Cum puteți prelua emailurile salvate sau arhivate MS Outlook

Este obișnuit ca utilizatorii de e-mail să șterge din greșeală mesajele lor de e-mail, iar Microsoft Outlook nu este diferit. Dacă ați șters accidental un mesaj de e-mail din Outlook, nu vă faceți panică. În multe cazuri, puteți primi e-mailul șters înapoi.

O altă problemă obișnuită pe care o au utilizatorii de e-mail nu este luarea în considerare a funcției de auto-arhivare a e-mailului. AutoArchive caracteristică din Outlook trimite automat mesaje vechi în dosarul Arhivă, ceea ce poate face ca mesajele să dispară pentru utilizatorul care nu se întreabă. Din fericire, nu este prea dificil să preluați emailurile arhivate în Outlook.

În acest tutorial, vom explora ambele probleme în profunzime. În primul rând, vom examina modul de găsire a e-mailurilor pierdute în Outlook. Apoi, vom discuta despre modul de recuperare a e-mailurilor șterse din Outlook (inclusiv o discuție despre Recuperarea elementelor șterse instrument). Apoi, vom explora Outlook Auto Archive astfel încât să puteți defini Arhiva setările potrivite pentru dvs. Acest lucru va împiedica arhivarea e-mailurilor dvs. în mod neașteptat sau prea des. În cele din urmă, vom examina modul de preluare a e-mailurilor arhivate în Outlook.

Înainte de a începe, luați ebook-ul nostru gratuit: Ghidul final pentru Inbox Zero Mastery. Este plin de strategii de e-mail cu mesaje de ucigător - pentru a vă ajuta să obțineți cu ușurință controlul dosarelor primite și să gestionați mai eficient e-mailul.

1. Cum să găsiți emailuri pierdute în MS Outlook

Dacă lipsește unul dintre e-mailurile dvs., trebuie să verificați mai întâi:

• Dosarul de arhivă
• Dosarul Șterse
• Dosarul e-mail (sau spam)

Puteți găsi aceste foldere în Panoul de navigare din stânga inbox-ului MS Outlook:

Puteți găsi de multe ori e-mailurile lipsă în dosarele afișate aici.

Pentru a afla mai multe despre fiecare dintre aceste foldere, precum și alte proceduri legate de recuperarea mesajelor pierdute, consultați acest tutorial:

Tutorialul are, de asemenea, informații despre modul de utilizare a instrumentului de căutare MS Outlook pentru a găsi mesajele de e-mail pierdute în Outlook.

2. Cum să preluați emailurile șterse din Outlook

Dacă găsiți e-mailurile pierdute într-unul din folderele de mai sus, veți dori să le preluați. Există în principiu două moduri de a prelua e - mailuri de la Elemente sterse sau E-mail nedorit pliant:

1. Trageți și aruncați mesajele

Puteți utiliza funcționalitatea drag-and-drop pentru a prelua e-mailurile șterse din Outlook. Amandoua Elemente sterse și folderul E-mail nedorit vă permit să trageți și să renunțați la mesaje între dosare. Pentru a muta un mesaj dintr-unul din acele foldere, utilizați următorii trei pași:

1. Deschideți dosarul care conține mesajul.
2. Selectați mesajul pe care doriți să îl mutați (în partea dreaptă).
3. Glisați mesajul selectat în dosar (în Panoul de navigare) unde doriți să o puneți.

În ilustrația de mai jos, mișc mesajul "Fotografii pentru design regional" din Elemente sterse dosar la De la noul meu șef pliant.

Utilizați funcționalitatea drag-and-drop pentru a recupera mesajele de e-mail pierdute în dosarele lor corespunzătoare.

2. Utilizați Instrumentul de mutare

Perspectiva are, de asemenea, o Mișcare instrument pe care îl puteți utiliza pentru a muta mesaje între dosare. Puteți găsi panglica pe Acasă tabel, ca în ilustrația de mai jos:

Folosește Mișcare instrument pentru a restabili mesajele în dosarele lor corespunzătoare.

De asemenea, puteți accesa Mișcare instrument prin selectarea mesajului pe care doriți să-l mutați și faceți clic dreapta pe el. Un meniu drop-down apare cu Mișcare opțiune pe aceasta:

Iată un alt mod de a muta mesajele de e-mail.

Pentru a muta e-mailul selectat în dosarul corect, alegeți dosarul din dosarele disponibile din meniul derulant.

