Utilizați Zoho ContactManager pentru a urmări contactele dvs. de afaceri

Urmărirea tuturor contactelor dvs. este suficient de dificilă pentru viața dumneavoastră personală, dar cu contacte de afaceri, știind cine este cel care vă poate face sau întrerupe viața profesională. De aceea aveți nevoie de un CRM-a manager de relații de contact care vă va ajuta să faceți legăturile dintre contactele dvs. profesionale și să vă păstrați toate informațiile despre dvs. într-un singur loc.

Cele mai multe instrumente CRM sunt scumpe și complicate pentru a începe să folosiți, dar una dintre cele mai simple pentru persoane fizice și întreprinderi mici pentru a începe să utilizeze este Zoho's ContactManager. O parte din setul de instrumente Zoho care include aplicații de birou online, instrumente de e-mail și multe altele, Zoho ContactManager poate să vă stocheze contactele, tranzacțiile și sarcinile și să le păstreze sincronizate în echipa dvs., astfel încât toată lumea să știe cine este important pentru compania dvs..

Noțiuni de bază cu orice aplicație CRM pot fi confuze, așa că în acest tutorial vă voi arăta cum să începeți să utilizați serviciul pentru a gestiona contactele și tranzacțiile dvs. de afaceri, oferindu-vă un ghișeu unic pentru organizarea clientului echipei. Tot ce trebuie să faceți este să creați un cont gratuit și să continuați și veți avea contactele organizate în cel mai scurt timp.

Adăugarea de contacte la Zoho ContactManager

Pentru a începe, lansați browserul Web preferat și accesați site-ul ContactManager și conectați-vă utilizând butonul Sign In (Conectare) situat în colțul din dreapta sus al ecranului. După ce v-ați conectat, priviți spre partea dreaptă a ferestrei la bara laterală. Asigurați-vă că ați făcut clic pe Acasă și arătați spre centrul ferestrei.

Importul contactelor dintr-un fișier CSV / XLS

Ar trebui să vedeți trei opțiuni de import diferite: fișier CSV / XLS, Zoho Contacts și Gmail. Dacă contactele sunt salvate local într-un document CSV sau XLS, selectați Fișier CSV / XLS și arătați spre centrul ecranului, unde veți găsi un buton "Alegeți fișierul". Acum vi se va solicita să încărcați fișierul respectiv. Odată încărcat, faceți clic pe butonul Următor situat în partea de jos a ferestrei.

Alocarea câmpurilor Managerului de Contact.

Veți fi îndreptat către o fereastră în care puteți atribui fiecare coloană din fișierul dvs. CSV unui câmp de contact Manager pentru ca ContactManager să poată citi și sorta contactele menționate. Pentru a face acest lucru, priviți spre centrul ecranului și asociați fiecare meniu derulant din partea dreaptă a ferestrei cu titlul din partea stângă a ferestrei. De exemplu, dacă aveți o coloană în documentul dvs. XLS numit First Name, alocați-o opțiunii First Name prin meniul drop-down. Când ați terminat acest lucru, faceți clic pe Următor → și contactele vor fi importate.

Importul de contacte din Gmail

Importarea contactelor din Gmail.

Dacă selectați opțiunea Gmail din zona de import de contacte, vi se va solicita să vă autorizați contul Google cu ContactManager. După autentificare, priviți spre centru din fereastra de import: veți vedea toate contactele dvs. Gmail într-o listă de derulare. Puteți selecta fiecare contact individual pentru a le importa făcând clic pe acestea sau, dacă doriți să importați toate persoanele de contact simultan, faceți clic pe toate buton situat deasupra listei de contacte. După ce ați terminat de selectat persoanele de contact, faceți clic pe Efectuat Selectarea Contactelor buton situat în partea de jos a paginii.

Acum, vi se va solicita să atribuiți cuvinte cheie de contact în diferite câmpuri de gestionare a contactelor, așa cum am făcut-o cu coloanele când importați contacte dintr-un fișier XLS sau CSV. După ce terminați atribuirea câmpurilor, apăsați pe A depune buton situat în partea de jos a ferestrei.

