Cum să conduci o sesiune eficientă de brainstorming

Brainstorming-ul este o abordare încercată și adevărată de generare a ideilor noi folositoare - de cele mai multe ori. Există însă mulți factori care pot apărea în calea unei sesiuni de brainstorming de succes. De exemplu: 

• Lipsa focusului (care este exact scopul acestei sesiuni?).
• Lipsa organizării (unde ne îndreptăm și de ce?).
• Colectarea persoanelor greșite (care sunt fie prea mari, prea scăzute, fie doar periferic implicate).
• Participanții care se simt lipsiți de putere (sau prea împuterniciți).
• Prea multă critică prea devreme (brainstorming-ul are scopul de a încuraja gândirea extra-box). Nu reușesc să pregătească participanții pentru ceea ce li se cere (oamenii pot ajunge nemaipomenit).
• Slabă facilitare (facilitarea este o artă - și uneori necesită un profesionist).
• Noțiuni de bază de pe subiect (este ușor să vă împotmolit în probleme legate de subiect).
• Nerespectarea (sesiunea dvs. a produs idei grozave care nu au fost niciodată explorate).

Pentru a planifica o sesiune de brainstorming de succes, cu rezultate optime, este important să priviți înainte, să alegeți persoanele potrivite pentru a participa și să facilitați și să știți exact ce doriți să fie rezultatul dvs.. 

Sesiune de brainstorming. (grafic)

În acest tutorial, veți învăța cum să creați un brainstorming eficient ca o echipă: de la abordarea preocupărilor inițiale, până la buna desfășurare a unei sesiuni, de a stabili cele mai bune idei pe care le generează grupul dvs. și, în cele din urmă, de a decide ce idei noi să luați măsuri.

Înainte de a vă programa sesiunea de brainstorming

Iată o listă de șase criterii importante care trebuie luate în considerare inițial, astfel încât să vă înființați sesiunea de brainstorming cu șansa maximă de succes:

1. Fii sigur că chiar vrei să crezi 

Brainstorming-ul poate fi o modalitate foarte bună de a vă ajuta echipa să se simtă angajată în acest proces. Când invitați brainstorming, îi lăsați pe oameni să știe că sunteți deschis la ideile lor. Dar, înainte de a vă alătura, asigurați-vă că brainstorming-ul este cu adevărat potrivit în acest moment al proiectului. 

Ești cu adevărat deschis la idei noi sau chiar încerci să obțineți buy-in pentru un fait accompli? Dacă de fapt aveți toate detaliile proiectului în mână, brainstorming-ul poate fi contraproductiv. Acest lucru se datorează faptului că el stabilește o așteptare nerealistă că angajații vor avea un cuvânt de spus în direcția proiectului.

2. Scrieți-vă obiectivele de brainstorming 

Rețineți că aveți nevoie de obiective atât pentru sesiunea în sine, cât și pentru urmărirea acesteia. Tot ceea ce faci înainte, în timpul și după sesiunea de brainstorming ar trebui să se refere la obiectivele tale. La urma urmei, dacă nu știți de ce sunteți brainstorming, atunci de ce deranjez?

3. Aveți claritate cu privire la intrarea pe care doriți

Asigurați-vă că știți ce tip de brainstorming vă propuneți și ce dinamică interpersonală ar putea fi. Când știți asta, puteți selecta cea mai bună metodă de brainstorming pentru nevoile dvs. speciale. 

De exemplu, dacă intenționați să includeți toți managerii de echipă, implementatorii și personalul de asistență, puteți alege să utilizați o abordare "brainwriting". Această metodă permite persoanelor să își scrie mai degrabă gândurile decât să vorbească cu voce tare. În unele cazuri, acest lucru poate reduce tensiunea și preocupări mai mici pentru a fi văzută ca fiind "nebună" în fața colegilor sau a managerilor. Aflați mai multe despre modul de utilizare a creierului:

4. Invitați participanții corespunzători

Pe baza înțelegerii obiectivelor, scopului și procesului, alcătuiți o listă de invitați. Faceți tot posibilul pentru a vă asigura că lista include persoane care sunt direct implicate în gestionarea și implementarea proiectului pe care îl aveți în vedere. 

