Cum se creează primul pivot în Microsoft Excel

Cu toții avem de-a face cu supraîncărcarea datelor. Mai mult ca niciodată, avem nevoie de modalități ușoare de a lua un set mare de date și de a găsi înțeles în interiorul acestuia. Dacă lucrați cu foi de calcul în Microsoft Excel, Tabele pivot reprezintă o soluție ideală pentru supraîncărcarea datelor. Puține instrumente sunt la fel de ușor de utilizat și de puternic ca și PivotTables.

Cu un PivotTable, puteți să indicați Excel la o listă de date și să o rezumați cu ușurință cu câteva clicuri. Puteți să vă segmentați rapid datele, să le calculați și să le rezumați prin tragerea și plasarea câmpurilor.

Acest PivotTable a fost folosit pentru a rezuma o listă lungă de facturare a clienților într-un singur raport ușor de citit.

În acest tutorial, vă voi învăța cum să creați un PivotTable în Excel. La sfârșitul acestui tutorial, veți avea abilitățile de a rezuma datele din foi de calcul folosind una dintre cele mai puternice caracteristici ale Excel.

Ce este un PivotTable?

Un PivotTable este un instrument pentru a face sens unei mari liste de date. Când aveți o foaie de calcul mare cu multe rânduri, este util să rezumați datele într-un PivotTable Excel.

Iată un exemplu simplu: aveți o listă mare de clienți facturați ca parte a activității dvs. independente. Fiecare rând este un proiect sau un produs pentru care am facturat un client. La sfârșitul anului, cum pot să îmi revizui munca și să văd cum mi-am petrecut timpul?

Foaia mea de calcul conține o listă de clienți pe care i-am plătit pentru activitatea din ultimul an, dar este greu să se înțeleagă din datele.

De la o foaie de calcul, poate fi copleșitoare să înțelegeți datele. Dacă aș vrea să știu suma totală pe care am taxat-o pentru fiecare client? Sigur, aș putea să filtrez după fiecare client și să-l rezum, dar este mult mai ușor să o faci.

Un PivotTable ne ajută să rezumăm și să înțelegem datele. În exemplul de mai jos, am creat un tabel Excel din foaia de calcul și mi-am însumat facturile pe client. 

PivotTable în Excel, exemplu de facturare a clientului afișat corect.

Pivotul, prezentat în partea dreaptă, reprezintă o modalitate excelentă de a rezuma datele. Am arătat fiecare "Client" ca rând propriu și mi-a însumat suma "facturată". 

Observați că în foaia de calcul originală am făcut mai multe runde diferite de lucru pentru un client numit "Schoen-Jacobson". PivotTable îmi însumează facturile mele pe o singură linie, ceea ce este foarte convenabil.

Puteți să trageți și să lăsați câmpuri pentru a reduce datele și pentru a le vizualiza într-o varietate de moduri. În exemplele de mai jos, am folosit același PivotTable cu diferite tipuri de rând pentru a înțelege mai bine datele mele.

Același PivotTable Excel cu diferite setări poate să rezumă datele mele în moduri diferite; în acest caz, văd cum munca mea este împărțită între clienți, ani și tipuri de muncă pe care le-am făcut.

Pe scurt, PivotTables reprezintă un instrument de îmbunătățire și înțelegere a datelor din foile dvs. de calcul. Învățați cum să creați tabele pivot în Excel vă va ajuta să înțelegeți datele dvs. Să începem.

Cum se creează un PivotTable Excel (Watch & Learn)

Uneori, trebuie să vedeți un instrument ca PivotTables în acțiune pentru a vă gândi cum îl puteți folosi. Consultați videoclipul de mai jos pentru a afla cum să creați rapid un PivotTable în Excel:

 

Dacă doriți un ghid pas cu pas pentru crearea primului PivotTable în Excel, continuați să citiți tutorialul pentru a afla mai multe. Vă voi arăta cum să creați un PivotTable și să înțelegeți datele mai bine.

1. Pregătiți-vă Excel PivotTable

Dacă doriți să urmați împreună cu acest tutorial, descărcați exemplul de lucru care este inclus în acest tutorial. Am completat unele date într-un registru de lucru, astfel încât să puteți crea un PivotTable în Excel și urmați împreună cu acest tutorial.

Dacă utilizați propriile date, nu există nici o problemă. Înainte de a crea un PivotTable, trebuie să ne asigurăm că datele noastre vor funcționa bine într-un PivotTable. Iată cheile mele pentru pregătirea datelor pentru un PivotTable:

1. Fiecare rând a datelor ar trebui să fie un record propriu. Practic, puteți utiliza fiecare rând pentru datele dvs..
2. Asigurați-vă că fiecare coloană are un antet și asigurați-vă că nu există coloane goale în datele dvs..

2. Creați PivotTable în Excel

Suntem gata să creați primul nostru PivotTable. Începeți prin a evidenția coloanele care conțin datele dvs. și apoi găsiți Introduce pe panglica Excel.

Cu datele dvs. evidențiate, faceți clic pe Masă rotativă butonul din stânga extremă a butonului Introduce pentru a crea primul PivotTable.

Evidențiați coloanele care conțin datele dvs. și faceți clic pe Masă rotativă pe Introduce pentru a crea primul PivotTable.

Acum va apărea o fereastră nouă pentru a finaliza crearea PivotTable în Excel. De obicei, aceste setări sunt lăsate în mod implicit, ceea ce va crea un PivotTable pe o foaie proprie. Du-te și apăsați O.K, și Excel va crea PivotTable.

