Share
Clutterul provoacă stres. După cum explică psihologul Sherrie Bourg Carter, dezordinea:
Un studiu publicat în 2004 a arătat că aglomerația este o cauză principală a stresului de birou.
Verdictul este clar. Clutterul este distractor și copleșitor. E rău pentru productivitate și pentru sănătatea noastră. Când ne aflăm într-o mizerie, nu știm ce sarcini trebuie să rezolvăm mai întâi.
Ca și în cazul birourilor murdare, așa că cu mesajele primite de pe e-mail. E-mailul este stresant - mai ales dacă este permis să vă dezordineți. Un studiu recent realizat de Universitatea Loughborough a constatat că 83% dintre lucrători au avut niveluri mai mari de stres decât de obicei în timp ce verificau e-mailurile. Din fericire, același studiu a analizat, de asemenea, potențialele soluții pentru stresul prin e-mail. În special, au descoperit că păstrarea pe e-mailuri prin organizarea lor în dosare a redus stresul. Lecția? O căsuță poștală bine gestionată vă poate îmbunătăți productivitatea și vă poate reduce nivelurile de stres.
O modalitate de a rămâne pe partea de sus a e-mail-ului este prin decizia la care e-mailuri trebuie să luați măsuri și care pot fi ignorate în condiții de siguranță.
Cum ar trebui să decideți care e-mailuri să răspundă mai întâi? Să aruncăm o privire asupra modului în care puteți seta prioritățile potrivite atunci când vă goliți mesajele primite.
Înainte de a vă arunca cu capul în acest tutorial, apucați noile strategii de e-mail pentru cărți electronice: Ultimul Ghid pentru Inbox Zero Mastery. (Este disponibil pentru LIBER Descarca cu newsletter-ul Tuts + Business.) Aflați mai multe tehnici de productivitate ridicată a e-mailului în această carte electronică.
Acum, să aruncăm o privire la acești pași importanți pentru o mai bună prioritizare a e-mailurilor.
Fiecare e-mail din căsuța dvs. poștală vă pune presiune asupra atenției - chiar și a e-mailurilor care nu necesită atenția dvs. Studiul de la Universitatea Loughborough menționat mai sus a constatat că e-mailurile irelevante reprezintă o sursă esențială de stres prin email.
Toți primim e-mailuri ne-esențiale pe care le putem ignora sau citi în condiții de siguranță într-un ritm uimitor în timpul unei zile lente la birou. Acestea includ:
Deci, în loc să vă permiteți ca aceste mesaje să vă dezordine și să vă provoace stres inutil, de ce să nu le îndreptați în altă parte? Gmail, Google Apps și Microsoft Outlook vă permit să configurați filtre sau norme pentru a redirecționa anumite mesaje de la inbox și în alt dosar de e-mail.
După ce ați setat filtrele, numai e-mailurile pe care trebuie să le vedeți vor ajunge în căsuța de e-mail. Energia și atenția dvs. mentale vor merge acolo unde este nevoie cel mai mult - la e-mailurile care contează.
Ce se întâmplă dacă software-ul dvs. de e-mail nu are un sistem de filtrare? Apoi, configurați o altă adresă de e-mail pe care o utilizați pentru a vă înscrie pentru buletine de știri și site-uri media sociale.
Luând acest singur pas, veți reduce semnificativ cantitatea de aglomerație a e-mail-urilor din viața dvs. Veți reduce nivelul de stres și veți avea mai multă energie mentală și claritate pentru a vă dedica muncii dumneavoastră.
Stabilirea priorităților în jurul valorii de e-mail nu se referă doar la alegerea adreselor de e-mail pe care le abordați mai întâi. Este, de asemenea, despre prioritatea generală a e-mailului în viața ta.
Cercetările arată că majoritatea dintre noi declanșează inbox-urile noastre electronice în momentul în care intrăm în birou sau chiar dimineața devreme înainte de a începe munca.
E-mailul este într-adevăr atât de important?
