Cum se filtrează e-mailuri în Outlook pentru foldere specifice (cu reguli)

Puteți crea o regulă în Outlook care vă va ajuta să filtrați e-mailuri către anumite dosare Outlook. De fapt, configurarea corectă a regulilor în Outlook vă poate ajuta să vă organizați mesajele primite, să rezolvați e-mailurile nedorite, să vă gestionați abonamentele prin e-mail și multe altele.

Regulile sunt un instrument cheie care vă poate ajuta să utilizați Microsoft Outlook mai eficient. Dacă ați urmărit în această serie de tutori, știți deja cum să creați reguli în Outlook. Dacă nu, puteți afla totul despre cum să creați o regulă în Outlook din aceasta tutorial despre modul de creare a regulilor.

Unul dintre aspectele cele mai puternice ale regulilor MS Outlook este capacitatea de a configura filtrele de e-mail. În acest tutorial veți afla totul despre modul de gestionare a mesajelor nedorite utilizând filtre autofiltre. În primul rând, vom discuta de ce primiți mesaje nedorite și, de asemenea, examinați problema obișnuită a hărțuirii cibernetice. Apoi, veți afla câteva dintre cele mai bune practici pentru utilizarea filtrelor de e-mail. În cele din urmă, veți afla despre configurarea regulilor în Outlook pentru a muta e-mailuri în foldere.

Ghidul pentru Inbox Zero Mastery (descărcare gratuită a cărții electronice)

Înainte de a merge mai departe în procesul de învățare cum să creați reguli de autofiltere Microsoft Outlook, asigurați-vă că pentru a vă apuca eBook-ul gratuit: Ultimul Ghid pentru Inbox Zero Mastery. Este echipat cu strategii de organizare a căsuței poștale și sfaturi ucigașe pentru gestionarea mai eficientă a tuturor e-mailurilor primite.

Acum să săpăm în material despre modul de filtrare a e-mailurilor cu Outlook. 

De ce primiți mesaje nedorite

Dacă primiți e-mailuri, probabil că primiți și mesaje de e-mail nedorite. Din păcate, în mediul online de astăzi, este prea comun ca spammerii să aibă acces la afacerea dvs. sau e-mailul personal. Chiar dacă credeți că sunteți atenți la adresa dvs. de e-mail, hackerii și alții au modalități de a afla sau de a cumpăra informațiile dvs. de e-mail. Majoritatea sistemelor de e-mail, cum ar fi MS Outlook, au sisteme care vă ajută să gestionați spam-ul. În Outlook, de exemplu, puteți raporta e-mailuri junk-dar câteva mesaje spam se pot aluneca și puteți ajunge în căsuța de e-mail.

Spamul este doar un tip de mesaj nedorit pe care îl puteți primi. Alte tipuri de mesaje nedorite pot include:

• Abonamente prin e-mail. Este important să rețineți că abonamentele prin e-mail nu sunt spam. Ați ales să primiți aceste mesaje la un moment dat. Puteți chiar să doriți să primiți abonamentul (îl veți citi într-o zi), pur și simplu nu doriți să primiți primirea. 
• E-mailuri de la foști angajați sau colegi. Foștii angajați au adresa dvs. de e-mail, desigur, pentru că au lucrat odată cu dvs. Dacă au părăsit compania sau domeniul în situații mai puțin de stelare, este posibil să nu doriți să primiți e-mailurile în căsuța de e-mail. 
• E-mailurile personale pe care nu le doriți în căsuța de e-mail. Deoarece nu doriți să primiți e-mailuri de la unii foști colegi, este posibil să aveți și foști prieteni ale căror e-mailuri nu doriți să mergeți în căsuța de e-mail. Sau, pur și simplu doriți să păstrați e-mailul personal separat de e-mail-ul dvs. de afaceri.
• Vânzări prin e-mail. Dacă ați participat vreodată la o expoziție sau ați făcut afaceri cu o companie, probabil veți primi e-mailuri de vânzări. Dacă nu sunteți în prezent pe piață pentru acest produs, este posibil să doriți să păstrați aceste mesaje de e-mail în căsuța de e-mail.  
  

Acestea sunt doar câteva exemple de tipuri de mesaje pe care doriți să obțineți un anumit control. Sunt sigur că te poți gândi mai mult. În unele cazuri, este posibil să nu doriți mesajele deloc. În alte cazuri, nu doriți ca ei să se agite în căsuța poștală, dar doriți să-i faceți. În ambele cazuri, configurarea regulilor în Outlook vă poate ajuta să blocați sau să filtrați e-mailurile nedorite.

