Share
Persoanele dvs. de contact din Gmail sunt importante. Ca proprietar de o afacere mică, știți că afacerea dvs. vizează numai oamenii. Menținerea legăturii cu persoanele cu care faceți afaceri este una dintre cheile succesului în afaceri. Organizând și gestionând contactele Gmail, vă puteți construi și consolida relațiile de afaceri.
Dacă sunteți ca mulți utilizatori Gmail, nu v-ați gândit prea mult la persoanele dvs. de contact din Gmail. Ceea ce trebuie să știți este că Gmail include instrumente de gestionare a contactelor care vă vor permite să utilizați contactele Gmail în multe dintre celelalte instrumente de productivitate G Suite ale Google, inclusiv în Calendar.
În acest tutorial, veți afla tot ce trebuie să știți despre contactele Gmail. Veți învăța cum să găsiți contacte în Gmail, să adăugați noi contacte Gmail și modalități practice de a utiliza grupurile de persoane de contact Gmail.
Binainte de a sapa in acest tutorial, descarcati noua noastra carte electronica (GRATUITA): Ghidul final pentru Inbox Zero Mastery. Este echipat cu un număr de strategii profesionale de organizare a e-mailurilor pe care le puteți utiliza rapid.
Notă: Acest tutorial funcționează cu noile funcții Google Contact. Dacă utilizați lista clasică de contacte Gmail, treceți la noua listă de contacte Gmail înainte de a continua.
S-ar putea să vă întrebați de ce organizarea listei de contacte este importantă. La urma urmei, Gmail stochează automat contactele la care trimiteți e-mailuri. De ce să vă deranjez să le organizați mai bine?
Răspunsul este simplu. Organizarea contactelor vă economisește timp și vă ajută să utilizați mai bine funcțiile Google. Rețineți că, în timp, puteți obține sute de nume în lista dvs. de contacte - dintre care unele nu aveți niciun motiv să vă contactați din nou. Nu este mai bine să vă organizați numele de contact în grupuri care au sens și să vă ajute să găsiți și să ajungeți la acele persoane de contact de care aveți nevoie cu adevărat rapid?
Lista dvs. de contacte Gmail face parte din contul dvs. Google. Aceasta înseamnă că lista de contacte Gmail pe care ați configurat-o este aceeași cu lista de contacte Google pe care o utilizați cu instrumentele G-Suite.
Google are anumite limite privind numărul de contacte pe care le puteți avea. În prezent, limita pentru numărul total de contacte Google este de 25.000 sau o limită de stocare de 20 MB (nu se iau în considerare imaginile foto). Dacă trimiteți și primiți o mulțime de e-mailuri, puteți să depășiți acest număr înainte de a realiza acest lucru.
De asemenea, odată ce grupurile de persoane de contact Google sunt configurate în mod corespunzător, puteți utiliza aceste grupuri pentru a:
Să începem cu o prezentare generală rapidă a videoclipurilor despre colaborarea cu persoanele de contact Google Gmail.
Urmăriți acest ecran rapid pentru a afla elementele de bază ale modului de adăugare, organizare și gestionare a contactelor Google Gmail:
Sau treceți prin pașii scrise detaliate de mai jos pentru mai multe informații, începând cu detalii despre modul în care contactele intră în lista dvs. de gmail.
Primul pas pentru organizarea contactelor Gmail este găsirea și adăugarea contactelor de care aveți nevoie. Chiar dacă nu ați adăugat niciodată o persoană de contact Gmail, Gmail ține evidența persoanelor cărora le trimiteți mesaje de e-mail într-un cont Frecvent contactat listă pe care o generează.
Google, de asemenea, generează automat un Toate contactele care conține toate contactele pe care le adăugați sau le importați. Să vă păstrați Toate contactele listă ușor de gestionat, gândiți-vă la aceasta ca pe un spațiu temporar de menținere a contactelor până când le mutați într-un grup de persoane de contact.
Începeți din fereastra principală Gmail. Pentru a deschide Frecvent contactat listă, selectați Gmail> Contacte. Google curent Contacte afișează ferestrele.
Google curent Contacte fereastră cu Frecvent contactat listă.Acesta este un cont Gmail relativ nou pe care l-am creat pentru aceste tutoriale. În ciuda acestui lucru, observați că am deja trei nume pe generat automat Frecvent contactat listă.
De asemenea, nu am un cont Google+ social media asociat acestui cont Gmail cerc nu apare în bara laterală. Dacă am avut un cont Google+, cerc ar apărea dedesubt Grupuri în bara laterală.
Notă: Numele de contact folosite în acest tutorial nu sunt destinate să reprezinte persoane reale.