Ați selectat deja tabelul care include datele dvs. Lăsați opțiunea inferioară setată la Foaie de lucru nouă pentru a plasa PivotTable pe fila proprie a cărții de lucru Excel.

3. Trageți și aruncați câmpurile

Odată ce ați creat PivotTable, Excel vă va duce la foaia nouă pentru a vă construi PivotTable. Cred că acest ecran este un constructor de rapoarte. Iată cum puteți citi acest meniu:

În partea dreaptă a ecranului este un meniu etichetat Câmpuri PivotTable. Veți vedea fiecare dintre coloanele din datele din listă, care sunt numite câmpuri într-un PivotTable.

În partea de jos a meniului sunt patru cutii: Filtre, coloane, rânduri, și valori. Puteți trage și plasa orice câmp în oricare dintre casete. 

Excel PivotTable Report Builder.

Să începem să tragem Client în jos în rânduri cutie. Apasa si trage Client din lista de câmpuri și trageți-o în caseta albă de mai jos rânduri.

Atunci când tragem Client la rânduri , Excel PIvotTable pune fiecare client pe rândul său propriu.

Acum ajungem undeva! Pentru că am plasat-o Clienți domeniu în rânduri , PivotTable pune fiecare client pe rândul său. 

Acesta este modul în care funcționează PivotTables: puteți glisa și plasa câmpurile în diferite casete, iar PivotTable va afișa acel câmp în caseta pe care o trageți. Puteți afișa un câmp ca un Filtru, rând, coloană, sau Valoare.

În captura de ecran de mai jos, iată un alt exemplu rapid. Am târât și am scăpat Tip de proiect la coloane camp. Acum, Excel PivotTable arată fiecare dintre tipurile de proiecte din datele noastre originale ca o coloană proprie.

De data aceasta, am tras Tipul proiectului în câmpul de coloane. Aceasta arată fiecare tip de proiect într-o coloană proprie.

Voi continua și anulați aceste schimbări și vă mișcați Client înapoi la rânduri cutie.

Dacă am fi vrut să știm cât de mult am facturat fiecare client? Amintiți-vă că avem acest lucru în datele noastre originale, în Sumă facturată coloană. Trebuie să adăugăm sumelela masă, de asemenea.

Deoarece vrem să vedem aceste valori ca valori numerice, să tragem Sumă facturată la valori cutie (colțul din dreapta jos).

Numărul clientului în PivotTable Excel.

Acum, avem o listă a numărului de ori pe care l-am taxat fiecare client pentru muncă. A doua coloană se calculează de fiecare dată când am lucrat cu un client și arată numărul total.

Cu toate acestea, nu vrem să vedem numara din proiectele pe care le-am făcut pentru fiecare client. Vrem să cunoaștem totalul de dolari sau suma a ceea ce le-am facturat în schimb.

Faceți clic dreapta pe numerele din a doua coloană. Găsiți opțiunea care citește Rezumați valorile prin și alegeți Sumă. Veți vedea acum că sumele sunt sumate și putem vedea totalul de dolari pentru fiecare client.

După ce ați abandonat câmpul Sumă facturată în valori, faceți clic dreapta pe date și alegeți Rezumați valorile cu> Sumă pentru a rezuma sumele per client în loc să le numărați.

Am construit primul nostru PivotTable util, sumarizing facturile noastre de client. Acum, să adăugăm un al doilea câmp pentru a vedea și mai multe detalii.

Dacă am vrea să ne segmentăm datele chiar mai departe? Să spunem că am vrut să vedem nu numai clientul, ci și tipul de muncă pe care am făcut-o pentru acel client. 

Pentru a face asta, hai să luăm Tip de proiect câmp și trageți-l jos în rânduri și trageți-l deasupra Clientului. 

Tipul de proiect adăugat în PivotTable Excel.

Acum, contul nostru PivotTable are două nivele de detaliu: însumează munca noastră în funcție de tipul de proiect (Contabilitate, Lucrare juridică, Sitări, Instruire și Tutoriale) și apoi arată clientul pentru fiecare tip de muncă. Am adăugat două niveluri de detaliu în Excel PivotTable astfel încât să putem vedea clienți de top pentru fiecare tip de muncă.

Până acum, ar trebui să aveți niște idei despre modul în care ați putea folosi PivotTables pentru a vă ajuta să lucrați independent sau cu o afacere mică. Dacă aveți foi de calcul cu date și trebuie să le înțelegeți, încercați să le aruncați într-un câmp PivotTable și să rearanjați pentru a înțelege mai multe date.

Recapitulați și păstrați învățarea

PivotTables sunt unul dintre cele mai puternice instrumente pe care le cunosc în Excel. Dacă doriți să continuați să învățați competențele Excel, consultați tutorialele de mai jos:

• Bob Flisser are un tutorial avansat PivotTable care vă învață să combinați datele din foile multiple într-un singur PivotTable.
• Dacă trebuie să vă curățați foaia de calcul înainte de a crea un PivotTable, iată cum să găsiți și să eliminați duplicate.
• Dacă doriți o introducere mai fundamentală a funcțiilor Excel, consultați seria noastră Cum se face și se utilizează formule Excel.

Aveți întrebări despre cum să utilizați un PivotTable? Dacă da, anunțați-ne în comentariile de mai jos.