Share
De ce sa întâmplat asta? Cum putem face acest lucru? Aceste două întrebări, ambele importante în contextul afacerilor, sunt în esență aceleași.
Cum pot fi două astfel de întrebări diferite identice? La urma urmei, una implică analizarea unui eveniment trecut, în timp ce celălalt implică planificarea pentru viitor. Răspunsul este simplu: în ambele cazuri solicitați aceeași întrebare de bază - care este: "ce lanț de evenimente determină un anumit rezultat?" Fie că așteptăm cu nerăbdare să planificăm un lanț de evenimente, fie că privim înapoi pentru a înțelege mai bine unul, puteți utiliza același instrument: Analiza cauzelor și a efectelor.
Cauza și efectul de analiză este de obicei folosit pentru a da seama de ce ceva a mers prost. Produsul dvs. eșuează, clienții dvs. sunt frustrați și pierdeți bani. Dar de ce? La urma urmei, totul a fost bine până acum trei luni. Analizând procesul de producție, este posibil să identificați problemele care sunt de vină. Odată ce ați stabilit unde se află problemele, puteți să le adresați - și să instituiți politici pentru a vă asigura că aceleași probleme nu apar din nou.
Analiza cauzelor și a efectelor vă poate ajuta să replicați un rezultat pozitiv. De exemplu, în această lună - pentru prima dată încoace - echipa dvs. a depășit obiectivele de vânzări. Ce sa întâmplat? Este ușor de spus "am avut noroc", dar de cele mai multe ori facem sau cel puțin încurajăm norocul nostru. Deci, care au fost elementele care au intrat în vânzările din această lună sunt mult mai eficiente decât înainte?
În timp ce analiza cauzelor și a efectelor este folosită în mod obișnuit pentru a înțelege ce sa întâmplat (de obicei, pentru a evita repetarea acesteia), aceasta poate fi de asemenea folosită pentru a ajuta la planificarea viitorului. Cum? Mai degrabă decât încercarea de a explica un rezultat existent, este posibil să se stabilească un rezultat sperat și apoi să se analizeze elementele necesare pentru a aduce rezultatul. Odată ce aveți o idee clară despre ceea ce este necesar, este mult mai ușor să creați un plan de acțiune care este probabil să reușească.
Deoarece procesul de analiză implică descompunerea întregului într-un set de părți individuale, puteți utiliza și diagrama creată prin Analiza cauzelor și a efectelor pentru a determina cine ar trebui să își asume responsabilitatea pentru care aspecte ale proiectului. Dacă ați petrecut mult timp în acest proces, puteți chiar să începeți o listă de sarcini pentru diferiți membri ai echipei de proiect.
Analiza cauzelor și a efectelor, așa cum se desfășoară în prezent în afaceri, este una dintre mai multe inovații japoneze menite să îmbunătățească calitatea și controlul calității. Procesul este realizat folosind o diagramă a unei pești de pește (numită astfel pentru că arată ca un schelet de pește) - cunoscută și ca o diagramă Ishikawa. Diagramele Ishikawa au fost proiectate în anii 1960 de către Kaoru Ishikawa, care a gestionat controlul calității proceselor din Șantierul Naval Kawasaki.
Fishbone Chart Template: Utilizați acest instrument pentru a identifica cauzele unei probleme de afaceri. Abordarea diagramei la analiza cauzelor și efectelor utilizează o diagramă standard pentru a încuraja brainstorming-ul și pentru a prezenta rezultate vizuale. Când diagrama este completă, este posibilă analizarea constatărilor împreună și determinarea celor mai importanți factori implicați fie în rezolvarea unei probleme, fie în obținerea succesului. Există patru etape implicate în analiza cauzei și efectului. Acestea includ identificarea problemei sau a scopului, brainstorming-ul, analiza și elaborarea unui plan de acțiune.
Întreaga echipă trebuie să fie de acord pentru ca procesul să aibă succes. Scopul sau problema este apoi scrisă pe "capul" peștelui. Să presupunem că obiectivul echipei este să se asigure că rapoartele de vânzări sunt finalizate în timp util la sfârșitul fiecărei luni. Odată ce echipa este de acord cu acest lucru, facilitatorul trasează o linie cu o cutie sau "cap de pește" la sfârșit. Scopul este scris în cutie.
Figura 1: Obiectivul aici este de a livra rapoarte lunare de vânzări la timp. Ce va fi nevoie pentru ca echipa dvs. de vânzări, managerii dvs. și scriitorul dvs. de raport să colaboreze și să producă rapoartele necesare în timp util? Adesea, este util să începeți cu cele șase zone generale care sunt cel mai probabil să influențeze aproape orice proiect de afaceri; acestea devin oasele primare ale peștelui.
