Utilizați HelloSign pentru a obține documentele semnate online

Obținerea de semnături poate fi dificilă atunci când lucrați cu echipe din diferite orașe sau țări. Trimiterea fizică a unui document către un coleg, client sau altă persoană doar pentru a le face să scribbleze numele lor pentru aprobare risipește timp și bani - și ar putea să vă scape documentele prin poștă.

Din fericire, există o soluție pentru acest lucru: HelloSign. HelloSign este o aplicație web care vă permite să solicitați semnături și să semnați documente obligatorii din punct de vedere juridic, fără faxuri sau călătorii la oficiul poștal. În acest tutorial, vă voi arăta cum să trimiteți semnături, să solicitați semnături și să faceți mai mult cu HelloSign.

Noțiuni de bază cu HelloSign

Obținerea documentului dvs. semnat în HelloSign

Pentru a obține semnătura documentului dvs., va trebui mai întâi să vă înscrieți pentru un cont HelloSign sau să îl autentificați cu Contul dvs. Google. Apoi, din tabloul de bord, aruncați o privire spre centrul ecranului și veți vedea trei opțiuni sub "Cine trebuie să semneze?" Antet: Doar eu, Me și alții, și Doar alții. Faceți clic pe opțiunea care se potrivește cel mai bine situației dvs..

Notă: Nu puteți utiliza funcțiile Editare și semn când selectați Doar alții opțiune.

Adăugarea fișierelor la HelloSign

Uită-te spre centrul ecranului sub Adăugați (și semnați) fișiere de orice fel antet. În partea dreaptă a acestui antet este o zonă în care puteți trage și fixa orice tip de fișier text pe care doriți să îl semnați. Sau, dacă ați salvat documentul online, puteți să importați fișiere de pe Google Drive, Dropbox, Box, Evernote și Microsoft SkyDrive. Pentru aceasta, faceți clic pe butonul respectiv al serviciului pentru a fi redirecționat către o pagină de conectare.

Solicitarea de semnături utilizând HelloSign

Notă: Dacă ați selectat Doar eu când selectați cine trebuie să vă semneze documentul, treceți peste acest pas.

Adăugarea semnelor la un document HelloSign. 

După ce ați încărcat documentul, căutați sub Cine trebuie să semneze? antet. Veți găsi două casete de text în care puteți adăuga numele și e-mailul semnatarului dvs. suplimentar. Dacă trebuie să adăugați mai mulți semnatari, căutați mai jos casetele și faceți clic pe + Semnatar buton. De asemenea, puteți copia alte adrese de e-mail în formular din + CC buton.

Dacă documentele dvs. necesită semnături într-o anumită ordine (de exemplu, dacă doriți ca numele președintelui unei companii să fie semnat înainte de numele unui vicepreședinte), verificați Alocați numărul comenzii care se află sub lista de adrese de e-mail. Acum, lângă fiecare nume și adresă de e-mail, veți observa butoanele sus și jos din partea stângă a fiecărui nume. Utilizați aceste butoane pentru a organiza ordinea semnalelor dvs..

Adăugarea de câmpuri de semnătură la un document HelloSign. 

Acum, priviți sub Unde trebuie să semneze? antet și faceți clic pe Pregătiți documentele pentru semnare buton. Când faceți acest lucru, va apărea o fereastră pop-up care conține documentul dvs. Uită-te în partea de sus a acestui document la rândul de butoane etichetate semnătură, inițiale, caseta de text, caseta de selectare și data semnului. Trageți și plasați fiecare dintre aceste casete în locul lor pe document. De exemplu, trageți un câmp de semnătură în zona de semnătură a documentului.

Dacă aveți semnatari multiple, asigurați-vă că selectați cine semnează și completează informațiile din meniul derulant de deasupra casetei respective.

Adăugarea mesajelor în e-mailul dvs. HelloSign.

În partea de jos a paginii sub Adăugați titlul documentului și mesajul personalizat antetul, scrieți un mesaj pentru signalele dvs. și denumiți documentul înainte de a-l trimite la semnalele dvs..

Acum, când ați terminat instalarea semnalelor dvs., urmați următoarea parte a ghidului pentru a adăuga propriile semnături în documentul dvs. După ce ați terminat sau dacă nu este necesar să semnați documentul, faceți clic pe butonul mare Solicitați semnătura butonul situat în partea de jos a ferestrei pentru a trimite documentul.

Semnarea documentelor utilizând HelloSign

După ce documentul dvs. a fost importat în HelloSign, examinați zona de încărcare și faceți clic pe Editați și semnați buton. Dacă utilizați un document partajat, acest buton va fi etichetat Pregătiți documentele pentru semnare. Veți fi adus acum la o fereastră în care puteți edita și semna documente. De exemplu, am încărcat un exemplu de formular de eliberare a fotografiilor de pe calculatorul meu în format .doc.

Uitați-vă în partea de sus a ferestrei Editare & semnare și veți vedea cinci butoane: semnătura, inițialele, marcajele, data și textul. Aceste butoane vă permit să adăugați informațiile respective în document. Cu toate acestea, înainte de a putea semna documente utilizând HelloSign, trebuie să adăugați semnătura dvs. la serviciu.