Pe măsură ce faceți selecțiile, gândiți-vă la dinamica procesului de brainstorming. Este posibil ca o anumită persoană să încetinească sau să creeze frecare? Dacă da, este el sau ea cu adevărat critic pentru procesul de brainstorming?

5. Alegeți un loc de întâlnire care se potrivește cel mai bine grupului dvs.

Pe baza a tot ceea ce ați făcut până acum, selectați un loc care să fie confortabil și inspirat, dar nu atât de confortabil sau de inspirat încât participanții să adoarmă, să înceapă să verifice e-mailurile sau să meargă pe tangente. 

Cu alte cuvinte, o cameră de întâlniri confortabilă este o alegere excelentă, dar prea multe peisaje minunate pot fi o distragere a atenției. Cafeaua și gustările sunt minunate, dar un bufet poate duce la discuții, reumplerea plăcilor și alte activități care distrag atenția asupra procesului.

6. Lucrați cu un facilitator experimentat 

Selectați un facilitator cu o experiență reală și semnificativă de brainstorming și de formare. Oferiți acelei persoane toate informațiile necesare pentru a gestiona grupul și pentru a conduce procesul spre obiectivele și planurile pe care le aveți în vedere. Dacă intenționați să facilitați, învățați tot ce puteți despre procesul, astfel încât să puteți încuraja creativitatea pentru o sesiune de brainstorming utilă și utilă.

Cum să-ți conduci sesiunea de brainstorming

Acum, hai să ne grăbim cum să vă conduceți în mod eficient sesiunea de brainstorming, de la stabilirea scenei, până la idei, clasarea și rezolvarea problemelor, după cum este necesar. 

1. Setați Scena

Înainte de a începe brainstorming-ul, oferiți grupului dvs. informațiile necesare pentru a avea succes. Unele dintre aceste informații se referă la procesul de brainstorming - și unele la confortul personal! Asigurați-vă că acoperiți aceste baze:

• Setați scena prezentând obiectivele dvs., descriind procesul de brainstorming și așteptările pentru activitățile care au urmat întâlnirii și prezentând în mod clar calendarul prin care acestea vor fi atinse.
• Împărtășiți informațiile critice pe care echipa dvs. le va avea nevoie: locația băiilor, planurile pentru pauze de hrană, timpul estimat de finalizare, ipotezele privind utilizarea telefoanelor mobile, disponibilitatea cafelei etc. Dacă nu furnizați aceste informații, există o șansă bună pentru participanții dvs. petrec mult timp încercând să obțină răspunsurile una de alta!
• Spuneți participanților-literalmente-unde să stea. Rețineți că este adesea o idee bună divizarea grupurilor sociale și / sau de lucru, atât pentru a crește creativitatea, cât și pentru a reduce kibitzing-ul în colțuri.
• Introduceți facilitatorul și descrieți rolul acestuia. Dacă acea persoană ești tu, explică-ți propriul rol. Explicați-vă clar că cuvântul facilitatorului este lege: dacă spune că "timpul este în sus", atunci timpul este în sus!
• Scrieți, postați și răspundeți la întrebări despre reguli și proceduri. Aceasta poate include repetarea regulii "țineți-vă critica", limitele timpului de vorbire, limitele comentariilor critice, procedurile de solicitare a cuvântului etc. Spuneți oamenilor dacă intenționați să cereți fiecărei persoane să vorbească sau dacă sunteți deschise mâinilor ridicate.
• Nominalizați un temporar și / sau puneți un ceas în față și centru.
• Nominalizați un notar și dați-i / lui o tablă albă, flipchart sau alte instrumente necesare.

2. Mutați sesiunea înainte

Acum, odată cu setarea scenei, obiectivele și regulile de bază în vigoare, este timpul să începem. Iată câteva acțiuni pentru a începe și a muta sesiunea de brainstorming înainte: 

Acțiunea 1. Începeți cu un spărgător de gheață

În brainstorming, toată lumea este egală. Sesiunile de antrenament sunt o modalitate bună de a stabili această idee prin jocurile în care toată lumea are un rol egal. Este, de asemenea, o modalitate excelentă de a începe să curgă sucuri creative. 