Să învățăm cum să obținem mai multe contacte pe lista mea.
Prima metodă de a obține nume în lista dvs. de contacte Gmail este să le importați. Începeți prin selectarea Mai mult> Importați în panoul din stânga al dvs. Google Contacte fereastră. Importați contacte din alte conturi caseta de afișare.
Selectați o opțiune de import.În scopul acestui tutorial, să presupunem că doriți să importați contacte din contul dvs. de e-mail Outlook. Apasă pe Outlook.com opțiune.
Vi se va cere să acceptați Termeni de utilizare și Politica de confidentialitate. De asemenea, vi se va solicita să introduceți parola. Continuați să urmați solicitările până când contactele Outlook au fost importate. Google afișează o listă de contacte importate.
Aceste contacte au fost importate din Outlook.Noile persoane de contact sunt plasate într-un grup de contacte Google numit Importate Outlook.com [Data]. Nu vă faceți griji însă, puteți schimba numele acestui grup mai târziu.
Dacă aveți contacte pe care doriți să le importați din oricare dintre celelalte opțiuni, selectați această opțiune în acest moment. Urmați instrucțiunile pentru a importa persoanele de contact.
Notă: Puteți importa numai 3.000 de contacte în același timp. Dacă trebuie să importați mai mult de 3.000 de contacte, puneți lista de contacte în Formatul CSV și spargeți-o în liste separate cu mai puțin de 3.000 de nume.
Dacă sunteți activ pe social media, înțelegeți cât de importantă poate fi rețeaua de social media pentru afacerea dvs. mică. Puteți adăuga contactele profesionale pe care le dezvoltați prin intermediul rețelelor sociale în profilul dvs. Gmail. Pentru mai multe informații despre cum să construiți un profil profesional Google+, examinați acest tutorial:
Gmail facilitează integrarea conexiunilor dvs. Google+ în contactele Gmail de la Google+ cerc apare în dvs. Contacte bara laterală.
Să ne uităm la cerc în contul Gmail pe care l-am asociat cu profilul meu Google+. Dă-mi clic pe mine Scriind colegii cerc pentru a vedea acele persoane de contact din Google Contacte fereastră. (Numele cercurilor dvs. Google+ vor fi diferite, precum și conexiunile dvs..)
Puteți adăuga o conexiune Google+ la lista de contacte Google.Eu decid că vreau să adaug Andrew din a mea Scriind colegii cerc la lista mea de contacte. Selectez Andrew din listă. Apare un card de contact cu informațiile din profilul Google+ al lui Andrew.
Apasă pe Adauga contacte pentru a adăuga conexiunea Google+ la contactele Gmail.Pentru a adăuga Andrew la lista de contacte Gmail, fac clic pe Adaugă la contacte pictograma (arată ca o persoană) deasupra fotografiei. El este acum în lista mea de contacte Gmail.
Pentru contactele din alte platforme sociale, exportați-le mai întâi în format CSV. Există, de asemenea, unele plug-in-uri care pot importa contacte din medii sociale.
Ocazional, poate doriți să adăugați un contact pe care tocmai l-ați întâlnit. Poate că cineva ți-a înmânat cartea de vizită la o expoziție comercială. Puteți adăuga un nou contact în Gmail.
Utilizați bara de căutare din partea de sus a ferestrei pentru a căuta un contact pentru a adăuga sau utiliza pictograma din partea dreaptă jos a ferestrei.
Pentru a utiliza Adăugați contacte noi icon, faceți clic pe el. La prompt, tastați numele persoanei de contact pe care doriți să o adăugați. Sistemul poate sugera contacte din profilurile Google+ existente pe baza numelui pe care îl tastați.
Apasă pe Crea buton. Apare o cartelă de contact necompletată.
Introduceți informațiile de contact de pe cardul gol.Introduceți cât mai multe informații despre noul dvs. contact. Adăugați o imagine dacă aveți una. Apasă pe Salvați pentru a salva noua cartelă de contact.
O parte importantă a organizării contactelor Gmail este eliminarea contactelor pe care nu mai aveți nevoie. Poate că cineva a părăsit o organizație sau a schimbat cariera. Iată cum puteți elimina persoanele de contact din lista de persoane de contact Google.
Începeți cu Contacte fereastră deschisă. Faceți clic pe numele persoanei de contact pe care doriți să o eliminați. Apare cartea de contact. Faceți clic pe cele trei puncte aflate deasupra fotografiei pentru a deschide un submeniu.
Pentru a elimina contactul, faceți clic pe Șterge.Apasă pe Șterge opțiunea de a elimina persoana de contact. Contactul este șters din contactele Gmail și eliminat din orice grup de persoane de contact.
