Cum de a învăța propriul format de e-mail de afaceri - și de a evita dezastrele profesionale

E-mail-ul a devenit principala modalitate prin care mulți profesioniști în afaceri comunică. Mulți dintre noi trimite mai multe e-mailuri de afaceri decât orice altă formă de comunicare de afaceri. 

În fiecare zi aveți un email care iese la seful dvs., clienții dvs., vânzătorii dvs. și contactele dvs. profesionale.

E-mailurile dvs. sunt importante. Un e-mail bun poate duce la succesul afacerii. În timp ce un e-mail rău poate afecta o relație profesională, vă poate retrage proiectul sau vă poate afecta reputația.

În ciuda importanței sale, formatarea prin e-mail este deseori ignorată. Formatarea corectă îmbunătățește șansele ca un destinatar să citească, să răspundă și să reacționeze pozitiv la adresa dvs. de e-mail. 

În acest tutorial, veți învăța cum să creați e-mailuri de afaceri profesionale utilizând formatul adecvat de e-mail de afaceri. De asemenea, vă voi oferi exemple de e-mailuri de afaceri bune și rele pe care le aplicați pentru comunicațiile dvs.. 

Înainte de a vă integra în acești pași tutorial, vă recomandăm să descărcați noua carte electronică: Ultimul Ghid pentru Inbox Zero Mastery. (Este disponibil GRATUIT prin Buletinul informativ Tuts + Business.)

1. Găsiți publicul dvs. de e-mail pentru companie

Nu toate segmentele de public e-mail sunt identice. Din acest motiv, nu toate e-mailurile de afaceri ar trebui să fie formatate și scrise în același mod. Unele e-mailuri de afaceri ar trebui să fie structurate într-un stil mai formal. Dar, dacă sunteți mai familiarizat cu destinatarul dvs., este bine să vă structurați e-mailul într-un stil mai puțin formal.

Stilul de e-mail pe care îl alegeți determină deschiderea și închiderea e-mailului. De asemenea, poate determina limba utilizată și tonul e-mailului. Pentru a afla mai multe despre stilul de e-mail formal și informal citiți articolul meu recent:

Iată un scurt rezumat al unor reguli generale despre momentul în care să folosiți un stil de e-mail formal sau informal.

Folosește o formal e-mail stil:

• dacă este necesar în organizația dvs.
• dacă destinatarii nu vă sunt bine cunoscuți
• atunci când trimiteți un e-mail cuiva care este deasupra dvs. în autoritate, cum ar fi șeful dvs. sau un profesor

 Utilizați un neoficial e-mail stil:

• dacă este încurajată în organizația dvs. (șeful tău și ceilalți folosesc un stil informal)
• pentru un coleg de afaceri care vă este bine cunoscut și / sau pentru condiții prietenoase
• pentru e-mailurile personale care pot conține subiecte atât de afaceri, cât și de non-business

Alegerea dintre stilul formal și cel informal variază de la o companie la alta. De aceea este important să știți ce este acceptat în compania dvs. Dacă nu sunteți sigur dacă ar trebui să utilizați o structură oficială de e-mail sau o structură informală de e-mail, este mai sigur să utilizați un stil mai formal.

2. Cunoaște structura unui e-mail de afaceri

Modul în care formatați e-mailurile de afaceri este diferit. O bună structură de e-mail pentru afaceri vă ajută să comunicați mesajul în mod clar. Un e-mail formatat prost poate lăsa o impresie proastă.

Toate e-mailurile de afaceri bune ar trebui să aibă cel puțin următoarele părți:

• Linia de subiect. Linia subiect este prima parte a e-mail-ului pe care îl vede cititorul tău. Poate determina dacă cititorul dvs. deschide e-mailul. Majoritatea experților sunt de acord că liniile de subiect ar trebui să fie scurte (șase până la zece cuvinte) și specifice.
• Salut. Salutul este modul în care salut cititorul. Este important să înțelegeți dacă adresați un public formal sau informal.
• Corpul textului. Textul corpului transmite mesajul principal al e-mailului. Ar trebui să includă, de asemenea, o introducere și o concluzie. Ar trebui să fie redactată în fraze scurte cu una până la două propoziții. În cazul în care se va adăuga claritate, utilizați liste cu marcatori sau numerotate.
• Semnătură. Semnătura dvs. poate fi oficială sau informală, în funcție de publicul dvs. Un bun șablon de semnătură pentru e-mail vă ajută cititorul să găsească toate informațiile despre dvs. de care au nevoie. Piața Enavto are șabloane de semnătură utile pentru a face ca semnătura dvs. de e-mail să fie mai profesionistă.
  

Utilizați un format de e-mail corespunzător. Structurați-vă e-mailul astfel încât primele câteva propoziții ale textului corpului să explice ce este vorba despre e-mail. Ultimele propoziții ar trebui să fie o concluzie care rezumă e-mail-ul de afaceri. Concluzia este, de asemenea, un loc bun pentru a include un apel la acțiune. O chemare la acțiune îi spune cititorului de e-mail ce să facă în continuare și cum să o facă. 