3. Ce este Recuperarea elementelor șterse din instrumentul server și când îl puteți utiliza?

Un mesaj de e-mail este considerat "permanent" șters dacă îl ștergeți din Elemente sterse pliant. Cu toate acestea, în unele cazuri este posibil să puteți prelua acele mesaje "șterse" definitiv.

Dacă utilizați o adresă de e-mail de lucru sau de școală MS Outlook (sau orice altă organizație mare), e-mailul dvs. poate fi salvat pe un server de e-mail Microsoft Exchange. În funcție de modul în care administratorul dvs. a configurat sistemul dvs., elementele "șterse definitiv" sunt stocate pe serverul de e-mail pentru o perioadă definită. Aceasta înseamnă că este posibil să utilizați Recuperarea articolelor șterse de pe server pentru a prelua mesajele de e-mail din Outlook chiar și după ce au fost șterse definitiv.

Pentru a utiliza Recuperarea articolelor șterse de pe server instrument, faceți clic pe pictograma din Panglică (se pare ca un coș de reciclare). Recuperarea elementelor șterse afișările pop-up afișează toate mesajele șterse pe server. Faceți clic pe mesajele pe care doriți să le restaurați. Faceți clic pe Restaurați elementele selectate comutați și faceți clic pe O.K buton. Mesajele vor fi restabilite în dosarul din care au fost șterse.

După cum am menționat mai sus, această opțiune este disponibilă numai utilizatorilor ale căror e-mailuri sunt copiate pe un server. Cu toate acestea, o caracteristică foarte asemănătoare este disponibilă pe Microsoft Outlook.com, versiunea Microsoft bazată pe Microsoft a Outlook. Iată cum puteți să recuperați e-mailurile șterse definitiv în Outlook.com:

În ilustrația Outlook.com de mai jos puteți vedea că Elemente sterse dosarul este gol:

Acest exemplu se bazează pe funcționalitatea Outlook.com.

Observați bara gri sub numele dosarului etichetat Recuperarea elementelor șterse. Pentru a recupera elementele "definitive" șterse, faceți clic pe bara gri. O fereastră pop-up care afișează mesajele șterse:

Iată cum puteți să recuperați e-mailurile șterse definitiv în Outlook.com

Pentru a restaura un mesaj șters definitiv din Outlook.com, faceți clic în partea stângă a mesajului pe care doriți să îl restaurați. Apare o casetă de selectare (asigurați-vă că este bifată). Apasă pe Recupera opțiune din partea stângă sus a ferestrei pop-up. Confirmați că doriți să restaurați mesajul. Mesajul este restabilit.

Notă: Această caracteristică nu este reflectată în versiunea desktop a aplicației MS Outlook pentru utilizatorii de acasă.

4. De ce e-mail arhivat prin e-mail (& Cum să-l preluați)

Dacă e-mailul dvs. lipsă este Arhiva puteți să îl trageți și să îl plasați de acolo în dosarul în care doriți să fie. Utilizați aceeași tehnică de tragere și plasare descrisă mai sus pentru Elemente sterse pliant.

De asemenea, puteți prelua un mesaj arhivat utilizând Mișcare instrument pentru a muta un mesaj arhivat într-un alt dosar.

În cele din urmă, este posibil să puteți prelua mesajele de poștă electronică Outlook stocate pe calculatorul dvs. în format PST.

Puteți evita necesitatea recuperării în mod constant a e-mailurilor care au fost arhivate accidental prin înțelegerea și ajustarea Outlook-ului AutoArchive opțiune, deci voi discuta setările acum.

1. Cum să accesați setările AutoArchive din Outlook

MS Outlook AutoArchive opțiunea determină cât de des e-mailurile sunt mutate automat în locația dvs. de arhivă și, de asemenea, elementele de e-mail care sunt mutate. Dacă nu cunoașteți această funcție sau nu sunteți sigur care sunt setările, ar putea părea că mesajele dispar aleatoriu din mesajele primite și dosarele dvs. de e-mail.

Din fericire, puteți accesa Outlook AutoArchive și schimbați setările. Iată ce trebuie să faceți:

Începeți cu deschiderea Outlook.

Din căsuța de e-mail deschisă, faceți clic pe Fişier tab. informatii despre cont Afișaje pe ecran:

Alege Opțiuni de la informatii despre cont ecran.

