferă această fereastră nu sunt absolut clare. Doar știți că veți dori să utilizați Extindeți selecția pentru a vă asigura că Excel include toate coloanele la sortarea datelor.

Din motive de testare, să vedem ce se întâmplă când am selectat o singură coloană și am ales-o Continuați cu selecția curentă tipul de sortare.

Folosind opțiunea Continuați cu selecția curentă, sortați doar o singură coloană de date, ceea ce va distruge cu siguranță foaia de calcul originală.

În captura de ecran de mai jos, puteți vedea cât de problematic este acest tip de sortare. desi Sumă facturată coloana a fost sortată până la cea mai mare, toate celelalte coloane rămase în loc. Aceasta înseamnă că datele noastre nu mai sunt corecte.

După cum puteți vedea din culorile conflictuale, numai datele din Sumă facturată coloana a fost sortată, astfel încât foaia de calcul este acum incorectă.

În rezumat, există două chei "dont's" când vine vorba de sortarea datelor:

1. Nu începe prin a evidenția o singură coloană în foaia de calcul.
2. Nu utilizați Continuați cu selecția curentă dacă lucrați cu o singură coloană - asigurați-vă că ați extins selecția datelor.

3. Sortare avansată de date Excel

Până acum, un simplu mod ne-a permis să sortăm un singur tip de date. Ce se întâmplă dacă vrem să luăm în considerare două tipuri de date în sortarea noastră?

Dacă am vrea să ...

• Sortați în ordine alfabetică de stat și apoi de județ într-o foaie de calcul.
• Sortați în ordine alfabetică după numele unui client și apoi după fiecare tip de proiect pe care l-am făcut pentru aceștia.
• Sortați clienții noștri într-o listă în ordine alfabetică, apoi după suma pentru fiecare proiect individual, de la cel mai mare la cel mai mic.

Răspunsul la toate acestea este un mod avansat, unde puteți seta mai multe nivele de sortare a datelor. Să mergem prin ultimul exemplu utilizând datele de probă.

Pentru a începe, faceți clic undeva în interiorul datelor dvs. și găsiți Sortați și filtrați , apoi alegeți Sort personalizat.

Accesați opțiunile avansate de sortare alegând Sortare și filtrare> Sort personalizat.

În această fereastră, putem adăuga mai multe nivele de sortare. Începeți prin a da clic pe opțiunea drop-down de lângă Filtrează după și alegeți o coloană pe care doriți să o sortați.

În cazul meu, o voi alege Client din meniul derulant și lăsați-o pe Sortați pe setați la Valori și Ordin setați de la A la Z. În limba engleză, aceasta va sorta foaia de calcul Excel bazată pe ordinea alfabetică.

Acum, hai să facem clic pe Adăugați nivel. Acest lucru va crea un nou rând în opțiunile de sortare și ne va permite să adăugăm un al doilea nivel de organizare.

Acum pot alege Cantitate facturat din al doilea dropdown. Combinația acestor două reguli va începe prin sortarea bazată pe numele clientului și apoi prin suma facturată pentru fiecare proiect.

Puteți continua să adăugați cât mai multe niveluri pe care doriți să vi le parcurgeți această fereastră avansată de sortare. Secvența rândurilor contează; puteți muta un rând în sus pentru a sorta mai întâi cu suma facturată, de exemplu, și apoi de client.

Odată ce am apăsat O.K, Excel va sorta foaia de calcul pe baza regulilor pe care le-am construit în această fereastră.

Bacsis: Pentru o sortare chiar mai avansată, încercați să schimbați Sortați pe meniul derulant pentru a schimba tipul dvs. de funcții avansate, cum ar fi sortarea bazată pe culoarea celulei.

Sortarea avansată vă permite să construiți două foi de organizare a datelor în foaia de calcul. Dacă sortarea unui singur factor nu este suficient, folosiți un sortiment avansat pentru a adăuga mai multă putere.

Recapitulați și păstrați învățarea

Sortarea este o altă abilitate pe care foștii luptători din foile de calcul vor păstra la gata în registrul de lucru Excel. Când trebuie să resequence datele într-o foaie de calcul, este prea mult timp pentru a tăia și lipi liniile într-o anumită ordine, astfel încât sortarea este o necesitate.

Ca întotdeauna, puteți construi pe abilitățile pe care le-ați învățat astăzi prin scufundări în mai multe tutoriale excelente Excel. Consultați linkurile de mai jos:

• Datele de sortare reprezintă o abilitate puternică, dar uneori veți dori să rezumați și să înțelegeți mai degrabă seturile de date, utilizând PivotTables.
• Iată o listă de tutoriale mai multe sortare, în cazul în care doriți să învățați această abilitate dintr-o altă sursă.
• Aflați cum să lucrați cu formulele Excel în modul de gestionare a formulelor Excel.

Cum vă sortați datele? Utilizați metode simple sau instrument de sortare avansat pentru a vă asigura că fiecare tip de produs este perfect?