Cum să creați copii de rezervă pentru toate e-mailurile Microsoft Outlook

Dacă dețineți o afacere, știți deja cât de importante sunt e-mailurile Microsoft Outlook. Acestea sunt modul în care comunicați cu clienții și pot fi, de asemenea, cum obțineți comenzi. Doriți să vă asigurați și să efectuați o copie de rezervă a informațiilor din contul dvs. MS Outlook, astfel încât să nu pierdeți informații de afaceri vitale. Dacă utilizați Microsoft Outlook pentru nevoile dvs. personale, cum ar fi comunicarea cu prietenii și membrii familiei sau pentru școală, aceste e-mail-uri sunt de asemenea importante.

Mulți utilizatori de e-mail, chiar profesioniști în afaceri, nu se gândesc la cât de multe informații stochează efectiv în sistemul lor de e-mail. Ei nu se gândesc cum să salveze e-mailurile Outlook înainte de a fi prea târziu și au pierdut deja unele informații.

Nu trebuie să fie așa pentru tine. Dacă aveți nevoie să aflați cum să faceți backup email-uri Outlook, acest tutorial este pentru dvs. Veți afla diferite metode de backup Outlook, variind de la modul de exportare a e-mailurilor din Outlook la modul de salvare a unui e-mail în format Outlook PST și multe altele. Vom discuta, de asemenea, cum să facem copii de siguranță ale altor date MS Outlook, cum ar fi informații de contact și multe altele. În cele din urmă, veți afla despre câteva programe de completare MS Outlook care vă pot ajuta să salvați emailurile Outlook.

Ghidul pentru Inbox Zero Mastery (descărcare gratuită a cărții electronice)

Înainte de a vă deplasa mai departe în învățarea cum să utilizați Microsoft Outlook, asigurați-vă că vă apucați de carte electronică gratuită: Ultimul Ghid pentru Inbox Zero Mastery. Este echipat cu strategii de organizare a căsuței poștale și sfaturi ucigașe pentru gestionarea mai eficientă a tuturor e-mailurilor primite.

1. De ce aveți nevoie de copii de rezervă din Outlook

Este posibil să nu vă gândiți la copierea de rezervă a mesajelor de e-mail MS Outlook, dar ar trebui. Dacă ați pierdut accesul la contul dvs. de e-mail? Toate informațiile de e-mail stocate în contul dvs. ar fi dispărut. Dacă utilizați contul de e-mail Outlook pentru afaceri, nu doriți ca acest lucru să se întâmple

Cel mai frecvent, oamenii pierd accesul la conturile lor de e-mail atunci când uită parola. Desigur, există, de obicei, pași pe care îi puteți lua pentru a vă recâștiga accesul la e-mail, dar aceștia pot consuma mult timp.

Celălalt motiv pentru care oamenii pierd accesul la conturile lor de e-mail este că contul lor a fost hacked. Dacă contul dvs. de e-mail Outlook a fost hacked, este posibil să vă fie dificil să accesați din nou. Dacă se întâmplă acest lucru și aveți un fișier de rezervă din Outlook actual, cel puțin veți avea datele de e-mail pe care le-ați copiat.

Nu uitați să copiați separat cele mai importante mesaje de e-mail. Unele e-mailuri conțin informații care sunt vitale pentru afacerea dvs.: un contract, o propunere sau chiar o factură. Veți dori să luați măsuri suplimentare pentru a vă asigura că aveți o copie de rezervă suplimentară a oricăror e-mailuri cu documente de afaceri importante sau discuții. Vă vom arăta exact cum să faceți acest lucru în pașii care urmează.

2. Cum de a copia rapid e-mailurile Outlook (Video)

Aflați cum să creați copii de siguranță ale emailurilor Outlook rapid utilizând fișiere PST în acest scurt videoclip:

 

3. Cum se face copierea de rezervă a Email-ului Outlook: șase metode

Acum că ați învățat importanța copierii informațiilor de e-mail Outlook, este timpul să începeți să învățați cum să faceți acest lucru. În această secțiune vă voi arăta șase metode pentru a crea copii de siguranță ale e-mailului Microsoft Outlook:

Metoda 1. Cum să exportați e-mailuri din Outlook în format PST

Primul mod de a crea o copie de rezervă a e-mailului dvs. MS Outlook este prin exportarea mesajelor de e-mail în format Outlook PST. Înainte de a afla cum să exportați informațiile Outlook în acest format, vă puteți întreba: ce este formatul de fișier Outlook PST și cum este diferit de un format de fișier Outlook OST?

