Cum puteți crea copii de rezervă pentru toate e-mailurile Gmail (Ghid complet)

Nu a fost niciodată mai important să creați copii de siguranță pentru e-mailurile Gmail. Cu hackerii care caută în mod constant slăbiciuni la cont, este posibil ca contul dvs. de e-mail să poată deveni compromis. Mesajele ar putea fi pierdute. S-ar putea să pierdeți și accesul la contul Gmail. Dacă se întâmplă acest lucru, veți dori să aveți o copie de siguranță Gmail bună.

Mulți dintre noi păstrează informații despre afaceri în conturile noastre de e-mail Gmail. Pierderea acestor informații ar putea fi destul de costisitoare. De aceea este important să vă asigurați că datele nu sunt pierdute.

Există mai multe modalități de a crea copii de siguranță ale e-mailurilor Gmail, dar mulți utilizatori Gmail nu înțeleg ce să facă. În acest tutorial, veți învăța cum să creați copii de rezervă pentru Gmail. Vom explica cum să utilizați utilitarul de backup Google (Google Takeout) pentru a crea copii de rezervă pentru Gmail. Vom discuta, de asemenea, câteva utilități Gmail de backup terță parte.

Învăța Sfaturi și strategii utile pentru e-mail

Înainte de a aborda backup-urile Gmail, nu uitați să faceți asta înscrieți-vă la newsletter-ul Tuts + Business și apucați-vă gratuit eBook: Ultimul Ghid pentru Inbox Zero Mastery. Este echipat cu strategii de organizare în cutia poștală și sfaturi ucigașe pentru gestionarea eficientă a tuturor email-urilor primite.

1. De ce aveți nevoie de Backupuri Gmail

Gmail conține informații importante despre companie. Clienții și clienții viitori îl folosesc pentru a vă contacta. Poate chiar conține informații de proiect sensibile.

Dar dacă mesajele dvs. de e-mail au fost pierdute sau compromise?

Adevărul este că conturile de e-mail și alte conturi online sunt hacked în tot timpul. Vestea este plină de conturi de încălcări ale datelor și alte erori de securitate. Dacă altcineva avea acces la contul dvs. de e-mail, este posibil să pierdeți unele dintre acele comunicări de afaceri importante.

În timp ce configurarea parolelor puternice Gmail vă poate ajuta să reduceți șansele ca un hacker să intre în e-mail-ul dvs., niciun sistem nu este sigur. În cazul unui scenariu cel mai defavorabil, este posibil să fie nevoie să ștergeți contul Gmail dacă este compromis. Pentru instrucțiuni despre cum să faceți acest lucru, urmați pașii din acest tutorial:

Și, bineînțeles, există o eroare de utilizator. Nimănui nu-i place să se gândească la asta, dar datele sunt adesea pierdute atunci când un utilizator șterge accidental un mesaj Gmail. Dacă acționați rapid, este posibil să restaurați un mesaj șters. Dar dacă a trecut ceva timp și nu aveți niciun sistem de backup Gmail, este posibil să fi pierdut acest mesaj pentru totdeauna. Pentru instrucțiuni despre cum să recuperați Gmail-urile șterse, revizuiți tutorialul Cum să vă preluați e-mailurile șterse (sau arhivate) în Gmail.

Actualizarea backup-urilor Gmail vă permite să restaurați mesajele dvs. de e-mail pierdute, dacă ar trebui să se întâmple ceva cu contul dvs. Gmail. Există mai multe metode pe care le puteți utiliza pentru a crea copii de rezervă pentru contul Gmail.

2. Cum să copiați copii de siguranță ale e-mailurilor Gmail cu Google Takeout

Google Takeout creează o copie a întregului Cont Google, inclusiv datele dvs. Gmail. Pentru ao folosi, iată ce trebuie să faceți:

1. Începeți prin tastare https://takeout.google.com/settings/takeout în browserul tău Adresa camp. Dacă nu sunteți conectat (ă) la contul dvs. Google, trebuie să vă conectați înainte de a putea utiliza utilitarul. Dacă sunteți conectat (ă), Google Takeout apare ecranul:

Utilizare Google Takeout pentru backup-urile de e-mail Gmail

2. Utilizați bara de parcurgere din partea dreaptă a ecranului pentru a vizualiza lista de date pe care le puteți copia cu utilitarul:

Pentru a crea o copie de rezervă a contului Gmail, asigurați-vă că cursorul este în partea dreaptă.