Din meniul din stânga, faceți clic pe Opțiuni. Opțiunile Outlook apare ecranul:

Selectează Avansat opțiune de la Opțiunile Outlook ecran.

Din opțiunile din stânga, selectați Avansat opțiune pentru a vedea Avansat Opțiuni:

Folosește AutoArchive pentru a modifica setările de arhivă.

Puteți utiliza această casetă de dialog pentru a vă schimba AutoArchive Setări. De asemenea, puteți roti AutoArchive opriți din această casetă de dialog.

2. Cum să modificați setările pentru AutoArchive din Outlook

Înțelegerea modului de a vă controla AutoArchive setările reprezintă cheia pentru înțelegerea modului în care AutoArchive funcționează în Outlook. Dacă știți cum AutoArchive instrumentul este configurat și cât de des se va executa, este mai puțin probabil să fii surprins când mesajele sunt arhivate automat. Mesajele arhivate sunt stocate ca fișiere PST pe computerul dvs. sau pe serverul dvs. de poștă electronică.

Pentru a porni un AutoArchive setare, bifați caseta din partea stângă a acesteia. Pentru a dezactiva setarea, asigurați-vă că nu este bifată caseta.

După cum puteți vedea, AutoArchive caseta de dialog vă oferă o mulțime de opțiuni diferite. Să aruncăm o privire mai atentă la schimbarea unor setări principale:

• Setați frecvența cât de des se execută AutoArchive. Executați AutoArchive la fiecare x zile opțiunea apare în partea de sus a casetei de dialog. Asigurați-vă că opțiunea este selectată (bifată). Apoi, utilizați săgețile în sus și în jos din partea dreaptă pentru a modifica cât de des sistemul dvs. va arhiva automat mesajele dvs. de e-mail. Alegeți dintre arhivarea zilnică și arhivarea o dată la fiecare 60 de zile. În general, cu cât sunt mai multe mesaje, cu atât ar trebui să le arhivezi mai des.
• Arhivați automat sau ștergeți mesajele expirate.  Ștergeți elementele expirate (numai pentru directoarele de e-mail) arhive de opțiuni sau șterge mesaje mai vechi. În mod prestabilit, Outlook consideră că mesajele care au fost în software-ul dvs. de e-mail mai mult de o anumită perioadă de timp au expirat. De exemplu, mesajele primite și schițele primite sunt considerate expirate după șase luni. Elementele trimise și șterse sunt considerate expirate după doar două luni. Dacă această opțiune este activată, acele mesaje vechi vor fi arhivate automat ca parte din AutoArchive proces.
• Alegeți un dosar în care sunt stocate elementele arhivate.  Mutați articolele vechi la vă permite să alegeți dosarul în care instrumentul de arhivare plasează elementele dvs. arhivate. Acest lucru este deosebit de important pentru a ști dacă vreodată trebuie să accesați sau să restaurați un mesaj arhivat.
• În loc să arhivați articole vechi, ștergeți-le.Puteți alege să aveți AutoArchive instrumentul șterge automat mesaje mai vechi, în loc să le stocheze folosind Ștergeți permanent articole vechi opțiune. Dacă faceți această alegere, nu veți putea restaura fișierele după executarea procesului de arhivare, deoarece nu vor exista copii de rezervă pentru restaurarea.

Odată ce ați făcut selecțiile, faceți clic pe O.K butonul din caseta de dialog pentru a salva modificările. Apoi faceți clic pe O.K pe butonul " Opțiunile Outlook ecran. Tocmai v-ați schimbat AutoArchive setări!

Mai multe sfaturi utile și strategii utile

Nu uita înscrieți-vă la newsletter-ul Tuts + Business și apucați-vă gratuit eBook: Ultimul Ghid pentru Inbox Zero Mastery. Este echipat cu strategii de organizare a căsuței poștale și sfaturi ucigașe pentru gestionarea mai eficientă a tuturor e-mailurilor primite.

Concluzie

Tocmai ați învățat cum să preluați e-mailurile arhivate în Outlook și cum să recuperați e-mailurile șterse. De asemenea, ați învățat cum să utilizați Recuperarea elementelor șterse și configurați instrumentul Auto Archive caracteristică în Outlook. Știind mai multe despre modul în care funcționează sistemele de e-mail Outlook vă ajută să controlați mesajele de e-mail arhivate (sau șterse) și când acestea sunt șterse.