Scriitorul Forbes Anthony Wing Kosner subliniază faptul că mulți dintre noi au nevoie de reconversie pentru a putea învăța "să nu presupunem că prioritățile [inbox-urilor noastre] se potrivesc cu obiectivele și responsabilitățile noastre personale".
Nu numai că ne verificăm primul e-mail, dar continuăm să le verificăm pe parcursul zilei. Acest lucru nu este bun pentru nivelele noastre de stres - deoarece fiecare e-mail nou pe care l-am citit stochează un stres suplimentar. Mai mult, aceasta împiedică productivitatea. Multi-tasking este o abordare neproductivă a muncii deoarece implică întreruperi constante - un nou e-mail fiind o astfel de întrerupere.
Aceste întreruperi ne îndepărtează de ceea ce ar trebui să facem. Studiile arată că, în urma unei întreruperi, durează 64 de secunde pentru a-ți recupera trenul de gândire și o medie de 25 de minute pentru a te întoarce la o sarcină pe care ai fost concentrată înainte de întrerupere.
Din nou, e-mailul este într-adevăr atât de important încât îi permitem să provoace atât de mult perturbări? Poate adevărul este mai întunecat. Cercetarea a constatat că e-mailurile sunt extrem de dependente - unii chiar spun că sunt la fel de dependenți de slot machines.
Da, toți avem nevoie de e-mail pentru a comunica. Dar trebuie să fie un instrument pe care suntem în control, nu că ne afectează controlul.
E-mailul ne-a preluat viața profesională. E timpul să ne luptăm și să câștigăm controlul.
Soluția este de a programa timpul pentru a verifica e-mailul. Pentru majoritatea oamenilor, de două ori pe zi este o mulțime.
Foarte puține e-mailuri necesită un răspuns imediat. Odată ce colegii sau clienții dvs. știu că verificați e-mailurile doar o dată sau de două ori pe zi, vor utiliza un alt instrument de comunicare pentru a vă contacta în caz de urgență.
Deci, când trebuie să programați timpul de verificare a e-mailului?
Craig Jarrow din Managementul timpului Ninja consideră că dimineața este cea mai bună opțiune. El subliniază că verificarea primului e-mail vă pune un pas înaintea celorlalți în biroul dvs. și vă permite să delegați lucrul în primul rând. Jarrow adaugă:
Noțiunea de primire a inbox-ului dvs. eliminată înainte de a începe ziua devine mai importantă. Se întâmplă să începi cu un izvor în pasul tău.
Cu toate acestea, părerea lui Jarrow nu este de masă. Majoritatea experților în productivitate consideră că verificarea e-mailului este primul lucru care este cel mai rău posibil. "Nu verificați niciodată e-mailul dvs. dimineața" este chiar titlul unei cărți de productivitate. Anthony Wing Kosner scrie:
[E] xperts sugerează în mod copleșitor că începeți cu cea mai grea lucrare a zilei și amânați distragerile de e-mail pentru mai târziu.
Prin această socoteală, ești cel mai bine să folosiți energia de dimineață optimistă pentru a aborda munca importantă a proiectului. Lăsând e-mailul mai târziu vă menține liber de distragere a atenției, astfel încât să vă puteți concentra pe deplin lucrul la îndemână. Atunci când vă simțiți mai leneș în după-amiaza, puteți verifica e-mailul.
Deci ce ar trebui să faceți? Verificați-vă e-mailul dimineața sau salvați-l până mai târziu? Trebuie să faci ceea ce funcționează pentru tine și pentru fluxul de lucru. Cel mai important este că limitați cât de frecvent verificați e-mailul dvs. și că respectați timpii în care v-ați angajat. Va fi greu-e-mail este extrem de dependenta. Dar poți să o faci!
Iată două sfaturi care vă ajută să limitați cât de des vă verificați e-mailul:
Până în prezent, ați curățat inboxul de e-mail utilizând filtre și v-ați limitat să vă conectați doar la e-mailurile dvs. de două ori pe zi.
Ce trebuie să faceți atunci când ajungeți în căsuța de e-mail?