Icebreakers pot include jocuri cum ar fi "dacă ați putea alege o superputere, care ar fi ea și de ce?" Sau "ce animal reprezintă cel mai bine și de ce?" Cheia succesului cu astfel de înghețate este să includă pe toți: nimeni nu pentru a "trece" pentru că ei cred că ideea este proastă!

Acțiunea 2. Limber Up 

Începeți procesul de brainstorming cu o întrebare cu risc scăzut, care să permită fiecăruia să se arunce într-o idee fără îngrijorări serioase cu privire la "căutarea prostească". Asigurați-vă că toată lumea vorbește cel puțin o dată. De exemplu, întrebați "dacă ați putea cere unui drăguț să rezolve problema noastră sau să finalizeze proiectul nostru, etc., atunci ce ați dori să faceți?" Puteți descoperi că oamenii au idei foarte diferite despre ceea ce să-și dorească - și sunt acele idei diferite pe care le căutați prin procesul de brainstorming.

Acțiunea 3. Începeți

Permiteți facilitatorului să preia complet (cu excepția cazului în care sunteți facilitator, desigur). Asigurați-vă că facilitatorul își amintește să reitereze regula "toate ideile sunt idei bune" și încurajează pe toți să vorbească. Urmați regulile și programul pe care l-ați configurat.

Acțiunea 4. Înregistrați totul! 

În afară de a lua notițe de note, înregistrați sesiunea utilizând fie audio, fie video (în funcție de preferințele, nevoile și setările dvs.).

3. Depanarea problemelor de brainstorming

Pe măsură ce intrați în procesul de brainstorming, puteți întâlni una sau mai multe provocări comune. Iată cum să le recunoaștem și să le rezolvăm:

Problema 1. Uscarea sau repetarea

La un moment dat, grupul dvs. va avea dificultăți în găsirea unor idei suplimentare. Uneori, asta pentru că și-au exprimat cu adevărat toate gândurile. Adesea, însă, pot avea nevoie de o pauză de cafea sau de puțin timp să se gândească. Dacă o pauză nu duce la creativitate suplimentară, încercați să reveniți la câteva din ideile deja exprimate. Are cineva o idee care se leagă sau se bazează pe una dintre acestea?

Problema 2. Nu este suficientă sau prea multă creativitate

Prea puțină gândire creativă sau prea multă imaginație în afara graficelor poate fi problematică pentru brainstormingul eficient. Deși este minunat să gândiți creativ, sugestii ridicole care intenționează să râdă (Să ne ocupăm de marțieni în locul clienților noștri!) poate direcționa lucrurile în afara subiectului. În același timp, idei extrem de conservatoare (Să facem ceea ce am făcut ultima oară, dar să-i dăm un decalaj roșu în loc de un tapet albastru.) pot înăbuși gândirea creativă. 

Utilizați-vă abilitățile de facilitare pentru a îndrepta oamenii înapoi pe curs. Poate că marțienii nu sunt o opțiune, dar ar trebui să ne gândim să ajungem la un grup complet diferit de clienți? Poate problema nu este problema, dar designul poate fi. Cum putem extinde abordarea grafică?

Problema 3. Noțiuni de bază Off sau Lost în buruieni

Este foarte ușor pentru discuție să se îndepărteze de viziune și ideație și de aspecte practice. De exemplu, "Este minunat să spui că vrei materiale de vânzare noi, dar am avea nevoie de mai mulți angajați pentru a crea acel material și... "sau"Am încercat acea idee acum cinci ani și nu a funcționat pentru că ... “  

Aceste discuții voi să fie important în timp ce treceți de la brainstorming în grupuri de lucru, astfel încât echipa dvs. să știe acest lucru. Solicitați-i să facă note și să se angajeze voluntar să participe la grupul de lucru care abordează aspecte practice precum personalul, logistica etc..

Problema 4. Probleme de participare

Dacă o persoană monopolizează discuția sau mai multe persoane care renunță la discuție sunt atât problematice. Fiecare grup are membrii cu drepturi depline și timizi, dar brainstorming-ul presupune participarea universală. 