Dacă faceți clic pe Eliminați din lista "Toate persoanele de contact" opțiune, contactul este eliminat din Toate contactele listă, dar rămâne în grupurile de contacte unde le-ați plasat.
Puteți găsi că lista dvs. de contacte are intrări duplicate. Acest lucru se întâmplă uneori atunci când adăugați manual contacte noi, uitând că acestea se află deja pe lista dvs..
Din fericire, Google are un instrument care vă ajută să găsiți și să eliminați contactele duplicat. Din bara laterală, faceți clic pe Găsiți duplicate opțiune. Sistemele afișează posibilele duplicate. Aveți opțiunea să destitui (ignorați) sau contopi duplicatele.
Dacă selectați contopi , informațiile de contact pentru duplicate vor fi combinate pe un singur card de contact.
Până acum, am trecut peste modul de adăugare a contactelor Gmail. Utilizarea Grupuri puteți să vă organizați persoanele de contact. Această caracteristică vă permite să grupați împreună persoanele de contact.
Poate doriți să creați un grup pentru potențiali clienți, vânzători, angajați, colegi, clienți curenți și multe altele. Posibilitățile sunt nesfârșite.
Începeți din Contacte fereastră. Apasă pe Grup nou opțiune din panoul lateral. Grup nou afișările pop-up.
Introduceți numele noului grup de contact Google.Introduceți numele grupului pe care doriți să-l adăugați. Apasă pe Creați un grup pentru a crea grupul de contacte Gmail.
Acum aveți un grup, dar nu există contacte în el. Începeți cu grupul deschis la care doriți să adăugați persoane de contact. Apasă pe Adăugați o persoană în partea dreaptă jos a ecranului.
Pentru a adăuga un contact nou, faceți clic pe Crea buton.Dacă vedeți numele persoanei, dați clic pe ea pentru a le adăuga în grup.
Pentru a adăuga un contact nou, faceți clic pe Crea buton. Apare o cartelă de contact necompletată.
Introduceți informațiile de contact ale persoanei pe card. Introduceți o imagine pentru persoana respectivă dacă aveți una. Apasă pe Salvați pentru a crea noul contact și a le salva în grupul de contacte Gmail.
Pentru a redenumi un grup de persoane de contact Google, începeți cu deschiderea grupului. Apasă pe Redenumiți grupul pictogramă (arată ca un creion). Redenumiți grupul apare fereastra popup.
Introduceți numele grupului și faceți clic pe O.K buton.Introduceți noul nume al grupului în Introduceți un nume de grup camp. Apasă pe O.K buton. Numele grupului se modifică.
Sortați persoanele de contact după numele primului sau al listei. Începeți prin a deschide un grup sau fereastra principală a listei de contacte. Apasă pe Fel pictograma de opțiuni din partea dreaptă sus.
Conturile Google sunt sortate în ordine alfabetică după prenume.Faceți clic pe opțiunea de sortare alfabetică dorită. Alegeți între sortare după numele sau prenumele persoanei de contact.
Iată cum arată un fel de ultim nume.
Conturile Google sunt sortate în ordine alfabetică după numele de familie.Modificați una sau mai multe persoane de contact într-un alt grup Gmail. Începeți cu deschiderea grupului. Plasați mouse-ul peste imaginea de lângă numele de contact care urmează să fie realocat. Imaginea este înlocuită cu o casetă de selectare. Dați clic pe caseta de selectare pentru a o selecta. O bară de meniu apare în partea de sus a ecranului Contacte fereastră. Căsuțele de bifare apar de asemenea prin toate numele din grup.
Apasă pe Schimbați grupurile pentru a reassign contactul la alt grup.Dacă este necesar, selectați mai multe nume. Apasă pe Schimbați grupurile pictograma (se pare ca oamenii) din bara de meniu. Se afișează un meniu vertical cu nume de grup curente.
Selectați un nume de grup pentru a atribui contactul.În acest caz, doresc să mă mișc Joe Test persoană din grup Grupul de testare la grup Grup nou de testare. Dă-mi clic Grup nou de testare pentru a plasa un cec după numele grupului respectiv. Dă-mi clic Grupul de testare pentru a elimina cecul după numele grupului respectiv.
Faceți clic în spațiul alb. Veți primi o solicitare ca numele dvs. de [Contact Name] să fi fost mutat dintr-un grup în altul.
Din când în când, poate fi necesar să eliminați întregi grupuri. Este ușor să faceți acest lucru.
Începeți cu grupul pe care doriți să îl ștergeți. Apasă pe Ștergeți grupul pictogramă (arată ca o coș de gunoi).
Pentru a șterge grupul, faceți clic pe Șterge icoană.Apare un pop-up.
