Utilizând Dropbox pentru a conecta o echipă

Deoarece Apple a lansat iCloud în 2011, Dropbox a fost amenințat. Există mulți utilizatori care încă o preferă pentru păstrarea documentelor sincronizate pe toate dispozitivele, dar integrarea profundă a sistemului de operare Apple este greu de învins. La urma urmei, nu vedeți instrucțiuni Dropbox atunci când salvați un document. Mai degrabă, Apple iCloud vă întâmpină cu o interfață mai minimă și modernă (folderele apar mai mult ca aplicațiile și etichetele sunt folosite pentru organizare). 

Cu toate acestea, Dropbox are multe utilizări, iar unul dintre aceștia conectează o echipă care muncește din greu la un proiect. În acest tutorial, vă voi arăta cum puteți, și echipa dvs., puteți utiliza Dropbox pentru a vă ajuta colaborarea și pentru a păstra lucrurile importante de la pierderea.

Evaluați situația

Multe informații sunt transmise de la un membru la altul în altă zi. Cutia Dropbox o poate face fără probleme.

Înainte de a vă investi timpul în Dropbox, este important să știți câteva lucruri. În primul rând, veți avea nevoie de o conexiune decentă la Internet doar pentru a lucra cu fișiere. În timp ce scriu asta, stau la biblioteca locală, care are o conexiune de fibră de 150x150 Mbps. Este minunat, dar prețul a ceva de genul asta la afacerea dvs. ar putea fi prea scump pentru a lua în considerare chiar. Aș sugera să aveți cel puțin o viteză de încărcare de 10 Mbps dacă doriți să mutați fișiere mari în jur. 

Din fericire, Dropbox are sincronizare în rețea locală, astfel încât nu trebuie să transferați lucrurile de mai multe ori. Dacă membrii echipei dvs. lucrează de la distanță, trebuie să vă amintiți că este posibil ca aceștia să nu poată asigura o conexiune de Internet de încredere ca dvs. înșivă.

Apoi, veți dori să consultați planurile Dropbox Pro disponibile și chiar cele Business dacă aveți nevoie de mai mult spațiu. Planul de bază oferă 100 GB pentru 9,99 USD pe lună sau 99 USD pe an, ceea ce ar trebui să fie mai mult decât suficient pentru echipa medie. În funcție de ce lucrați (audio fără pierderi, video 4K, fotografii RAW etc.), o cantitate de doar 100 GB s-ar putea consuma rapid. Conturile personale ale Dropbox se ridică la 500 GB, dar puteți face lucrurile cu un pas mai departe cu planurile lor de afaceri.

Este important să rețineți că Dropbox Pro nu este destinat unei echipe. Puteți folosi tehnic între ea și alte câteva persoane, dar nu este optimizat pentru asta. Dacă într-adevăr aveți o echipă dedicată pe care doriți să o aduceți împreună cu serviciul, ar fi o idee bună să luați în considerare Dropbox for Business. Pentru 75 de dolari pe lună, vi se va oferi cât mai mult spațiu de stocare de care aveți nevoie, criptare AES pe 256 de biți, verificare în doi pași, partajarea rapidă către toți membrii echipei și ștergerea de la distanță dacă cineva merge necinstit sau își pierde dispozitivul.

De ce ar trebui să utilizați Dropbox

Există multe motive personale pentru utilizarea Dropbox, dar când vine vorba de o afacere, ele devin puțin cam limpezi. Principalul motiv pentru care este mai bine decât, să zicem, încărcarea și trimiterea prin e-mail a unui link la un fișier este că nu necesită eforturi atât de mari. În loc să salvați fișierul pe desktop, deschizând serverul FTP, încărcând fișierul și așteptând ca destinatarul să îl descarce, puteți urmări totul prin Dropbox. Când un fișier nou este adăugat în folder, oricine altcineva care îl are pe computerul său va fi anunțat că este ceva nou.

Folosesc Dropbox pentru a-mi copia fotografiile, patch-urile MainStage, facturile și chiar pentru a partaja fotografii cu oameni.

Dropbox nu este într-adevăr mult mai puțin complicat decât alte metode de transfer de fișiere. Cu toate acestea, este mai de încredere. Și nu trebuie să faci asta administra altceva decât fișierele în sine - Dropbox face totul pentru tine.