Un fișier cu extensie .pst (fișier format PST) este un fișier de informații utilizat de Microsoft Outlook și Microsoft Exchange. Exemple de tipuri de date de e-mail Outlook pe care le puteți salva într-un fișier format PST includ: 

• Dosare de e-mail
• Informatii de contact
• Infornații despre adresă
• Outlook Calendar informații
  

Aveți posibilitatea să accesați un fișier Outlook PST de pe computerul sau serverul în care fișierul este salvat. De asemenea, puteți copia un fișier format PST în altă locație.

Un fișier PST este diferit de un fișier extensie .ost (fișier OST). Formatul de fișier Outlook OST vă permite să lucrați offline cu o copie a unui fișier stocat în contul Microsoft Exchange. Fișierul este sincronizat când reveniți online.

Pasul 1. Accesați Expertul de import și export

Acum, să învățăm cum să creați manual un fișier Outlook PST de rezervă. Porniți în Inbox Outlook și faceți clic pe Fişier tab. informatii despre cont apare ecranul:

Primul pas pentru crearea unui fișier de e-mail de rezervă este accesarea Expertului de import și export.

Apasă pe Deschideți și exportați opțiune:

Selectați opțiunea Import / Export.

Apoi, faceți clic pe Import Export buton. Sistemul se întoarce în căsuța de e - mail și în Expert de importare și export display-uri:

Expertul de import și export vă oferă o varietate de opțiuni de import și export.

Etapa. 2. Utilizați Expertul pentru a exporta e-mailuri din Outlook în formatul de fișier PST

Selectează Exportați într-un fișier și apoi faceți clic pe Mai departe> butonul din partea inferioară a expertului. Expertul vostru vă solicită să selectați un tip de fișier:

Alegeți formatul fișierului Outlook PST.

Alege Fișierul de date Outlook (.pst) opțiune. Apasă pe Mai departe> buton. Apoi, vi se solicită să selectați un folder Outlook pe care doriți să-l exportați:

Alegeți folderul Outlook care conține datele de exportat.

Utilizați bara de derulare pentru a vă deplasa în sus și în jos pentru a vedea toate folderele Outlook existente. Când ați selectat un dosar, faceți clic pe Mai departe> buton.

Notă: De asemenea, puteți să salvați din această solicitare datele de contact Outlook, informațiile din calendar, notele și sarcinile.

Pasul 3. Selectați calea în care doriți să stocați backupul PST

Alegeți unde să salvați fișierul.

În următorul prompt, răsfoiți pentru a găsi o cale de export a fișierului de date Outlook la. Sau, puteți salva fișierul în calea implicită. Dacă salvați fișierul în calea implicită, va trebui să specificați dacă doriți să permiteți articole duplicat. De asemenea, puteți schimba numele fișierului pe această solicitare, ceea ce este o idee bună, deoarece numele implicit al fișierului este: backup.pst. Rețineți numele fișierului și locația fișierului Outlook PST pe care ați selectat-o, astfel încât să puteți găsi mai târziu fișierul Outlook PST.

Când ați făcut selecțiile, faceți clic pe finalizarea butonul din partea de jos a promptului. Vi se solicită să creați o parolă. Acesta este un pas opțional, dar ar putea fi important dacă datele pe care le copiați sunt foarte sensibile și trebuie protejate.

După ce ați exportat folderul selectat într-un fișier PST, puteți verifica dacă fișierul există acolo deschizând dosarul Explorator de fișiere.

Pasul 4. Găsiți fișierul Outlook PST și copiați sau mutați-l într-o locație nouă

După ce ați creat fișierul de e-mail de rezervă, puteți să îl deschideți Explorator de fișiere și găsiți fișierul de backup Outlook pe care tocmai l-ați făcut. O veți recunoaște din cauza fișierului Tipva fi Fișierul de date Outlook:

Accesați locația fișierului Outlook PST pentru a găsi fișierul de backup pe care l-ați creat. 

• Pentru a muta un fișier, faceți clic pe el și trageți-l în dosarul în care doriți să fie.

• Pentru a copia un fișier, faceți clic pe fișierul pe care doriți să îl copiați și apăsați pe CTRL + C. Deschidedosarul în care doriți fișierul să fie și apăsați CTRL + V.

În acest caz, hai să mutăm unele fișiere într-un folder nou pe care tocmai l-am creat numit Testarea. După ce ați mutat fișierul într-o nouă locație de fișier Outlook PST, deschideți Explorator de fișiere pentru a vedea fișierul de backup Outlook:

Backup Outlook PST Fișiere copiate într-o locație nouă.