Adăugarea manuală a contactelor la ContactManager

Pentru a adăuga contacte la ContactManager, priviți spre partea stângă a ferestrei ContactManager spre bara laterală. De aici, faceți clic pe butonul Persoane de contact și vedeți în colțul din dreapta sus al ecranului. Faceți clic pe butonul etichetat Adaugă contact.

Adăugarea de contacte pe Facebook

Acum, priviți spre centrul ecranului, unde veți găsi două opțiuni pentru adăugarea de contacte la ContactManager: Facebook și Do it Myself. Dacă selectați Facebook, vi se va solicita autentificarea contului dvs. Facebook cu ContactManager.

Adăugarea unui contact de pe Facebook în Zoho ContactManager.

Odată autentificată, puteți utiliza caseta de text situată în centrul ferestrei pentru a căuta nume și adrese de e-mail ale utilizatorilor Facebook. Pentru a adăuga un utilizator la cartea dvs. de contact ContactManager, faceți clic pe contul acelei persoane din meniul derulant atunci când căutați. Apoi, veți fi aduși pe pagina respectivă a contactului din agenda dvs. de contact. ContactManager va atrage cât mai multe informații despre contactul selectat posibil din Facebook, deși va trebui să editați aceste informații făcând clic în casetele de text de sub numele dvs. de contact și tastând informații suplimentare. După ce ați adăugat informații, faceți clic pe Salvați buton situat în partea de jos a paginii.

Adăugarea manuală a contactelor

Adăugarea manuală a unui contact în ContactManager.

Dacă preferați să adăugați manual contacte la ContactManager, selectați Fa-ma opțiune și să priviți spre centrul meniului. De aici, puteți introduce informații de contact pentru noul dvs. contact. În plus, puteți adăuga etichete pentru organizarea mai ușoară în ContactManager. De exemplu, dacă angajați mai mulți freelanceri, este posibil să meritați să le etichetați ca "liberiști" pentru a căuta mai ușor. După ce ați adăugat informații de contact și etichetați, apăsați pe Salvați care este situat în partea de jos a ferestrei.

Vizualizarea contactelor în ContactManager

Acum, că ați adăugat anumite contacte în contul ContactManager, le puteți vizualiza într-unul din două moduri: prin căutare sau într-o vizualizare de listă. Utilizarea opțiunii de căutare este destul de simplă: privește spre colțul din dreapta sus a ecranului în caseta Căutare. Dați clic pe această casetă și introduceți numele persoanei de contact pe care doriți să o vizualizați și faceți clic pe numele acestora din meniul derulant pentru a le afișa informațiile. Este la fel de ușor ca asta. De asemenea, puteți căuta după etichetă, prin e-mail sau prin orice altceva care a fost adăugat la contactul dvs..

Dacă doriți să vedeți persoanele de contact într-o vizualizare în listă, căutați în partea dreaptă a ferestrei ContactManager și faceți clic pe Contacte de pe bara laterală. Uită-te în centrul ferestrei Contacte, unde vei găsi toate contactele tale adăugate într-o listă. 

Dacă aveți un număr mare de persoane de contact, vizualizarea acestora pe o listă poate fi puțin arogantă. Acesta este locul în care etichetele vin la îndemână. Puteți vedea toate etichetele ContactManager din colțul din dreapta jos al paginii Contacte. Pentru a vedea toate contactele dintr-o etichetă, faceți clic pe eticheta respectivă.

Vizualizarea contactelor de companie. 

De asemenea, puteți vizualiza contactele sortate de angajator. Pentru aceasta, faceți clic pe Companii care este amplasată spre bara laterală din stânga. De aici, veți vedea o listă a tuturor companiilor care se găsesc în contactele dvs. Pentru a vizualiza toate persoanele de contact de la o anumită companie, faceți clic pe numele companiei respective pentru a vedea o listă a acestora.