Dacă anticipați sau vă vedeți o problemă cu anumite persoane care domină sau evită implicarea, schimbați-vă abordarea. Încercați să utilizați o tehnică rotundă în care fiecare individ este rugat să-și prezinte ideile unul după altul. Pentru a evita problema oamenilor petrecând tot timpul să aștepte să vorbească, chemați oamenii într-o secvență imprevizibilă.

Problema 5. Plictiseală

Atunci când oamenii se plictisesc, discuțiile în afara subiectului, utilizarea telefonului mobil și doodling-ul devin mai interesante decât brainstorming-ul însuși. Aveți câteva opțiuni pentru a evita plictiseala. În primul rând, bineînțeles, țineți sesiunile de brainstorming la o durată rezonabilă. Două zile de brainstorming pot lăsa pe oricine să se plictisească la lacrimi. În al doilea rând, să vă modificați procedurile. Mai degrabă decât să cereți idei câteva ore mai des, încercați să folosiți mai multe tehnici de brainstorming, cum ar fi brainwriting, starbursting, etc. Dacă vă vedeți încă neliniște în rânduri, luați în considerare posibilitatea ca timpul să se întrerupă.

4. Ranking Ideas

Când se termină brainstorming-ul, începe procesul de planificare. Următoarea mișcare va fi să selectați cele mai bune idei pentru acțiune. Pentru a face acest lucru, va trebui să facilitați o discuție care include trecerea subiectelor în categorii bune / mai bune / cele mai bune. În funcție de dimensiunea grupului și de nevoile dvs. specifice, puteți:

• Împărțiți grupul în echipe mai mici, solicitați fiecărei echipe să clasifice idei și apoi cereți fiecărei echipe să raporteze.
• Indreptati catre fiecare idee de pe tabla si cereti intregului grup sa voteze pe care le place cel mai bine.
• Faceți o pauză în timpul căreia vă clasificați personal ideile, apoi adresați-le grupului să comenteze alegerile dvs..
• Cereți fiecărui membru al grupului să apară o marcă de lângă cele trei idei de top, apoi să calculeze rezultatele.
• Puneți lista ideilor într-o locație accesibilă și adresați-i persoanelor să-și posteze comentariile despre fiecare idee pe parcursul mai multor zile (acest lucru se poate face cu postarea și notele poster).

Planificarea pașilor dvs. următori

Întregul punct de brainstorming este de a dezvolta idei de acțiune. Odată ce cele mai bune idei sunt selectate, va trebui să dezvoltați grupuri de forțe pentru a duce ideile la nivelul următor. Pentru a face acest lucru, majoritatea managerilor:

1. Constituie grupuri de lucru pentru a gândi prin probleme și logistică. Fiecare grup ar trebui să includă persoane cu experiență solidă în zona în care se adresează, precum și pe cei care vor lucra efectiv. Întrebați membrii grupului să se refere la notele pe care le-au luat în timpul brainstorming-ului.
2. Creați o cronologie cu obiective clare, obiective și repere.
3. Planificați orele de întâlnire și discutați sarcinile atribuite pentru fiecare întâlnire.

Ce ar trebui să facă grupurile de lucru? Alegerea dvs. va depinde de granularitatea ideilor, dacă ideile vor avea nevoie de finanțare, dacă vor necesita modificări ale structurii angajaților sau ale angajaților noi etc.. 

Cheia succesului nu este să urmeze un sistem rigid, ci mai degrabă să fie sigur că fiecare grup are obiective și scopuri clare, acționabile, știe ce se așteaptă la fiecare punct de reper și are autoritatea de a lua cel puțin decizii preliminare.

Concluzie

Acum știi cum să faci brainstorming și să conduci o sesiune de grup. Brainstorming-ul nu este dificil, dar necesită anumite abilități solide - precum și flexibilitate și deschidere spre idei noi și potențial riscante. Pentru a avea succes, va trebui să stabiliți obiective clare, să vă pregătiți cu atenție, să comunicați în mod clar, să depanați după necesități și să urmăriți succesul dvs. de brainstorming.