Adăugarea semnăturii și inițialele pentru HelloSign

Pentru a adăuga semnătura și inițialele la HelloSign, faceți clic pe butonul respectiv din fereastra Editați și semnalizați. Când faceți acest lucru, va apărea o fereastră pop-up care vă cere să adăugați semnătura dvs. la serviciu. Dacă vă uitați spre partea dreaptă a ferestrei, veți vedea patru opțiuni diferite pentru a adăuga o semnătură la HelloSign: Desenați-l, tastați semnătura, încărcați fișier imagine și telefon inteligent.

Folosind mouse-ul pentru a "trage" semnătura.

Dacă selectați Trageți-l înăuntru, veți fi adus la o fereastră în care puteți folosi mouse-ul pentru a desena o semnătură. Trebuie doar să dați clic pe și să țineți apăsat lângă "X" pentru a începe să desenați semnătura. După ce ați terminat, faceți clic pe butonul Următorul și veți fi redirecționat către o pagină în care puteți să vă previzualizați semnătura. De aici, faceți clic pe introduce dacă doriți să utilizați această semnătură o singură dată sau salvați și inserați dacă intenționați să o utilizați din nou în viitor.

Introducerea unei semnături utilizând HelloSign.

Dând clic pe Introduceți semnătura vă va aduce la o pagină în care puteți introduce semnătura dvs. Când introduceți textul, rezultatul semnăturii va fi într-un font asemănător manuscrisului. După ce terminați să introduceți semnătura, faceți clic pe Introduce pentru a adăuga semnătura în document.

Dacă doriți să adăugați o semnătură reală în formularul dvs. HelloSign, faceți clic pe Încărcați fișier imagine buton. De aici, vi se va solicita să încărcați o fotografie sau să scanați semnătura dvs. Pentru acest exemplu, am scanat o copie a semnăturii mele la 350 dpi utilizând scanerul meu.

Editarea unei semnături scanate.

Veți fi îndreptat către o pagină în care puteți roti, decupa și adăuga contrastul imaginii încărcate. Rotiți imaginea la preferințele dvs. cu săgețile aflate sub fereastra de semnătură, adăugați contrastul utilizând cursorul deasupra semnăturii și decupați făcând clic și trasând semnătura în sine. Odată ce ați tăiat, faceți clic pe butonul următor pentru a previzualiza semnătura. Dacă sunteți mulțumit (ă), faceți clic pe Introduce sau Inserați și salvați.

Dacă nu aveți un scaner, puteți adăuga o semnătură de pe telefonul dvs. smartphone făcând clic pe Smartphone buton. Această fereastră vă va solicita să faceți o fotografie cu semnătura dvs. utilizând camera dvs. de telefon inteligent și apoi să o trimiteți la adresa de e-mail aflată în mijlocul ferestrei. Odată ce fotografia este trimisă, apăsați Următor → pentru a tăia semnătura. Puteți apoi să vă adăugați semnătura în document.

Aceleași opțiuni se aplică și butonului Inițial care se află în partea dreaptă a butonului de semnătură din butonul Editați și semnalizează.

Adăugarea semnăturii sau a inițialelor la documentul dvs.

Selectarea unei semnături pentru a fi utilizată într-un document HelloSign. 

Acum că aveți o semnătură și inițiale salvate și sunteți gata să plecați, faceți clic pe Folosit salvat în fereastra Adăugare semnătură. Selectați semnătura la care doriți să vă conectați făcând clic pe imaginea sa. Odată selectată, faceți clic pe Inserați semnătura.

Semnătura dvs. va fi acum adăugată în document. Pentru a vă deplasa semnătura, faceți doar clic și trageți-o în poziție. Dacă trebuie să adăugați semnătura de mai multe ori, faceți clic pe document pentru a crea o altă copie a semnăturii. Dacă trebuie să inițiați orice parte a documentului, faceți clic pe butonul Inițial și urmați aceiași pași.

Adăugarea textului, a casetelor de selectare și a datelor pentru documentul dvs.

Dacă trebuie să completați o parte a formularului cu text - de exemplu, atunci când completați numele și prenumele dvs. într-un document - puteți utiliza funcția de text HelloSign. Această funcție este amplasată în partea dreaptă a butoanelor de semnătură și inițiale și este etichetată Text. După ce faceți clic, selectați partea din document la care doriți să adăugați text și începeți să tastați.

Adăugarea de simboluri simple pentru un document este ușor de asemenea. Tot ce trebuie să faceți este să bifați butonul din partea de sus a ferestrei Editați și semnalizați. Apoi, adăugați o casetă de selectare făcând clic pe document.

În sfârșit, puteți adăuga și datele unui document apăsând butonul pentru dată. După ce faceți clic, faceți clic pur și simplu oriunde doriți să plasați data. Data va fi actualizată automat până la data de astăzi, dar dacă aveți nevoie să o editați, trebuie doar să dați clic pe data recentă adăugată pentru ao edita.