Atunci când în interiorul paginii unei companii puteți vedea și toate tranzacțiile și sarcinile la care este legată compania respectivă. Pentru aceasta, faceți clic pe afacere sau sarcină buton situat în centrul paginii companiei. În plus, puteți adăuga comentarii la o pagină a companiei făcând clic pe comentarii fila.

Urmărirea tranzacțiilor de afaceri cu ContactManager

Nu numai că puteți utiliza ContactManager pentru a ține evidența contactelor dvs., dar puteți să o utilizați pentru a urmări și tranzacțiile de afaceri. Pentru a accesa această funcție, faceți clic pe oferte din bara laterală. Spre centrul paginii, veți vedea un câmp gol. Dacă doriți să adăugați o înțelegere la contul dvs. ContactManager, completați aceste informații.

Adăugarea unei noi oferte în Zoho ContactManager. 

La completarea afacerii dvs., puteți asocia afacerea respectivă cu contactele din contul dvs. ContactManager prin intermediul funcției Asociat cu camp. În acest câmp, introduceți numele persoanei dvs. de contact și selectați persoana de contact din meniul derulant. 

În cele din urmă, puteți eticheta tranzacția prin caseta de text a etichetei situată în partea de jos a paginii. După ce ați completat informațiile despre afacere, salvați-o făcând clic pe Salvați butonul situat sub caseta de text a etichetei.

Crearea și vizualizarea sarcinilor în ContactManager

ContactManager este, de asemenea, o modalitate excelentă de a vă menține echipa la curent cu diferite sarcini care se pot desfășura în birou. Pentru a crea o sarcină, faceți clic pe butonul Task din bara laterală și vedeți spre centrul ferestrei. Ca și în cazul tranzacțiilor, completați informații despre sarcina dvs. și o atribuiți unui contact sau unei companii.

Utilizarea Ecranului de pornire pentru a vă menține actualizat

Dacă te uiți în partea superioară a barei laterale a ContactManager, vei vedea o opțiune etichetă Acasă. Această opțiune permite utilizatorilor ContactManager să vizualizeze un flux continuu al tuturor activităților care se desfășoară în contul ContactManager. De exemplu, dacă se adaugă un nou contact, acesta va apărea în acest feed, chiar dacă respectivul contact a fost creat de un alt angajat.

În plus, aveți posibilitatea să trimiteți rapid și ușor mesaje, să creați oferte sau să creați sarcini în meniul Acasă, de asemenea. Pentru a face acest lucru, priviți spre partea de sus a paginii unde veți găsi trei butoane: Stare, Adăugare ofertă și Adăugați sarcină. Faceți clic pe unul dintre aceste butoane pentru a efectua sarcina respectivă direct din meniul Acasă.

Postarea unei stări la ContactManager.

Dacă creați o nouă stare de la ContactManager, puteți atașa fișiere la actualizarea dvs. prin trăgându-le și plasându- le pe status, și puteți încorpora statutul spus pe Facebook făcând clic pe Facebook butonul situat în partea de jos a casetei de text pentru actualizarea stării. Când sunteți gata să publicați actualizarea de stare, faceți clic pe Acțiune butonul situat în colțul din dreapta jos al casetei de actualizare a stării.

Echipa dvs. este acum gata să utilizeze ContactManager

Echipa dvs. este acum gata să utilizeze ContactManager pentru a colabora și pentru a rămâne la curent cu ultimele oferte, contacte și sarcini. Va fi mai ușor ca oricând să știți cine este cine și veți economisi timp să căutați prin e-mailuri și note vechi de fiecare dată când trebuie să sunați la un client.

Dacă aveți un alt instrument CRM preferat sau aveți nevoie de ajutor pentru a începe să începeți cu ContactManager, asigurați-vă că ne anunțați în comentariile de mai jos. Și asigurați-vă că verificați restul de instrumente Zoho; ele sunt mari aplicații web care sunt puțin cunoscute, dar pot acoperi majoritatea nevoilor pe care compania dvs. le poate avea.