Aceste șase domenii, cu toate acestea, nu sunt obligatorii; site-ul statului Carolina de Nord prezintă alte opțiuni după cum urmează:
Chiar și acestea, totuși, sunt doar sugestii. Multe organizații vin cu propriile lor categorii, selectate pentru a reflecta situația lor din lumea reală.
Figura 2: Categoriile unice de producție, cercetare, distribuție și scriere sunt identificate ca fiind categoriile care reflectă această problemă de afaceri. Pasul al doilea continuă cu detalii de brainstorming suplimentare bazate pe categorii generale. Ce persoane sunt necesare pentru a atinge obiectivul? Fiecare detaliu nou este indicat de o nouă linie trasată perpendicular pe os înainte de acesta. Pe măsură ce se adaugă detalii prin procesul de brainstorming, se adaugă mai multe "oase" în diagramă; în unele cazuri, graficul poate să rezolve foarte complex, deoarece există atât de multe nivele de detaliu care trebuie luate în considerare.
Figura 3: Se adaugă probleme specifice fiecărei categorii care formează detaliile (oasele) diagramei. Petreceți ceva timp examinând graficul. Vedeți aceleași nevoi sau preocupări care apar în locuri diferite? Care sunt cele mai importante elemente, fără de care ești sigur că eșuezi?
Pe măsură ce dumneavoastră și echipa dvs. vă uitați la diagramă, este foarte probabil ca temele majore să înceapă să apară. Veți încadra aceste teme pe graficul peștilor și apoi le veți organiza pe o pagină separată. S-ar putea să doriți să organizați teme majore prin importanța lor, sau în ordine cronologică.
Pe baza diagramei peștilor și a analizei dvs., ar trebui să apară un set clar de priorități. Aceste priorități vă vor ajuta să realizați un plan care să poată fi implementat imediat.
Ca orice alt instrument de afaceri, analiza cauzelor și a efectelor este la fel de eficientă ca și oamenii implicați în proces. Este ușor să faci o treabă slabă de identificare a problemei și a cauzelor - și dacă prima parte a procesului este făcută incorect, rezultatele vor fi mai puțin utile. De aceea este esențial să avem un lider familiarizat cu procesul și de ce este atât de important ca oamenii implicați în analiză să înțeleagă pe deplin problema și să poată gândi realist asupra soluțiilor.
Un articol din Nursing Times descrie utilizarea unei diagrame osoase de pește în Analiza Cauzei și a Efectelor pentru a determina cauzele problemelor cu linii de așteptare lungi la o clinică. Procesul a fost foarte eficient pentru grup și a avut ca rezultat unele idei inovatoare, printre care "stabilirea cerinței privind un sistem de urmărire a pacienților și luarea în considerare a mutării clinicii ambulatorii într-o clinică cu mai mult spațiu". Odată ce au venit cu aceste idei generale , au pus la punct un plan specific de acțiune, completat cu sarcini și termene limită. Puteți vedea o versiune simplificată a graficului pe care l-au creat:
Figura 4: Un exemplu de problemă privind timpul de așteptare al pacientului. De ce a funcționat acest proces atât de bine? Autorul spune: "A avea un facilitator a fost esențial pentru progresul discuțiilor, deoarece a lăsat grupul să se concentreze asupra problemei la îndemână, în timp ce altcineva a facilitat sesiunea". Ea descrie, de asemenea, câteva instrumente pe care grupul le-a folosit în timpul procesului de brainstorming, inclusiv Six Sigma instrument numit "Five Whys", care implică forarea de la cauze aparente la probleme adânc înrădăcinate.
Analiza cauzelor și a efectelor poate fi un instrument bun pentru organizația dvs. - sau poate crea mai multe probleme decât rezolvă. Linia de fund, dacă echipa dvs. nu are timp, autoritate, înțelegere sau conducere pentru a întreprinde o analiză semnificativă a cauzelor și a efectelor, ați putea să vă pierdeți timpul, creând, de asemenea, interacțiuni negative și frustrare în rândul membrilor echipei dvs..
Pentru a determina dacă este posibil ca acest instrument să vă fie util, treceți prin această listă de verificare; dacă descoperiți că răspundeți la majoritatea întrebărilor cu un "da", atunci analiza cauzelor și a efectelor poate fi o alegere bună.
Dacă simțiți că sunteți gata să faceți o analiză a cauzei și efectului, felicitări! Sunteți în căutarea unui proces mai bun pentru atingerea obiectivelor.
Graphic Credit: Fish-Skeleton proiectat de Gilad Fried de la Proiectul Noun.
Accentsconagua