Share
Într-un articol anterior - Ce este managementul activelor digitale și de ce aveți nevoie de el? - M-am uitat la rolul pe care îl joacă fotografiile în viața noastră, de ce trebuie să le salvăm și cum gestionarea activelor digitale ne ajută să facem acest lucru. În acest articol, vom examina modul în care sunt structurate sistemele de gestionare a activelor digitale, vom explora diferențele dintre biblioteci și arhivele în gestiunea activelor digitale și arhivele de profil existente în uz astăzi.
Gestionarea activelor digitale începe când apăsați declanșatorul și se termină numai atunci când materialul este aruncat, dacă acesta este vreodată aruncat. Sistemele digitale de gestionare a activelor, inclusiv bibliotecile și arhivele, pot fi configurate în moduri diferite pentru a servi diferite priorități, dar în toate cazurile, aceleași sarcini cheie și funcții colaborează pentru a crea un sistem eficient care să gestioneze activele de la început până la sfârșit. Toate sistemele de gestionare a activelor digitale servesc, de asemenea, aceleași trei funcții principale: selectarea, conservarea și accesul.
"Suntem ceea ce colectăm; colectăm ceea ce suntem. "- Elisabeth Kaplan, arhivist la Universitatea George Washington
Alegem ce vrem să salvăm. Nu putem să ne salvăm toată viața, așa că vom selecta momentele, fotografiile și videoclipurile pe care le putem și le vom economisi. În procesul de selecție, punem unele imagini în afară de altele și le acordăm o semnificație specială. Ne compilam versiunile de povestiri pe măsură ce alegem să le amintim și pe măsură ce dorim ca alții să le vadă.
Într-un sistem digital de gestionare a activelor, folosim trei procese pentru a ne ajuta să sortați și să clasificăm imaginile digitale:
O gestiune a activelor digitale poate fi construită folosind structura de fișiere din sistemul de operare al unui computer.Trebuie să păstrăm ceea ce alegem să păstrăm, ținându-l în siguranță împotriva focului, a apei, a furtului și a ravagiilor timpului. În lumea digitală, trebuie, de asemenea, să ținem imaginile în siguranță împotriva ștergerii accidentale, a corupției dosarelor și a uzurii morale. În administrarea activelor digitale, conservarea implică considerente hardware, media și format:
O colecție de imagini este relevantă numai dacă putem accesa imaginile. Denumirea și sortarea imaginilor sunt primele considerații pentru identificarea imaginilor, urmărirea locațiilor acestora și pentru a ne ajuta să găsim imaginea sau imaginile pe care le căutăm. Cu toate acestea, majoritatea colecțiilor de materiale digitale sunt prea mari pentru a se baza doar pe denumire și sortare pentru a ne ajuta să accesăm ceea ce avem nevoie, așa că folosim de asemenea un vocabular cu cuvinte cheie controlate pentru a eticheta imagini cu informații și descrieri de clasificare.
Coerența și succesiunea sunt de asemenea considerente critice în menținerea unei arhive accesibile. Pentru ca orice sistem de catalogare să aibă succes, structura, numele și etichetele trebuie să fie standardizate și utilizate. Un avantaj suplimentar față de utilizarea standardelor este acela că alții pot contribui sau pot accesa arhiva după cum este necesar. Predarea altora pentru a accesa sistemul protejează moștenirea arhivei; dacă numai o singură persoană înțelege modul în care sunt gestionate imaginile, cunoașterea activelor se face cu persoana respectivă.
Fiecare sistem de management al activelor digitale depinde de o arhivă de un fel. O arhivă este atât colecția de materiale pe care le salvăm, cât și locul unde sunt păstrate materialele. În lumea fotografiilor și a imaginilor digitale, o arhivă reprezintă colecția de imagini și videoclipuri digitale pe care le-am selectat, stocate pe un alt mediu decât cel folosit ca parte a procesului digital principal.
O arhivă bine structurată și menținută va avea următoarele caracteristici:
Pentru a salva altceva în arhivă este o risipă de resurse și face arhiva dificil de navigat și de utilizat.
Structurarea și organizarea unei arhive implică doar câteva componente - convenții de denumire, structură de fișiere, cuvinte cheie și control al versiunilor - dar acele componente trebuie să fie utilizate și utilizate în mod consecvent pentru ca o arhivă să funcționeze.
