Share
Ce veți creaEste factura dvs. o idee ulterioară? Dacă este, faceți o greșeală.
Ca proprietar al unei întreprinderi mici, trebuie să știți că factura dvs. face parte din branding. Trebuie să arate bine pentru că reprezintă afacerea dvs..
De asemenea, factura dvs. trebuie să fie clară. Nu trebuie să vă întrebați cât de mult facturați sau cum ar trebui să vă plătească clientul dvs..
O factură neclară ar putea crea întârzieri de plată inutile. De asemenea, vă poate pierde timpul când clientul încearcă să vă contacteze cu întrebările.
În acest tutorial, veți afla cum să faceți o factură profesională utilizând un șablon de factură MS Word. Voi începe prin listarea elementelor unei facturi bune. Apoi, vă voi face prin procesul pas cu pas de a face o factură în Word. În cele din urmă, vă voi împărtăși câteva resurse unde puteți găsi propriile șabloane de factură Word.
Crearea unei facturi este inutilă dacă factura nu este informativă și utilă. De fapt, o factură neprofesională ar putea fi mai rea decât nefolositoare. Ar putea să vă confunde sau să vă deranjeze clientul. Iată câteva elemente importante ale facturilor bune. Factura dvs. trebuie:
Puteți afla mai multe despre elementele de bază privind crearea unei facturi în această postare:
Să aruncăm o privire mai atentă la fiecare element de factură.
Fără informațiile corecte, clientul dvs. poate să nu știe ce este pentru factură. Este posibil ca aceștia să nu știe cât să vă plătească sau unde să vă trimită plata.
Iată informațiile de bază pe care toate facturile trebuie să le conțină:
Pentru a evita orice confuzie, asigurați-vă că facturile conțin informații corecte.
Termenii dvs. de plată sunt deosebit de importanți. Termenii corecți pot încuraja clientul să plătească prompt. Pentru a afla mai multe despre cele mai bune condiții de plată de utilizat, consultați acest tutorial:
Cum arată factura dvs. este, de asemenea, importantă. Ar trebui să considerați că factura dvs. face parte din efortul dvs. de branding. Ca și papetărie, cărți de vizită și alte documente de marcă - reprezintă compania dvs..
Clientul dvs. vă va salva factura în fișierele dvs. Data viitoare când au nevoie să comande servicii similare, aceștia pot utiliza factura pentru a obține informațiile dvs. de contact. Prin urmare, impresia pe care o produce factura dvs. poate fi una durabilă. Factura dvs. trebuie să fie ascuțită și profesională.
Este posibil să nu vă puteți permite un designer grafic să facă o factură personalizată, dar un șablon bun de facturare este ieftin (între 5 și 9 dolari) și vă poate ajuta să creați o factură profesionistă în câteva minute.
Puteți găsi șabloane de factură profesională la Envato Market (GraphicRiver) sau puteți naviga printr-o selecție curativă de modele de design minim de stil MS Word în acest articol:
Aceste șabloane de facturare au modele clare, abilitatea de a le personaliza rapid pe mărcile dvs. de afaceri mici și de a le elimina clienților și de a colecta plăți profesional.
Când trebuie să facturați clientul dvs.?
Răspunsul poate părea evident. În cele mai multe cazuri, facturați când lucrarea este completă. Dar acordați atenție oricăror acorduri anterioare pe care le-ați încheiat cu clientul. De exemplu, dacă ați fost de acord să facturați clientul o dată pe lună, urmați-vă acordul.
În mod surprinzător, unii proprietari de afaceri mici ezită să trimită facturi. Aceștia își pot trimite factura zile sau chiar săptămâni după finalizarea proiectului.
Evitați să faceți asta. Creditele târzii înseamnă plăți întârziate. Clienții se așteaptă să facturați pentru serviciile prestate. Deci, trimiteți facturile în timp util.
Acum, să ne uităm la cum să vă facem propria factură.
Puteți utiliza un șablon pentru a crea o factură cu aspect profesional cu Word. Iată un ghid pas cu pas pentru a vă ajuta să vă creați propriile facturi:
Pentru a vă asigura că nu veți lăsa nimic din factura dvs., faceți o listă a informațiilor pe care doriți să le includeți. Iată câteva locuri pentru a căuta informații despre factură:
Odată ce ați adunat informațiile despre factură, sunteți gata să începeți.