În cartea sa despre productivitate, Lucrurile au fost terminate, David Allen dă un sfat care este pertinent pentru utilizatorii de e-mail. Allen spune că atunci când o nouă sarcină vine în calea ta, ar trebui să te întrebi: "Pot să termin acest lucru în mai puțin de două minute?" Dacă da, atunci faceți-o imediat. Nu contează cât de importantă sau trivială este, fă-o.
Utilizați aceeași abordare a adresei dvs. de e-mail. Dacă un e-mail poate fi abordat în mai puțin de două minute, atunci faceți-l imediat.
Deci, atunci când mergeți la inbox-ul dvs. de e-mail:
Dacă într-adevăr doriți să obțineți rapid la acest lucru, încercați să jucați Jocul de e-mail. Aceasta vă dă cinci secunde pentru a decide ce să faceți cu fiecare e-mail. Pentru e-mailurile pe care decideți să le răspundeți, vi se dau trei minute pentru a scrie un răspuns.
Ca și în filtrarea e-mailurilor neesențiale, scrierea răspunsurilor la viteză elimină dezordinea din căsuța de e-mail, astfel că rămâneți cu ceea ce contează. În plus, încurajează persoanele cărora le corespundeți să scrie e-mailuri care pot fi reacționate rapid și ușor.
Ați eliminat e-mailurile la care vă puteți răspunde rapid. Tot ce a mai rămas sunt e-mailurile care necesită un răspuns în profunzime. Cu alte cuvinte, ele sunt un alt element din lista dvs. de sarcini. Ce ar trebui să faceți cu acestea??
Procesați aceste e-mailuri ca și cum ați face orice alt element de rezolvat. O modalitate de a decide modul în care veți aborda fiecare e-mail este utilizând Matricea Eisenhower. Iată cum faceți acest lucru:
Pentru început, evaluați fiecare e-mail în funcție de urgenţă și importanţă.
Dacă un e-mail este urgent, adăugați-l la dvs. a face pentru ziua respectivă sau, dacă este posibil, să o delegeți unui coleg. Cu cât e-mailul este mai urgent, cu atât mai mare ar trebui să fie în lista de sarcini.
Pentru e-mailurile importante, programați un calendar în calendar pentru a le rezolva.
Alte modalități de prioritizare a e-mailului includ:
Pentru mai multe detalii privind prioritizarea, consultați articolele noastre despre crearea propriului sistem de productivitate și despre sistemul Getting Things Done.
Până acum, ați alimentat prin căsuța de e-mail. Fiecare e-mail este tratat sau este programat în calendarul dvs. pentru a fi abordat mai târziu.
Dar vor mai rămâne e-mailuri în urmă. Ce ar trebui să faci cu acești necăjiți? Sunt șanse, acestea se încadrează într-una din cele două categorii:
Ce ar trebui să faceți cu aceste e-mailuri? Creați un dosar special pentru fiecare tip de e-mail. Aveți un dosar numit Acțiune necesară și un altul a sunat Așteptând răspuns. Apoi, trimiteți-vă e-mailurile în consecință.
Accesați din când în când aceste dosare, astfel încât să puteți trimite follow-up-uri sau să notați mementouri ale sarcinilor care trebuie făcute.
Odată ce ați finalizat acest pas, veți avea o căsuță poștală complet dezordonată. Bună treabă!
Acum trebuie să vă asigurați că rămâneți în partea superioară a căsuței poștale. Nu lăsați-o să fie dezorganizată sau supraîncărcată din nou. Aflați cum puteți gestiona mai bine e-mailurile cu tehnici care să ia în continuare ceea ce ați învățat în acest tutorial.
Înscrieți-vă la Buletinul informativ Tuts + Business și obțineți cartea electronică Zero GRATUIT. Descoperiți sfaturi suplimentare despre cum să vă petreceți mai puțin timp în căsuța dvs. poștală, în timp ce procesați mai eficient mesajele pe termen lung.
Grafic Credit: Listă proiectat de Matt Petrowsky de la Proiect de substantiv.
Accentsconagua