Ce este vorba de agresiune?

Cyberbullying este un tip special de e-mail nedorit care trebuie tratat diferit. Din păcate, agresiunea cibernetică este o problemă serioasă care devine tot mai frecventă. E atât de gravă, încât trebuie să o atingem aici.

Puteți să vă gândiți la hărțuire cibernetică ca la ceva care se întâmplă copiilor, dar poate afecta și adulții. StopBullying.gov definește propagarea cibernetică ca:

"Cyberbullyingul include trimiterea, postarea sau partajarea conținutului negativ, dăunător, fals sau media despre altcineva. Poate include și partajarea de informații personale sau private despre altcineva care provoacă jenă sau umilire".

Dacă vi se întâmplă hărțuire cibernetică, urmați pașii următori:

1. Salvați dovezile. Veți avea nevoie de acest lucru dacă aveți nevoie să luați măsuri cu autoritățile legale sau cu departamentul HR al companiei dvs..
2. Raportați mesajul. În cazul în care agresiuneaeste de la cineva din compania dvs., puteți raporta mesajul departamentului dvs. de resurse umane. Dacă mesajul este din afara companiei dvs., raportați-l furnizorului dvs. de servicii online și Outlook. De asemenea, dacă vă simțiți amenințat, raportați mesajul autorităților legale.
3. Blocați expeditorul.Puteți bloca mesaje de la un anumit expeditor în Outlook. Consultați instrucțiunile de mai jos în acest tutorial.
   

Puteți afla mai multe despre spargerea cibernetică de la site-ul Departamentului de Sănătate și Servicii Umane, StopBullying.gov. 

Cum să blocați și deblocați mesajele de la un expeditor specific

Puteți utiliza instrumentele Outlook pentru a bloca toate mesajele de la un anumit expeditor și pentru a le trimite automat la dvs. E-mail nedorit pliant. 

1. Blocați mesajele de e-mail

Iată cum se face: 

Pasul 1. Selectați mesajul de blocat

Din Inbox Outlook, selectați un mesaj de la expeditorul pe care doriți să îl blocați. În acest exemplu, vom folosi un fost angajat fictiv, Timothy Tester:

Puteți bloca mesajele de e-mail de la un anumit expeditor în Outlook. 

Faceți clic dreapta pe mesaj. Va apărea un meniu pop-up:

Pentru a bloca un mesaj în Outlook, clasificați unul dintre mesaje ca Juncați și apoi blocați expeditorul.

Pasul 2. Selectați opțiunea Blocare expeditor

Selectează deșeuri opțiune din meniu. Un alt meniu pop-up afișează:

Mesajele blocate vor merge direct în dosarul E-mail-uri nedorite.

Alegeți prima opțiune, Blochează expeditorul. Apare un prompt care indică faptul că expeditorul e-mailului selectat va fi pus pe dvs. Expeditori blocați listă. Apasă pe O.K pentru a confirma această acțiune.

Notă: Există o limită a numărului de adrese de e-mail pe care le puteți bloca în MS Outlook. Această limită este de 500.

După ce mesajul este blocat, acesta dispare din căsuța de e-mail. Mesajele futures de la acea adresă de e-mail merg la dvs. E-mail nedorit pliant.

2. Deblocați mesajele de e-mail

După ce ați blocat un expeditor, vă puteți răzgândi. Din fericire, puteți debloca un expeditor blocat. Pentru a debloca un expeditor:

Pasul 1. Alegeți opțiunea Junk

Faceți clic pe orice mesaj. Faceți clic dreapta pentru a afișa meniul pop-up și faceți clic pe deșeuri opțiune. Apare un alt meniu:

Opțiuni de e-mail nedorite selecția deschide Junk Email opțiuni căsuță de dialog.

De data aceasta, alegeți E-mail nedorit opțiuni din drop-down. Junk Email opțiuni caseta de dialog afișează:

Selectează Expeditori blocați din fila Opțiuni de e-mail nedorite căsuță de dialog.

Pasul 2. Deblocați expeditorul

Apasă pe Expeditori blocați pentru a vizualiza o listă de adrese de e-mail blocate:

Faceți clic pe adresa de e-mail pe care doriți să o eliminați din listă.