Veți vedea toate tipurile de date pe care le puteți accesa cu contul dvs. Google.

3. Glisați glisorul Gmail (din partea dreaptă a ecranului) spre dreapta pentru a crea copii de rezervă pentru contul dvs. Gmail. Dacă dați clic pe săgeata în jos spre stânga cursorului, ecranul se extinde și puteți rafina în continuare ce părți din Gmail doriți să creați copii de rezervă:

Creați copii de siguranță ale etichetelor Gmail specifice.

Alegeți una dintre următoarele opțiuni:

Dați clic pe butonul de comutare de lângă Includeți toată e-mailul pentru a vă salva întregul Gmail.
Faceți clic pe butonul de comutare de lângă Selectați etichetele pentru a afișa un ecran care vă permite să alegeți etichetele (dosarele) pe care doriți să le creați copii de rezervă.

4. După ce ați terminat selectarea tipurilor de date pentru a crea copii de rezervă, faceți clic pe Următor → din stânga jos a ecranului. Personalizați formatul de arhivă Afișaje pe ecran:

Alegeți formatele de arhivă de rezervă Gmail.

Utilizați acest ecran pentru a defini următoarele caracteristici ale arhivei:

Tip fișier. Tipul de fișier implicit pentru fișierul de arhivare este .zip. Dați clic pe săgeata în jos pentru a alege tipul de fișier .tgz. (Acest tip de fișier poate fi dificil pentru majoritatea utilizatorilor de a se deschide.)

Dimensiunea arhivei. Dimensiunea maximă a arhivei de fișiere este de 50 GB. Dați clic pe săgeata în jos pentru a alege una dintre următoarele dimensiuni: 1 GB, 2 GB, 4 GB, 10 GB, 50 GB.

Metoda de livrare. Acesta este modul în care veți obține datele dvs. arhivate. Faceți clic pe în jossăgeată pentru a alege între primirea unui link de descărcare a unui e-mail, a unui fișier în Google Drive, a unui fișier în Dropbox sau a unui fișier pe OneDrive.

Prudență: Arhivele stocate pe Google Drive se limitează la cota de stocare Google. Dacă arhiva dvs. este deosebit de mare, poate doriți să alegeți un alt mijloc de primire.

5. După ce ați terminat de selectat opțiunile pentru formatul de arhivă, faceți clic pe Creați arhivă butonul din colțul din stânga jos.

În ecranul următor veți vedea o notificare în care se pregătește arhiva dvs. (Procesul de arhivare nu este instantaneu.) Când arhiva dvs. este gata, veți fi informat despre locația arhivei prin e-mail. Iată cum ar putea arăta e-mailul:

Un e-mail vă anunță că copia de rezervă Gmail este gata pentru examinare.

Notă: E-mailul dvs. poate varia, în funcție de opțiunea pentru metoda de livrare pe care ați ales-o.

6. Urmați instrucțiunile din e-mail pentru a accesa arhiva Gmail. (În exemplul de mai sus, aș face clic pe Descărcați arhiva buton.)

3. Alte metode pentru a crea o copie de rezervă Gmail

În timp ce utilitarul Backup Google este destul de drept, trebuie să vă amintiți să creați arhiva Gmail. O modalitate mai automatizată de a crea copii de rezervă pentru e-mailul Gmail este de a utiliza un client desktop cum ar fi Microsoft Outlook, Thunderbird (iOS) sau Apple Mail.

Notă: Pentru acest exemplu, voi folosi Outlook. Dacă clientul desktop este diferit, pașii pe care îi urmați pot fi ușor diferiți.

Setați clientul desktop astfel încât să preia mesajele din Gmail pe computer prin protocolul IMAP. Iată ce trebuie să faceți:

Pasul 1. Activați accesul la contul IMAP

1. Du-te la Setări> Setări> Redirecționare și POP / IMAP în Gmail pentru a vă asigura că este activată funcția IMAP. Ecranul dvs. ar trebui să arate astfel:

Accesați Gmail Setări pentru a permite Acces IMAP.