În acest exemplu, voi folosi un șablon Word pentru a crea o factură pentru Anytown Consulting, compania pe care am văzut-o pentru prima dată în acest tutorial:
În acest nou exemplu, Anytown Consulting a creat un design de acoperire pentru Ebook pentru Jane Doe. Factura simplă pe care o vom crea este pentru un proiect de acoperire pentru cărți electronice și pentru o anumită perioadă de întâlnire. Puteți urmări același proces pentru a crea facturi pentru clienții dvs..
După ce știți ce factură trebuie să includă, selectați modelul corect al facturii Word. Am folosit acest șablon de factură de la Envato Market pentru că are o simțire curată și profesională. Ar trebui să alegeți șablonul de factură potrivit pentru nevoile dvs. de afaceri.
După ce descărcați factura pe factură, deschideți-o Windows File Explorer și dublu click fișierul șablon de factură pentru al deschide. Fișierul are o extensie .zip:
Deschideți fișierul Zip din șablonul de factură Word.Faceți clic pe subfolder, fișierele principale. Pentru a alege culoarea care se potrivește cu sigla, dublu click pe directorul pentru culoarea pe care doriți să o utilizați. Șablonul pe care l-am ales vine cu cinci scheme de culori:
Alegeți fișierul șablon de factură care se potrivește cel mai bine cu schema de culori.Fiecare schemă de culori este în folderul propriu. Am ales schema de culori albastre de facturi, pentru că asta se potrivește cel mai bine cu sigla mea. Dublu click pe dosarul de deschidere și pe fișierele șablon pentru afișarea schemei de culori:
Deschideți șablonul albastru al facturii Word.Pentru a deschide șablonul Word, dublu click pe fișier cu .docx extensie. Șablonul factură apare în Vedere protejată:
Șablonul de factură deschis în Vizualizare protejată cu Word.În Protected View, majoritatea funcțiilor de editare sunt dezactivate. Vrem să customizăm șablonul pentru afacerea noastră mică, deci avem nevoie de funcțiile de editare disponibile. Deci, vom opri viziunea protejată.
Pentru a activa funcțiile de editare obișnuite și a dezactiva vizualizarea protejată, faceți clic pe Activați Editarea buton din partea dreaptă a barei galbene din partea de sus a ferestrei. Acum sunteți gata să începeți personalizarea șablonului.
Odată ce ați descărcat șablonul, creați-l pe dvs. personalizându-l. Înainte de a începe, însă, este o idee bună să salvați fișierul șablon sub un nume diferit, astfel încât să puteți reveni la șablonul original dacă vreți să îl utilizați din nou.
Acum sunteți pregătit să vă personalizați factura. Începeți prin înlocuirea siglei.
Pentru a înlocui logo-ul, faceți clic pe caseta din stânga șablonului care afișează "Logo-ul aici."Veți vedea mânere în jurul cutiei:
Selectați caseta "Logo Place Here".Dacă este necesar, utilizați mânerele în jurul locusului pentru a restabili spațiul pentru logo. (Notă: Mânerele arată ca niște puncte goale.)
Apasă pe Introduce din meniul din partea de sus a ferestrei. Acum faceți clic pe Fotografii pentru a selecta fișierul cu logo-ul de pe computer. Ecranul dvs. ar trebui să arate astfel:
Faceți clic pe pictograma Imagini și selectați fișierul cu logo-ul.Selectați fișierul cu sigla pe care doriți să-l adăugați în factură. Apasă pe Introduce butonul din partea dreaptă jos a butonului Explorator de fișiere fereastră. Sigla este adăugată la factura dvs.:
Introduceți sigla în factura dvs..Dacă este necesar, utilizați mânerele de la colțurile siglei pentru a redimensiona imaginea logo-ului pentru a se potrivi facturii. (Notă: Dacă utilizați celelalte mânere, vă veți distorsiona logo-ul.)