3. Problema cu majoritatea emailurilor

Mulți dintre noi nu am învățat niciodată modul corect de a structura un e-mail de afaceri. Acesta este motivul pentru care atât de mulți oameni aruncă doar un e-mail împreună și sperăm pentru cele mai bune. Din păcate, acele e-mailuri rapide fac mai mult rău reputației noastre profesionale decât bine.

În această secțiune, disecționez două eșantioane de e-mail puțin prost redactate și prost formatate. Vom examina ambele exemple și le voi explica ce este în neregulă cu fiecare dintre ele. În următoarea secțiune, voi face o reconstituire pe fiecare dintre aceste e-mail-uri și vă va arăta cum să le îmbunătățiți.

Formal Exemplu de e-mail - Înainte

Iată un exemplu de e-mail formal care nu a fost formatat sau scris bine. Ia-ți puțin timp să te uiți la exemplul ăsta și să vezi dacă poți să-ți dai seama ce e în neregulă cu el. Voi detalia problemele cu acest e-mail de mai jos.

Să analizăm cu atenție acest e-mail de afaceri pentru a determina ce este greșit. Iată câteva dintre aceste probleme:

• Linia de subiect. Linia subiect "Lucruri" este prea scurtă și prea vagă. Se compune dintr-un singur cuvânt. Cu această linie de subiect, unele sisteme de e-mail pot chiar să o trimită direct la filtrul de spam.
• Salut. Salutul "Hei" este prea informal pentru un mesaj introductiv ca acesta. Autorul e-mailului menționează că nu a întâlnit niciodată unii dintre membrii echipei.
• Corpul textului. Corpul acestui e-mail este un paragraf gigant. Acest lucru face greu cititorului mediu să urmeze. Organismul include, de asemenea, elemente care ar fi mai bine dacă ar fi formatate ca o listă.
• Probleme de tipar și gramatică. Textul corpului include câteva fraze prost formulate. Există câteva propoziții run-on. Există, de asemenea, greșeli și chiar un cuvânt repetat, "fă-ți marca".
• Scăzută sau fără închidere. "Prindeți-vă de partea flip" este prea casual de o închidere pentru cele mai multe e-mail-uri de afaceri.
• Semnătură. Nu există nicio semnătură pentru acest e-mail. Dacă echipa este una nouă, s-ar putea întreba cine este expeditorul.

Probabil că destinatarii acestui e-mail ar fi dor de unele dintre punctele făcute datorită modului în care este formatat și format. În plus, se pare că este necorespunzător și slab organizat. În general, acest e-mail nu reprezintă o modalitate bună de a reprezenta o organizație de afaceri.

Multe companii ar găsi că e-mailul de mai sus este jenant. Cu toate acestea, nu este neobișnuit ca un profesionist în afaceri să scrie e-mailuri rapid și fără să se gândească. Unele dintre emailurile care s-au grăbit includ unele dintre aceleași probleme ca e-mailul nostru de exemplu.

neoficial Exemplu de e-mail - Înainte

Iată un exemplu de e-mail informal care a fost prost formatat și prost redactat. Ia-ți un minut să te uiți la el și să vezi dacă poți să-ți spui ce sa întâmplat. Voi detalia problemele cu acest e-mail de mai jos.

Să examinăm cu atenție fiecare parte a e-mailului pentru a determina ce este greșit. Iată câteva dintre aceste probleme:

• Linia de subiect. Subiectul "Ia-l împreună!" este puțin prea scurt. Este, de asemenea, vag și acuzator.
• Salut. Salutul persoanei nu este oribil pentru un e-mail informal. Cu toate acestea, cele trei puncte de exclamare adaugă un ton furios sau supărat.
• Introducere. Nu există un paragraf introductiv în acest e-mail.
• Corpul textului. Textul corpului este un singur paragraf. Este scris într-un ton furios, cu fraze precum "Grrr" care nu sunt de ajutor. De asemenea, include emoticoane, care nu sunt în general acceptabile într-un e-mail de afaceri.
• Concluzie. Nu există o propoziție finală. Destinatarul poate să nu fie sigur ce să facă în continuare.
• Semnătură. Nu există nicio semnătură în acest e-mail.

Nu numai că acest e-mail este prost formatat, dar transmite și un ton neprofesional și negativ. În loc să obțină rezultatele pe care expeditorul le dorește, probabil că cititorul ar deveni furios și defensiv.

4. Acum, pentru a formata corect aceste e-mail-uri de afaceri

E-mailurile e-mail pot fi îmbunătățite cu editare și formatare eficiente. Să reluăm e-mailurile anterioare pentru a le face mai eficiente. Voi schimba formatarea și formularea pentru a vă arăta cum să remediați exemplele de e-mail săraci.

Formal Exemplu de e-mail - după

Iată un exemplu de e-mail formal, rescris și reformatat pentru a transmite o imagine mai profesionistă.