Dacă IMAP nu este activat, faceți clic pe Activați IMAP comutare.

2. Google consideră că majoritatea aplicațiilor de e-mail de pe desktop sunt mai puțin sigure. Deci, va trebui să schimbați setările de securitate din contul dvs. Google, astfel încât să vă ofere accesul clientului dvs. de e-mail de pe desktop în contul Gmail. Pentru a începe, mergeți la https://myaccount.google.com/. Veți vedea Contul meu ecran:

Folosește Contul meu pentru a oferi accesul la e-mailurile de pe desktop la e-mailurile Gmail.

3. Selectați Aplicații cu acces la cont. Conectare și securitate apare ecranul. Derulați în jos pe Conectare și securitate ecran pentru a Permiteți aplicații mai puțin sigure: opțiune:

Google consideră că cele mai multe alte sisteme de e-mail sunt mai puțin sigure. Va trebui să glisați cursorul spre dreapta.

Glisați comutatorul spre dreapta, astfel încât clientul de e-mail de pe desktop să poată accesa contul Gmail.

Pasul 2. Adăugați contul Gmail la clientul dvs. de e-mail de pe desktop

Următorul pas este să adăugați contul dvs. Gmail pe clientul de e-mail de pe desktop. Procesul exact pe care îl veți folosi pentru a face acest lucru variază în funcție de clientul de e-mail de pe desktop.

1. Pentru MS-Outlook, faceți clic pe Fişier. Cand informatii despre cont apare ecranul, apasă pe Adaugă cont buton:

Apasă pe Adaugă cont pentru a oferi Outlook accesul la mesajele Gmail.

2. Veți fi invitat să introduceți contul Gmail și parola pe care doriți să o adăugați în Outlook. Introduceți informațiile și faceți clic pe Conectați buton. Se afișează promptul următor:

Ați dat Outlook accesul la mesajele Gmail.

3. Faceți clic pe O.K pentru a încheia conectarea contului dvs. Gmail la contul dvs. de birou. Conturile dvs. sunt conectate.

Veți primi un mesaj de e-mail cu linia de subiect: Mesaj de testare Microsoft Outlook în căsuța de e-mail Outlook. În căsuța dvs. poștală Gmail, veți primi același mesaj.

Din acest punct înainte, mesajele trimise la adresa dvs. Gmail vor fi, de asemenea, trimise către MS Outlook. Chiar dacă ați pierde accesul la contul Gmail, puteți să accesați în continuare mesajele Gmail prin Outlook. Rețineți, însă, dacă ștergeți un mesaj din contul Gmail, acesta va fi eliminat și din căsuța de e-mail Outlook.

Prudență: Filtrele și alte instrumente organizaționale pe care le-ați aplicat în căsuța de e-mail Gmail nu se pot reporta în sistemul dvs. de e-mail de pe desktop.

4. Utilitare de rezervă Gmail de la terțe părți

Încă o metodă de backup a mesajelor Gmail este de a utiliza un utilitar de backup terță parte. Iată patru opțiuni populare:

1. UpSafe

UpSafe Gmail utilitate de backup este gratuit și ușor de utilizat.

UpSafe este o copie de siguranță Windows Gmail gratuită și ușor de folosit, care vă permite să creați rapid copii de siguranță ale fișierelor Gmail de pe hard disk. O caracteristică de securitate frumoasă a acestui utilitar este că aplicația nu are acces niciodată la acreditările dvs. de conectare Google. Backupurile nu sunt însă automate. De aceea, trebuie să vă amintiți să efectuați o copie de siguranță a contului dvs. Gmail în mod regulat.

2. Gmvault Backup

Utilitarul de backup Gmvault funcționează pe un număr mare de platforme.