Etapa. 6. Accesați fișierul de e-mail de rezervă din Outlook

Este minunat să puteți crea fișiere de rezervă, dar acestea nu vă vor ajuta cu adevărat până când nu le puteți deschide din nou în contul dvs. de e-mail. Pentru acest exercițiu, am creat un fișier de e-mail de rezervă numit XYZProject.pst utilizând alt cont de e-mail Outlook. Voi deschide acest fișier din contul meu de e-mail de lucru Outlook.

Pentru a accesa fișierul de backup Outlook, porniți de la Informații despre contul Outlook ecran. Clic Open & Export> Deschideți fișierul de date Outlook.

Explorator de fișiere se deschide la locația implicită. Dacă ați salvat fișierul de rezervă din alte domenii, va trebui să navigați la locația în care este stocat fișierul PST de rezervă. Pentru acest exemplu, trebuie să navighez la Testarea folderul pe care l-am creat mai devreme

Pentru acest exemplu, locația fișierului Outlook PST se află în dosarul Testare.

Faceți clic pe fișier, apoi faceți clic pe Deschis. Sistemul revine în căsuța de e-mail.

Fișierul (fișierele) de backup restaurate apar în partea de jos a ferestrei Panoul de navigare.

În panoul de navigare din stânga, veți vedea o nouă categorie în partea de jos a panoului, sub arhive: Datele Outlook. Această categorie conține informațiile din dosarul de copiere de rezervă pe care tocmai l-ați deschis. Pentru a deschide fișierul și a accesa datele, faceți clic pe săgeata din partea stângă a acestuia. Deoarece dosarul pe care l-am arhivat a fost un subfolder al meu Inbox când l-am arhivat, structura a fost păstrată. De asemenea, trebuie să dau clic pe săgeata din stânga cuvântului Inbox.

Acum puteți vedea dosarul restabilit.

Acum puteți deschide dosarul pentru a vedea e-mailurile din interior. De asemenea, puteți glisa și fixa mesajele în alte foldere de e-mail.

Metoda 2. Cum să aruncați și să trageți e-mailuri în dosarele Explorer

O modalitate rapidă și ușoară de a face o copie de rezervă a unui singur mesaj de poștă electronică este să o trageți din coșul Dvs. de intrare Outlook într-un mesaj Explorator de fișiere pliant.

Începeți să deschideți folderul Outlook care conține mesajul pe care doriți să îl creați. Atunci deschide-te Explorator de fișiere la dosarul în care doriți să stocați mesajul de e-mail de rezervă:

Puteți să transferați mesajele de e-mail drag-and-drop pentru a le muta de la Outlook la Explorator de fișiere.

Faceți clic pe mesajul de e-mail și trageți-l în Explorator de fișiere pentru a crea o copie de rezervă de e-mail:

Fișierul de copie de rezervă din Outlook pe care l-ați creat cu drag-and-drop este un fișier Outlook, nu un fișier de date Outlook.

După cum puteți vedea, e-mailul la care am copiat Explorator de fișiere este acum în dosarul meu ca un Elementul Outlook (nu un fișier PST). Dacă faceți dublu clic pe elementul din interior Explorator de fișiere, mesajul se deschide în Outlook. 

Metoda 3. Cum se salvează emailurile Outlook ca fișiere HTML sau TXT

O altă metodă de a crea o copie de siguranță a unui mesaj Outlook este de a salva e-mailul ca fișier HTML sau TXT. Acest fișier poate fi apoi stocat în cloud. Puteți chiar să atașați fișierul la un mesaj de poștă electronică, dacă doriți.

Începeți prin deschiderea căsuței de acces Outlook, dați clic pe mesajul de e-mail pe care doriți să îl creați înapoi pentru al deschide. În exemplul de mai jos, fac o copie de rezervă a unui e-mail despre o factură:

Iată e-mailul Outlook care trebuie copiat în siguranță. Atașamentul trebuie să fie susținut separat.

Notă: Atasamentul pe factură nu va fi copiat utilizând această metodă. Pentru a crea o copie de siguranță a atașamentului, descărcați-o, faceți o copie și redenumiți copia.

Faceți clic pe Fişier în partea de sus a ecranului. Se afișează următorul ecran:

Puteți salva un e-mail Outlook în format HTML sau TXT.

În partea stângă, faceți clic pe Salvează ca opțiune. Explorator de fișiere apare. Selectați calea în care doriți să stocați mesajul de e-mail de rezervă. În partea de jos a ecranului, faceți clic pe săgeata din partea dreapta a ecranului Salvați ca tip. Veți vedea următorul meniu drop-down cu opțiunile de tip fișier:

Meniul drop-down vă permite să alegeți tipul de fișier pe care doriți să-l salvați ca e-mail.