Din fericire, costurile asociate cu stocarea activelor digitale sunt în scădere, iar mediile de stocare ocupă mai puțin spațiu decât au folosit-o. Cu toate acestea, este tentant și ușor de confundat copiile de lucru și de arhivă ale imaginilor și să le păstrați ca una și aceeași. Dar ele nu sunt. De asemenea, este ușor să confundați arhivele și copii de rezervă. O arhivă nu este o copie de rezervă, dar aveți o copie de siguranță a unei arhive.
O arhivă poate fi menținută separat de sistemul de lucru, dar pentru a fi eficient, o arhivă trebuie să facă parte din orice sistem de management al activelor digitale pe care îl construiți.
Dacă o arhivă este nucleul gestiunii activelor digitale, o bibliotecă de lucru este sistemul circulator. Bibliotecile de lucru și arhivele sunt conectate și lucrează împreună, dar sunt lucruri diferite. Arhivele sunt pentru conservare; bibliotecile sunt pentru utilizare.
O bibliotecă de lucru este locul unde colectăm și gestionăm imagini digitale. Deseori circulam imaginile în și din bibliotecă - la alte programe de editare, la clienți pentru revizuire, la o terță parte pentru tipărire și așa mai departe. Este, de asemenea, obișnuit să aveți mai multe copii ale imaginilor în bibliotecă. De exemplu, o copie poate fi filigranată pentru utilizare pe web și o altă copie poate fi accentuată pentru tipărire. O bibliotecă de lucru are probabil și imagini pe care nu le considerăm valoroase pe termen lung.
În ciuda acestor diferențe, putem și ar trebui să gestionăm bibliotecile de lucru cu unele dintre aceleași grijă pe care le aducem în arhive.
Următorul tabel detaliază diferitele caracteristici ale arhivelor și bibliotecilor:
| Arhive | Biblioteci |
|---|---|
| Arhivele conțin fișiere primare sau originale - fișiere unice care nu pot fi înlocuite. | Pot exista și alte copii ale fișierelor într-o bibliotecă, fiecare cu caracteristici diferite (de exemplu, dimensiunea finită), dar toate copiile sunt derivate ale unui original. Fișierele pierdute sau deteriorate pot fi înlocuite. |
| Imaginile arhivate dețin o valoare durabilă. | Imaginile dintr-o bibliotecă pot avea o valoare durabilă sau pot avea valoare numai pentru un anumit scop sau o perioadă de timp. |
| Fișierele de imagini nu circulă în și din arhivă. Dacă sunt necesare fișiere arhivate, se fac copii pentru utilizare. | Fișierele circulă în interiorul și în afara unei biblioteci; de exemplu, la alte programe de editare, la clienți pentru revizuire sau la o agenție contractată pentru imprimare sau utilizare în alte materiale. |
| O arhivă este structurată, iar fișierele sunt organizate cu un sistem clar, ușor de înțeles și consistent. | O structură de bibliotecă este organizată, dar dosarele sunt în curs de organizare; de exemplu, numite, sortate, evaluate și cu cuvinte cheie. |
| Structura de stocare utilizată pentru o arhivă este foarte fiabilă, dar probabil nu este portabilă sau rapidă. | Depozitarea bibliotecii este structurată pentru acces rapid și ușor, frecvent. |
| Arhivele sunt susținute cu o opțiune rentabilă și sunt refăcute doar odată cu modificarea arhivei. | Backupurile trebuie să fie un sistem continuu și fiabil de duplicare a bibliotecii. Bibliotecile sunt actualizate continuu. |
Toate sistemele de gestionare a activelor digitale vor avea o versiune a unei biblioteci și arhivă, care funcționează cu setul comun de principii pe care le-am discutat. Cu toate acestea, aceste principii pot fi aplicate în moduri diferite pentru a structura un sistem digital de gestionare a activelor care să corespundă nevoilor utilizatorului. Un sistem poate fi la fel de simplu și mic ca sistemul de gestionare a imaginilor de pe un smartphone, combinat cu un serviciu de arhivare online. Un alt sistem ar putea fi la fel de mare și complex ca oricare arhivă națională.
Pentru a obține un sentiment pentru unele dintre variantele posibile în administrarea activelor digitale, am analizat tipurile de arhive utilizate astăzi. Vom analiza mai îndeaproape arhivele individuale în articolele viitoare, dar pentru moment, o introducere rapidă vă va oferi un sentiment al varietății din domeniul managementului digital al activelor.
Guvernele și instituțiile publice întrețin arhive publice. Arhivele naționale - denumite uneori biblioteci - acționează ca păstori publici. Ele captează, păstrează și pun la dispoziție documente și materiale create de activitatea guvernului. Acestea includ materiale despre persoane, cum ar fi certificatele de naștere sau înregistrările militare și materiale despre un guvern, cum ar fi constituția sau statutul.