Utilizați GMvault pe mașini Windows, Mac, OSX sau Linux. Această aplicație populară open source vă permite să programați copiile de rezervă pentru a rula în mod automat, ceea ce este frumos, deoarece nu trebuie să vă faceți griji că ați uitat să creați copii de rezervă pentru Gmail. De asemenea, este un instrument bun pentru mutarea e-mailurilor de la un cont la altul. Este bazat pe linia de comandă, adică nu există o interfață grafică. Dar puteți realiza multe prin învățarea câtorva comenzi simple.

3. Spinbackup

Utilitarul Spinbackup Gmail oferă funcții de backup bazate pe cloud.

Spinbackup combină funcțiile de backup bazate pe nor și caracteristicile de securitate digitală într-un singur pachet. Dacă afacerea dvs. are nevoie de ambele opțiuni, acest instrument unic ar putea fi o alegere bună. Vă permite să configurați copii de rezervă automate, nu numai ale mesajelor Gmail, ci și toate datele de pe Google Drive, inclusiv persoanele dvs. de contact și calendarul. Prețurile variază în funcție de nevoile dvs. și de numărul de utilizatori.

4. SysTools Gmail Backup

SysTools este specializată în utilități de backup și recuperare de date.

SysTools oferă o mare varietate de utilități de backup și servicii de recuperare de date, inclusiv utilități de backup în cloud pentru Gmail și Google Apps. Atât versiunea Windows cât și cea Mac a utilitarului Gmail Backup sunt disponibile. În funcție de sistemul de operare pe care îl utilizați, mesajele dvs. pot fi salvate într-o varietate de formate. De asemenea, puteți aplica un filtru pentru a alege ce mesaje să fie copiate.

5. Faceți Gmail backup-uri o parte din fluxul de lucru

Pierderea mesajelor Gmail ar putea fi costisitoare. Gmail backup-urile ar trebui să fie o parte obișnuită a fluxului de lucru. Iată câteva dintre cele mai bune practici de backup ale Gmail pentru a vă ajuta să vă ghidați:

Continuați să urmați bunele practici de securitate Gmail. Deși dispuneți de un sistem de backup Gmail, puteți să vă asigurați că nu pierdeți mesaje importante de e-mail, obiectivul este încă de a păstra contul dvs. cât mai sigur posibil. Asigurați-vă că parolele Gmail pe care le utilizați sunt sigure și profitați de alte măsuri de securitate online Gmail.
Backup automat față de copii de rezervă manuală. În timp ce unele utilitare de backup Gmail vă permit să programați o copie de rezervă automată regulată, altele nu. În funcție de volumul de e-mail pe care îl primiți, frecvența de rezervă poate varia - cu cât mai multe mesaje primite, cu atât mai des trebuie să creați copii de rezervă pentru Gmail. Înțelegeți sistemul de backup pe care îl utilizați. Dacă utilitarul dvs. nu vă permite să programați copii de rezervă de rutină, rezervați o perioadă de timp obișnuită pentru a face backup-ul manual al mesajelor dvs. Gmail.
Verificați regulat fișierele de rezervă. Chiar dacă utilitarul de backup se execută automat, ar trebui să revizuiți din când în când fișierele de rezervă pentru a vă asigura că utilitarul funcționează corect. Dacă observați că fișierele de rezervă nu există sau că fișierele de rezervă au dimensiuni de câte 0 octeți, citiți din nou documentația utilitarului de rezervă sau contactați echipa de asistență pentru software-ul de rezervă pentru a rezolva problema.
Monitorizați spațiul de stocare de rezervă. Fiți conștienți de spațiul de stocare pe care îl aveți pentru folderele de rezervă. Dacă sunteți aproape de depășirea limitei de stocare, luați în considerare stocarea fișierelor de rezervă mai vechi într-o altă locație sau eliminarea acestora. (Prudență: Dacă ștergeți fișierele de rezervă mai vechi, este posibil să nu le puteți recupera dacă aveți nevoie mai târziu de acestea.)

Concluzie

Dacă nu faceți în mod regulat copii de siguranță ale e-mailurilor Gmail, riscați să vă pierdeți informațiile. Acum, că știți cum să creați copii de rezervă pentru Gmail, puteți reduce șansa de a pierde date prin susținerea serviciului Gmail.

Utilizați pașii pe care tocmai i-am arătat pentru a face backup-uri Gmail obișnuite.

Afaceri