Acum puteți, de asemenea şterge substituentul schimbând culoarea de umplere în alb. Pentru aceasta, selectați substituentul. Click dreapta pentru a afișa un meniu pop-up:
Aduceți meniul de substituenți al siglei.Apasă pe Formați formatul opțiune. Se afișează meniul bara laterală Format Shape. Apasă pe Completati opțiune:
Faceți clic pe opțiunea Formatare și apoi Completați.Asigurați-vă că butonul de comutare de către Solid Fill este selectată opțiunea. Apasă pe Culoare pictograma din centrul ferestrei Formați formatul pentru a afișa Culori tematice paletă:
Afișați paleta Culori tematice.Faceți clic pe caseta albă din stânga sus a paletei de culori pentru a aplica culoarea albă la substituent. Factura ar trebui să arate astfel:
Aplicați culoarea albă în caseta de destinație.Acum suntem gata să începem să adăugăm informațiile noastre, începând cu informațiile despre adresă.
Pentru a schimba adresa de retur în șablon, faceți clic pe câmpul pentru adresa de retur. Mânerele vor apărea în jurul textului:
Dați clic pe câmpul pentru adresa de retur.Evidențiați textul pe care doriți să-l modificați pentru al selecta. Ecranul dvs. ar trebui să arate astfel:
Evidențiați textul.Introduceți informațiile scrise cu adresa firmei, numărul de telefon și site-ul web.
Repetați procesul pentru a modifica textul pentru informațiile despre client și orice alte informații de text pe care doriți să le modificați.
În acest șablon sunt următoarele câmpuri de text:
Toate aceste câmpuri pot fi modificate utilizând procesul descris mai sus. De asemenea, puteți să ștergeți textul pe care nu îl doriți, făcând clic dreapta pe textul selectat și selectând textul cut din meniul drop-down.
Când ați terminat, factura dvs. ar trebui să arate astfel:
Șablon de factură în format text cu text personalizat aplicat.Am discutat cum să personalizăm cea mai mare parte a facturii, dar textul de itemizare a bancnotelor este în format tabelar și are nevoie de manevrare specială.
Pentru factura mea de eșantion, vreau doar să facturez pentru două servicii:
Asta înseamnă că tabelul meu de detaliere a facturilor are multe rânduri suplimentare. Trebuie să eliminăm acele rânduri suplimentare.
Începeți prin selectarea tuturor rândurilor de tabel, fără a le evidenția. Următor →, Click dreapta pentru a afișa meniul derulant:
Selectați rândurile de tabel și faceți clic dreapta.Apasă pe Ștergeți celulele opțiunea de a elimina rândurile de tabelă nedorite. Selectează Ștergeți un rând întreg și faceți clic pe O.K. Factura dvs. ar trebui să arate astfel:
Ștergeți rândurile nedorite.Modificați textul din fiecare celulă selectând-o (adică. evidențiind-o) și tastând peste el. Aveți grijă să nu selectați mai multe celule în același timp.
Valorile dolarului din cadrul Preț de timp și coloana Cost coloana sunt, de asemenea, text. Puteți să le schimbați introducându-le și pe ele.
Nu uitați să schimbați cifrele Subtotal, Taxă și Total. Ele nu sunt calculate automat în acest șablon de factură din Word.
În acest exemplu, nu există nici o reducere pentru clienți, așadar am șters acel rând de tabel folosind procesul descris anterior.
Factura dvs. ar trebui să arate destul de bine acum. Luați o clipă pentru a vă asigura că toate câmpurile sunt corecte. Nu uitați să schimbați Achiziția totală figura din partea dreaptă sus a facturii. Acesta este un câmp text.
Este o idee bună să corectați întreaga factură în acest moment. Căutați denumiri greșite în numele sau adresa clientului și în alte greșeli.
Dacă ați modificat foarte mult factura, este posibil să fie necesar să repoziționați și câmpurile de text. Pentru aceasta, selectați câmpul text (ar trebui să vedeți mânerele) și trageți-l acolo unde doriți să fie.
Factura dvs. finită ar trebui să arate astfel:
Finalizarea personalizată a proiectării facturii MS Word.Notă: Am folosit versiunea Word din Office 365 pentru a crea această factură. Dacă aveți o versiune anterioară a cuvântului, pașii dvs. pot fi ușor diferiți.
Facturile dvs. sunt importante pentru afacerea dvs. mică. O factură profesională face o impresie bună clienților dvs. și vă ajută să vă plătiți cu promptitudine. O factură neprofesională poate provoca confuzie și întârzierea plății.
O factură bună ar trebui:
Puteți crea o factură proprie utilizând un șablon de factură pentru Word. Începeți prin găsirea șablonului de factură potrivit pentru dvs. de la Envato Market.
Accentsconagua