Să ne uităm la ceea ce am făcut pentru a îmbunătăți e-mailul:

• Linia de subiect. Linia subiectului este lungimea ideală, de la șase la zece cuvinte. Este și mai specific. Identifică proiectul după nume și descrie subiectul mesajului de e-mail.
• Salut. Noua salutare clarifică faptul că acest e-mail este destinat membrilor echipei de proiect.
• Introducere. Fraza introductivă spune cititorului despre ce e vorba e-mailul. De asemenea, transmite un ton pozitiv prin utilizarea cuvântului "Bun venit".
• Corpul textului. Textul corpului este organizat cu ușurință în paragrafe scurte de maxim trei fraze. De asemenea, include o listă numerotată, care poate fi scanată rapid pentru o înțelegere ușoară.
• Concluzie. Concluzia rezumă postul. Acesta include apelul la acțiune "Lasă-mă să știu dacă aveți întrebări."
• Semnătură. Blocul de semnătură identifică expeditorul ca lider al echipei de proiect.

E-mail revizuit este o comunicare de afaceri pe care orice organizație ar fi mândru. A fost redeschis cu un format profesional de e-mail. De asemenea, transmite mesajul în mod clar și succint într-o manieră de afaceri.

Bacsis: E-mailul ar putea fi îmbunătățit și mai mult prin includerea unui șablon profesional de semnătură profesională, cum ar fi cele găsite în Envato Market. Aici sunt trei exemple de utilizare a unui șablon profesionist de semnătură pentru e-mail:

Exemple de șablon pentru semnătura corporativă

Aflați mai multe despre cum să creați o semnătură profesională prin e-mail: 

neoficial Exemplu de e-mail - după

Iată un exemplu de e-mail informal, rescris și reformatat pentru a transmite o imagine mai profesionistă:

 Ce sa schimbat? Hai să aruncăm o privire:

• Linia de subiect. Subiectul este mai specific, fără a fi acuzator. Acesta include, de asemenea, cuvintele "Vă rugăm să răspundeți". Mulți experți sunt de acord că includerea expresiilor precum "Vă rugăm să răspundeți" sau "Răspunsul necesar" face ca este mai probabil ca un destinatar de e-mail să răspundă.
• Salut. Prin adăugarea cuvântului "Salut" la salutări am atenuat tonul e-mailului. Cititorul este mai puțin probabil să fie defensiv.
• Introducere. Introducerea explică ce e vorba despre e-mail în două propoziții.
• Corpul textului. Tonul din textul corpului este mult mai prietenos. Scopul este de a relua proiectul, nu de a face cititorul supărat.
• Concluzie. Concluzia încurajează cititorul să răspundă.
• Semnătură. Semnătura simplă este bună pentru un e-mail de afaceri informal.

După cum puteți vedea, formularea prietenoasă și formatul mai bun lasă cititorul o impresie mai pozitivă. Cititorul acestui e-mail este mult mai probabil să răspundă și este mai probabil ca problema să fie rezolvată.

Puteți afla mai multe despre compunerea e-mailurilor eficiente în acest Tuts + tutorial de la David Masters: 

5. Cum să evitați dezastrul prin e-mail

Deci, cum evitați dezastrul prin e-mail? Cu planificarea considerată, puteți să vă familiarizați cu formatul corect de e-mail de afaceri și să creați un e-mail care să vă transmită mesajul, fără a vă distruge reputația.

Iată patru linii directoare pentru a scrie e-mailuri de afaceri corecte:

1. Nu răsfoiți. Un e-mail grabit este adesea un e-mail prost formatat, prost scris. Permiteți-vă suficient timp pentru a formata corect fiecare e-mail pe care îl scrieți.
2. Evitați emoția. Nu este niciodată o idee bună să trimiteți un e-mail când sunteți supărat. În schimb, așteptați până când vă veți liniști.
3. Fii concis. Utilizați fraze scurte și paragrafe scurte. Dacă este cazul, utilizați liste cu marcatori sau numerotate.
4. Revizuire. Verificați-vă din nou adresa de e-mail pentru greșeli, greșeli gramatice și alte erori. Este, de asemenea, o idee bună să vă asigurați că toate părțile din e-mail sunt incluse.

E-mailurile de afaceri sunt importante!

E-mailurile de afaceri pot face diferența între atingerea obiectivului dvs. de afaceri sau făcând compania dvs. să arate rău. Gândiți-vă la modul în care e-mailurile dvs. sunt formulate și formatate.

E-mailurile dvs. sunt esențiale: setați un obiectiv pentru a lucra la formatarea corectă a tuturor e-mailurilor de afaceri. 

Pentru a vă învăța să scrieți e-mailuri de afaceri eficiente, examinați mai departe ghidul nostru pentru a scrie e-mailuri de afaceri eficiente sau începeți cu primul tutorial din seria cu mai multe părți: 

Vrei mai multe sfaturi de e-mail profesionale și strategii de top. Aflați cum să preluați controlul asupra Mesaje primite, să procesați mai rapid e-mailurile și să gestionați e-mailurile ca un pro. Înscrieți-vă la Buletinul informativ Tuts + Business și primiți GRATUIT Inbox Zero eBook acum.

Ce strategii de e-mail funcționează cel mai bine pentru dvs.? Spuneți-ne în comentariile.