Selectați tipul fișierului în care doriți să salvați e-mailul.

Metoda 4. Cum să redirecționați un e-mail către un alt cont de e-mail

Dacă aveți un alt cont de e-mail, o modalitate rapidă și convenabilă de a crea o copie de rezervă a unui e-mail este să o trimiteți la adresa dvs. de e-mail. Un avantaj al acestei metode este că atașamentul va fi de asemenea transmis.

Începeți prin a deschide e-mailul Outlook pe care doriți să îl creați.

Puteți trimite un mesaj de poștă electronică Outlook pentru a crea o copie de rezervă.

Apasă pe Redirecţiona pictograma în Panglică.

Alegeți un e-mail pentru a vă redirecționa mesajul.

Introduceți una sau mai multe adrese de e-mail pe care doriți să trimiteți copia de e-mail de rezervă.

Metoda 5. Back Up Outlook Email prin ecran Capture

Dacă ați încărcat software-ul de captare a ecranului pe computerul dvs., puteți să faceți o captură de ecran ca rezervă pentru a arăta că ați primit un e-mail special (și ceea ce a spus acest e-mail).

Această metodă de copiere de rezervă prin e-mail poate fi deosebit de utilă atunci când vă adresați asistenței tehnice dacă doriți să trimiteți un e-mail pe care l-ați primit de la ei.

Metoda 6. Utilizați un add-in pentru Backup prin e-mail

V-am oferit o mulțime de metode de backup de e-mail Outlook. Dar, există și o mulțime de instrumente software care vă pot ajuta cu backup-urile de e-mail Outlook. Iată o descriere a câtorva dintre ele:

1. Dropbox Add-in. Dacă ați instalat add-on-ul Dropbox, puteți să distribuiți atașamente ca link-uri Dropbox. De asemenea, puteți să salvați sau să copiați fișierele atașate la e-mailurile primite în Dropbox. Dat fiind că Dropbox este un spațiu de stocare securizat în cloud, informațiile dvs. vor fi sigure, chiar dacă se întâmplă ceva cu computerul.
2. Evernote Add-in. Suportul Evernote vă permite să fixați orice fir de e-mail Outlook (inclusiv fișierele atașate). Aceasta înseamnă că puteți accesa aceste e-mailuri pe orice dispozitiv unde puteți accesa Evernote. De asemenea, puteți utiliza Evernote pentru a vă organiza mesajele de e-mail stocate.
3. Microsoft OneNote. Sistemul notebook și sistemul de fișiere Microsoft, OneNote, vă poate ajuta, de asemenea, să gestionați mesajele Outlook. Dacă l-ați integrat cu Outlook, puteți salva e-mailuri (și atașamentele lor) în dosare cu orice fișiere asociate.
4. TechHit MessageSave. Adăugarea mesajului MessageSave pentru Outlook are o serie de funcții utile de backup Outlook, inclusiv capacitatea de a respecta standardele guvernamentale pentru păstrarea e-mailurilor. De asemenea, puteți stoca mesajele de e-mail cu alte documente asociate. Stocați e-mailurile Outlook de rezervă în format MSG sau PDF.

Aflați mai multe despre cum să utilizați Outlook Email eficient

Indiferent dacă sunteți proprietar al unei companii sau un profesionist în afaceri, e-mailul este un instrument important de comunicare. Este important să vă asigurați că e-mailurile dvs. sunt cât mai profesionale posibil. Aceste tutoriale vă pot ajuta:

Dacă aveți nevoie să deveniți mai buni la utilizarea MS Outlook, consultați restul Tutorialelor noastre de la distanță din seria: Ce este MS Outlook? (Instrument de software Pro Email).

Pentru a vă gestiona mai bine mesajele primite și pentru a vă păstra e-mailurile primite organizate, nu uitați să vă înscrieți la newsletter-ul Tuts + Business și să vă luați carte electronică gratuită: Ultimul Ghid pentru Inbox Zero Mastery. Este echipat cu strategii de organizare a căsuței poștale și sfaturi ucigașe pentru gestionarea mai eficientă a tuturor e-mailurilor primite.

De ce nu creați copii de rezervă pentru mesajele dvs. importante de Outlook din ziua de azi?

Acum că ați învățat cum să creați fișiere de rezervă MS Outlook, sunteți gata să configurați sistemul pentru a crea copii de rezervă pentru e-mailurile Outlook. Veți putea accesa datele dvs., chiar dacă veți pierde accesul la contul dvs. Outlook. Deci, ce vă împiedică să vă protejați informațiile de afaceri Outlook? De ce nu configurați backupul Outlook astăzi?