Un alt lucru frumos despre Dropbox este integrarea sa cu aplicațiile pe care probabil deja le folosiți pentru a menține echipa în contact. Puteți să distribuiți fișiere direct cu HipChat și chiar să atașați documentele din folderul Dropbox la un post Trello. Vă oferă mai mult timp să vă concentrați asupra proiectului decât să obțineți lucrurile celorlalți membri ai echipei.

Inspirația utilizării

Până acum, aceasta pare a fi o cheltuială suplimentară de care nu aveți nevoie. Nu vă faceți griji: Am compilat o listă de utilizări productive pentru Dropbox. În realitate, serviciul poate fi folosit indiferent de industria în care vă aflați, atâta timp cât vă ocupați de o mulțime de fișiere zilnic.

• Când echipa de designeri grafici este terminată cu o bucată de interfață de utilizator a unei aplicații, o salvează în directorul proiectului din Dropbox. Echipa de programare poate apoi să o asocieze cu codul în timp util.
• Imaginile video brute pot fi importate direct în folderul proiectului Dropbox și, după terminarea încărcării, pot fi puse la dispoziția editorului, care poate fi de cealaltă parte a lumii.
• Utilizați un dosar de proiect pentru a vă menține întreaga echipă actualizată cu privire la cod, imagini, documentație și orice altceva care ar putea apărea. Sunt mult mai organizate decât dosarele individuale trimise la întâmplare.
• Ia-ți noul single la tehnicianul de masterat, astfel încât să te poți muta cu un pas mai aproape de lansare.
• Distribuiți capturi de ecran ale erorilor din cadrul unei aplicații și păstrați-le organizate, chiar și cu coduri de culoare cu etichetele OS X.
• Am un prieten care face fotografia arhitecturală pentru tatăl ei. Ea ia fotografiile, le editează și le încarcă produsele finale în Dropbox. Tatăl ei le dovedește apoi și le trimite la webmasterul său, care le pune în portofoliul companiei. Aceasta este o utilizare fantastică a Dropbox pentru a păstra totul într-un singur loc și nu necesită unități flash sau chiar e-mail.

Păstrați lucrurile susținute

Unitățile hard disk pot fi locale, dar nu sunt întotdeauna redundante.

Masina de timp este minunată, dar nu oferă o pace atât de liniștită ca și caracteristica Dropbox's Packrat. Dacă aveți un cont gratuit, nu puteți utiliza această caracteristică, dar merită să fie suma de 10 USD pe lună, care include stocare suplimentară și alte premii. (Packrat este inclus împreună cu Dropbox for Business fără costuri suplimentare.) 

Gândiți-vă la Packrat ca mașină de timp în nor. Dacă ștergeți ceva complet din dosarul Dropbox al computerului, acesta va fi în continuare în contul dvs. Tu poate sa ștergeți-l permanent, dar nu există niciun motiv pentru că este în afara pereților spațiului de stocare al contului dvs. nu folosiți niciun spațiu lăsându-l acolo.

Un cont gratuit Dropbox oferă o versiune limitată de Packrat în care păstrează fișiere timp de 30 de zile. Pentru majoritatea oamenilor, asta e mai mult decât suficient. Cu toate acestea, s-ar putea să vă simțiți nevoiți să simțiți nostalgia de a naviga printre primele proiecte. Dacă plătiți pentru Dropbox Pro, Packrat vă permite să faceți exact acest lucru. Puteți să vă aruncați înapoi în măsura în care doriți în istoricul contului dvs. Acest lucru funcționează în ambele sensuri: dacă opriți plata pentru Dropbox Pro, veți pierde fișierele.

Dacă aveți o echipă largă de oameni care creează și distruge lucruri în mod constant, puteți avea și siguranța unui backup cu adevărat solid. Packrat este util și pentru un cont personal. Puteți reveni la toate fotografiile vechi dacă aveți nevoie sau puteți recupera un pic de muzică care este acum rară.

Planificarea utilizării productive

Sperăm că v-am inspirat să folosiți Dropbox într-un mod foarte productiv. Am discutat diversele planuri disponibile și utilizări prolifice. Chiar dacă sistemul de operare al OS X are o treabă bună de a face backup pentru datele personale de pe Mac, Dropbox pare a fi o alternativă mai sigură la păstrarea fișierelor de proiect în siguranță. 

Dacă tot crezi că mai sunt multe de spus, dă-ne niște feedback în comentariile. Ce folosești Dropbox acum și cum ai folosi-o pentru a te ține la curent cu proiectul echipei tale?