O arhivă națională include și materiale din activitățile unui guvern. Acestea pot include corespondența, charte, manuscrise, proceduri parlamentare, lucrări de tipărit și multe altele. Materialele ar include, de asemenea, documente din instanțele judecătorești și dintr-o serie de organisme naționale. Arhiva Națională din Marea Britanie, de exemplu, susține că are înregistrări privind genealogia, impozitul medieval, procesele criminale, istoria țărilor străine și chiar observările OZN.
Din 1999 până în 2001, Arhivele Naționale americane au sărbătorit mileniul cu ilustrarea secolului, o expoziție de fotografii care sărbătorea 100 de ani de viață americană. Fotografiile au fost extrase din peste 8 milioane de imagini deținute de Arhive. Fotografia lui George W. Ackerman, "Fermierul citind hârtia fermei", 1931. (Imagine puse la dispoziția publicului de către Arhivele Naționale, Poz. 33-SC-15754c.)O arhiva națională poate conține materiale produse de indivizi de importanță națională și materiale despre o națiune produsă de indivizi. De exemplu, Arhivele Naționale din Australia au instalat o expoziție de obiecte și documente aparținând Stanley Melbourne Price, considerată a fi un vizionar al statalității internaționale australiene. Biblioteca și arhivele Canada deține o vastă colecție de portrete realizate de Yousuf Karsh. Aceste fotografii au început în arhiva privată a lui Karsh, dar au fost achiziționate de către Biblioteca și Arhivele Canada, deoarece subiecții fotografi - șefi de stat, oameni de știință și artiști, de exemplu - erau figuri publice care au influențat societatea canadiană. Colecția are și valoare publică datorită influenței carierei lui Karsh asupra fotografiei la nivel național și internațional.
Un proiect interesant realizat de Arhivele Naționale ale Regatului Unit implică catalogarea și punerea la dispoziție a ziarelor de război din primul război mondial. Proiectul face ca informațiile să fie puse la dispoziția publicului, astfel încât să aibă un sentiment mai bun al realităților cu care se confruntă trupele și, în același timp, proiectul solicită asistență publică în identificarea unora dintre persoanele și evenimentele menționate în jurnale și prezentarea în fotografii.
Conținutul tuturor acestor arhive, inclusiv imaginile, este relevant pentru cine suntem ca o societate. Mai mult, există o presupunere că persoana medie are dreptul să știe ce este în arhivă și să aibă acces la ea. Arhivele sunt astfel reglementate și menținute de instituțiile publice, cu prioritatea garantării transparenței și accesului.
Muzeele sunt entități publice sau private care păstrează arhive pentru a captura, conserva și pune la dispoziție informații despre instituție și exploatațiile sale. Arhiviștii selectează materiale care să documenteze scopurile și activitățile instituției. Deoarece scopul unui muzeu este de a colecta și interpreta elemente de semnificație artistică, culturală sau științifică, arhivele muzeului conțin materiale cu valoare pe termen lung pentru cercetare socială și istorică sau răspundere instituțională. Un muzeu menține arhive cu prioritatea conservării și educației pe termen lung.
Arhivele Instituției Smithsonian reprezintă un exemplu interesant al arhivei muzeului, deoarece arhiva conține materiale care documentează activitatea instituției, care include dezvoltarea de expertiză în domeniul arhivării și conservării. Smithsonianul stabilește practicile de arhivare și conservare care devin standarde pentru păstrarea înregistrărilor. Ca rezultat, arhiviștii și arhivele Smithsonianului au devenit resurse de informare pentru alte arhive. Unul dintre proiectele instituției implică digitizarea și arhivarea a aproximativ 3 milioane de imagini, ceea ce înseamnă că Smithsonian stabilește, de asemenea, standarde de arhivare în managementul digital al activelor.
Smithsonianul este un model de progres arhivistic. (1 februarie 1970) din Arhivele Instituției Smithsonian (SIA2011-1082 și SA-800).
Noi arhive. Colectia de stocare pentru arhivele Smithsonian din Capital Gallery (2008) de la Archives Institution Smithsonian (SIA-1024x76)Alte organizații sociale neguvernamentale și non-profit dețin, de asemenea, materiale de valoare socială și istorică pentru public. Amnesty International, de exemplu, arhivează scrisori, fotografii și înregistrări organizaționale produse și colectate de echipe care lucrează pe diferite probleme legate de drepturile omului. Aceste materiale demonstrează responsabilitatea organizației și oferă informații sociale și politice critice pentru înțelegerea problemelor naționale și internaționale.
