Share
În acest tutorial, veți învăța cum să vă creați propriul plan de proiect folosind o foaie de calcul Google pe care o puteți utiliza pentru proiectele proprii sau care vă puteți împărtăși cu echipa dvs..
Este o tehnică simplă pe care o puteți adapta oricăror proiecte care vă ajută să vă organizați timpul și să vă mențineți la timp.
Puteți, de asemenea, să o utilizați pentru a determina cât de mult timp va lua un proiect atunci când vă așezați la un client. Tot ce aveți nevoie este o foaie de calcul Google, deci să începem!
Creați o foaie de calcul nouă (Creați> Foaie de calcul). Setați Coloana A la "Sarcini" și Coloana B la "Durată" (care este în zile).
Se atribuie date ulterioare în coloanele C. Dacă nu aveți un anumit termen limită, estimați durata de timp: puteți adăuga sau elimina întotdeauna coloane mai târziu.
În coloana A, listați toate sarcinile care trebuie completate pentru proiectul dvs. Încearcă să fii cât mai specific posibil. Dacă lucrați cu o echipă, listați sarcinile tuturor. Acesta este un pas foarte important: cu cât mai multe detalii intrați, cu atât mai probabil nu trebuie să uitați nimic esențial.
Rearanjați-vă lista până când aceasta citește în ordine cronologică, cu prima sarcină din partea superioară și cea din partea de jos. Pentru acest proiect de exemplu, voi planifica un eveniment de lansare. Acest lucru poate necesita o gândire, dar merită să fie bine: unele sarcini nu pot începe până când nu sa terminat altul!
În coloana B, precizați cât timp va dura fiecare activitate, în zile. Acest lucru nu înseamnă că va dura toată ziua pentru a face o sarcină, doar că trebuie să permiteți zile diferite pentru fiecare. Este posibil să discutați acest lucru cu echipa sau contractorul extern pentru a obține o estimare corectă. Aceasta este o parte esențială a fazei de planificare, deoarece poate avea un impact negativ atunci când puteți începe sarcini viitoare.
Dacă lucrați cu o echipă, atribuiți o culoare fiecărui membru al echipei, astfel încât să poată vedea cu ușurință ce sarcini sunt responsabile.
Blocați durata de zile cu o culoare în câmpurile date corespunzătoare.
Puteți: începeți cu termenul limită și cu sarcina finală și lucrați înapoi, sau începeți de la început pentru a vă oferi o dată de încheiere a proiectului. Unele sarcini vor putea fi executate simultan, în timp ce altele ar putea să înceapă numai după încheierea unei sarcini anterioare. Pentru exemplul meu de a planifica un eveniment, voi începe cu termenul de 20 mai și voi lucra înapoi.
Dacă aveți o echipă de proiect, asigurați-vă că utilizați o altă culoare pentru fiecare membru al echipei pentru a arăta care sunt atribuțiile fiecăruia.
Această etapă arată importanța planificării: în starea actuală, este posibil să depășiți termenul limită sau altfel este posibil să aveți nevoie de un membru suplimentar al echipei, de resurse suplimentare sau de alte informații suplimentare de la clientul dvs. În exemplul meu, mai jos, am rămas fără zile!
Dacă depășiți termenul limită sau nu puteți începe mai devreme, aruncați o privire asupra sarcinilor pe care le puteți deplasa la o dată anterioară sau ce sarcini ar putea rula în paralel.
Foile de calcul Google sunt ușor de împărtășit cu oricine. Accesați Fișier> Distribuiți și introduceți adresele de e-mail ale colaboratorilor dvs..
Puteți, de asemenea, să distribuiți un link prin Gmail, Google+, Facebook sau Twitter. Asigurați-vă că vă ajustați setările la Public pe web (pe care orice persoană cu acces la link poate accesa) sau pe care le păstrați privat.
Ați finalizat acum planul de proiect. Nu uitați să vă referiți la ea în fiecare zi pentru a vă menține pe drumul cel bun. Descărcați exemplul planului de proiect aici și puneți-l la bun sfârșit.
Ați folosit Google Spreadsheets pentru a urmări proiectele dvs. de afaceri? Dacă da, comentează cele mai bune sfaturi de mai jos.
Accentsconagua