Pentru a șterge grupul faceți clic pe Șterge.Alegeți una dintre următoarele opțiuni:
După ce vă configurați lista de contacte Google și grupurile din Gmail, există multe modalități practice de a le utiliza. Iată doar câteva.
Distribuiți un eveniment din Google Calendar cu un contact individual sau cu un întreg grup. Începeți cu deschiderea Google Calendar. Accesați https://calendar.google.com pentru a vă găsi Google Calendar. Adăugați grupul de persoane de contact Gmail la eveniment, așa cum ați dori un individ. Dacă persoana pe care o invitați utilizează, de asemenea, Google Calendar, evenimentul va fi adăugat în calendar într-o jumătate de oră.
Notă: Evenimentele invitate cu mai mult de 200 de invitați sunt supuse unor restricții speciale.
Utilizați grupurile de contacte Google pentru a trimite e-mailuri de grup. Acest lucru este util în special dacă lucrați cu o echipă și trebuie să informați membrii echipei. Trimiteți e-mailuri de grup din căsuța de e-mail Gmail sau utilizând bara de meniuri din partea de sus a listei de grupuri de persoane de contact. Există două metode de trimitere a e-mailurilor de grup.
Din căsuța de e-mail Gmail faceți clic pe Compune buton. În La câmp, introduceți numele grupului de persoane de contact. Veți vedea adresele de e-mail individuale din La câmp când apăsați pe introduce cheie. Terminați tastarea mesajului și trimiteți-l ca de obicei.
Cu grupul de contacte deschis, plasați mouse-ul peste imaginea din partea stângă a numelui de contact. Imaginea este înlocuită cu o casetă de selectare. Dați clic pe casetele de selectare de lângă numele tuturor persoanelor de contact la care doriți să trimiteți un e-mail de grup. O bară de meniu apare în partea de sus a ecranului Contacte fereastră.
Apoi, faceți clic pe Mai multe actiuni pictograma (arată trei puncte verticale) din partea dreaptă a barei de meniu.
Pentru a trimite un e-mail de grup la contactele selectate, faceți clic pe E-mail opțiune.Apasă pe E-mail opțiune din meniul drop-down. Se deschide un nou e-mail. Introduceți și trimiteți mesajul ca de obicei.
Începeți un Hangout Google cu unul sau mai multe persoane de contact.
Începeți cu un grup sau cu Toate contactele lista deschisă. Plasați mouse-ul peste imaginea de lângă numele de contact. Imaginea este înlocuită cu o casetă de selectare. Faceți clic pe o casetă de selectare pentru a selecta numele de contact. O bară de meniu apare în partea de sus a ecranului Contacte fereastră.
Apoi, faceți clic pe Mai multe actiuni pictograma (arată trei puncte verticale) din partea dreaptă a barei de meniu. De la Mai multe actiuni drop-down menu, faceți clic pe Pierde timpul opțiune. Apare un popup care vă cere să trimiteți o invitație la hangout.
Puteți invita unul sau mai mulți persoane de contact într-un Hangout Google.Apasă pe Trimite invitație buton. Când invitații dvs. răspund, puteți începe să discutați.
Notă: În cazul în care Pierde timpul opțiunea este luminată, contactul poate fi dezactivat. Sau, este posibil să nu existe suficiente informații pe cartela de contact pentru a trimite o invitație la Hangout.
Pentru a afla mai multe despre cum să utilizați Google Hangouts pentru compania dvs. mică, revizuiți acest tutorial:
Rețineți că organizarea contactelor dvs. este importantă, dar organizați-vă mesajele primite. Nu lăsați căsuța poștală să devină o dezordine dezorganizată.
Aflați cum să gestionați corect e-mailurile. Petreceți mai puțin timp în căsuța dvs. poștală, în timp ce procesați mesajele mai eficient.
Avem o ofertă specială pentru dvs.. Înscrieți-vă la Buletinul informativ Tuts + Business și obțineți cărțile electronice Zero Mastery Inbox pentru GRATUIT. Descoperiți cum să aplicați cele mai bune tehnici de gestionare a e-mailurilor acum.
Învățați cum să găsiți și să organizați contactele Gmail este un timp mare. De asemenea, veți dezvolta relații mai puternice pentru compania dvs. mică, pe măsură ce utilizați mai bine contactele Gmail.
Aflați mai multe despre cum să lucrați cu Gmail în Ghidul nostru Ultimate pentru începători cu privire la utilizarea Gmail. Acesta acoperă configurarea contului dvs., sfaturi de organizare a căsuței poștale, comenzi rapide de scurtături de e-mail și multe altele.
Accentsconagua