Organizația pentru drepturile omului Martor este un alt exemplu de organizare socială care arhivează informații sociale și politice, dar, la fel ca Smithsonianul, stabilește și standarde pentru colectarea și arhivarea informațiilor. În cazul în care Smithsonianul lucrează cu imagini statice, Witness lucrează cu video. Unul dintre scopurile organizației este să promoveze standarde media, politici și tehnologii sănătoase pentru a asigura că materialele video sunt viabile.
Arhivele private sunt cele întreținute de corporații, organizații și persoane fizice. Arhivele pot fi mici sau mari, dar în toate cazurile, accesul la arhive este limitat la acelea autorizate de proprietarul sau managerul arhivei. Arhivele private deseori, dar nu întotdeauna, au un scop specializat. Acestea sunt menținute într-un sistem cu o structură care abordează nevoile individuale ale arhivei.
Biblioteca de imagini Mary Evans este un exemplu interesant al unei arhive private. Începută de Mary Evans și soțul ei, Hilary, în 1964, biblioteca colectează imagini istorice - ilustrații și fotografii - create de artiști "obișnuiți" care nu sunt reprezentați în galerii de artă și muzee. Biblioteca face aceste imagini disponibile cu licență pentru uz comercial. Biblioteca are o colecție masivă digitizată: aproximativ o jumătate de milion de imagini online, cu aproximativ 500 de imagini noi adăugate în fiecare săptămână. Biblioteca reprezintă, de asemenea, o serie de biblioteci mai mici, private, cu scop lucrativ.
Se poate întâmpla, de asemenea, ca materialele private sau materialele deținute într-o arhivă privată să aibă un interes public. O astfel de arhivă - un alt exemplu interesant al unei arhive private - este cea înființată în Italia de către Saverio Tutino. Tutino a colectat memorii, scrisori, jurnale și note scrise de muncitori, fermieri și oameni obișnuiți din Italia, și a făcut colecția la dispoziția publicului larg. Arhiva a devenit atât de bine cunoscută, încât casa sa, Pieve Santo Stefano, este acum cunoscută sub denumirea de "Orașul ziarelor". Italienii continuă să-și doneze materialele în arhivă, iar arhiva a devenit o sursă bogată de informații pentru artiști, romancieri și dramaturgi.
Există, desigur, mai multe arhive obișnuite în sectorul privat. Puteți găsi câteva arhive comerciale în care vă așteptați să le găsiți; de exemplu, într-o arhivă de presă. Arhiva canadiană a imaginilor de presă oferă lucrări create de fotojurnalisti cu presa canadiană și alte agenții de fotografie. Pe lângă furnizarea fotografiilor de știri pentru uz comercial, Arhiva Imaginilor de la Canadian Press este o resursă pentru portrete și fotografii de celebritate.
Ultima arhivă pe care doresc să o prezint în acest articol este proiectul Flickr, The Commons. Misiunea Comunelor este de a cataloga fotografiile găsite în arhivele publice de fotografie pentru a spori accesul publicului la aceste colecții. Proiectul a fost început cu Biblioteca Congresului în 2008 și a crescut de atunci până la peste 100 de instituții participante.
Publicul larg este invitat să contribuie la proiect prin furnizarea de informații și cunoștințe despre imagini. Deoarece scopul este de a colecta cât mai multe informații posibil, orice membru al Flickr poate adăuga etichete sau comentarii unei imagini. Nu există un vocabular de cuvinte cheie controlat; mai degrabă, Flickr lasă-o la bunul simț, sfătuindu-i pe membri: "Dacă ești un dork despre asta, rușine pe tine. Asta e pentru binele umanității, tipule!
Sistemele digitale de gestionare a activelor pot fi mari sau mici, simple sau complexe. Ele pot fi construite pe sisteme încercate și adevărate sau dezvoltate ca modele de ultimă oră. Dar toate sistemele de management al activelor digitale sunt construite pentru a oferi trei funcții: selectarea, conservarea și accesul. Și toate sistemele de gestionare a activelor digitale vor avea un proces de arhivare pentru a păstra imagini originale, valoroase și un fel de bibliotecă pentru a gestiona imaginile utilizate și distribuite.
Cel mai bun sistem de management al activelor digitale pe care îl puteți construi va fi cel bazat pe resursele care vă satisfac nevoile, obiectivele și interesele.
Accentsconagua