Apasă pe Elimina din partea dreaptă a casetei de dialog. Adresa este eliminată din Expeditori blocați listă. Clic O.K în partea de jos a casetei de dialog pentru a salva modificările. Mesajele viitoare de la acest expeditor nu vor fi trimise la E-mail nedorit pliant.

Notă:Mesajele vechi de la expeditorul anterior blocat vor fi în continuare în agenda ta E-mail nedorit pliant. Dacă doriți să fie într-un alt dosar, va trebui să le mutați manual.

Trei motive comune pentru a configura un filtru automat pentru Outlook (cele mai bune practici)

Adesea, mesajele de e-mail "nedorite" pe care le primiți în Outlook nu sunt spam și nu trebuie să fie blocate. În schimb, acestea pot fi mesaje pe care doriți să le rezolvați în același timp sau mesaje pe care doriți să le priviți mai târziu. Pentru aceste mesaje, este o idee bună să configurați un filtru de e-mail automat în Outlook. Acest filtru Outlook, creat utilizând Reguli în Outlook, trimite automat mesaje specifice către folderele Outlook.

Iată câteva motive comune pentru a utiliza un filtru de autofiltere Outlook:

1. Pentru a păstra împreună e-mailurile asociate. Să presupunem că lucrați la un proiect cu colegi. Ca parte a comunicării proiectului, primiți o mulțime de e-mailuri. Doriți să păstrați toate e-mailurile legate de proiect într-un anumit dosar, astfel încât să le puteți găsi rapid.
2. Pentru a păstra împreună e-mailurile de abonament. Aveți mai multe abonamente prin e-mail legate de afacerea dvs. Nu ai întotdeauna timp să le citești imediat, dar vrei să le ții să citească mai târziu. Utilizați un filtru Outlook pentru a le sorta într-un dosar de abonament.
3. Pentru a păstra e-mailurile de la același expeditor în același loc. Să spunem că antrenezi un angajat. Vă trimit o mulțime de e-mail-uri cu întrebări și doriți să urmăriți ce ați trecut cu ei. Un filtru de e-mail vă poate ajuta.
   

După cum vedeți, este o practică bună să păstrați împreună e-mailurile asociate. Desigur, există multe alte motive pentru a avea e-mailuri de filtrare Outlook pentru dvs. și puteți să vă gândiți, probabil, la propriile exemple în care crearea unei reguli de autofiltrare în Outlook ar fi de ajutor.

Cum se configurează o regulă de autofiltere Outlook (Video)

Aflați cum să creați un filtru Outlook pentru a autofiltra mesajele de e-mail în acest scurt videoclip:

 

Sau puteți examina pașii instrucțiunilor scrise de mai jos.

Cum se filtrează e-mailuri în Outlook utilizând reguli

Puteți utiliza caracteristica Reguli Outlook pentru a configura o regulă care pune toate e-mailurile de la un anumit expeditor (sau un grup de expeditori) într-un anumit dosar. Acest lucru vă va ajuta să vă organizați mesajele primite și, de asemenea, să vă ajutați să găsiți rapid mesajele importante de e-mail. Pentru mai multe detalii despre modul de utilizare a regulilor, studiați tutorialul nostru privind crearea regulilor MS Outlook:

În pașii de mai jos, vă vom arăta cum să configurați un filtru de autofiltre, astfel încât e-mailurile de abonament de la un anumit expeditor să meargă automat la un dosar de e-mail Outlook etichetat Abonamente. Folosesc un abonament prin e-mail ca exemplu aici, dar pașii pot fi aplicați oricărui expeditor al cărui e-mailuri doriți să filtrați automat.

Notă:Înainte de a crea Filtrul automat pentru acest exemplu, am creat un dosar MS Outlook numit Abonamente.Pentru mai multe informații despre crearea unui dosar în Outlook pentru e-mailuri specifice, studiați acest tutorial:

Cum să autofiltrați mesajele de la un singur expeditor sau de la mai mulți expeditori

Puteți utiliza instrumentul Reguli Microsoft Outlook pentru a filtra mesajele dvs. de e-mail.

Pasul 1. Deschideți Expertul regulilor

Asigurați-vă că aveți un dosar pentru filtrarea mesajelor. În acest caz, vom folosi noul folder creat etichetat Abonamente:

Asigurați-vă că aveți un dosar pentru filtrarea mesajelor.

Apasă pe Fişier în colțul din stânga sus al ecranului pentru a accesa informatii despre cont fereastră. Apoi faceți clic pe Gestionați regulile și alertele pentru a deschide caseta Reguli și alerte căsuță de dialog:

Puteți accesa Reguli Wizard de la Reguli și alerte căsuță de dialog.