Crearea de șabloane și legături

Dacă întâmpinați adesea trimiterea aceluiași document la semnale de mai multe ori, vă recomandăm să creați șabloane pentru documente. Pentru a face acest lucru, uitați-vă la partea stângă a site-ului HelloSign și faceți clic pe Creați șablon buton. Când faceți acest lucru, veți fi aduși la o pagină cu două opțiuni: Creați șablon și Creați un link.

Dacă aveți nevoie de mai multe persoane pentru a semna un document, va trebui să creați un șablon deoarece link-urile nu acceptă semnale multiple. Șabloanele pot fi trimise, de asemenea, către signees prin intermediul HelloSign, în comparație cu link-urile care pot fi trimise prin e-mail, social media sau în orice alt mod pe care doriți să-l distribuiți.

Crearea de șabloane și legături sunt procese aproape identice. Doar dați clic pe tipul pe care doriți să-l faceți, încărcați fișierele, adăugați semne, adăugați câmpuri de semnătură și introduceți un mesaj. După ce ați terminat crearea unui șablon, faceți clic pe butonul Creați șablon și îl veți putea accesa din butonul Documente care se află în partea stângă a ferestrei HelloSign, chiar sub butonul Creați șabloane.

Dacă creați o legătură, dați clic pe butonul Creați linkul când ați terminat. Apoi, veți fi adus la o pagină cu un link pe care îl puteți da utilizatorilor pe care doriți să îl semnați. Puteți distribui oricând acest link și pe care utilizatorii dvs. îl pot semna prin intermediul browserului web.

Vizualizarea documentelor semnate

Descărcarea documentelor de la HelloSign.

Acum, că ați trimis documente colegilor, clienților și altor semnale, cum vă vedeți exact vizualizarea documentelor semnate? Simplu, faceți clic pe butonul Documente aflat în partea stângă a ferestrei HelloSign. Acum, priviți spre partea de sus a paginii de lângă Filtreaza dupa antet. Veți vedea un meniu derulant. Din acest meniu, selectați Trimis.

Uită-te spre centrul ferestrei pentru a vedea toate documentele trimise. Găsiți documentul pe care l-ați trimis și vizualizați starea semnăturii în așteptare din partea dreaptă a numelui documentului. Dacă documentul a fost semnat, faceți clic pe butonul săgeată din dreapta datei la care a fost trimis documentul. Va apărea un meniu derulant. Din acest meniu, puteți previzualiza și descărca documentul.

Dacă v-ați înscris la HelloSign utilizând contul dvs. Google, aceste dosare vor fi, de asemenea, disponibile pentru vizualizare în contul Google Drive din nou adăugat în folderul "HelloSign".

Folosind HelloSign Cu Google Docs

Un alt lucru bun despre HelloSign este faptul că se integrează bine cu Google Docs. De fapt, atunci când utilizați HelloSign în Google Docs, puteți să semnați și să trimiteți documente din interiorul interfeței Google Docs, sărind interfața HelloSign complet.

Pentru a începe, va trebui să instalați programul de completare HelloSign în contul Google Docs. Pentru a face acest lucru, creați un document Google Docs nou și căutați în partea de sus a ferestrei. Faceți clic pe Add-on-uri buton. Când faceți acest lucru, va apărea o fereastră pop-up. Priviți spre colțul din dreapta sus al acestei ferestre, în bara de căutare. Căutați "HelloSign" și instalați pluginul HelloSign.

Acum, utilizați Google Docs pentru a deschide un document pe care trebuie să îl semnați sau pentru al semna pe alții. Apoi, faceți clic înapoi în meniul Add-ons și, din meniul derulant, faceți clic pe butonul HelloSign.

Semnarea documentelor în Google Docs. 

Uită-te spre partea dreaptă a ferestrei și vei observa o fereastră HelloSign, întrebând-o: "cine trebuie să semneze acest document?". Dacă selectați Doar eu, veți fi adus la un meniu care arată toate semnăturile salvate. Pentru a semna documentul, trageți-vă și fixați semnătura pe document. După ce ați terminat, faceți clic pe E-mail ca PDF din bara laterală HelloSign.

Solicitarea de semnături cu Google Docs.

Dacă ați ales să trimiteți documentul altora pentru semnare, veți fi adus la o pagină web unde puteți introduce numele și adresa dvs. de e-mail ale semnatarului, precum și selectarea locației unde semnatarii ar trebui să semneze, la fel cum v-am arătat cum să faceți în interfața standard HelloSign de mai sus. Apoi puteți trimite documentul.

Sunteți gata să semnați documentele în mod digital!

Și asta însumează acest tutorial. Sunteți gata să trimiteți și să primiți semnături digitale obligatorii, utilizând HelloSign și Google Docs. Dacă aveți probleme, asigurați-vă că lăsați un comentariu mai jos și vă vom ajuta. Iar data viitoare când trebuie să obțineți un document semnat - poate în curând înainte de a vă depune taxele - asigurați-vă că ați încercat HelloSign. Aceasta vă va economisi poștale și a tonă de timp, și nu va pierde nici măcar o bucată de hârtie.