Pasul 2. Selectați Mutați mesaje de la cineva la un șablon de folder

Există un șablon configurat pentru filtrarea automată a mesajelor într-un dosar, deci selectați opțiunea respectivă. (Este prima opțiune în cadrul Stați organizat .) Faceți clic pe Următor → în partea de jos a Reguli Wizard. 

Cea mai simplă modalitate de a configura o regulă de autofiltrare în Outlook este să utilizați un șablon.

Apare următorul ecran al expertului:

Utilizați următorul ecran al Reguli Wizard pentru a defini condițiile pentru noua regulă de autofiltrare.

Pasul 3. Alegeți adresa de e-mail sau adresele care urmează să fie filtrate

În ecranul următor al ecranului Reguli Wizard, dați clic pe caseta de selectare de lângă prima opțiune și faceți clic pe Persoane sau grup public hyperlink sub Pasul 2 din expertul (spre partea de jos a casetei de dialog). A Regulă Adresa se deschide dialogul care arată unele dintre contactele tale.

Selectați adresa (adresele) de e-mail la care doriți să aplicați regula autofiltrare.

În partea de sus veți vedea informațiile de contact pentru un abonament prin e-mail numit zilnic. Selectați ambele intrări de contacte pentru Daily și apoi faceți clic pe Din în partea de jos a paginii. O astfel de perspectivă va completa automat câmpul de lângă Din cu adresele de e-mail ale contactelor selectate.

Clic O.K. Regulă Adresa dialogul se închide. Clic Următor → în partea de jos a Reguli Wizard. Ecranul următor vă solicită să selectați acțiunile pe care le puteți efectua Outlook cu mesajele care îndeplinesc această condiție:

In acest Reguli Wizard ecranul spune Outlook ce acțiuni să ia. 

Pasul 4. Selectați folderul pentru autofilter

Selectează mutați-l în directorul specificat opțiune. Apoi faceți clic pe specificate link-ul hyperlink în Pasul 2 secțiune a expertului:

Selectați dosarul la care doriți să filtrați autofiltre mesajele dvs..

Selectați dosarul în care doriți să fie trimise mesajele autofiltrate (în acest exemplu, Abonamente pliant). Apoi, faceți clic pe O.K. Apoi faceți clic pe Următor → butonul din partea inferioară a butonului Reguli Wizard.

Reguli Wizard întreabă dacă există excepții de la regula autofiltrare pe care tocmai ați creat-o. Dacă există, puteți să le introduceți acum. Dacă nu, selectați Următor → butonul din partea inferioară a expertului.

Pasul 5. Aplicați regula Autofilter

Pentru a termina procesul de configurare a regulilor, vi se solicită să denumiți regula pe care tocmai ați creat-o și să o activați:

Activați regula Autofilter pe care tocmai ați setat-o ​​și ați terminat-o.

De asemenea, puteți alege să executați regula privind mesajele deja în căsuța dvs. poștală, făcând clic pe caseta de selectare de lângă opțiunea respectivă. Când ați terminat, faceți clic pe finalizarea buton. Apoi, faceți clic pe aplica și apoi O.K pe Reguli și alerte fereastră de dialog pentru a salva modificările.

Tocmai ai creat un Filtrul automat regula pentru a sorta mesajele de e-mail de la anumiți expeditori într-un dosar din MS Outlook. Atunci când mesajele noi provin de la acești expeditori, aceștia vor merge direct la dosarul pe care l-ați ales, mai degrabă decât în ​​căsuța de e-mail. Puteți să le examinați la dispoziția dvs..

Mai multe sfaturi utile și strategii utile

Nu uita înscrieți-vă la buletinul informativ Tuts + Business și apucați-ne eBook-ul gratuit: Ultimul Ghid pentru Inbox Zero Mastery. Este echipat cu strategii de organizare a căsuței poștale și sfaturi ucigașe pentru gestionarea mai eficientă a tuturor e-mailurilor primite.

Începeți filtrarea automată a e-mailurilor de astăzi

Tocmai ați învățat despre stabilirea de reguli în Outlook pentru a autofiltra mesajele de e-mail Outlook. De asemenea, ați învățat câteva principii despre spargerea cibernetică și tratarea mesajelor spam. Acum că înțelegeți mai bine cum să creați reguli de autofiltere în Outlook, sunteți gata să începeți să gestionați mai eficient mesajele dvs. de e-mail.